Dalam berbagai sektor bisnis, pastinya Anda sudah tidak asing lagi dengan dokumen yang disebut kwitansi. Dokumen satu ini seringkali digunakan sebagai tanda bukti dalam proses administrasi.
Ingin tahu lebih lanjut mengenai dokumen satu ini? LinovHR telah merangkum informasi seputar kuitansi dalam artikel ini. Simak!
Pengertian Kwitansi
Kwitansi adalah salah satu berkas atau dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti atas pembayaran yang berisikan tanda tangan penjual untuk kemudian diberikan kepada pihak pembeli.
Jadi, kwitansi merupakan dokumen tanda bukti yang sah atau resmi atas proses transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli. Oleh sebab itu, penting bagi kedua belah pihak untuk menuliskan informasi baik berupa tanggal, nama, atau nominal pembayaran dengan benar agar tidak merugikan salah satu pihak.
Fungsi Kwitansi
Perlu diketahui, menyimpan kwitansi dan catatan bisnis lainnya dapat memperkuat bisnis Anda dan memudahkan sistem operasional.
Tidak sampai disitu, kwitansi memiliki banyak fungsi lainnya dalam bisnis, antara lain:
1. Mengawasi Progres Bisnis Anda
Adanya kuitansi dalam setiap proses transaksi yang dilakukan dapat membantu Anda melihat sejauh apa bisnis Anda berkembang.
Apakah mengalami kenaikan atau tidak? Serta, perubahan apa yang harus dilakukan untuk membuat bisnis semakin maju.
2. Mempersiapkan laporan keuangan
Setiap bisnis tentunya membutuhkan pencatatan laporan keuangan yang layak. Untuk menyiapkan laporan laba rugi dan neraca dengan benar, Anda membutuhkan kwitansi agar data yang dimasukan akurat dan tepat.
3. Mengidentifikasi sumber pendapatan
Dalam berbisnis, memungkinkan Anda bekerja sama dengan banyak klien atau vendor sehingga membuat Anda memiliki banyak sumber pendapatan dan pengeluaran.
Adanya kuitansi dapat membantu Anda memisahkan penghasilan yang kena pajak dan tidak kena pajak.
Baca Juga: Inilah Cara Hitung PTKP 2024 Terbaru!
Jenis Kwitansi
Kwitansi memiliki terbagi menjadi beberapa jenis dan digunakan untuk kepentingan pembayaran yang berbeda-beda, baik sebagai tanda bukti pembayaran suatu barang atau tanda bukti transfer uang.
Berikut beberapa jenis kuitansi atau tanda bukti yang seringkali digunakan dalam bisnis:
1. Tanda bukti Transaksi Barang
Jenis kuitansi yang pertama disebut juga sebagai tanda bukti asli. Sebab, tanda bukti ini biasanya diberikan kepada pelanggan dari supplier.
Umumnya, dokumen ini memiliki format layaknya seperti invoice atau format konfirmasi pesanan. Serta, tercantum sejumlah informasi penting didalamnya yang berupa nama perusahaan, barang yang dibeli, dan metode pembayaran yang digunakan.
Ketika suatu barang dikembalikan kepada produsen , kebanyakan perusahaan akan meminta bukti pembelian melalui kuitansi asli sebelum pengembalian uang atau diberikan kompensasi. Jadi, kuitansi asli memiliki peran penting dalam proses pembelian barang dalam sebuah bisnis.
2. Tanda Bukti Credit Card
Jika Anda pernah membeli suatu barang dan dibayar menggunakan kartu kredit, tentunya Anda akan menerima tanda bukti kartu kredit sebagai pengganti kuitansi standar. Jenis kuitansi ini biasanya menunjukkan beberapa informasi yang tercantum dalam kartu kredit Anda seperti nama, tanggal kadaluarsa dan 4 digit terakhir nomor kartu kredit atau kartu debit Anda.
Umumnya, Anda akan diberikan salinan kuitansi yang sudah ditandatangani dan toko tempat Anda membeli barang akan menyimpan yang aslinya.
3. Tanda Bukti Transfer Uang
Jenis yang ketiga adalah kuitansi transfer uang. Jenis kuitansi satu ini biasanya dimanfaatkan dalam sektor industri perbankan.
Kuitansi ini diberikan oleh pihak Bank kepada nasabah yang ingin mentransfer sejumlah uang kepada orang lain. Di dalam kuitansi ini tercantum beberapa informasi yang jelas dan berkaitan dengan kepentingan nasabah, salah satunya nomor rekening.
4. Tanda Bukti Cash Receipt
Tanda bukti satu ini umumnya digunakan dalam lingkungan kerja dan berperan penting dalam bisnis. Di dalam kuitansi ini tercantum sejumlah dana yang keluar atau masuk untuk kemudian dilakukan pengarsipan sebagai tanda bukti keuangan ketika pengauditan.
Cash receipt membantu perusahaan untuk mengetahui berapa banyak jumlah dana yang keluar dan masuk.
5. Tanda Bukti Pembayaran
Jenis tanda bukti berikutnya adalah kwitansi pembayaran. Jenis kuitansi ini merupakan yang paling sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Kwitansi pembayaran ini dapat berupa pelunasan atau angsuran terhadap suatu barang.
Sebaiknya, ketika Anda membeli suatu barang dengan cara angsuran atau cicilan, maka Anda wajib menyimpan bukti pembayaran angsuran setiap bulan sebagai bukti kuat jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
6. Tanda bukti serah terima uang
Jenis kuitansi yang terakhir adalah tanda bukti serah terima uang. Kuitansi ini dapat Anda gunakan ketika ingin memberikan sejumlah uang kepada orang lain, lembaga, atau perusahaan.
Dengan adanya kuitansi ini, maka pemberian proses serah terima uang berlangsung sah dan disetujui dua belah pihak.
Baca Juga: Perkembangan Perdagangan Internasional di Indonesia
Format Kwitansi
Agar Anda memiliki gambaran seperti apa bentuk kuitansi yang benar. Inilah format kwitansi kosong yang bisa menjadi referensi untuk Anda terutama dalam bidang bisnis:
No:…………………………. No: ……………………………………….
Tanggal: ………………..
Terima Dari: ……………………. Terima Dari:………………………….
Jumlah: ……………………………. Terbilang:………………………….
Untuk Pembayaran: ……………………. Untuk Pembayaran:…………………….
Rp……………………………………………
…………………………. ………………………….
Tanda tangan Penerima Tanda tanganPenyetor
Berikut penjelasan singkat mengenai setiap elemen yang terdapat di dalam format diatas:
- Nomor kuitansi. Sebenarnya pada bagian ini boleh diisi atau dikosongkan. Akan tetapi, jika Anda kerap melakukan banyak transaksi lebih baik diisi agar memudahkan pencatatan.
- Terima dari. Bagian ini wajib diisi oleh nama pihak menyetorkan uang. Usahakan nama atau perusahaan ditulis lengkap.
- Jumlah. Bagian ini berisikan informasi terkait jumlah uang yang diberikan kepada pihak penerima. Cantumkan jumlah uang dalam bentuk kalimat.
- Untuk Pembayaran. Bagian ini berisikan tujuan dilakukannya transaksi tersebut agar kedua belah pihak mengingatnya.
- Terbilang dan “Rp”. Pada kedua bagian ini masukan jumlah uang yang diserahkan dalam bentuk angka misalnya Rp 5.000.000.
- Tanggal. Tanggal termasuk salah satu unsur yang penting dalam sebuah kuitansi. Pada bagian ini Anda perlu mencantumkan tanggal transaksi.
- Tanda Tangan. Selanjutnya, bagian yang tidak boleh dilupakan adalah tanda tangan penerima dan penyetor. Bagian ini wajib diisi untuk membuktikan keaslian kuitansi.
Cara Membuat Kwitansi
Setelah mengetahui format kwitansi seperti apa, kini Anda dapat membuat kwitansi sendiri. Berikut beberapa cara atau tahapan membuat kwitansi yang benar dan profesional dalam bisnis:
1. Cantumkan Judul yang Jelas di Dalam Kuitansi
Tahap pertama membuat kuitansi adalah mencantumkan judul atau penanda yang jelas. Penulisan judul berupa Kwitansi atau Invoice saja tidak cukup, Anda perlu mencantumkan produk atau jasa yang Anda berikan kepada perusahaan atau klien yang bersangkutan.
Serta, cantumkan pula kode identifikasi unik di dalam kuitansi. Tujuan dicantumkannya judul atau penanda yang jelas pada kuitansi ialah membantu klien memisahkan kwitansi Anda dari kuitansi yang lainnya sehingga pembayaran cepat dilakukan.
2. Tuliskan identitas perusahaan secara jelas
Penting bagi Anda untuk menuliskan informasi yang jelas terkait dengan perusahaan yang bersangkutan. Berikut beberapa informasi yang perlu dimasukkan, yaitu:
- Nama perusahaan Anda, alamat perusahaan, dan kontak yang dapat dihubungi oleh pihak klein
- Nama perusahaan klien, alamat perusahaan klien, dan kontak yang dapat dihubungi.
Namun, jika bisnis yang Anda kelola merupakan perusahaan kecil yang tidak mempunyai legalitas khusus, Anda dapat menuliskan identitas pribadi Anda di dalam kuitansi.
3. Cantumkan Jenis Jasa atau Produk yang diberikan
Hal yang tidak kalah penting untuk dicantumkan di dalam kuitansi adalah jenis jasa atau produk yang Anda berikan kepada klien yang bersangkutan.
Usahakan Anda mencantumkan jenis jasa yang diberikan secara terperinci untuk membantu klien melakukan perhitungan pembayaran dan perhitungan terkait pajak pembayaran.
Perincian ini sangat penting khususnya bagi Anda yang menjual produk kepada pihak klein. Anda wajib menuliskan secara detail masing-masing produk beserta jumlah produk dan harga yang telah dikenakan pajak.
4. Tuliskan tanggal
Salah satu unsur penting lainnya yang harus Anda tuliskan dalam kuitansi adalah tanggal berlakunya kwitansi tersebut, serta tanggal jatuh tempo pembayaran atas suatu jasa atau barang yang Anda berikan kepada klien.
Apabila bisnis yang Anda geluti bergerak di bidang penyedia jasa, Anda wajib menuliskan di dalam kuitansi perihal tempo atau jangka waktu atas layanan yang Anda berikan kepada klien yang bersangkutan.
Namu, jika bisnis Anda bergerak di bidang penjualan barang, maka Anda wajib menuliskan tanggal barang tersebut dikirim dan sampai kepada klien, tentunya sesuai dengan perjanjian yang telah direncanakan sebelumnya.
5. Sertakan jumlah pembayaran
Tahapan yang paling penting dalam pembuatan kuitansi adalah mencantumkan jumlah nominal pembayaran.
Penting bagi Anda mencantumkan jumlah uang yang dibayarkan dalam bentuk angka dan pastikan jumlahnya tepat. Sehingga klien dapat mengetahui dengan tepat besar jumlah uang yang harus dibayarkan.
Contoh dan Download Template Kwitansi Gratis
Berikut ini beberapa contoh kwitansi yang dapat Anda gunakan dalam bisnis:
1. Template Kwitansi Pembayaran
Download Contoh Template Kwitansi Pembayaran
2. Template Kwitansi Credit Card
Download Contoh Template Kwitansi Credit Card
3. Template Kwitansi Transaksi Barang
Download Contoh Template Kwitansi Tranksaksi Barang
Beberapa contoh kwitansi diatas diharapkan dapat menjadi referensi bagi Anda yang membutuhkan kuitansi yang layak untuk bisnis Anda.
Adanya kuitansi pada setiap proses transaksi tentunya memberikan kemudahan kepada Anda dalam mengawasi jumlah uang yang masuk dan keluar. Semoga bermanfaat!
