Ada saja keadaan yang membuat kita tidak dapat masuk kerja dan perlu mengajukan izin. Dalam keadaan mendadak ketika kita tidak bisa mengirim surat ke kantor, cara izin kerja lewat WA menjadi alternatifnya.
Namun, ketika Anda hendak melakukan hal itu, memperhatikan tata krama menjadi hal penting. Jangan sampai pengajuan izin yang Anda lakukan justru membuat HR beranggapan Anda karyawan yang seenaknya.
Agar Anda dapat melakukan izin kerja yang baik melalui WA, simak cara serta contohnya di artikel LinovHR!
Cara Izin Kerja Lewat WA
Melakukan izin kerja melalui WA tidak bisa Anda lakukan sembarangan. Sedekat apapun Anda dengan atasan atau HR Anda di kantor, pastikan Anda tetap memerhatikan adab-adab yang baik.
Tujuannya untuk membuat atasan atau HR tidak tersinggung saat Anda mengajukan izin.
Berikut langkah-langkahnya:
1. Awali dengan Salam
Anda bisa mengawali pesan izin tidak masuk kerja lewat WA dengan salam pembuka, contohnya:
- Sebagai salam pembuka, sapa atasan Anda dengan selamat pagi atau selamat siang.
- Setelah itu berikan ucapan “semoga, Bapak/Ibu dalam keadaan sehat”.
- Perkenalkan nama dan juga posisi pekerjaan Anda.
2. Sampaikan Izin dengan Alasan
Selanjutnya, sampaikan izin tidak masuk kerja dengan alasan yang kuat, seperti:
- Izin sakit.
- Sedang ada urusan rumah tangga.
- Izin melahirkan.
- Mengikuti kegiatan agama.
- Izin berduka.
- Mengalami bencana.
Alasan ini penting diketahui perusahaan karena untuk mengetahui kondisi karyawannya.
3. Sebutkan Berapa Waktu yang Dibutuhkan
Selanjutnya, berikan kejelasan waktu yang dibutuhkan. Anda harus menentukan tanggal mulai izin sampai tanggal izinnya berakhir.
Hal tersebut perlu disampaikan kepada HR agar mereka dapat mencatat ketidakhadiran Anda, dan yang lebih penting adalah gaji Anda tidak terpotong karena izin.
4. Beri Tahu Pekerjaan yang Anda Lakukan Beserta Solusinya
Ketika Anda mengajukan izin kerja, tentu ada pekerjaan yang akan tertunda. Jadi, ketika mengajukan izin coba jelaskan juga beberapa pekerjaan yang terpaksa tertunda.
Jika memungkinkan tawarkan juga solusi dari hal tersebut. Apakah ada seseorang yang bisa membantu untuk mem-backup pekerjaan Anda sementara atau tidak.
5. Akhiri Izin Kerja dengan Salam Penutup
Setelah Anda menyelesaikan penulisan izin kerja via WA, hal terakhir yang harus dilakukan adalah dengan salam penutup. Ucapkan terima kasih kepada atasan di tempat Anda bekerja.
Tips Izin Tidak Masuk Kerja Lewat WA
Melakukan izin lewat WA menjadi hal yang umum dilakukan dalam dunia kerja. Namun, ketika Anda hendak melakukan izin pastikan melakukannya secara profesional sehingga izin yang diajukan diterima dengan baik.
Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda ikuti saat mengajukan izin kerja lewat WA.
1. Pastikan Tetap Sopan
Saat Anda hendak mengajukan izin melalui WA pastikan Anda menjaga kesopanan. Salah satu contohnya pastikan Anda mengajukan izin di jam kerja dan memerhatikan penggunaan kata.
2. Tidak Bertele-tele
Selain menjaga kesopanan, saat mengajukan izin lewat WA pastikan juga Anda menggunakan kalimat yang efektif dan tidak bertele-tele. Pastikan kata yang Anda pilih mudah dipahami dan tidak bermakna ganda.
3. Usahakan untuk Melampirkan Bukti
Saat mengajukan izin, usahakan Anda bisa melampirkan bukti untuk memperkuat bahwa izin yang Anda ajukan adalah benar adanya.
Misalnya, saat Anda mengajukan izin kerja karena sakit, cobalah lampirkan surat keterangan dokter.
Contoh Izin Kerja Lewat WhatsApp
Agar membantu Anda untuk menyusun kata-kata pengajuan izin, berikut ini beberapa contoh izin telat lewat WA yang bisa Anda jadikan referensi.
1. Contoh Izin Tidak Masuk Kerja Lewat WA Grup Kantor
Halo selamat pagi semuanya.
Perkenalkan nama saya Guntur dari staff administrasi. Saya ingin menyampaikan bahwa saya izin tidak masuk bekerja hari ini, dikarenakan saya sedang dalam keadaan berduka.
Nenek saya meninggal dunia pada dini hari tadi, yang mengharuskan saya untuk mengurus segala keperluan pemakaman.
Saya membutuhkan izin selama 2 hari, dari tanggal 17-18 Maret 2022.
Selain itu, saya ingin memberitahu bahwa tugas yang diberikan akan sesegera mungkin saya kerjakan setelah kondisi membaik.
Demikianlah pesan ini saya buat, sebelumnya saya ucapkan terimakasih.
2. Contoh Izin Telat Lewat WA
Halo, selamat pagi Pak Andre. Saya Ramdhan karyawan bapak yang bekerja sebagai staff gudang ingin meminta izin telat datang ke kantor hari ini, dikarenakan saya sedang menyelesaikan urusan keluarga. Semoga Pak Anies dapat memaklumi hal tersebut.
Terimakasih
Selamat beraktivitas.
3. Contoh Izin Sakit Lewat WA
Selamat pagi Pak Samsul
Semoga Bapak selalu dalam keadaan sehat selalu. Perkenalkan nama saya Jatmiko, karyawan staff operasional yang ingin menyampaikan permohonan izin kerja, karena saya sedang dalam keadaan sakit.
Menurut keterangan dokter, saya membutuhkan istirahat untuk sementara waktu, dari tanggal 24 Oktober hingga 26 Oktober 2022. Surat sakit akan segera saya berikan ketika sudah kembali bekerja.
Selain itu, saya juga ingin memberitahu bahwa tugas kantor akan saya selesaikan sesegera mungkin setelah kondisi saya membaik. Demikianlah surat ini saya buat, saya berharap Bapak bisa memberikan izin.
Terimakasih
Tertanda,
Suhendar
Permudah Pengajuan Izin Karyawan dengan Aplikasi Absensi
Cara izin kerja lewat WA memang dapat menjadi alternatif ketika karyawan mesti mengajukan izin secara mendadak.
Namun, cara satu ini kurang formal dan rawan sekali kecurangan. Bisa saja karyawan memalsukan izin tersebut agar dapat kabur dari pekerjaannya.
Oleh karena itu, perusahaan sangat butuh aplikasi yang memungkinkan karyawan mengajukan izin dengan baik dan profesional kapanpun mereka membutuhkannya.
Salah satu aplikasi yang bisa menjadi pilihan ketika perusahaan ingin membuat proses pengajuan izin lebih mudah adalah dengan menggunakan aplikasi absensi online LinovHR.
Ya, tidak hanya dapat dipergunakan untuk mencatat kehadiran dan monitoring karyawan. Aplikasi absensi LinovHR dilengkapi dengan fitur Request yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan izin maupun cuti secara mandiri hanya melalui smartphone mereka.
Anda juga tidak perlu takut karyawan memalsukan izin mereka karena untuk mengajukan izin karyawan perlu melampirkan lampiran yang kemudian menjadi bukti apakah izin tersebut disetujui atau tidak.
Dengan aplikasi LinovHR, prose pengajuan izin dan cuti bisa dilakukan lebih praktis dan cepat. Tidak ada lagi izin lewat WA yang terkadang dilakukan karyawan seenaknya.
Ayo gunakan aplikasi absen online LinovHR sekarang!
