Karyawan dan Human Resource Department (HRD) pasti tidak asing lagi dengan adanya absensi. Banyak perusahaan menggunakan berbagai macam jenis absensi, mulai dari yang konvensional dengan kertas, absensi elektronik, hingga mobile absensi. Namun, yang mana sebenarnya paling terbaik bagi perusahaan Anda?
LinovHR dapat membantu Anda dalam mengelola absensi karyawan lebih sistematis dan runtut, sehingga mempermudah pengelolaan karyawan dari aspek lain yang masih berkaitan dengan absensi.
Simak pembahasan di bawah ini untuk tau mana yang terbaik antara absensi elektronik atau mobile absensi.
Apa itu Absensi Elektronik?
Absensi elektronik adalah sistem absensi yang menggunakan mesin elektrik, seperti mesin finger print dan tap kartu. Cara kerjanya cukup sederhana.
Untuk absensi dengan mesin finger print, karyawan cukup menggunakan sidik jari yang sudah didaftarkan dalam mesin. Lalu mesin akan mendeteksi sidik jari yang berbeda dari satu karyawan dengan karyawan lain.
Apa itu Mobile Absensi?
Selanjutnya ada inovasi lain mengenai pengelolaan absensi, yaitu mobile absensi. Singkatnya, mobile absensi adalah sebuah sistem absensi menggunakan ponsel pintar dari karyawan.
Cara kerjanya, karyawan cukup login melalui aplikasi yang telah diunduh sebelumnya. Lalu karyawan bisa mencatatkan kehadiran mereka langsung. Data kehadiran akan masuk ke dalam sistem dan dipantau oleh HRD.
Perbandingan Absensi Elektronik dan Mobile Absensi
Setelah mengetahui definisi dari mobile absensi dan absensi elektronik, maka selanjutnya adalah “mana yang lebih baik di antara keduanya?”
Di bawah ini adalah perbandingan antara absensi elektronik dan mobile absensi:
1. Keamanan dan Kerahasiaan
Keamanan dan kerahasiaan data sangat penting bagi perusahaan dan karyawan. Sudah menjadi tanggung jawab perusahaan untuk menjamin data karyawan tersimpan dengan aman dan rahasia.
Data kehadiran yang masuk ke sistem absensi elektronik belum tentu aman. Sebab, data hanya masuk ke dalam penyimpanan lokal perangkat keras kantor. Bisa saja ada oknum internal yang jahil mengakses informasi konfidensial dalam kantor.
Tidak demikian dengan mobile absensi. Data kehadiran yang masuk akan tersimpan dalam cloud based server yang terjamin keamanan dan kerahasiaannya. Hanya pihak tertentu seperti HRD dan manajer yang mempunyai akses untuk melihat data dalam cloud based server.
2. Integrasi dengan Sistem Lain
Data kehadiran karyawan diperlukan untuk proses lain seperti penggajian. Sayangnya, absensi elektronik tidak terintegrasi dengan sistem penggajian dan penilaian kinerja. HRD perlu melakukan entry data kehadiran manual dalam sistem penggajian jika bertahan dengan absensi elektronik.
Data kehadiran yang masuk melalui mobile absensi langsung terintegrasi ke sistem penggajian. HRD tidak perlu lagi memasukkan data kehadiran karyawan secara manual ke dalam sistem penggajian karena setiap bulannya data kehadiran dapat langsung didapatkan dari sistem mobile absensi.
3. Kemudahan Akses
Perkembangan zaman membuat pola kerja jauh lebih fleksibel. Karyawan tidak selalu melulu harus bekerja di kantor dan bisa bekerja di rumah atau work from home.
Tentu menggunakan absensi elektronik berarti karyawan harus pergi ke kantor untuk mencatatkan kehadiran mereka. Sungguh tidak praktis, bukan?
Mobile absensi dalam hal ini jauh lebih mudah dan praktis. Karyawan bisa mencatatkan absensi mereka dimana saja selama ponsel pintar mereka masih terhubung dengan koneksi internet.
Di sisi lain, HRD juga bisa memantau data kehadiran yang masuk melalui akses online. Sehingga penggunaan mobile absensi ikut mendukung fleksibilitas kerja.
4. Biaya
Setiap tahunnya, perusahaan perlu menganggarkan biaya untuk pemeliharaan mesin fingerprint dan tap kartu. Biaya yang dikeluarkan pun tidak sedikit.
Namun, dengan mobile absensi, perusahaan bisa menghemat biaya pemeliharaan mesin. Karena tidak ada mesin yang harus di instalasi di kantor. Aplikasi absensi terinstall di setiap ponsel pintar karyawan.
Kesimpulan
Awal pengelolaan karyawan yang baik adalah dengan mengelola absensi karyawan dengan runtut dan sistematis. Dengan demikian, karyawan bisa lebih disiplin dalam bekerja.
HRD pun jauh lebih mudah untuk memantau kinerja karyawan. Dari perbandingan di atas, dapat disimpulkan bahwa mobile absensi lebih unggul dari sisi biaya, keamanan, kerahasiaan, kemudahan akses, dan integrasi dengan sistem lain. Sehingga implementasi mobile absensi sama-sama dapat mempermudah karyawan dan HRD.
Bertahan dengan absensi elektronik pun bukan pilihan yang tepat. LinovHR menyediakan mobile absensi atau aplikasi absensi online yang mudah digunakan dan praktis.
Dengan tampilan user friendly, karyawan tidak perlu menghabiskan waktu lama untuk beradaptasi menggunakan aplikasi. Ingin mencoba mobile absensi dari LinovHR?
Yuk, segera hubungi LinovHR untuk mendapatkan demo gratis, dengan mengklik tautan ini !
