Dalam era digital yang semakin maju, teknologi telah menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari Anda. Untuk menjaga produktivitas dalam menjalani kehidupan, salah satu teknologi yang sangat berguna yaitu Google Calendar.
Google Calendar adalah layanan kalender daring yang dikembangkan oleh Google dan dapat diakses dari perangkat apa pun dengan koneksi internet. Alat ini dapat digunakan untuk mengatur jadwal pribadi maupun pekerjaan.
Pasalnya, Google Calendar bukan hanya sekedar kalender biasa, tetapi di dalamnya terdapat berbagai fitur canggih.
Nah, pada artikel LinovHR kali ini kita akan membahas perihal cara menggunakan Google Calendar untuk meningkatkan produktivitas kerja beserta fitur-fitur canggih tersebut.
Mari simak ulasan dari LinovHR tentang berikut!
Apa itu Google Calendar?
Google Calendar salah satu aplikasi web dari Google yang bisa Anda gunakan untuk mengelola jadwal dan tugas. Layanan ini memungkinkan pengguna untuk membuat jadwal kegiatan dan mengatur waktu dengan mudah dan efisien.
Google Calendar dapat diakses dari perangkat apa pun dengan koneksi internet. Anda bisa mengakses menggunakan akun Google dan mengunduh pada smartphone maupun komputer.
Google Calendar juga dapat disambungkan ke banyak aplikasi lain, seperti Gmail, Trello, Google Meet, dan Slack. Sehingga, pengguna dapat memudahkan koordinasi dengan rekan kerja atau tim.
Selain itu, pengguna juga dapat menambahkan notifikasi untuk setiap acara atau tugas yang telah ditetapkan. Dengan begitu, pengguna dapat mengatur alarm untuk kegiatan tertentu dan tidak ada kegiatan yang terlupakan.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Kalender Kerja untuk Meningkatkan Produktivitas
Manfaat Google Calendar
Google Calendar merupakan salah satu aplikasi produktivitas yang sangat berguna bagi para penggunanya. Beberapa manfaat dari penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut:
1. To Do List
Tidak disangka, layanan kalender dari Google ini juga dapat dimanfaatkan untuk mencatat daftar kegiatan yang perlu dilakukan, baik itu agenda harian, mingguan, atau bulanan.
Pengguna dari berbagai latar belakang, tidak hanya pekerja, tetapi juga mahasiswa atau pelajar dapat memanfaatkan fitur ini.
Dengan mencatat to-do list atau yang harus dilakukan pada Google Calendar, seseorang dapat mencapai tujuan hidupnya dalam kehidupan sehari-hari dengan lebih mudah.
2. Meningkatkan Produktivitas
Google Calendar memiliki berbagai fitur yang membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja, seperti pengingat, kode warna, dan integrasi dengan aplikasi lain.
Dengan pengingat, pengguna dapat mengatur alarm untuk kegiatan tertentu, sehingga tidak ada kegiatan yang terlupakan.
Pada fitur kode warna, pengguna dapat membedakan kegiatan yang memiliki tingkat urgensi dan prioritas yang berbeda.
Sedangkan dengan integrasi dengan aplikasi lain, pengguna dapat meningkatkan efisiensi kerja.
3. Mengatur Rapat
Google Calendar sangat berguna dalam mengatur jadwal rapat. Dengan fitur undangan rapat, pengguna dapat membuat jadwal rapat dan mengirimkan undangan ke peserta rapat dengan mudah.
Pengguna juga dapat memilih waktu yang cocok untuk semua peserta rapat menggunakan fitur “find a time“. Selain itu, Google Calendar juga dapat mengirimkan pengingat rapat kepada semua peserta.
4. Membantu dalam Pengaturan Jadwal
Menggunakan Google Calendar, pengguna dapat dengan mudah mengatur jadwal mereka dalam bentuk kalender. Pengguna dapat menambahkan kegiatan atau acara ke dalam kalender tersebut, seperti rapat, deadline pekerjaan, atau acara pribadi.
Dengan pengaturan jadwal yang baik, pengguna dapat menghindari konflik jadwal dan memastikan bahwa semua kegiatan dapat dilakukan tepat waktu.
Cara Menggunakan Google Calendar untuk Kerja
Ada beberapa cara menggunakan Google Calendar untuk meningkatkan produktivitas kerja, di antaranya:
1. Login
Sebelum mengakses Google Calendar, pastikan terlebih dahulu bahwa Anda telah masuk ke akun Gmail Anda. Setelah itu, buka browser dan ketikkan “Google Calendar” pada kolom pencarian, lalu pilih opsi teratas yang muncul.
2. Pahami Fitur
Setelah aplikasi Google Calendar terbuka, sebaiknya Anda mengeksplorasi terlebih dahulu fitur yang tersedia pada aplikasi ini.
3. Membuat Jadwal Rapat
Setelah mengeksplorasi fitur, pasti Anda perlu menghadiri rapat. Untuk mempermudah pencatatan jadwal tersebut, Anda bisa menggunakan Google Calendar untuk membuat jadwal meeting.
Selain itu, Anda juga bisa membuat event atau jadwal meeting sendiri. Cara membuatnya mudah, Anda bisa menyambungkan Google Calendar dan Google Meet dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Klik tombol “Create” di pojok kiri atas.
- Buat judul meeting, tentukan waktunya, dan pilih rekan kerja atau orang yang akan diundang dalam rapat.
- Klik “Add Google Meet video conferencing” untuk memunculkan link rapat.
- Anda juga bisa mengecek jadwal kerja anggota tim langsung lewat Google Meet dan mencari waktu paling cocok untuk semua orang.
4. Memberikan Pengingat
Jika Anda sering lupa, Google Calendar bisa mengingatkan Anda setiap ada agenda yang harus dihadiri. Pengingat ini bisa diatur 10 menit atau 5 menit sebelum acara berlangsung.
Berikut cara membuat pengingat di Google Calendar:
- Klik menu “Settings”.
- Pilih “Settings for my calendars”.
- Klik “Event notifications”.
- Tentukan kapan waktu pengingat yang diinginkan.
- Pilih notifikasi atau email sebagai mode pengiriman pengingat.
- Klik “Add notification”.
Baca Juga: Cara Mengirim Email Lamaran Kerja Beserta Contoh
5. Membuat To Do List
Berikut ini adalah cara menggunakan Google Calendar untuk membuat to do list:
- Klik “Tasks” di sebelah kanan.
- Klik tombol “Get started”.
- Pilih “Add a task”.
- Ketik tugas atau hal yang harus dilakukan di kotak yang tersedia.
- Masukkan tenggat waktu pekerjaan dan detail yang harus diselesaikan.
Baca Juga: Solusi Praktis Cara Menghapus Akun Google di HP dan Laptop
Untuk HR Kerja Makin Produktif dengan LinovHR
Menerapkan aplikasi kalender dalam perusahaan menjadi hal penting bagi manajemen yang bertanggung jawab untuk merencanakan penjadwalan agenda.
Google Calendar memang memiliki fitur yang mumpuni untuk menjadwalkan acara dan rapat perusahaan, namun aplikasi ini juga masih memiliki kekurangan, terutama dalam mengatur karyawan.
Oleh karena itu, untuk mengatur acara perusahaan dan jadwal kerja karyawan, Anda bisa mempercayakan fitur Calendar yang terdapat pada Software Absensi LinovHR.
Fitur Calendar pada Software Absensi LinovHR tak hanya berguna untuk menjadwalkan acara perusahaan, tetapi juga untuk menentukan kriteria karyawan yang berhak mendapatkan libur atau terlibat dalam acara tertentu.
Dengan kemudahan yang ditawarkan, HR dapat membuat penjadwalan di perusahaan secara efektif dan meningkatkan produktivitas karyawan di lingkungan kerja.
Jadi, gunakan aplikasi kalender yang tepat untuk meningkatkan efisiensi penjadwalan di perusahaan Anda dengan mempercayakan Software Absensi LinovHR! Silahkan kunjungi website-nya dan ajukan demo gratis sekarang juga, ya!
