surat peringatan

3 Contoh Surat Peringatan (SP1,SP2,SP3), HRD Harus Tahu!

Semua perusahaan tidak ada yang menginginkan karyawannya dipecat karena alasan kurang kompeten atau tidak disiplin. Namun, apabila menemukan karyawan yang melanggar aturan perusahaan akan ditindak sesegera mungkin. Seperti diberikan surat peringatan SP1 dan SP2 agar karyawan bersangkutan dapat memperbaiki sikapnya.  Pembahasan kali ini menjelaskan tentang berbagai contoh surat peringatan yang wajib diketahui.

 

Regulasi tentang Surat Peringatan Kerja 

Karyawan yang melakukan kesalahan tidak dapat dipecat begitu saja. Ada beberapa tahapan seperti SP-1 dan SP-2. Pelanggaran atau tindakan yang dilakukan sudah melewati batas maka akan diberikan surat peringatan SP3. Dimana surat peringatan yang terakhir ini sekaligus surat pemutusan hubungan kerja.

Surat peringatan kerja tidak dapat dibuat sesuka hati oleh perusahaan atau divisi HRD. Adapun regulasi terkait surat peringatan berhubungan erat dengan pemutusan kerja yang mungkin dilakukan perusahaan. Terkait regulasi yang mengaturnya tercantum dalam Pasal 151 ayat (1) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang menjelaskan bahwa pengusaha sebagai pemberi kerja, serikat pekerja, dan pemerintah berupaya agar jangan sampai terjadi pemutusan hubungan kerja sepihak

Oleh sebab itu, dibutuhkannya surat peringatan karena pemberhentian pekerja tidak boleh dilakukan secara mendadak. Merujuk pada Pasal 161 UU Ketenagakerjaan memuat hal-hal yang menjelaskan jika karyawan yang melakukan pelanggaran yang diatur dalam perjanjian kerja dapat diberhentikan oleh perusahaan setelah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga berturut-turut. Surat peringatan tersebut berlaku maksimal 6 bulan kecuali ditentukan dalam perjanjian kerja bersama. 

 

Baca Juga: Jangan Abaikan Karyawan Berprestasi, Berikan 6 Penghargaan Berikut!

 

Tips Membuat Surat Peringatan Kerja

Pembuatan surat peringatan kerja tidak dapat sembarangan dilakukan. Pasalnya ada beberapa poin penting yang berhubungan dengan masa depan karyawan dan perusahaan. Selain itu, surat peringatan kerja juga harus dipatuhi sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan aturan pemerintah. Supaya tidak salah maka perhatikan beberapa tips membuat surat peringatan kerja berikut :

  1. Memastikan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan sudah melewati batas seperti yang disebutkan dalam Surat Perjanjian Kerja awal.
  2. Memastikan jangka waktu berlakunya Surat Peringatan. Berdasarkan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, pemberian Surat Peringatan memiliki masa berlaku selama 6 bulan.
  3. Pembuatan Surat Peringatan hanya dilakukan oleh Divisi HRD. Sehingga Divisi HRD benar-benar bertanggung jawab atas penindaklanjutan masalah internal perusahaan.
  4. Mencantumkan data karyawan yang diberikan Surat Peringatan dengan jelas. Minimal dalam Surat Peringatan Kerja menuliskan nama asli, ID karyawan, dan Jabatan.
  5. Mencantumkan tanda tangan dan nama dari pembuat Surat Peringatan Kerja.

 

Contoh Surat Peringatan Tahap 1 

PT Permata Berkah Abadi
Ruko Agung Jaya Kav. 1, B-8, Yogyakarta
Telp. (0274) 668020

Nomor: SP/006/10/2020
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Surat Peringatan

Kepada Yth.
Saudara Fitrianto
Staff Keuangan PT Permata Berkah Abadi

di Tempat

Memperhatikan surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 15 Oktober 2020, dengan ini Direktur PT Permata Berkah Abadi menginformasikan.

  1. Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan yang telah dilakukan Tim Pengawas PT Permata Berkah Abadi. Kinerja Saudara Fitrianto selama bekerja sebagai staff keuangan dinyatakan dan dinilai tidak mengacu terhadap SOP karyawan yang ditetapkan perusahaan.
  2. Saudara Fitrianto tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik seperti yang disepakati pada surat perjanjian kerja Penerbitan Pencetakan Majalah.
  3. Oleh karenanya Saudara Fitrianto diberikan Teguran Tertulis. 

 

Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.

Jakarta, 16 November 2020
PT Permata Berkah Abadi

 

Alwiansyah
Direktur Utama

 

Baca Juga: Melakukan Perencanaan Sumber Daya Manusia Bersama LinovHR

 

Contoh Surat Peringatan Tahap 2 

 

PT Nusantara Berdaya
Ruko Sinar Muda Kav. 2, B-10, Yogyakarta
Telp. (0274) 7902991

SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-2)
Nomor : 010/SP/XI/2019

Surat ini ditujukan kepada

Nama : Ninda
Jabatan : Staff Keuangan
Alamat : Jalan Pancasila 15 Yogyakarta

Bersama dengan surat ini, perusahaan harus menyampaikan surat peringatan kedua (SP-2) sebagai tindak lanjut dari surat peringatan pertama (SP-1) yang sebelumnya disampaikan kepada Saudari Ninda. Namun, Saudari Ninda tidak kunjung memberikan respon positif atas  surat peringatan tersebut. 

Supaya Saudari Ninda dapat memperbaiki sikap dan bekerja dengan profesional kembali, maka perusahaan menjatuhkan sanksi berdasarkan aturan yang berlaku dan disepakati, yakni :

  1. Pemotongan gaji sebesar Rp. 500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) selama 2 bulan.
  2. Tidak diperkenankan untuk menggunakan inventaris perusahaan berupa kendaraan.

Apabila teguran Surat Peringatan 2 ini juga tidak direspon dengan baik, maka dari itu perusahaan akan mengeluarkan SP-3 yang berarti pemberhentian pekerjaan secara sepihak.

Demikian Surat Peringatan 2 ini diterbitkan supaya dapat ditaati sebagaimana harusnya. Untuk Saudari Ninda diharapkan agar memperbaiki diri.

 

Yogyakarta, 29 November 2019
PT Nusantara Berdaya

Budi Hutomo
Direktur

 

Contoh Surat Peringatan Tahap 3 

PT Elegan Bening
Ruko Indah Permai Kav. 4, F-11, Jakarta Selatan
Telp. (021) 6607720

SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor : 011/SP3/XII/2019

Surat Peringatan Ke tiga (SP-3)/PHK ditujukan kepada:

Nama : Andita Fitri
Jabatan : Customer Service

 

Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP-3). Sekaligus pula disampaikan sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Kami mengeluarkan surat ini atas dasar ketidakdisiplinan yang telah dilakukan oleh Saudari Andita Fitri selama bekerja.

Kami memohon maaf karena terpaksa menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudari. Keputusan ini dibuat supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan semestinya.

Sehubungan dengan ini pula, honor Saudari Andita Fitri diberikan pada akhir bulan tanggal 29 Desember 2019.

Demikianlah Surat Peringatan Ketiga (SP-3) dibuat supaya diperhatikan dengan seksama dan ditaati oleh yang bersangkutan.

 

Jakarta, 17 Desember 2019
PT Elegan Bening

 

Supardi Makmur

Direktur

 

Hal yang Harus dilakukan Jika sudah Memberi SP Karyawan

Setelah mengetahui contoh surat peringatan, HRD harus memahami apa yang harus dilakukan setelahnya. Apabila HRD telah memberikan SP karyawan maka akan mencari solusi agar produktivitas karyawan optimal seperti sedia kala. Baik itu dengan memberikan motivasi kerja, mengajak berdiskusi, dan meninjau performa karyawan. Setelah itu, pantau kembali bagaimana kinerja karyawan, apakah sudah meningkat dan diperbaiki atau belum. hal ini akan menentukan kebijakan perusahaan nantinya. 

Namun, HRD tidak sanggup mengurus permasalahan seluruh karyawan bermasalah di perusahaan. Oleh karena itu sangat dibutuhkan aplikasi yang membantu pekerjaan HRD seperti Aplikasi HRD dari LinovHR.  Aplikasi satu ini efektif mengelola SDM dan administrasi HR agar semakin efektif. Kegunaannya sangat beragam yaitu menghitung upah karyawan termasuk PPh 21 dan BPJS Ketenagakerjaan, review kinerja, pengembangan pelatihan dan pengembagan karyawan, dan lainnya. Semoga informasi ini dapat bermanfaat!