Surat peringatan (SP) merupakan surat yang pada umumnya hanya akan diberikan pada karyawan yang bermasalah atau telah melakukan pelanggaran disiplin saja.
Tujuannya, untuk membuat jera karyawan dan mencegahnya melakukan pelanggaran yang sama. Namun tentunya pembuatan dan pemberian SP tidak boleh asal dilakukan.
Karena ada peraturan perusahaan yang harus dipatuhi dalam membuat surat peringatan agar sesuai dengan peraturan yang telah dibuat pemerintah dalam hal ini undang-undang ketenagakerjaan.
Pengertian Surat Peringatan
Surat teguran atau surat peringatan karyawan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap aturan atau kebijakan perusahaan.
Tujuan dari surat peringatan ini adalah untuk memberikan teguran resmi dan memperingatkan karyawan agar tidak mengulangi pelanggaran tersebut di masa mendatang.
Selain itu, surat peringatan juga berfungsi sebagai bukti tertulis jika perusahaan perlu mengambil tindakan lebih lanjut, seperti pemutusan hubungan kerja.
Baca Juga : Apa Itu Surat Perintah Kerja? Berikut Contoh dan Cara Membuatnya!
Jenis-Jenis Surat Peringatan
Terdapat 3 jenis SP yang berupa SP1, SP2, atau SP3. Perbedaan ini tergantung pada tingkat keseriusan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
Biasanya SP diberikan kepada karyawan karena berbagai alasan, seperti ketidakdisiplinan, absensi, keterlambatan masuk kerja, perilaku tidak sopan, kelalaian, dan kegagalan mencapai target.
Berikut jenis surat SP:
Surat Peringatan Pertama (SP1)
SP1 merupakan surat yang diberikan sebagai teguran awal. Biasanya, perusahaan memberikan SP1 untuk pelanggaran yang bersifat ringan atau baru pertama kali terjadi.
Isinya berupa penjelasan mengenai pelanggaran yang dilakukan, serta peringatan agar karyawan tidak mengulangi kesalahan tersebut.
Surat Peringatan Kedua (SP2)
Jika karyawan yang bersangkutan kembali melakukan pelanggaran setelah menerima SP1, perusahaan akan mengeluarkan SP2.
Surat ini menunjukkan bahwa perusahaan memandang serius pelanggaran yang telah dilakukan. Dalam SP2, perusahaan mungkin memberikan konsekuensi tambahan atau tindakan disipliner yang lebih berat.
Surat Peringatan Ketiga (SP3)
Surat ini merupakan peringatan terakhir sebelum perusahaan mengambil tindakan yang lebih drastis, seperti pemecatan.
SP3 menunjukkan bahwa karyawan telah melakukan pelanggaran berulang kali meskipun telah diberikan peringatan sebelumnya.
Dalam surat ini, perusahaan akan menyatakan bahwa jika pelanggaran terjadi lagi, maka hubungan kerja dapat diakhiri.
Baca Juga: 5 Contoh Surat Peringatan Karyawan SP 1, 2, 3 Terbaru
Tips Memberikan Surat Peringatan untuk Karyawan
Berikut ini adalah 5 tips membuat surat peringatan untuk karyawan:
1. Memastikan Pelanggaran Yang Dilakukan
Memastikan bahwa pelanggaran memang sudah diluar batas ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja. Tujuannya agar pembuatan Surat Peringatan tidak hanya condong pada satu pihak saja.
2. Memastikan Durasi Berlakunya Surat Peringatan
Dalam Pasal 161 yang menjadi payung hukum pemberian Surat Peringatan, masa berlakunya hanya mencapai 6 bulan saja. Kecuali memang sudah ditetapkan dalam perjanjian kerja yang sudah sama-sama disetujui.
3. Pembuatan Surat oleh Divisi HRD
Surat langsung dibuat oleh Divisi HRD yang memiliki tanggung jawab dalam penanganan masalah internal. Hal ini sudah sangat jelas.
4. Cantumkan Data Karyawan Dengan Jelas
Surat Peringatan akan yang akan diberikan pada karyawan bersangkutan harus berisi data karyawan yang jelas. Contoh surat peringatan yang benar adalah mencantumkan Nama Asli, Nomor ID karyawan dalam perusahaan dan Jabatannya.
Baca Juga: 7 Penyebab Utama Karyawan Dipecat dengan Tidak Hormat
Struktur Surat Peringatan
Surat peringatan karyawan umumnya memiliki struktur yang terdiri dari beberapa bagian berikut:
1. Kepala Surat: Bagian ini mencakup kop surat perusahaan, tanggal, nomor surat, dan perihal surat.
2. Pembukaan: Pembukaan surat biasanya diawali dengan sapaan hormat kepada karyawan yang bersangkutan.
3. Isi Surat: Bagian ini merupakan inti dari surat peringatan, yang mencakup:
Penjelasan mengenai pelanggaran yang telah dilakukan.
Tanggal dan kejadian yang berkaitan dengan pelanggaran.
Rujukan terhadap aturan atau kebijakan perusahaan yang dilanggar.
Konsekuensi yang mungkin timbul jika pelanggaran diulang.
4. Penutup: Bagian penutup biasanya berisi harapan agar karyawan dapat memperbaiki perilaku dan tidak mengulangi kesalahan. Selain itu, juga terdapat tanda tangan dan nama pihak yang mengeluarkan surat peringatan.
Baca Juga: Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP 1, 2, 3) Terbaru
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Berikut adalah contoh surat peringatan pertama (SP1):
PT Maju Mundur
Jl. Cempaka Putih No. 123, Jakarta
Telp: (021) 123456789
Jakarta, 25 Juni 2024
No: 042/SP1/HRD/VI/2024
Perihal: Surat Peringatan Pertama
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama dengan surat ini, kami sampaikan bahwa berdasarkan hasil evaluasi kinerja dan disiplin kerja, ditemukan bahwa Saudara telah melanggar aturan perusahaan terkait [sebutkan pelanggaran yang dilakukan] pada tanggal [tanggal kejadian].
Pelanggaran tersebut merupakan pelanggaran terhadap [sebutkan aturan atau kebijakan perusahaan yang dilanggar], yang dapat mengganggu kinerja dan lingkungan kerja di perusahaan ini. Oleh karena itu, kami memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) kepada Saudara agar dapat memperbaiki perilaku dan tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa mendatang.
Kami berharap Saudara dapat menerima surat peringatan ini dengan bijaksana dan segera melakukan perbaikan. Jika pelanggaran yang sama atau serupa terulang kembali, maka kami akan mengambil tindakan lebih lanjut sesuai dengan peraturan perusahaan.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pemberi Peringatan]
[Jabatan]
[TTD]
Kesimpulan
Surat peringatan karyawan merupakan hal penting dalam manajemen sumber daya manusia yang digunakan untuk menegakkan disiplin dan menjaga kinerja di lingkungan kerja.
Dengan mengikuti prosedur yang tepat dan memberikan peringatan secara bertahap, perusahaan dapat menangani pelanggaran dengan cara yang adil dan efektif, sambil memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki diri.
Optimalkan Manajemen Surat Peringatan Karyawan dengan Modul Personnel Management dari LinovHR
Apakah Anda sering menghadapi kesulitan dalam mengelola dan menangani surat peringatan (SP) karyawan dengan efisiensi dan tepat waktu?
Tidak efisiennya proses ini dapat mengganggu operasional perusahaan dan menimbulkan dampak negatif terhadap produktivitas tim. Jangan biarkan masalah ini menghambat kemajuan Anda!
Dengan menggunakan Modul Personnel Management dari LinovHR, Anda dapat mengatasi tantangan tersebut dengan mudah.
Modul ini memungkinkan HRD untuk mencatat, melacak, dan mengelola SP karyawan secara terstruktur dan transparan.
Dengan akses mudah ke data yang diperlukan seperti tanggal, waktu, dan bukti relevan, Anda dapat memastikan bahwa proses manajemen SP berjalan efisien dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Tingkatkan efisiensi dan akurasi manajemen Anda sekarang dengan Modul Personnel Management LinovHR!
