Apakah kalian termasuk orang yang biasa membuat to do list baik harian, mingguan, atau bahkan bulanan?
Membuat to do list atau daftar tugas sering dilakukan untuk memprioritaskan suatu agenda dan memastikan tidak lupa untuk dilakukan. Apabila iya, maka Anda termasuk orang yang teratur dan disiplin.
Pembuatan to do list ini tentu memudahkan penggunanya dalam menjalankan suatu tugas atau aktivitas yang akan dilakukan. Maka dari itu, pembuatan daftar ini harus dilakukan sebaik mungkin supaya menjadi guidance yang baik dalam menyelesaikan tugas.
Simak artikel LinovHR satu ini tentang arti to do list, cara membuat dan contoh daftar aplikasinya.
Apa Itu To Do List?
To do List adalah bagian dari perencanaan yang berupa sekumpulan daftar tugas yang perlu diselesaikan dalam rentan waktu tertentu. Dibuat dalam rentan waktu tertentu (harian, mingguan atau bulanan).
Psikolog dan Penulis, Dr. David Cohen yang dikutip dari laman theguardian menyatakan setidaknya ada tiga alasan ia membuat to-do-list. Yaitu mengurangi keribetan dalam mengatur tugas, membuat tugas menjadi terstruktur, dan memastikan rencana bisa dijalankan.
Pada akhirnya to-do-list adalah bukti akan apa yang sudah dicapai dalam kegiatan harian, mingguan, atau bulanan.
Cara Membuat To Do List
Meskipun tidak semua orang melakukan hal ini, tetapi bagi mereka yang terbiasa, membuat to do list adalah hal menyenangkan. Apalagi ketika tiap list yang dibuat dicoret/dicentang sebagai bentuk selesainya tugas tersebut, maka kepuasaan batin akan dirasakan.
Tapi pernahkah kalian terpikir bahwa to do list yang dibuat sudah benar-benar efektif? Jika masih ragu, berikut 7 cara membuat to do list agar efektif dalam penerapannya.
1. Buat To do list Harian Pada Malam Sebelumnya
Biasanya saat malam adalah saat menceklist to do list di hari tersebut. Setelah melakukannya, kalian bisa langsung membuat to do list untuk hari esok. Membuat to do list seteleh mereview to do list sebelumnya akan memudahkan mengurutkan prioritas jika ada tugas yang belum diselesaikan di hari sebelumnya.
Membuat to do list saat malam juga berarti memberikan waktu lebih luang untuk memikirkan apa-apa saja yang diprioritaskan dan harus dikerjakan. Membuatnya saat pagi sebelum kerja justru bisa membuat terburu-buru dan daftar tugas yang dibuat tidak efektif.
2. Mengurutkan Berdasarkan Prioritas
Sama halnya seperti membuat daftar belanjaan, apa yang ditulis diawal lebih cenderung akan kita cari lebih dulu. Begitupun untuk membuat to do list, sebaiknya menyusun berdasarkan urutan prioritasnya. Tugas yang dianggap paling mendesak diurutkan pertama agar lebih mudah diingat dan menjadi fokus.
3. Memberi Penjelasan Rinci di Setiap Tugas
Agar to-do-list benar-benar efektif, buatlah penjelasan rinci di setiap list tugasnya. Misalkan tugas membuat artikel, tulislah secara terperinci apa saja yang menjadi target seperti ‘menulis artikel dari pendahuluan sampai tinjauan pustaka’.
Jangan hanya membuat to-do-list dengan hanya menulis ‘Buat Artikel’ karena justru akan membuat bingung dan tidak terarah yang justru akan membuang-buang waktu.
4. Hanya Menuliskan Tugas yang Pasti Bisa Dikerjakan
Terkadang dalam membuat to do list harian kita terlalu berobsesi mengerjakan banyak hal bahkan untuk tugas yang jelas tak akan sempat dilakukan. Hal seperti inilah yang harus dihindari.
Pastikan bahwa to do list yang ditulis benar-benar penting dan bisa dikerjakan. Memaksakan memasukkan tugas yang sudah pasti tidak bisa dikerjakan dalam to do list akan berdampak buruk seperti stress karena terlalu banyak yang harus dikerjakan.
Dampak lain adalah perasaan gagal karena sering melihat list yang tidak dicoret/dicontreng, hingga yang lebih parah adalah merasa biasa saja dengan list yang tidak dilakukan karena sudah sering dilihat. Dampak terakhir ini tentu saja akan membuat kebiasaan menulis to do list justru tidak lagi efektif.
Anda dapat menggunakan Metode SMART, untuk mengukur target harian, mingguan atau bulanan dari to-do-list yang anda tulis.
5. Metode 1-3-5
Metode 1-3-5 mungkin bisa dicontoh agar to-do-list menjadi lebih efektif diterapkan. Metode ini bisa dilakukan bagi kalian yang memang cukup banyak agenda yang akan dikerjakan di hari tersebut. Maksud metode ini adalah menetapkan satu prioritas pekerjaan yang dianggap paling penting, lalu tiga tugas umum atau standar, dan lima tugas-tugas kecil.
6. Memperkirakan Waktu Penyelesaian Setiap Tugas
Agar efektif, tugas-tugas dalam to-do-list harus sudah dipertimbangkan waktu pengerjaannya. Apakah bisa diselesaikan dalam hari bersangkutan atau hanya berapa sebagian saja.
Dengan membuat perkiraan waktu, kalian bisa memperkirakan berapa jam jika semua tugas ingin diselesaikan. Jika melebihi waktu harian, tentu harus ada tugas-tugas yang diprioritaskan atau mempertimbangkan mengerjakannya sebagian dahulu.
7. Menuliskan To do List dengan Kalimat Perintah
Tips ini mungkin secara sadar atau tidak bisa sangat membantu mengefektifkan to do list. Menggunakan kalimat perintah menjadi pemicu diri untuk dengan serius mengerjakannya.
Sebagai contoh jika ingin mengerjakan artikel, jangan hanya tulis ‘artikel’ tetapi menjadi ‘kerjakan artikel’. Jika memang perlu, kalian juga bisa menambangkan kata-kata penyemangat lain seperti alasan mengapa hal tersebut harus dikerjakan.
To do list pada hakikatnya adalah alat perintah akan diri sendiri untuk mengerjakan sesuatu. Penerapan to-do-list di kehidupan sehari-hari bisa memberikan arahan pada diri sendiri untuk mengerjakan hal yang memang penting dan membuat mindset pada diri bahwa ‘masih ada pekerjaan X yang harus saya selesaikan’.
Agar fungsi to-do-list ini benar-benar efektif, perlu kreatifitas untuk membuatnya sebagaimana 7 tips diatas.
Baca Juga: Manajemen Waktu Anda Bermasalah Saat Bekerja? Lakukan 8 Hal ini!
Contoh To Do List
Berikut adalah contoh to do list harian -asumsikan saja- seorang penulis artikel.
-
Membuat planning content hari Senin.
-
Menulis artikel dengan tema keuangan.
-
Menulis artikel dengan tema bisnis digital.
-
Menulis release untuk keperluan publikasi produk baru.
Aplikasi To Do List
Informasi di atas adalah cara dan contoh membuat to do list secara manual. Namun, saat ini juga sudah terdapat aplikasi untuk membuat daftar tugas. Berikut adalah contoh-contohnya.
1. Todoist
2. Asana
3. Ticktick
4. Clickup
5. Google Calendar
Baca Juga: Tips Menggunakan Google Calendar
Itulah tadi pembahasan mengenai to do list. Daftar perencanaan tugas ini digunakan agar orang yang menyusunnya dapat menyelesaikan aktivitas atau tugasnya dengan baik. Terdapat beberapa tipsnya juga agar pembuatan to do list dapat maksimal.
Semoga bermanfaat.
