aset perusahaan

Tips Pengelolaan Aset Perusahaan Yang Dipinjamkan Karyawan

Aset perusahaan adalah sumber daya dengan nilai ekonomi yang dikelola oleh perusahaan dengan tujuan bisa memberikan manfaat baik secara materiil maupun non materiil. Aset yang dimiliki perusahaan bisa berupa lahan yang kemudian dibangun menjadi gedung perkantoran, bisa juga berupa saham, hingga aset-aset yang tidak memiliki nilai ekonomi tinggi dan lebih ditujukan sebagai fasilitas yang bisa digunakan oleh karyawan di perusahaan tersebut. 

Aset yang dipinjamkan ke karyawan tujuannya adalah agar karyawan bisa bekerja secara produktif dengan menggunakan berbagai macam aset yang tersedia, jadi penting bagi perusahaan untuk memiliki manajemen aset yang efektif dan efisien untuk mendukung kinerja karyawan serta memastikan aset-aset yang dipinjamkan selalu dalam kondisi yang baik dan lengkap. 

 

Siapa yang Bertanggung Jawab atas Aset Perusahaan?

Pada umumnya aset perusahaan menjadi tanggung jawab dari Departemen General Affair (GA). Fungsi GA secara umum adalah bertanggung jawab atas urusan rumah tangga perusahaan, termasuk pengelolaan terhadap aset perusahaan. Personel di GA memiliki catatan mengenai aset apa saja yang dimiliki perusahaan, aset apa saja yang dipinjamkan oleh karyawan, masa pinjamnya, apakah aset sudah dikembalikan setelah masa pinjamnya selesai, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan aset. 

 

Baca Juga :  Tugas dan Fungsi General Affair Lengkap

 

Manajemen aset adalah bagian yang sangat penting bagi perusahaan karena untuk diadakannya aset-aset yang bisa digunakan oleh karyawan sebagai fasilitas tentunya tidak membutuhkan biaya yang sedikit. Manajemen aset perusahaan harus bisa:

  • Menjaga aset agar nilainya tetap tinggi, tidak rusak, dan memiliki usia yang panjang
  • Memonitor penyusutan aset karena tentunya aset yang digunakan karyawan lama kelamaan akan menurun fungsinya
  • Membuat perencanaan anggaran untuk pengadaan aset baru, mengganti aset yang rusak, perbaikan, dan juga biaya perawatan
  • Menghindari adanya overbuying sehingga tidak ada aset yang tersimpan percuma
  • Menjaga keamanan dan memastikan aset digunakan sebagaimana fungsinya.

 

Aset Perusahaan yang Biasanya Dipinjamkan ke Karyawan

  1. Komputer 

Termasuk di dalamnya adalah set komputer desktop, laptop, bisa juga diberikan fasilitas tablet atau ponsel, dan perangkat komputer lainnya yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja. Aset perusahaan yang sifatnya mobile bisa juga dibawa pulang seperti misalnya laptop, dan juga ponsel dengan tujuan karyawan tetap bisa menggunakan fasilitas dari perusahaan ketika harus bekerja di luar kantor. 

 

  1. Perabotan kantor

Perusahaan harus bisa menyediakan perabotan dasar yang dibutuhkan karyawan ketika bekerja yang antara lain meliputi, meja dan kursi, lemari tempat penyimpanan lain, penerangan, sistem pendingin ruangan, dan lain sebagainya.

 

Baca Juga :  Cara Menerapkan Sistem Absensi Karyawan Yang Ideal Untuk Perusahaan

 

  1. Mesin-mesin perkantoran

Aset perusahaan lain yang bisa digunakan oleh karyawan dengan bebas adalah mesin yang digunakan untuk kebutuhan perkantoran, misalnya mesin fotokopi, mesin printer dokumen, unit-unit telepon dan fax, dan berbagai macam mesin perkantoran lain sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

 

  1. Transportasi

Aset perusahaan yang juga biasanya bisa dipinjamkan kepada karyawan adalah alat transportasi baik bermotor maupun tidak bermotor. Transportasi bisa digunakan untuk melakukan antar jemput karyawan, digunakan untuk perjalanan bisnis, kadang juga bisa digunakan untuk kegiatan pribadi dengan izin dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

 

Tips agar Aset Perusahaan Bisa Dikelola Dengan Baik

  1. Pilih SDM yang kredibel 

SDM adalah aset perusahaan yang paling berharga, oleh karena itu jika Anda ingin aset yang dimiliki perusahaan bisa dijaga dan dikelola dengan baik maka Anda membutuhkan personel terbaik untuk mengurusnya. Tergantung dengan skala perusahaan yang Anda kelola, Anda mungkin hanya membutuhkan satu dua orang untuk mengelola aset atau satu tim penuh yang khusus menangani soal aset.

 

Baca Juga : Manfaat dari Perencanaan SDM yang baik Bagi Perusahaan

 

  1. Miliki catatan lengkap tentang masa pakai aset 

Manajemen aset harus memiliki catatan yang lengkap mengenai kapan aset tersebut dibeli, berapa lama masa pakai umumnya sehingga perusahaan bisa dengan mudah mengidentifikasi masalah jika ada aset yang sudah tidak berfungsi sebelum masa pakainya habis. Pastikan juga perusahaan memiliki catatan jadwal pemeliharaan aset, misalnya jadwal servis mobil, perawatan rutin mesin fotokopi dan AC, dan lain sebagainya.

 

  1. Mengidentifikasi fungsi setiap aset 

Hitung berapa aset perusahaan yang dimiliki dan mana saja yang sebenarnya tidak harus digunakan karena tidak terlalu dibutuhkan. Misalnya jumlah AC yang terpasang ternyata lebih banyak dari yang dibutuhkan ruangan maka manajemen aset bisa mengurangi jumlah AC yang beroperasi sehingga biaya listrik dan perawatan pun bisa dihemat,  adakah kendaraan perusahaan yang sudah lama tidak digunakan karena lebih sering menggunakan yang baru? Jika ada pahami bahwa pajak kendaraan tersebut tetap berjalan padahal sudah tidak pernah digunakan untuk kegiatan produktif.

 

  1. Melacak aset yang digunakan karyawan 

Perusahaan memiliki kewajiban untuk menyediakan fasilitas bagi karyawannya, namun karyawan  juga memiliki kewajiban untuk menjaga dan mengembalikan fasilitas yang diberikan ketika masa kerjanya sudah selesai. Oleh karena itu aset perusahaan apa saja yang dipinjamkan ke karyawan harus terekam catatannya dengan baik, bisa diakses dengan mudah oleh personel manajemen aset, dan up to date. Dengan demikian jika ada aset yang belum dikembalikan sesuai dengan ketentuan waktunya, perusahaan berhak untuk meminta karyawan tersebut mengembalikan aset dengan catatan rekaman peminjaman sebagai bukti. 

 

Untuk mempermudah pengelolaan aset perusahaan, gunakanlah sistem manajemen aset yang otomatis agar aset bisa dilacak secara reguler, data informasinya jelas dan akurat, terekam secara digital, dan jelas siapa saja karyawan yang menggunakan aset yang mana. Menurut Brandfolder.com, untuk setiap $1 yang diinvestasikan untuk manajemen aset secara digital, nilai return-nya mencapai $8 – $14. 

LinovHR memiliki solusi pengelolaan Aset perusahan anda, Melalui Modul personal administration yang ada di Software HR LinovHR, Perusahaan akan dengan mudah memanage setiap aset perusahaan yang dititipkan ke Karyawan.

Semua data terkait informasi detail mengenai karyawan yang menerima aset dan aset apa saja yang dipinjamkan akan dikelola lebih sistematis sehingga kerugian terkait aset perusahaan akan dapat diminimalisir bahkan dihilangkan.

Segera ajukan ujicoba Software HR LinovHR untuk membuktikan kecanggihan sistem LinovHR dalam memanage Aset Perusahaan.