cara menghitung kpi

Rumus dan Cara Menghitung KPI Karyawan yang Benar

KPI atau key performance indicator merupakan cara untuk mengukur progress dan target secara spesifik dan fokus. Melalui KPI, perusahaan bisa mengetahui sudah sejauh mana target perusahaan tercapai. Selain itu, perusahaan juga bisa tahu hal apa yang perlu ditingkatkan agar target bisa tercapai sesuai rencana.

KPI bisa digunakan untuk mengukur banyak hal. Mulai dari tercapainya target pendapatan perusahaan hingga sukses atau tidaknya peluncuran produk baru di perusahaan.

Oleh karena cakupan KPI yang beragam, penghitungan KPI membutuhkan rumus yang tepat. Jangan sampai KPI dihitung dengan rumus yang salah karena informasi yang akan dihasilkan pun akan menjadi tidak tepat.

Apa saja rumus menghitung KPI dan penggunaannya? Berikut ini adalah ulasan LinovHR mengenai rumus dan cara menghitung KPI yang bisa Anda baca.

 

Rumus Menghitung KPI

Setiap KPI dihitung dengan cara yang berbeda-beda. Untuk menentukan cara perhitungan yang paling tepat untuk setiap KPI, berikut adalah rumus menghitung KPI yang bisa digunakan.

 

1. Perhitungan

Perhitungan merupakan cara paling mudah dalam menghitung KPI. Lewat perhitungan, karyawan dapat mengetahui kuantitas target. Rumus ini paling cocok digunakan pada target yang populasinya kurang lebih selalu sama setiap waktu.

Contoh rumus KPI dengan perhitungan adalah:

  • Banyak penjualan yang terjadi di setiap bulan.
  • Banyak konsumen yang menjawab survei dengan memilih ‘puas’.

 

2. Penjumlahan

Penjumlahan mirip dengan perhitungan, namun keduanya berbeda. Perhitungan hanya bisa dilakukan untuk bilangan bulat. Sementara penjumlahan bisa dilakukan untuk berbagai macam nilai, mulai dari bilangan bulat hingga desimal.

Sama seperti perhitungan, penjumlahan juga sebaiknya digunakan untuk target-target dengan cakupan yang sama dalam jangka waktu tertentu. Contoh KPI dengan penjumlahan yaitu:

  • Jumlah waktu yang dihabiskan untuk membuat sales call.
  • Total pendapatan yang diperoleh dalam waktu sebulan.

 

3. Rata-rata

Rata-rata merupakan penjumlahan dibagi banyak orang atau hal yang menjadi dasar perhitungan. Rata-rata digunakan untuk mengetahui tingkatan suatu hasil yang tercapai, bukan hanya untuk mengetahui apakah hasil tercapai atau tidak.

KPI yang menggunakan rumus rata-rata misalnya:

  • Rata-rata pendapatan penjualan untuk setiap sales call.
  • Rata-rata biaya produksi setiap produk.
  • Rata-rata penilaian kepuasan dari konsumen.

 

Sayangnya, terdapat batasan dalam menggunakan rata-rata. Batasan tersebut adalah populasi yang kecil, adanya data outlier, dan distribusi data yang tidak simetris.

Kecilnya populasi akan membuat rata-rata sering berubah seiring dengan waktu. Nilainya pun seolah-olah akurat, meski sebenarnya tidak.

Lalu, adanya data outlier atau data yang nilainya terpaut jauh dengan data lainnya akan mengacaukan rata-rata. Sama halnya dengan distribusi data yang tidak simetris, misalnya data penjualan yang sangat tinggi mencapai 50 juta rupiah, padahal biasanya hanya berkisar di antara 5 hingga 10 juta rupiah.

 

4. Persentase

Persentase adalah banyaknya orang atau hal dalam populasi yang memiliki kriteria tertentu dibagi dengan total populasi lalu dikali 100. Persentase adalah rumus KPI terbaik yang bisa digunakan untuk melihat seberapa banyak target populasi sesuai dengan hasil performa KPI.

Populasi target yang terus berganti akan membuat perhitungan KPI tidak akurat. Oleh karena itu, persentase bisa digunakan untuk mengetahui apakah KPI berhasil dicapai atau tidak.

Agar lebih memahami tentang rumus KPI berupa persentase, berikut contohnya:

  • Persentase sales call yang berakhir dengan penjualan.
  • Persentase konsumen yang puas dalam menggunakan layanan perusahaan.
  • Persentase pertumbuhan penjualan per 3 bulan.

 

Akan tetapi, rumus KPI menggunakan persentase tidak bisa mengetahui seperti apa bentuk pencapaian target yang dialami. Misalnya, karyawan hanya bisa tahu seberapa banyak konsumen yang puas, tetapi tidak tahu seperti apa bentuk kepuasan yang konsumen alami.

 

5. Rasio

Rasio merupakan perbandingan antara numerator dan denominator. Rasio digunakan untuk membandingkan dua angka yang berkaitan.

Agar lebih memahami tentang rumus rasio pada KPI, berikut contohnya:

  • Perbandingan antara inbound sales call dan outbound sales call.
  • Perbandingan antara total penjualan offline dan total penjualan online.

 

Cara Menghitung KPI yang Benar

Sementara itu, cara menghitung KPI yang benar adalah sebagai berikut:

 

1. Menentukan Rumus yang Tepat

Agar perhitungan KPI dapat dilakukan dengan tepat dan akurat, rumus yang digunakan juga harus tepat. Rumus yang dipilih harus bisa memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Misalnya untuk mengetahui keterlibatan karyawan dalam kegiatan peningkatan skill, maka rumus yang bisa dipilih adalah perhitungan. Rumus ini dipilih karena perusahaan bisa langsung menghitung total karyawan yang mengikuti pelatihan peningkatan skill.

Sementara itu, untuk mengukur tingkat turnover karyawan di perusahaan, rumus yang bisa digunakan adalah persentase. Persentase diperoleh dengan membagi jumlah karyawan resign dengan total jumlah karyawan.

 

2. Menghitung Skor KPI Minimal

Skor minimal pada KPI menunjukkan bahwa pencapaian KPI semakin baik jika angkanya semakin kecil. Contoh KPI yang menggunakan skor minimal adalah menurunkan turnover karyawan dan menurunkan keterlambatan kerja karyawan.

Jika angka turnover atau keterlambatan kerja karyawan di perusahaan semakin kecil, maka semakin bagus pula pencapaian KPI-nya.

Untuk menghitung skor KPI minimal, rumus yang digunakan adalah:

 

(Target/Capaian) x Bobot KPI

 

Atau

 

(Target/Capaian) x 100%

 

Target merupakan nilai yang ingin dicapai, sementara capaian adalah nilai yang telah berhasil dicapai dalam kurun waktu tertentu.

 

Sebagai contoh, suatu perusahaan menargetkan tingkat turnover karyawan minimal sebesar 3% dari total karyawan. Pada triwulan pertama, tingkat turnover karyawan mencapai 2.5%. Bobot KPI ini yaitu 10.

Maka, skor KPI minimalnya adalah:

 

(3/2.5) x 10 = 12.

 

(3/2.5) x 100% = 120%.

 

Berdasarkan perhitungan, skor KPI sebesar 120% dan skor akhir KPI sebesar 12. Skor KPI sudah melebihi skor 100% sehingga target sudah terpenuhi.

 

3. Menghitung Skor KPI Maksimal

Kebalikan dengan skor KPI minimal, skor KPI maksimal menunjukkan bahwa pencapaian KPI semakin baik jika angkanya semakin besar.

Contoh KPI dengan skor maksimal yaitu keterlibatan karyawan dalam pelatihan dan kepuasan karyawan dalam bekerja di perusahaan. Jika jumlah karyawan yang ikut pelatihan semakin banyak dan karyawan semakin puas bekerja di perusahaan, semakin baik KPI-nya.

Skor KPI maksimal dihitung dengan rumus:

 

(Capaian/Target) x Bobot KPI

 

Atau

 

(Capaian/Target) x 100%

 

Misalnya, perusahaan menargetkan 20 orang karyawan mengikuti pelatihan. Pada pelaksanaannya di triwulan pertama, total karyawan yang mengikuti pelatihan adalah 17 orang. Bobot KPI ini adalah 15.

Perhitungan KPI maksimalnya menjadi:

 

(17/20) x 15 = 12.75.

 

(17/20) x 100% = 85%.

 

Dari perhitungan, diketahui bahwa skor KPI adalah 85% dan skor akhirnya adalah 12.75. Sehingga, dapat dikatakan bahwa KPI belum terpenuhi karena skornya belum mencapai 100%.

 

Baca Juga: Cara Membuat KPI Sales yang Benar

 

Aplikasi KPI LinovHR Bantu Hitung KPI Lebih Efisien

Menghitung KPI menjadi hal penting yang perlu dilakukan perusahaan. Dengan KPI, perusahaan bisa tahu apa saja hal-hal yang bisa dicapai dan apa saja hal yang masih terhambat untuk dicapai.

KPI juga menjadi penilaian yang objektif untuk menilai kinerja seorang karyawan. Namun, walaupun sudah ada rumus menghitung KPI, nyatanya proses KPI masih menjadi hal yang merepotkan, apalagi bila dilakukan secara manual.

 

performance review

 

Jika Anda tidak mau pusing dengan bagaimana cara menghitung KPI, Anda perlu menggunakan bantuan Aplikasi KPI LinovHR.

Aplikasi ini memiliki fitur KPI yang dapat membantu Anda mengelola KPI dengan lebih efektif dan efisien. Melalui fitur ini, manajemen perusahaan bisa mengetahui sejauh mana progress karyawan dalam mengerjakan target pribadi dan perusahaan.

Aplikasi KPI ini merupakan bagian dari modul Performance Management LinovHR. Dimana modul ini memiliki fitur-fitur yang lebih lengkap untuk menilai performa karyawan. Seperti performance review, yang berguna untuk memberikan ulasan kepada karyawan. Dan juga Feedback, yang bertujuan untuk memberikan umpan balik kepada karyawan dari beberapa sumber.

Untuk mengenal lebih jauh tentang fitur KPI dan fitur-fitur lainnya pada Performance Management LinovHR, Anda bisa menjadwalkan demo. Demo ini gratis, bahkan ada promo menarik yang menanti Anda.

Hubungi kami sekarang!