Office boy di sebuah perusahaan memainkan peran penting yang menjaga kelancaran operasional karyawan dan perusahaan. Maka dari itu, mengatur jadwal kerja divisi OB harus dilakukan dengan tepat.
Jika Anda masih kesulitan, mari intip contoh jadwal kerja office boy dalam artikel LinovHR berikut ini!
Jadwal Kegiatan Office Boy
Office boy adalah seorang yang memiliki tugas untuk memenuhi segala kebutuhan pegawai dan kantor.
Mereka memiliki kegiatan rutin mulai dari memastikan ruangan kantor tetap rapi dan bersih, mengarsipkan dokumen, dan mengantarkan surat, dan tugas-tugas kantor umum lainnya.
Biasanya, untuk memastikan OB telah melaksanakan semua tugasnya, HR akan menyusun jadwal kegiatan office boy dan menuangkannya ke dalam form checklist tugas OB yang terbagi menjadi tugas rutin, tugas berkala, dan tugas insidental.
Sebagai gambaran kepada Anda, jadwal tugas rutin OB adalah membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer, dan perlengkapan ruangan lainnya. Lalu tugas berkala seorang OB adalah membersihkan dan merawat peralatan kantor.
Untuk tugas insidental sendiri adalah tugas yang akan dikerjakan pada momen-momen khusus saja, misalnya menyediakan makan dan minuman rapat.
Anda dapat melihat contoh jadwal kegiatan OB yang kami ambil dari Scribd berikut ini sebagai referensi:
Baca juga: Apa Itu Janitor: Tugas, Tanggung Jawab, Skill dan Gaji
Jadwal Kerja Office Boy
Sistem jam kerja office boy menggunakan sistem rotasi shift hal ini karena seorang OB harus tetap tersedia setiap hari. Seorang OB pun dituntut untuk bersedia datang lebih awal dibandingkan dengan karyawan kantor lain dan pulang lebih larut.
Jika seorang OB bekerja lebih dari 8 jam dalam sehari atau sekitar 1,5 jam di luar jam kerja mereka maka hal ini akan diperhitungkan sebagai lembur. Beberapa perusahaan bahkan akan menghitung lembur ketika OB datang lebih pagi daripada jam masuk seharusnya yaitu pukul 08.00.
Berikut ini contoh aturan jam kerja office boy yang sering digunakan oleh perusahaan:
- OB diwajibkan datang pukul 08.00 dan pulang pukul 18.30 dengan waktu istirahat jam 12.00-13.00 (kecuali Jumat jam 12.00-13.30).
- Untuk OB yang bekerja lebih dari jam kerja (8 jam/hari) selama 1,5 jam akan dihitung sebagai lembur.
- Jika OB datang sebelum pukul 08.00 akan dianggap/dihitung sebagai lembur sejak jam datang.
- Jika OB datang antara pukul 08.00-08.30 akan dianggap/dihitung datang jam 08.30 atau tidak ada lembur.
- OB yang pulang setelah pukul 18.30 akan dianggap/diperhitungkan sebagai lembur apabila disertai bukti SPL (Surat Perintah Lembur) dari Koordinator OB (Staff GA).
Setelah Anda memahami seperti apa jam kerja OB di sebuah perusahaan, berikut ini contoh jadwal kerja office boy:
Pagi Hari (07.00-12.00)
Pagi hari seorang OB harus mempersiapkan segala keperluan, beberapa tugas yang akan dilakukan antara lain:
- Membuka ruangan kantor yang akan digunakan dan memastikan kebersihannya.
- Menyediakan dan menata alat tulis, dan berbagai perlengkapan kantor lainnya.
- Jika ada kegiatan rapat, OB harus menyiapkan makanan dan minuman selama rapat.
Siang Hari (12.00-13.00)
Di waktu makan siang ini, biasanya para OB ada yang bertukar shift, bertukar shift ini untuk memastikan bahwa OB selalu stand by. Beberapa tugas yang haru diselesaikan OB pada jam makan siang adalah:
- Menjaga kebersihan dapur kantor.
- Mengecek ketersediaan alat tulis kantor dan perlengkapan kantor.
- Mengantar dokumen penting lintas departemen.
Sore Hari (13.00-17.00)
Memasuki sore hari, OB harus kembali bertugas memastikan kebersihan ruangan dan kenyamanan karyawan. Selain itu, pada jam-jam seperti ini, OB juga akan mulai melakukan arsiparis dokumen.
- Menjaga kebersihan dan kenyamanan ruangan kantor
- Mengelola arsip dan dokumen kantor.
- Membersihkan ruangan meeting dan menyiapkan peralatan untuk pertemuan besok.
Baca juga: Contoh Jadwal Kerja Perangkat Desa yang Bisa Menjadi Inspirasi
Atur Jadwal Kerja Office Boy dengan Software Absensi LinovHR
Office boy menjadi bagian penting di dalam perusahaan untuk memastikan operasional harian seluruh karyawan dan perusahaan berjalan lancar.
Maka dari itu, penting sekali bagi untuk mengatur jadwal kerja office boy dengan baik dan benar. Terutama untuk perusahaan outsourcing yang menawarkan jasa OB. Jarak dan kendala komunikasi kerap menjadi tantangan tersendiri dalam mengelola jadwal kerja serta monitoring tugas harian OB.
Di sinilah Software Absensi LinovHR hadir sebagai solusi praktis pengelolaan jadwal kerja yang efektif untuk para karyawan outsourcing OB.
Software Absensi LinovHR dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang membantu HR mengelola shift kerja lebih fleksibel menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, terdapat fitur Time Policy yang berfungsi untuk menyusun berbagai ketentuan terkait kehadiran. Misalnya saja ambang batas seorang karyawan dikatakan terlambat atau lembur.
Sehingga, HR akan lebih mudah untuk mengetahui jadwal kerja karyawan.
Selain itu, terdapat fitur Worksheet dalam aplikasi ESS yang dapat digunakan sebagai laporan kegiatan harian. Di sana karyawan bisa menjelaskan pekerjaan apa yang sudah diselesaikan sampai melampirkan gambarnya.
Dengan berbagai kecanggihannya, mengatur jadwal kerja OB akan jauh lebih mudah. Ayo, ajukan demo gratis sekarang untuk ketahui fitur canggih Software Absensi LinovHR dan dapatkan promo menariknya!
