8 Langkah Seleksi Karyawan dengan Efektif, HR Wajib Tahu

Seleksi karyawan adalah kegiatan yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sebab, pada proses tersebut perusahaan bisa mendapatkan karyawan-karyawan baru dengan kompetensi tinggi dan sesuai dengan kebutuhan sumber daya perusahaan.

Setiap perusahaan memiliki caranya sendiri untuk menyeleksi karyawan menggunakan berbagai macam metode yang ada.

Perusahaan juga bisa mengganti atau memodifikasi proses seleksi dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan kriteria kandidat yang ditarget dan kualitas karyawan baru yang diinginkan.

Menurut ManpowerGroup.com sekitar 45% perekrut tidak bisa menemukan kandidat dengan keahlian yang dibutuhkan.

Lalu bagaimana caranya agar proses seleksi karyawan bisa jadi proses rekrutmen yang efektif dan efisien? Berikut tipsnya!

Panduan Seleksi Karyawan

Tujuan seleksi karyawan adalah untuk memilih calon yang paling cocok dengan posisi yang tersedia dalam organisasi, berdasarkan kualifikasi, kemampuan, pengalaman, dan potensi mereka.

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan individu yang dapat berkontribusi secara efektif dan berkinerja tinggi dalam mencapai tujuan perusahaan.

Berikut panduan langkah demi langkah untuk membantu perusahaan mengadakan proses seleksi karyawan yang sukses.

1. Menganalisis Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama dalam proses seleksi karyawan adalah menganalisis kebutuhan perusahaan.

Identifikasi peran atau posisi yang sedang kosong dan buatlah deskripsi pekerjaan yang jelas untuk memahami tugas dan tanggung jawab yang diharapkan dari calon karyawan.

Selain itu, tetapkan kriteria dan keterampilan khusus yang diperlukan untuk mengisi posisi tersebut.

2. Penyusunan Tim Seleksi

Pilihlah tim seleksi yang kompeten dan representatif untuk membantu dalam proses seleksi karyawan.

Tim seleksi harus terdiri dari orang-orang yang memiliki pemahaman yang baik tentang pekerjaan yang dibutuhkan dan yang mampu mengevaluasi dengan objektif.

3. Pemasangan Iklan Lowongan Kerja

Gunakan berbagai platform yang relevan untuk memasang iklan lowongan kerja. Platform tersebut dapat berupa situs web perusahaan, situs web rekrutmen, media sosial, atau koneksi profesional melalui jejaring bisnis.

Pastikan deskripsi pekerjaan dan persyaratan yang diunggah mencakup informasi yang jelas dan lengkap mengenai posisi yang sedang dibuka.

Proses penerimaan aplikasi yang umum di Indonesia biasanya adalah menanti masukan surat lamaran serta CV dan berkas lainnya dari para pelamar kerja.

Kemudian bagian HR akan melakukan sortir mana yang memenuhi kualifikasi untuk maju ke langkah selanjutnya mana yang tidak.

Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk memudahkan proses ini, antara lain:

1. Dengan menggunakan aplikasi online di mana pelamar hanya tinggal mengisi data diri sesuai dengan formulir online yang sudah disediakan, dengan demikian proses penyortiran lamaran pun bisa lebih mudah dan cepat.
2. Aplikasi online bisa diakses pelamar melalui ponsel sehingga jika antrian input data di acara job fair penuh misalnya, pelamar masih bisa mengisi formulir online via ponsel.
3. Dilengkapi dengan mengajukan pertanyaan yang jawabannya singkat untuk menguji pengetahuan dan kemampuan awal pelamar. Misalnya apakah bisa mengoperasikan aplikasi perangkat lunak tertentu, apakah bersedia ditempatkan di luar kota, dan lain sebagainya.

Baca Juga : Tips Ampuh Screening CV Dengan Cepat dan Tepat

4. Menyortir Aplikasi yang Masuk

Seleksi karyawan selanjutnya adalah menyortir dari aplikasi yang masuk untuk menentukan mana yang masuk ke tahap selanjutnya.

Secara umum faktor-faktor yang bisa diperhatikan ketika melakukan penyortiran adalah latar belakang pelamar baik pendidikan formal dan informal, pengalaman kerja, dan juga keahlian yang dimiliki.

Kemudian, desain CV yang dikirim jika Anda menerima aplikasi secara tradisional, dan juga surat lamaran sebagai pengantar CV.

Untuk hasil seleksi yang maksimal, hal berikut bisa jadi pertimbangan Anda:

1. Latar belakang pelamar yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
2. Desain CV yang mudah dibaca, menyampaikan informasi secara langsung dan jelas bisa dipilih karena artinya pelamar tahu mana yang penting dan memiliki pola pikir yang terorganisir
3. Surat lamaran ditulis dengan profesional, bercerita singkat mengenai latar belakang dan kemampuan pelamar, dan menggunakan tata bahasa serta ejaan yang tepat
4. Usahakan jangan ada bias misalnya menganggap lulusan universitas favorit sudah pasti memiliki kualitas SDM yang lebih bagus, melihat jenis kelamin dan ras pelamar, dan sebagainya.

5. Tes Seleksi

Untuk perusahaan besar dengan jumlah pelamar yang mencapai ribuan, biasanya seleksi karyawan selanjutnya adalah melakukan tes seleksi berbasis komputer.

Di samping itu, perusahaan yang kecil atau sekelas start up biasanya proses seleksi langsung masuk ke tahap wawancara atau melakukan tes kecil-kecilan untuk menguji kemampuan kandidat.

Hal-hal yang bisa diperhatikan ketika masuk ke proses seleksi antara lain:

1. Memilih metode tes yang bisa menyaring kandidat dengan kemampuan yang dibutuhkan oleh perusahaan
2. Informasikan kepada kandidat apa saja yang mesti dipersiapkan misalnya jenis alat tulis yang harus dibawa, berkas, dan lainnya
3. Tes seleksi juga bisa berupa tes demo di mana kandidat menunjukkan sedikit kemampuannya di depan perekrut seperti sedang audisi
4. Bantu penilaian tes seleksi dengan menggunakan perangkat lunak maupun keras sehingga hasil tes tertulis bisa lebih cepat keluar dan diinformasikan ke peserta tes.

Ada beberapa metode seleksi karyawan yang umum digunakan, antara lain:

1. Wawancara: Proses tanya jawab antara calon karyawan dan pihak perusahaan untuk mengukur kemampuan komunikasi, kepribadian, dan kualifikasi.
2. Tes Pengetahuan dan Keterampilan: Uji tulis atau uji praktik untuk mengukur pemahaman dan keterampilan teknis yang relevan dengan pekerjaan.
3. Tes Kepribadian: Mengukur karakteristik kepribadian calon karyawan yang relevan dengan peran dan budaya perusahaan.
4. Asesmen Kelompok: Pengamatan dalam situasi kelompok untuk mengukur kemampuan bekerja dalam tim dan berinteraksi dengan orang lain.
5. Tes Fisik: Melibatkan pemeriksaan fisik atau uji kesehatan tertentu untuk pekerjaan yang memerlukan kondisi fisik tertentu.
6. Tes Psikometrik: Mengukur aspek-aspek psikologis calon karyawan, seperti kemampuan analitis, kecerdasan emosional, dan potensi pengembangan.
7. Referensi dan Riwayat Kerja: Memeriksa referensi dari pengalaman kerja sebelumnya untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang kinerja dan perilaku calon.
8. Simulasi dan Latihan: Memberikan situasi simulasi yang mirip dengan tugas pekerjaan untuk mengukur kinerja calon dalam lingkungan yang lebih nyata.
9. Tes Kemampuan Bahasa: Mengukur kemampuan bahasa yang relevan untuk pekerjaan tertentu, seperti kemampuan berbicara atau menulis dalam bahasa asing.

Metode seleksi yang digunakan dapat bervariasi tergantung pada jenis pekerjaan, industri, dan kebutuhan spesifik perusahaan.

Kombinasi beberapa metode sering digunakan untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang calon karyawan.

Baca Juga: Kenali Psychological Appraisal untuk Tes Rekrutmen Karyawan

6. Wawancara Calon Karyawan

Tahap seleksi karyawan selanjutnya adalah wawancara di mana perekrut akan bertemu langsung dengan kandidat yang jumlahnya sudah dirampingkan melalui proses seleksi yang bisa berlapis tergantung kebutuhan perusahaan.

Ketika proses wawancara, perekrut bisa menanyakan pertanyaan yang berhubungan dengan posisi yang dilamar oleh kandidat, dan juga bertanya mengenai aspek kulturalny.

Misalnya, rencana kandidat jangka pendek maupun jangka panjang, apa passion-nya, tujuan karir apa yang dimiliki, dan lainnya.

Hal-hal yang mesti dipersiapkan oleh perekrut untuk seleksi wawancara adalah:

1. Informasikan jadwal wawancara kepada kandidat dan juga tim pewawancara maksimal 3 hari sebelum hari H
2. Informasikan kepada kandidat mengenai teknis wawancara seperti lokasi, waktu, estimasi waktu wawancara, dan hal teknis lainnya termasuk jika wawancara dilakukan secara remote via telepon atau video conference
3. Tanyakan kesediaan kandidat mengenai jadwal yang ditentukan untuk mendapatkan kesepakatan jadwal.

Baca Juga :  Pertanyaan Interview Kualitas Tinggi ala Pakar SDM Dunia

7. Tahap Pengecekan

Anda sudah memiliki nama-nama yang berpotensi untuk bisa diterima menjadi karyawan baru, tapi jangan buru-buru untuk langsung menghubungi mereka dan menawarkan posisi di perusahaan Anda.

Cek terlebih dahulu apakah kandidat memiliki rekam jejak kredit yang bagus, apakah punya catatan kriminal, bisa juga dilakukan tes penggunaan obat terlarang.

Anda juga bisa menghubungi tempat kerja kandidat sebelumnya untuk meminta referensi mengenai performa kerjanya, adakah masalah dengan karyawan lain maupun atasannya.

Ini juga termasuk mengonfirmasi hal-hal yang kandidat katakan kepada Anda saat diwawancara mengenai pengalaman dan tanggung jawab kerjanya.

Baca Juga: 9 Kesalahan Seleksi Pegawai yang Harus Dihindari HR

8. Menawarkan Posisi di Perusahaan Kepada Kandidat

Harap diperhatikan bahwa  bisa jadi selama mengikuti proses seleksi karyawan di perusahaan Anda, kandidat juga sedang mengikuti seleksi di perusahaan lainny.

Jadi, mereka yang lolos hingga ke tahap akhir seleksi belum tentu resmi menjadi karyawan baru di perusahaan Anda.

Oleh karena itu pada tahap wawancara ada baiknya perusahaan sudah transparan dengan kandidat.

Pastikan untuk membahas mengenai gaji dan insentif yang diberikan, budaya kerja yang dimiliki perusahaan, dan apa yang perusahaan harapkan dari kandidat ketika masuk sebagai karyawan baru.

Informasikan kepada kandidat mengenai hasil akhir seleksi bisa dilakukan secara lisan maupun tulisan, dan berupa tawaran bukannya perintah.

Permudah Proses Seleksi Karyawan dan bersama Software Rekrutmen LinovHR

Proses seleksi karyawan memang membutuhkan proses dan waktu yang cukup lama, Oleh karena itu Anda sebaiknya bisa melakukan panduan ini dengan sebaik mungkin agar bisa mendapatkan kandidat karyawan potensial.

Software rekrutmen LinovHR dapat menjadi solusi untuk memaksimalkan proses seleksi karyawan,

Dengan menggunakan LinovHR, Anda dapat mengotomatisasi sebagian besar tahapan seleksi karyawan dan memanfaatkan fitur-fitur yang disediakan untuk mencari dan menilai calon karyawan dengan lebih efisien

LinovHR membantu menciptakan proses seleksi yang efisien, objektif, dan transparan, sehingga memungkinkan perusahaan untuk membangun tim yang berkualitas dan berkinerja tinggi.

Yuk ajukan demo software LinovHR sekarang juga untuk menikmati mudahnya melakukan seleksi karyawan dengan LinovHR!