Mematuhi peraturan dan tata tertib perusahaan merupakan kewajiban setiap karyawan. Apabila terjadi pelanggaran, HRD akan memberikan Surat Peringatan (SP) sesuai tingkat kesalahan. SP 1 dan SP 2 diberikan untuk pelanggaran ringan, sementara SP 3 untuk pelanggaran berat.
Surat teguran atau peringatan karyawan merupakan bentuk komunikasi formal dari manajemen perusahaan kepada karyawan yang tidak mematuhi kebijakan, norma, atau aturan perusahaan. Contohnya adalah karyawan yang tidak hadir beberapa hari tanpa pemberitahuan.
Oleh karena itu, penting bagi karyawan untuk memahami proses dan konsekuensi dari pemberian surat peringatan ini.
Regulasi Tentang Surat Peringatan Kerja
Pemberian surat peringatan kepada karyawan diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 161. Pada pasal 161 dijelaskan:
1. Perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja jika karyawan melanggar ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama setelah diberikan tiga kali surat peringatan secara berturut-turut.
2. Setiap surat peringatan berlaku maksimal 6 bulan, kecuali diatur lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Bedanya SP 1, SP 2 dan SP3
Surat Peringatan (SP) merupakan serangkaian peringatan formal yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bagian dari prosedur penegakan disiplin. Setiap tingkat SP memiliki tingkat keparahan dan konsekuensi yang berbeda. Berikut perbedaan dari SP1, SP2 dan SP3:
- Surat Peringatan 1 (SP 1): Peringatan awal yang bersifat korektif, diberikan ketika karyawan melakukan pelanggaran ringan atau kesalahan pertama kali. SP 1 bertujuan untuk memberi kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerjanya dan biasanya tidak disertai sanksi berat.
- Surat Peringatan 2 (SP 2): Peringatan yang lebih serius diberikan jika karyawan tidak menunjukkan perbaikan setelah menerima SP 1 atau melakukan pelanggaran berulang. SP 2 menegaskan bahwa perusahaan tidak menoleransi perilaku atau kinerja yang tidak sesuai dan menuntut tindakan perbaikan yang lebih signifikan dari karyawan. Konsekuensi dari SP 2 bisa berupa sanksi seperti skorsing atau pemotongan gaji.
- Surat Peringatan 3 (SP 3): Peringatan terakhir sebelum perusahaan mengambil tindakan pemutusan hubungan kerja (PHK). SP 3 diberikan jika masalah perilaku atau kinerja karyawan tetap berlanjut meskipun telah menerima SP 1 dan SP 2. Surat ini merupakan indikasi serius bahwa perusahaan telah kehilangan kepercayaan terhadap karyawan dan tidak melihat potensi perbaikan lebih lanjut.
Pemberian SP bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki diri dan memastikan lingkungan kerja yang produktif dan disiplin.
Namun, jika karyawan tidak merespons peringatan tersebut dengan perubahan positif, perusahaan dapat mengambil tindakan lebih lanjut sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku.
Baca Juga: 5 Tips Membuat Surat Peringatan untuk Karyawan
Contoh Surat SP1
- Contoh Surat Peringatan SP 1 Karena Absensi
2. Contoh Surat Peringatan SP 1 Karena Kinerja buruk
3. Contoh Surat Peringatan SP 1 Karena Tidak mematuhi SOP
Contoh Surat SP2
1. Contoh Surat Peringatan SP 2
2. Contoh Surat SP 2 dengan Pemotongan Gaji
3. Contoh Surat SP 2 dengan Pembatasan Akses Fasilitas
Contoh Surat SP3
1. Contoh SP 3 karena karyawan tidak disiplin
2. Contoh SP 3 sama dengan PHK
3. Contoh SP 3 Karyawan
Manajemen Surat Peringatan Kerja dengan Aplikasi Database Karyawan LinovHR
Dalam perusahaan yang menggunakan LinovHR, sebuah perangkat lunak sistem administrasi personal yang canggih, manajemen surat peringatan kepada karyawan menjadi lebih efisien dan terorganisir.
Dengan Aplikasi Database Karyawan dari LinovHR, perusahaan memiliki akses ke sistem yang terintegrasi dengan berbagai aspek manajemen HRD. Ini membuat proses manajemen surat peringatan menjadi lebih efisien dan transparan.
Setiap kali muncul masalah atau pelanggaran yang memerlukan tindakan, HRD dapat menggunakan Aplikasi Database Karyawan untuk mencatat dan mengidentifikasi masalah tersebut. Mereka dapat menggambarkan masalah dengan detail, termasuk tanggal, waktu, dan bukti yang relevan.
Dengan bantuan Aplikasi Database Karyawan LinovHR, perusahaan memiliki alat yang kuat untuk mengelola surat peringatan kepada karyawan dengan efisiensi, keadilan, dan transparansi yang tinggi.
Proses ini membantu perusahaan untuk mencapai tujuan mereka dalam memperbaiki perilaku dan kinerja karyawan sambil mematuhi pedoman dan peraturan yang berlaku.
LinovHR, sebagai perangkat lunak administrasi personal yang andal, terus mendukung perusahaan dalam perjalanan mereka menuju manajemen sumber daya manusia yang lebih efektif dan efisien.
