Cara membuat to do list

7 Cara membuat To Do List yang Efektif

Apakah kalian termasuk orang yang biasa membuat to-do-list baik harian, mingguan, atau bahkan bulanan? Membuat to-do-list atau daftar tugas sering dilakukan untuk memprioritaskan suatu agenda dan memastikan tidak lupa dilakukan. Psikolog dan Penulis, Dr. David Cohen yang dikutip dari laman theguardian menyatakan setidaknya ada tiga alasan ia membuat to-do-list yaitu mengurangi keribetan dalam mengatur tugas, membuat tugas menjadi terstruktur, dan memastikan rencana bisa dijalankan. Pada akhirnya to-do-list adalah bukti akan apa yang sudah dicapai dalam kegiatan harian, mingguan, atau bulanan.

Meskipun tidak semua orang melakukan hal ini, tetapi bagi mereka yang terbiasa, membuat to-do-list adalah hal menyenangkan. Apalagi ketika tiap list yang dibuat dicoret/dicentang sebagai bentuk selesainya tugas tersebut, maka kepuasaan batin akan dirasakan.

Baca Juga: Manajemen Waktu Anda Bermasalah Saat Bekerja? Lakukan 8 Hal ini!

Tapi pernahkah kalian terpikir bahwa to-do-list yang dibuat sudah benar-benar efektif? Jika masih ragu, berikut 7 cara membuat to-do-list agar efektif dalam penerapannya.

1. Buat To-do-list Harian Pada Malam Sebelumnya

Biasanya saat malam adalah saat menceklist to-do-list di hari tersebut. Setelah melakukannya, kalian bisa langsung membuat to-do-list untuk hari esok. Membuat to-do-list seteleh mereview to-do-list sebelumnya akan memudahkan mengurutkan prioritas jika ada tugas yang belum diselesaikan di hari sebelumnya.

Membuat to-do-list saat malam juga berarti memberikan waktu lebih luang untuk memikirkan apa-apa saja yang diprioritaskan dan harus dikerjakan. Membuatnya saat pagi sebelum kerja justru bisa membuat terburu-buru dan to-do-list yang dibuat tidak efektif.

2. Mengurutkan Berdasarkan Prioritas

Sama halnya seperti membuat daftar belanjaan, apa yang ditulis diawal lebih cenderung akan kita cari lebih dulu. Begitupun untuk membuat to-do-list, sebaiknya menyusun berdasarkan urutan prioritasnya. Tugas yang dianggap paling mendesak diurutkan pertama agar lebih mudah diingat dan menjadi fokus.

3. Memberi Penjelasan Rinci di Setiap Tugas

Agar to-do-list benar-benar efektif, buatlah penjelasan rinci di setiap list tugasnya. Misalkan tugas membuat artikel, tulislah secara terperinci apa saja yang menjadi target seperti ‘menulis artikel dari pendahuluan sampai tinjauan pustaka’. Jangan hanya membuat to-do-list dengan hanya menulis ‘Buat Artikel’ karena justru akan membuat bingung dan tidak terarah yang justru akan membuang-buang waktu.

4. Hanya Menuliskan Tugas yang Pasti Bisa Dikerjakan

Terkadang dalam membuat to-do-list harian kita terlalu berobsesi mengerjakan banyak hal bahkan untuk tugas yang jelas tak akan sempat dilakukan. Hal seperti inilah yang harus dihindari. Pastikan bahwa to-do-list yang ditulis benar-benar penting dan bisa dikerjakan. Memaksakan memasukkan tugas yang sudah pasti tidak bisa dikerjakan dalam to-do-list akan berdampak buruk seperti stress karena terlalu banyak yang harus dikerjakan. 

Dampak lain adalah perasaan gagal karena sering melihat list yang tidak dicoret/dicontreng, hingga yang lebih parah adalah merasa biasa saja dengan list yang tidak dilakukan karena sudah sering dilihat. Dampak terakhir ini tentu saja akan membuat kebiasaan menulis to-do-list justru tidak lagi efektif.

Anda dapat menggunakan Metode SMART, untuk mengukur target harian, mingguan atau bulanan dari to-do-list yang anda tulis.

5. Metode 1-3-5

Metode 1-3-5 mungkin bisa dicontoh agar to-do-list menjadi lebih efektif diterapkan. Metode ini bisa dilakukan bagi kalian yang memang cukup banyak agenda yang akan dikerjakan di hari tersebut. Maksud metode ini adalah menetapkan satu prioritas pekerjaan yang dianggap paling krusial/penting, lalu tiga tugas umum atau standar, dan lima tugas-tugas kecil.

6. Memperkirakan Waktu Penyelesaian Setiap Tugas

Agar efektif, tugas-tugas dalam to-do-list harus sudah dipertimbangakn waktu pengerjaannya. Apakah bisa diselesaikan dalam hari bersangkutan atau hanya berapa persennya saja. Dengan membuat perkiraan waktu, kalian bisa memperkirakan berapa jam jika semua tugas ingin diselesaikan. Jika melebihi waktu harian, tentu harus ada tugas-tugas yang diprioritaskan atau mempertimbangkan mengerjakannya sebagian dahulu.

7. Menuliskan To-do-List dengan Kalimat Perintah

Tips ini mungkin secara sadar atau tidak bisa sangat membantu mengefektifkan to-do-list. Menggunakan kalimat perintah menjadi pemicu diri untuk dengan serius mengerjakannya. Sebagai contoh jika ingin mengerjakan artikel, jangan hanya tulis ‘artikel’ tetapi menjadi ‘kerjakan artikel’. Jika memang perlu, kalian juga bisa menambangkan kata-kata penyemangat lain seperti alasan mengapa hal tersebut harus dikerjakan.

To-do-list pada hakikatnya adalah alat perintah akan diri sendiri untuk mengerjakan sesuatu. Penerapan to-do-list di kehidupan sehari-hari bisa memberikan arahan pada diri sendiri untuk mengerjakan hal yang memang penting dan membuat mindset pada diri bahwa ‘masih ada pekerjaan X yang harus saya selesaikan’. Agar fungsi to-do-list ini benar-benar efektif, perlu kreatifitas untuk membuatnya sebagaimana 7 tips diatas.

Dapatkan informasi mengenai LinovHR, Software HRIS berbasis web yang dapat membantu anda dalam mengelola Administrasi HR seperti Absensi, cuti, payroll, PPh 21, BPJS, Talent Management dan Performance Appraisal.