surat peringatan karyawan

5 Tips Membuat Surat Peringatan untuk Karyawan

Surat peringatan (SP) adalah surat yang pada umumnya hanya akan diberikan pada karyawan yang bermasalah atau telah melakukan pelanggaran disiplin saja.

Tujuannya, untuk membuat jera karyawan dan mencegahnya melakukan pelanggaran yang sama. Namun tentunya pembuatan dan pemberian SP tidak boleh asal dilakukan.

Karena ada peraturan perusahaan yang harus dipatuhi dalam membuat surat peringatan kepada karyawan agar sesuai dengan peraturan yang telah dibuat pemerintah dalam hal ini undang-undang ketenagakerjaan.

 

Kapan Harus Memberikan Surat Peringatan Karyawan?

Di dalam setiap perusahaan, tentunya terdapat kebijakan atau peraturan yang harus diikuti oleh setiap karyawan yang bekerja di dalamnya, tanpa terkecuali.

Umumnya perusahaan akan memberikan Surat Peringatan (SP) untuk karyawan yang sudah melanggar aturan-aturan tersebut, baik secara sengaja maupun tidak.

Beberapa kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan, perlu untuk ditindaklanjuti dengan cara memberikan SP. Tindakan tersebut diantaranya:

  • Melakukan pencurian di dalam area kantor
  • Tidak memiliki kinerja atau performa dalam bekerja yang baik
  • Selalu tidak tepat waktu ketika datang bekerja
  • Absen atau tidak hadir, tanpa adanya alasan yang jelas
  • Melanggar kebijakan, yang berakibat fatal atau merugikan perusahaan

 

Tips Memberikan Surat Peringatan untuk Karyawan

Berikut ini adalah 5 tips membuat surat peringatan untuk karyawan:

 

1. Memastikan Pelanggaran Yang Dilakukan

Memastikan bahwa pelanggaran memang sudah diluar batas ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja. Tujuannya agar pembuatan Surat Peringatan tidak hanya condong pada satu pihak saja.

 

2. Memastikan Durasi Berlakunya Surat Peringatan

Dalam Pasal 161 yang menjadi payung hukum pemberian Surat Peringatan, masa berlakunya hanya mencapai 6 bulan saja. Kecuali memang sudah ditetapkan dalam perjanjian kerja yang sudah sama-sama disetujui.

 

Baca Juga : Surat Peringatan – Menurunkan atau Meningkatkan Produktifitas Kerja ?

 

3. Pembuatan Surat oleh Divisi HRD

Surat langsung dibuat oleh Divisi HRD yang memiliki tanggung jawab dalam penanganan masalah internal. Hal ini sudah sangat jelas.

 

4. Cantumkan Data Karyawan Dengan Jelas

Surat Peringatan akan yang akan diberikan pada karyawan bersangkutan harus berisi data karyawan yang jelas. Contoh surat peringatan yang benar adalah mencantumkan Nama Asli, Nomor ID karyawan dalam perusahaan dan Jabatannya.

 

Baca Juga : Apa Itu Surat Perintah Kerja? Berikut Contoh dan Cara Membuatnya!

 

5. Cantumkan Tanda Tangan Nama Pembuat dan Penerima Surat Peringatan

Mencantumkan nama pembuat dan penerima Surat Peringatan dengan jelas, beserta materai Itulah 5 tips membuat surat peringatan untuk karyawan yang harus dilakukan perusahaan.

 

Hal yang Harus Dilakukan Setelah Memberi Surat Peringatan untuk Karyawan

Setelah seorang HRD memberikan surat peringatan kepada karyawan, maka hal selanjutnya yang harus dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan yaitu memonitoring karyawan tersebut.

Hal ini dilakukan untuk melihat, apakah karyawan yang mendapatkan SP tersebut, merasa jera dan tidak akan mengulangi perbuatannya lagi, atau malah sebaliknya. Apabila hasil yang HRD harapkan tidak sesuai dengan karyawan tersebut, maka HRD bisa mempertimbangkan untuk memberikan surat peringatan selanjutnya (SP 2, SP 3, dst).

Apabila dirasa setelah memberikan surat peringatan berkelanjutan, tetapi karyawan yang bersangkutan tidak memiliki itikad baik untuk merubah perilaku atau sikapnya, maka langkah terakhir yang HRD bisa lakukan yaitu melakukan PHK (Pemutusan Hak Kerja) dengan karyawan yang bersangkutan.

Namun perlu diingat, ketika hendak melakukan PHK. Pastikan bahwa hak-hak yang harus didapatkan oleh karyawan tersebut dapat terpenuhi dengan baik, seperti pesangon, uang penggantian hak, serta uang penghargaan masa kerja.

 

Mudahkan Evaluasi Performance Karyawan dengan LinovHR

Anda tidak perlu lagi khawatir dalam melakukan evaluasi performance karyawan di perusahaan Anda, semuanya bisa dilakukan secara mudah dan cepat dengan software HRD & Payroll dari LinovHR!

Software HRD & Payroll dari LinovHR akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai macam hal yang berhubungan dengan pengelolaan administrasi karyawan, seperti perhitungan payroll, penilaian kinerja karyawan, sampai proses rekrutmen.

 

Itulah hal-hal yang harus diperhatikan , jika akan membuat surat peringatan karyawan. Pastikan bahwa 5 tips di atas Anda terapkan dalam membuat sebuah surat peringatan untuk karyawan. Hal ini berguna untuk mencegah hal-hal yang tidak Anda inginkan untuk terjadi, dan sesuai dengan hukum serta aturan yang berlaku di Indonesia.