Email signature, atau tanda tangan surat elektronik, menjadi unsur yang tak terpisahkan dari komunikasi elektronik saat ini.
Kehadirannya tidak hanya sebagai formalitas penutup pesan, tetapi juga sebagai cara efektif untuk memberikan identitas dan informasi kontak yang relevan.
Tanda tangan di email menjadi wadah untuk mengekspresikan kepribadian dan memberikan kesan profesional.
Dalam artikel LinovHR ini, kita akan membahas 10 contoh signature email yang menarik dan memberikan tips-tips berharga untuk membuatnya sesuai dengan gaya dan kebutuhan masing-masing.
Apa Itu Email Signature?
Email signature adalah bagian teks yang secara otomatis ditambahkan pada akhir setiap pesan email yang Anda kirim melalui platform seperti Gmail.
Teks ini biasanya berisi informasi kontak, seperti nama, jabatan, nomor telepon, dan alamat email Anda.
Selain itu, beberapa orang juga menggunakan tanda tangan email untuk menambahkan kesan pribadi, seperti kutipan favorit atau tautan ke situs web mereka.
Fungsinya tidak hanya sebagai penutup pesan, tetapi juga sebagai cara praktis untuk membagikan informasi penting dan memperkuat identitas atau brand dalam setiap komunikasi elektronik.
Mengapa Signature Email Penting?
Signature email memiliki peran penting dalam dunia bisnis karena fungsi serupa dengan kartu nama fisik dalam pertemuan tatap muka.
Kesesuaian antara kartu nama dan signature email menciptakan kesan profesional, memberikan kepercayaan, dan memperkuat branding perusahaan atau seseorang yang menggunakannya.
Selain memberikan informasi kontak, alamat kantor, dan alamat website, signature email juga berkontribusi pada kesan pertama yang positif kepada klien atau pelanggan potensial.
Desain yang tepat pada signature email tidak hanya meningkatkan kesan profesional, tetapi juga memastikan bahwa informasi yang disampaikan tidak menjadi distraksi, menjadikannya elemen krusial dalam komunikasi elektronik yang efektif.
Hal yang Perlu Dicantumkan dalam Email Signature
Dalam dunia bisnis modern, email signature atau tanda tangan email menjadi elemen yang tak terpisahkan dari komunikasi elektronik.
Tidak hanya sebagai tanda identitas, tetapi juga sebagai representasi profesionalisme.
Oleh karena itu, ada beberapa hal penting yang perlu dicantumkan dalam tanda tangan emailuntuk memberikan kesan yang positif kepada penerima pesan.
1. Nama
Cantumkan nama lengkap Anda sebagai langkah awal untuk memberikan identitas yang jelas.
Bagian ini membantu penerima pesan untuk mengenali Anda dengan mudah dan meningkatkan tingkat kepercayaan dalam interaksi bisnis.
2. Jabatan
Sebutkan jabatan Anda di perusahaan. Informasi ini memberikan gambaran kepada penerima pesan tentang posisi Anda dalam hierarki perusahaan.
Dengan cara ini, dapat membantu penerima pesan dalam memahami konteks dari pesan yang Anda kirim.
3. Keterangan Perusahaan
Sertakan keterangan singkat mengenai perusahaan tempat Anda bekerja saat ini.
Hal ini bisa berupa tagline perusahaan atau deskripsi singkat yang mencerminkan bidang usaha dan nilai-nilai inti perusahaan.
4. Nomor Telepon
Cantumkan nomor telepon yang dapat dihubungi. Dengan cara ini, memberikan kemudahan bagi penerima pesan untuk menghubungi Anda secara langsung jika ada pertanyaan atau keperluan mendesak.
5. Link yang Relevan
Tambahkan link yang relevan, seperti link ke halaman profil LinkedIn atau situs web perusahaan. Ini memungkinkan penerima pesan untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang Anda atau perusahaan.
Dengan mencantumkan informasi-informasi tersebut dalam signature email, Anda tidak hanya memberikan tanda identitas yang jelas.
Namun juga meningkatkan tingkat profesionalisme dan kepercayaan dalam setiap komunikasi bisnis melalui email.
Baca Juga: Pengertian CC dalam Email, Apa Itu Fungsinya?
Tips Menulis Email Signature
Sebagai pengguna email, memberikan tanda tangan yang baik memberikan kesan profesional kepada penerima email.
Berikut adalah beberapa tips untuk menyusun tanda tangan email yang efektif:
1. Identitas Diri atau Perusahaan
Penting untuk mencantumkan identitas dengan jelas. Jika Anda mengirim email secara personal, sertakan nama lengkap dan gelar.
Namun, jika Anda mewakili perusahaan, tambahkan nama lengkap, gelar, dan jabatan beserta nama perusahaan.
2. Alamat
Sebagai pengguna email personal, cantumkan alamat dengan singkat, cukup menyebutkan nama kabupaten dan provinsi.
Jika mewakili perusahaan, berikan alamat perusahaan yang spesifik, termasuk nama kota dan provinsi.
3. Nomor Telepon Aktif yang Dapat Dihubungi
Baik itu email personal atau perusahaan, sertakan nomor telepon aktif yang tentunya dapat dihubungi.
Ini memudahkan pembaca untuk menghubungi Anda secara langsung, meningkatkan interaksi dan responsivitas.
4. Tambahkan Alamat Website
Jika email bersifat personal, pertimbangkan keamanan data pribadi Anda sebelum mencantumkan alamat website.
Untuk email perusahaan, cantumkan link resmi perusahaan agar penerima bisa mengakses informasi lebih lanjut.
5. Tambahkan Foto atau Logo Perusahaan
Untuk email personal, tambahkan foto formal agar tanda tangan terlihat profesional. Untuk perusahaan, logo dapat menambah tingkat kepercayaan dan profesionalitas.
6. Buatlah dengan Singkat, Padat dan Jelas
Sederhanakan dengan mencantumkan informasi kunci seperti nama, alamat, nomor telepon, alamat website, dan foto atau logo.
Hindari membuat tanda tangan terlalu panjang dan hindari menambahkan terlalu banyak informasi yang tidak relevan.
7. Pastikan Informasi dalam Signature Tetap Relevan
Perbarui tanda tangan Anda secara berkala, terutama jika ada perubahan informasi seperti nomor telepon atau alamat. Pastikan selalu memberikan informasi yang relevan dan terkini.
Dengan menerapkan tips ini, tanda tangan email Anda akan menjadi alat yang efektif dalam meningkatkan identitas dan kesan profesional Anda dalam dunia bisnis.
Contoh Signature Email
Berikut ini beberapa template yang bisa Anda gunakan untuk menjadi referensi dalam membuat signature email.
Anda bisa menggunakan aplikasi di internet yang bisa diakses secara gratis untuk mendesain atau memodifikasi ulang contoh berikut.
1. Gaya Sederhana
Anda bahkan bisa menggunakan kata-kata saja tanpa harus menggunakan desain yang tentunya harus Anda buat terlebih dahulu.
Contoh:
Sumber: Yesware
2. Gaya Straightforward
Sama seperti di atas desain email signature yang satu ini juga masuk dalam kategori simple style, dengan contoh seperti berikut ini.
Contoh:
Sumber: Yesware
3. Email Signature dengan Logo Perusahaan
Desain email signature yang satu ini memiliki desain yang simple, tapi juga disertai dengan desain logo atau brand perusahaan.
Contoh:
Sumber: Yesware
4. Gaya Profesional
Gaya yang satu ini dibutuhkan kreativitas Anda untuk mengatur media sosial apa saja yang ingin Anda sertakan pada email signature template.
Contoh:
Sumber: Yesware
5. Email Signature dengan Portofolio
Jika Anda seorang profesional di bidang tertentu yang memiliki karya atau portofolio, atau seorang blogger yang memiliki banyak tulisan. Tidak ada yang salah dengan mencantumkan karya-karya atau pencapaian Anda.
Contoh:
Sumber: Yesware
6. Email Signature dengan Informasi Lengkap
Gaya dari email signature ini bisa juga anda gunakan untuk menambah kesan profesional. Anda juga bisa menambahkan foto profil pribadi Anda sebagai seorang profesional di bidangnya.
Contoh:
Sumber: Yesware
7. Email Signature dengan Call-to-Action
Terkadang, kalimat persuasif atau kalimat ajakan bisa mengundang ketertarikan seseorang untuk mengenal profil Anda lebih jauh lagi.
Contoh:
Sumber: Yesware
8. Personalisasi Gaya Anda dengan Sebuah Gambar
Seseorang akan dengan mudah mengingat visualisasi dari diri Anda. Anda bisa menggunakan sebuah gambar atau ilustrasi yang merupakan penggambaran diri Anda.
Contoh:
Lalu, kemudian di bawahnya Anda bisa sertakan email signature Anda.
Sumber: Yesware
9. Gaya Email Signature dengan Informasi Kontak Perusahaan
Pada template ini Anda bisa menggunakan desain yang menyertakan informasi kontak Anda serta alamat lengkap perusahaan.
Contoh:
Sumber: Yesware
10. Gunakan Email Signature Otomatis dari Iphone menggunakan “Sent from my Iphone”
Tim peneliti dari Stanford melakukan studi terhadap persepsi kredibilitas dari email yang mengandung kesalahan ejaan dan menggunakan tanda tangan “Sent from my iPhone” (dan tanpa).
Hasil penelitian tersebut memberikan kesimpulan penting, menggunakan tanda tangan bawaan iPhone dapat membantu meningkatkan citra Anda.
Apa yang ditemukan oleh para peneliti adalah bahwa ketika email menggunakan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang benar, pengirim dianggap sangat kredibel.
Dengan kata lain, penggunaan tanda tangan “Sent from my iPhone” pada email dapat memberikan kesan positif terhadap kredibilitas pengirim, meskipun pesan tersebut mungkin ditulis di perangkat seluler.
Ini menunjukkan bahwa penggunaan tanda tangan bawaan ini dapat menjadi strategi yang cerdas untuk mempertahankan reputasi profesional dalam komunikasi email sehari-hari.
Itulah penjelasan mengenai pentingnya membubuhkan email signature dalam email serta beberapa referensi yang bisa dijadikan sebagai contoh. Semoga ini memberikan wawasan lebih bagi Anda mengenai email signature.
