Semua perusahaan tidak ada yang menginginkan karyawannya dipecat karena alasan kurang kompeten atau tidak disiplin.
Namun, apabila menemukan karyawan yang melanggar aturan perusahaan akan ditindak sesegera mungkin.
Seperti diberikan surat peringatan SP1 dan SP2 agar karyawan bersangkutan dapat memperbaiki sikapnya. Pembahasan kali ini menjelaskan tentang berbagai contoh surat peringatan yang wajib diketahui.
Tujuan Dibuatnya Surat Peringatan Kerja
Surat peringatan kerja karyawan adalah alat yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkomunikasikan isu-isu atau masalah tertentu kepada seorang karyawan.
Tujuan utama dari surat peringatan kerja karyawan adalah sebagai berikut:
1. Peringatan dan perbaikan perilaku
Surat peringatan kerja digunakan untuk memberi tahu karyawan bahwa ada masalah atau perilaku yang tidak memadai atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Tujuannya adalah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerjanya.
2. Dokumentasi
Surat peringatan kerja juga berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat masalah atau pelanggaran yang telah terjadi.
Dokumentasi ini dapat digunakan sebagai referensi jika masalah tersebut berlanjut atau memburuk, atau jika tindakan lebih lanjut diperlukan, seperti pemutusan hubungan kerja.
3. Transparansi
Surat peringatan kerja juga memastikan transparansi dalam komunikasi antara perusahaan dan karyawan.
Dengan menyediakan rincian yang jelas tentang masalah atau pelanggaran, surat peringatan ini membantu menghindari kebingungan atau ketidaksepahaman.
4. Mematuhi hukum
Dalam beberapa yurisdiksi, perusahaan diharuskan untuk memberikan peringatan tertentu kepada karyawan sebelum melakukan tindakan pemutusan hubungan kerja.
Surat peringatan kerja dapat memenuhi persyaratan ini, jika diperlukan oleh hukum.
5. Mendorong perbaikan
Salah satu tujuan penting dari surat peringatan kerja adalah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja mereka.
Dengan memberikan peringatan dan menetapkan harapan yang jelas, perusahaan berharap karyawan akan bekerja sama untuk mencapai perbaikan.
6. Penghindaran konflik
Surat peringatan kerja dapat membantu menghindari konflik yang lebih besar di tempat kerja dengan memberikan cara formal untuk mengatasi masalah. Ini dapat membantu menjaga suasana kerja yang sehat dan produktif.
Regulasi Tentang Surat Peringatan Kerja
Karyawan yang melakukan kesalahan tidak dapat dipecat begitu saja. Ada beberapa tahapan seperti SP-1 dan SP-2.
Pelanggaran atau tindakan yang dilakukan sudah melewati batas maka akan diberikan surat peringatan SP3. Dimana surat peringatan yang terakhir ini sekaligus surat pemutusan hubungan kerja.
Surat peringatan kerja tidak dapat dibuat sesuka hati oleh perusahaan atau divisi HRD. Adapun regulasi terkait surat peringatan berhubungan erat dengan pemutusan kerja yang mungkin dilakukan perusahaan.
Terkait regulasi yang mengaturnya tercantum dalam Pasal 151 ayat (1) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang menjelaskan bahwa pengusaha sebagai pemberi kerja, serikat pekerja, dan pemerintah berupaya agar jangan sampai terjadi pemutusan hubungan kerja sepihak.
Oleh sebab itu, dibutuhkannya surat peringatan karena pemberhentian pekerja tidak boleh dilakukan secara mendadak.
Merujuk pada Pasal 161 UU Ketenagakerjaan memuat hal-hal yang menjelaskan jika karyawan yang melakukan pelanggaran yang diatur dalam perjanjian kerja dapat diberhentikan oleh perusahaan setelah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga berturut-turut.
Surat peringatan tersebut berlaku maksimal 6 bulan kecuali ditentukan dalam perjanjian kerja bersama.
Baca Juga: Jangan Abaikan Karyawan Berprestasi, Berikan 6 Penghargaan Berikut!
Tips Membuat Surat Peringatan Kerja
Pembuatan surat peringatan kerja tidak dapat sembarangan dilakukan. Pasalnya ada beberapa poin penting yang berhubungan dengan masa depan karyawan dan perusahaan.
Selain itu, surat peringatan kerja juga harus dipatuhi sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan aturan pemerintah.
Supaya tidak salah maka perhatikan beberapa tips membuat surat peringatan kerja berikut :
- Memastikan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan sudah melewati batas seperti yang disebutkan dalam Surat Perjanjian Kerja awal.
- Memastikan jangka waktu berlakunya Surat Peringatan. Berdasarkan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, pemberian Surat Peringatan memiliki masa berlaku selama 6 bulan.
- Pembuatan Surat Peringatan hanya dilakukan oleh Divisi HRD. Sehingga Divisi HRD benar-benar bertanggung jawab atas penindaklanjutan masalah internal perusahaan.
- Mencantumkan data karyawan yang diberikan Surat Peringatan dengan jelas. Minimal dalam Surat Peringatan Kerja menuliskan nama asli, ID karyawan, dan Jabatan.
- Mencantumkan tanda tangan dan nama dari pembuat Surat Peringatan Kerja.
Contoh Surat Peringatan Tahap 1 (SP1)
PT Permata Berkah Abadi
Ruko Agung Jaya Kav. 1, B-8, Yogyakarta
Telp. (0274) 668020Nomor: SP/006/10/2020
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Surat PeringatanKepada Yth.
Saudara Fitrianto
Staff Keuangan PT Permata Berkah Abadidi Tempat
Memperhatikan surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 15 Oktober 2020, dengan ini Direktur PT Permata Berkah Abadi menginformasikan.
- Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan yang telah dilakukan Tim Pengawas PT Permata Berkah Abadi. Kinerja Saudara Fitrianto selama bekerja sebagai staff keuangan dinyatakan dan dinilai tidak mengacu terhadap SOP karyawan yang ditetapkan perusahaan.
- Saudara Fitrianto tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik seperti yang disepakati pada surat perjanjian kerja Penerbitan Pencetakan Majalah.
- Oleh karenanya Saudara Fitrianto diberikan Teguran Tertulis.
Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 16 November 2020
PT Permata Berkah Abadi
Alwiansyah
Direktur Utama
Baca Juga: Melakukan Perencanaan Sumber Daya Manusia Bersama LinovHR
Contoh Surat Peringatan Tahap 2 (SP2)
PT Nusantara Berdaya
Ruko Sinar Muda Kav. 2, B-10, Yogyakarta
Telp. (0274) 7902991SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-2)
Nomor : 010/SP/XI/2019Surat ini ditujukan kepada
Nama : Ninda
Jabatan : Staff Keuangan
Alamat : Jalan Pancasila 15 YogyakartaBersama dengan surat ini, perusahaan harus menyampaikan surat peringatan kedua (SP-2) sebagai tindak lanjut dari surat peringatan pertama (SP-1) yang sebelumnya disampaikan kepada Saudari Ninda. Namun, Saudari Ninda tidak kunjung memberikan respon positif atas surat peringatan tersebut.
Supaya Saudari Ninda dapat memperbaiki sikap dan bekerja dengan profesional kembali, maka perusahaan menjatuhkan sanksi berdasarkan aturan yang berlaku dan disepakati, yakni :
- Pemotongan gaji sebesar Rp. 500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) selama 2 bulan.
- Tidak diperkenankan untuk menggunakan inventaris perusahaan berupa kendaraan.
Apabila teguran Surat Peringatan 2 ini juga tidak direspon dengan baik, maka dari itu perusahaan akan mengeluarkan SP-3 yang berarti pemberhentian pekerjaan secara sepihak.
Demikian Surat Peringatan 2 ini diterbitkan supaya dapat ditaati sebagaimana harusnya. Untuk Saudari Ninda diharapkan agar memperbaiki diri.
Yogyakarta, 29 November 2019
PT Nusantara Berdaya
Budi Hutomo
Direktur
Contoh Surat Peringatan Tahap 3 (SP3)
PT Elegan Bening
Ruko Indah Permai Kav. 4, F-11, Jakarta Selatan
Telp. (021) 6607720SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor : 011/SP3/XII/2019Surat Peringatan Ke tiga (SP-3)/PHK ditujukan kepada:
Nama : Andita Fitri
Jabatan : Customer Service
Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP-3). Sekaligus pula disampaikan sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Kami mengeluarkan surat ini atas dasar ketidakdisiplinan yang telah dilakukan oleh Saudari Andita Fitri selama bekerja.
Kami memohon maaf karena terpaksa menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudari. Keputusan ini dibuat supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan semestinya.
Sehubungan dengan ini pula, honor Saudari Andita Fitri diberikan pada akhir bulan tanggal 29 Desember 2019.
Demikianlah Surat Peringatan Ketiga (SP-3) dibuat supaya diperhatikan dengan seksama dan ditaati oleh yang bersangkutan.
Jakarta, 17 Desember 2019
PT Elegan Bening
Supardi Makmur
Direktur
Manajemen Surat Peringatan Kerja dengan Aplikasi Database Karyawan LinovHR
Dalam perusahaan yang menggunakan LinovHR, sebuah perangkat lunak sistem administrasi personal yang canggih, manajemen surat peringatan kepada karyawan menjadi lebih efisien dan terorganisir.
Dengan Aplikasi Database Karyawan dari LinovHR, perusahaan memiliki akses ke sistem yang terintegrasi dengan berbagai aspek manajemen HRD. Ini membuat proses manajemen surat peringatan menjadi lebih efisien dan transparan.
Setiap kali muncul masalah atau pelanggaran yang memerlukan tindakan, HRD dapat menggunakan Aplikasi Database Karyawan untuk mencatat dan mengidentifikasi masalah tersebut. Mereka dapat menggambarkan masalah dengan detail, termasuk tanggal, waktu, dan bukti yang relevan.
Dengan bantuan Aplikasi Database Karyawan LinovHR, perusahaan memiliki alat yang kuat untuk mengelola surat peringatan kepada karyawan dengan efisiensi, keadilan, dan transparansi yang tinggi.
Proses ini membantu perusahaan untuk mencapai tujuan mereka dalam memperbaiki perilaku dan kinerja karyawan sambil mematuhi pedoman dan peraturan yang berlaku.
LinovHR, sebagai perangkat lunak administrasi personal yang andal, terus mendukung perusahaan dalam perjalanan mereka menuju manajemen sumber daya manusia yang lebih efektif dan efisien.
Ayo ajukan demo sekarang juga dan dapatkan berbagai promo dari LinovHR!
