Setiap perusahaan yang baru merekrut karyawan baru harus membuat karyawan tersebut betah dan bisa menyesuaikan diri di lingkungan kerja.
Setiap perusahaan pastinya akan memiliki anggota atau karyawan baru. Sehingga harus dilakukan beberapa langkah untuk mereka dapat menyesuaikannya. Itulah pentingnya onboarding karyawan baru bagi perusahaan.
Proses penyesuaian tersebut tidak hanya dilakukan bagi karyawan baru, melainkan juga perusahaan yang berusaha untuk memberikan citra positif agar kinerja karyawan dapat lebih optimal lagi. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga produktivitas kinerja seluruh karyawan.
Namun, bagaimana cara melakukan onboarding karyawan yang efektif?
LinovHR akan mengulas dari pengertian hingga contoh onboarding karyawan baru yang dapat Anda lakukan.
Apa Itu Onboarding Karyawan?
Onboarding karyawan adalah sebuah proses yang dilakukan oleh seorang karyawan dalam menyesuaikan diri dengan peran dan lingkungan barunya secara cepat.
Tentunya onboarding sangat penting bagi produktivitas perusahaan kedepannya. Hal ini berkaitan dengan kenyamanan para karyawan dalam bekerja sehingga dapat memberikan output kinerja yang jauh lebih optimal.
Salah satu yang bertanggung jawab ketika sedang melakukan onboarding adalah HRD perusahaan. Dimana Anda diberi tugas untuk memperkenalkan karyawan baru dalam lingkungan dan perannya agar mereka dapat menjalankan tugas dengan nyaman dan efektif.
Meskipun dilihat dari definisinya aktivitas onboarding dapat dilakukan dengan mudah, padahal kenyataannya cukup berbeda.
Banyak sekali kasus dalam melakukan onboarding tidak berjalan dengan lancar sesuai rencana. Hal ini tentunya dapat merugikan perusahaan.
Baca juga: Manfaat Program Orientasi dan Pelatihan Bagi Karyawan Baru
Apa Pentingnya Proses Onboarding?
Proses penyesuaian karyawan dalam perusahaan pastinya banyak memiliki peran penting. Hal ini karena jika karyawan tidak merasa nyaman dengan lingkungan kantor, maka akan sulit untuk mendapatkan hasil kinerja yang optimal.
Oleh karena itu, onboarding penting karena merupakan kesempatan bagi perusahaan untuk mengenalkan visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan. Sehingga karyawan dapat berjalan sesuai dengan arah perusahaan kedepannya.
Kemudian, onboarding berguna untuk memastikan bahwa seluruh karyawan baru dapat memahami peran dan tanggung jawabnya serta hak dan kewajibannya dalam perusahaan. Hal ini untuk memastikan tidak terjadi kesalahpahaman bagi karyawan di masa depan.
Selain itu, onboarding karyawan sangat penting bagi karyawan baru Anda berkaitan dengan keputusannya untuk melanjutkan masa kerjanya atau tidak. Beberapa hal yang penting dijaga adalah motivasi kerja, produktivitas, hingga output kinerja.
Terakhir, mengapa onboarding karyawan baru itu penting adalah untuk menurunkan tingkat turnover karyawan yang dapat merugikan perusahaan. Sehingga perusahaan dapat menjaga retensi karyawan jauh lebih baik.
4 Manfaat Onboarding Karyawan
Onboarding yang berkualitas akan membuat seorang karyawan baru mampu bekerja dengan sangat antusias dan cepat dalam beradaptasi dengan rekan-rekan kerjanya.
Inilah yang akan membuatnya merasa nyaman dan lebih bersemangat untuk bekerja. Karyawan yang semangat tentunya akan mendukung produktivitas perusahaan.
Berikut adalah beberapa manfaat onboarding bagi perusahaan:
1. Karyawan Baru Mudah Beradaptasi
Secara sederhana, onboarding dapat diartikan sebagai sebuah proses untuk penyesuaian karyawan baru dengan perusahaan tempat mereka bekerja. Ini akan membuat karyawan baru merasa nyaman saat bekerja.
Dengan melakukan hal ini akan menolong kepercayaan diri karyawan bekerja. Ini dapat dilakukan dengan cara touring berkeliling ke perusahaan dan memperkenalkan area yang ada dalam perusahaan.
2. Karyawan Paham akan Visi Misi Perusahaan
Biasanya saat dilakukan onboarding inilah saat yang tepat untuk menjelaskan visi dan misi perusahaan tempat karyawan bekerja.
Sehingga setiap karyawan baru juga dapat memahami apa yang menjadi targetnya dalam menolong perkembangan perusahaan mencapai visi dan misinya.
Baca juga: Kenali 8 Contoh Sanksi Perusahaan Terhadap Karyawan
3. Ice Breaking dalam Perusahaan
Saat dilakukan onboarding biasanya karyawan baru akan berkenalan dengan karyawan yang telah lebih lama bekerja. Ice breaking akan mencairkan suasana karena rasa kikuk sebelum berkenalan.
Mungkin dengan perkenalan singkat akan tercipta keakraban saat bekerja di perusahaan atau kantor yang dapat menciptakan suasana nyaman saat bekerja.
4. Memperkenalkan Job Description
Memperkenalkan job description kepada karyawan baru bukan berarti dia diberikan beban yang menumpuk.
Berikan deskripsi kerja yang jelas dan ringan. Bukanlah hal yang baik jika pada hari pertama kerja, karyawan baru sudah diberi beban kerja yang berat.
Bagaimana Melakukan Proses Onboarding yang Tepat?
Melakukan onboarding merupakan aktivitas yang tidak sederhana. HRD tentunya harus memiliki rencana-rencana yang tepat agar proses onboarding berjalan dengan lancar dan sesuai dengan harapan.
Berikut beberapa cara melakukan proses onboarding yang tepat:
1. Menciptakan Suasana yang Nyaman
Suasana yang nyaman saat proses onboarding berlangsung merupakan cara yang tepat untuk dilakukan bagi Anda. Interaksi antara karyawan baru dan karyawan lama sangat diperlukan guna memberikan suasana yang interaktif.
Anda dapat mengadakan sesi briefing sesaat sebelum melakukan pekerjaan untuk memberikan suasana yang interaktif dan nyaman bagi karyawan baru. Hal ini dilakukan agar suasana menjadi cair dan tidak terkesan kaku.
2. Jangan Berikan Beban Kerja yang Terlalu Berat Diawal
Cara yang selanjutnya yaitu jangan memberikan beban kerja yang berat di awal pertemuan. Umumnya, dalam proses onboarding, karyawan akan diberikan tugas yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang telah diberi tahu.
Hal tersebut dilakukan sebagai pengenalan karyawan dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya. Maka, jika perusahaan membebaninya dengan pekerjaan yang berat akan mengurangi motivasi dalam bekerja kedepannya.
3. Libatkan Karyawan Baru dalam Berbagai Perbincangan
Agar proses onboarding berjalan dengan lancar, Anda perlu melibatkan karyawan baru dalam perbincangan. Sehingga mereka dapat menunjukkan kapabilitasnya dalam menjalankan tugas.
Di samping itu, mereka juga dapat belajar dari berbagai pengalaman yang didapatkan ketika melakukan diskusi langsung dengan atasan. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan diri yang jauh lebih optimal.
Baca Juga: Apakah Induction Training Bermanfaat saat Proses Onboarding?
Contoh SOP Onboarding Karyawan Baru
Untuk melakukan onboarding yang tepat, tentunya Anda harus memiliki SOP yang jelas dan terukur. Sehingga perusahaan dapat melakukan sesuai dengan rencana yang telah diberikan.
Berikut contoh SOP onboarding karyawan baru yang umum dilakukan perusahaan:
- Ketika telah mendapatkan karyawan baru, HRD akan membuat kontrak kerja untuk karyawan baru.
- Mempersiapkan berbagai keperluan karyawan baru seperti meja, peralatan kerja, dan lain-lain.
- Mempersiapkan tugas-tugas yang akan dikerjakan selama masa percobaan (probation) yang telah dikonsultasikan dengan user.
- Menghubungi karyawan yang bersangkutan bahwa dia telah resmi diterima.
- Melakukan tanda tangan kontrak dengan karyawan untuk memastikan bahwa dia akan segera bergabung dan bekerja. Pastikan satu dokumen diberikan kepada karyawan dan satu dokumen lagi oleh departemen HRD.
- Membuat kartu absensi untuk karyawan baru dan daftarkan pula dengan alat absensi fingerprint (jika ada).
- Mengantarkan karyawan baru ke meja kerjanya untuk bertemu user.
- Memperkenalkan karyawan baru kepada seluruh karyawan dan divisi yang ada di kantor.
- Memberikan bekal presentasi terkait dengan visi, misi, nilai perusahaan serta hak dan kewajibannya selama menjadi karyawan dalam perusahaan Anda.
- Meminta fotokopi KTP, KK, NPWP, serta nomor rekening.
- Melakukan entry data karyawan baru dan input rekening dalam daftar payroll.
Untuk mempermudah proses onboarding karyawan tentunya Anda membutuhkan bantuan software HRIS yang dapat mempermudah segala proses administrasi.
Salah satu software yang bisa Anda andalkan adalah Software HRIS Indonesia LinovHR. Dengan software HRIS , Anda dapat dengan mudah menginput dan mengelola data karyawan dalam satu tempat dengan mudah, cepat, dan efisien.
Segera mudahkan proses administrasi karyawan baru Anda menggunakan software HRIS LinovHR.
Baca juga: Bagaimana Melakukan Employee Self-Service Onboarding
Kesimpulan
Proses onboarding karyawan yang tidak berkualitas akan berdampak buruk bagi perusahaan. Selain itu, karyawan baru akan merasa kesulitan untuk bisa beradaptasi dengan lingkungan kerja.
Untuk itulah penting dilakukan onboarding di setiap perusahaan demi mencegah keluar masuk karyawan dan mengoptimalisasi pekerjaan karyawan di kantor.
