Tahukah Anda, berdasarkan data statistik, rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses reimburse secara manual adalah 10 hari, sedangkan dengan menggunakan aplikasi atau software reimbursement hanya 2 hari saja.
Selain itu, diketahui juga penggunaan aplikasi reimbursement terbukti dapat menurunkan tingkat kesalahan dalam proses reimburse sebesar 2-5% berbanding dengan proses manual yang punya tingkat kesalahan 10 sampai 15%.
Dari statistik ini, tentu saja mengadopsi software reimbursement untuk pengajuan business trip menjadi suatu keharusan demi menunjang kelancaran bisnis.
Di sini, Anda akan lebih mengenal fitur Business Trip Reimbursement yang ada di dalam Software Reimburse LinovHR, mari simak!
Mengenal Fitur Business Trip Reimbursement LinovHR
50% perusahaan belum memiliki sistem pelacakan pengeluaran business trip secara real-time. Padahal ini akan sangat membantu dalam mengontrol pengeluaran biaya tidak terduga.
Software Reimbursement LinovHR hadir sebagai solusi bagi perusahaan mengelola reimburse business trip mereka. Perkiraan penggunaan software untuk mengelola reimburse pun akan semakin banyak pada 2025, yaitu mencapai 40%.
Melihat semakin pentingnya software reimbursement sebagai pengelolaan klaim perjalanan dinas, mari kenali lebih dalam fitur Business Trip Reimbursement LinovHR!
Business Trip Reimbursement di dalam LinovHR memiliki fungsi untuk mengelola dan memproses pengajuan perjalanan bisnis karyawan.
Di dalam fitur ini terdapat beberapa menu yang terbagi menjadi dua bagian yaitu setting dan activity. Bagian pengaturan ini adalah langkah awal kita dalam mengatur dan membuat kebijakan reimburse perjalanan yang akan diberlakukan.
Beberapa menu pengaturan ini terbagi menjadi:
- Route Master: Menu yang digunakan untuk mengatur dan mendefinisikan rute dalam perjalanan dinas yang akan dilakukan.
- Business Trip Expense Group: Untuk pengelompokkan apa saja informasi pengeluaran dalam perjalanan dinas yang akan diberikan kepada karyawan.
- Business Trip Expense: Untuk mendefinisikan pengeluaran dari setiap perjalanan dinas.
- Business Trip Rule: Menu yang digunakan untuk mengatur ketentuan dasar dalam perjalanan dinas dan mendefinisikan karyawan yang akan mendapatkan peraturan tersebut.
Menu setting ini akan menjadi standar kita dalam menjalankan proses reimburse perjalanan dinas.
Setelah semua menu setting selesai, proses dilanjutkan ke menu activity sebagai realisasi dari pengaturan yang telah dilakukan. Menu activity terdiri dari:
- Business Trip Request: Sesuai namanya, menu ini digunakan untuk membuat pengajuan perjalanan dinas, melihat status pengajuan, rute perjalanan, dan rincian yang didapatkan ketika melakukan perjalanan dinas.
Untuk pengajuan request reimburse ini bisa diajukan secara mandiri oleh karyawan melalui aplikasi ESS yang terinstall di smartphone mereka.
- Business Trip Settlement: Menu satu ini digunakan untuk melakukan pengajuan pengembalian dana yang kurang atau berlebih dalam perjalanan dinas. Biasanya digunakan untuk beberapa item yang sifatnya fleksibel seperti hotel dan tiket pesawat.
Fitur Penunjang Manajemen Reimbursement
Selain menu-menu di atas, terdapat juga beberapa menu penunjang yang membuat kebijakan reimburse lebih terorganisir dengan baik.
Seperti menu Approval Workflow yang berfungsi untuk menetapkan alur persetujuan dari setiap reimburse yang diajukan karyawan. Menu satu ini memiliki manfaat dapat mempercepat proses persetujuan penggantian biaya dengan mengeliminasi kebutuhan untuk pengiriman dokumen fisik dan persetujuan manual.
Lalu, untuk membuat pengajuan reimburse lebih terkontrol, ada juga menu Reimbursement Eligibility Calculation. Menu ini berfungsi untuk memeriksa kelayakan penggantian biaya berdasarkan aturan dan kebijakan perusahaan.
Dengan fitur ini Anda dapat memastikan bahwa penggantian biaya sesuai dengan kelayakan penggantian biaya berdasarkan aturan dan kebijakan perusahaan.
Cara Mengajukan Reimburse Business Trip dengan Aplikasi LinovHR
Aplikasi Reimburse LinovHR juga memberikan kemudahan dalam proses pengajuan reimburse business trip. Di mana dalam prosesnya bisa diajukan melalui dua cara yaitu secara mandiri oleh karyawan melalui aplikasi ESS mereka atau juga dari sisi admin.
Dari sisi admin ini bisa dilakukan oleh HR atau juga karyawan yang ditunjuk sebagai inisiator. Berikut ini cara lengkapnya.
Pengajuan reimburse dari sisi admin:
- Login ke dalam halaman admin Software HRIS LinovHR.
- Pilih modul Reimbursement, lalu masuk ke dalam Activities dan pilih Business Trip Request.
- Setelah itu, klik Add yang ada di sebelah kanan layar.
- Anda akan masuk ke dalam halaman Add Business Trip Request, di sini Anda perlu memasukkan beberapa data seperti Application, Data Departure, Date Arrival, Total Days & Night, Initiator Employee, dan Destination.
- Jika semua data telah lengkap, klik Save As Publish.
- Maka pengajuan reimburse akan masuk ke dalam Business Trip Request List untuk selanjutnya dilakukan Approve atau Reject.
Pengajuan reimburse melalui ESS:
- Masuk ke dalam aplikasi ESS yang terinstall di smartphone Anda.
- Pada bagian Home, pilih Reimburse.
- Anda akan menemukan dua pilihan menu Medical Clam dan Business Trip.
- Kemudian isi beberapa informasi Application, Data Departure, Date Arrival, Total Days & Night, dan Destination.
- Setelah semua data dan hal yang perlu dilampirkan sudah dimasukkan, klik Add Request.
- Anda akan mendapatkan notifikasi apakah pengajuan disetujui atau ditolak.
Penggunaan Software Reimbursement LinovHR dapat membantu Anda melakukan manajemen klaim reimburse lebih efektif dan efisien. Segala pengajuan dapat terpantau dan terkelola di satu tempat.
Hal ini tentunya dapat membantu perusahaan mencegah pengeluaran yang tidak perlu sehingga dapat mencegah kerugian finansial.
Anda dapat mengajukan demo gratis untuk mengetahui lebih jauh seperti apa fungsi dari Aplikasi Reimburse LinovHR. Ayo ajukan sekarang!
