Kontrak merupakan dokumen penting di berbagai transaksi bisnis. Baik itu kesepakatan dengan mitra strategis atau karyawan, kontrak menjadi dokumen yang menetapkan perjanjian, hak, dan kewajiban di antara para pihak yang terlibat.
Pengelolaan kontrak yang efektif menjadi krusial dalam menjalankan bisnis yang sukses. Untuk itu, organisasi atau perusahaan membutuhkan praktik yang disebut contract management atau manajemen kontrak.
Dalam artikel LinovHR ini, kita akan menjelaskan apa itu contract management, manfaatnya, dan tujuannya dalam konteks bisnis.
Pengertian Contract Management
Contract management adalah proses pengelolaan perjanjian atau kontrak antara dua pihak atau lebih untuk memastikan bahwa semua pihak mematuhi ketentuan, kewajiban, dan hak-hak yang telah disepakati dalam perjanjian tersebut.
Tujuan utama contract management adalah untuk memastikan bahwa kontrak dilaksanakan dengan baik, efisien, dan sesuai dengan tujuan bisnis atau organisasi. Ia juga berperan dalam mengoptimalkan hubungan bisnis dan menghindari sengketa atau pelanggaran kontrak.
Ini juga dapat membantu organisasi dalam mengelola manajemen risiko, memaksimalkan value kontrak, dan memastikan bahwa semua peraturan dan perundang-undangan yang berlaku ditaati dengan baik.
Proses ini melibatkan berbagai tahap, mulai dari negosiasi kontrak awal hingga pemantauan pelaksanaan kontrak selama masa berlakunya.
Tahapan Manajemen Kontrak
Tahapan dalam manajemen kontrak atau disebut juga contract management lifecycle bervariasi tergantung pada jenis kontrak dan organisasinya, tetapi umumnya mencakup tahapan berikut:
1. Penyusunan Kontrak
Proses manajemen kontrak dimulai dengan mengidentifikasi kontrak dan dokumen yang dibutuhkan dalam penyusunan kontrak.
Umumnya hampir tidak ada organisasi yang membuat kontrak baru dari awal, karena telah memiliki draft yang kemudian bisa disesuaikan dengan kepentingan.
Microsoft Word dan Google Docs biasanya dimanfaatkan untuk membuat kontrak, namun tidak sedikit juga perusahaan yang menggunakan metode konvensional seperti menulis dengan tangan.
2. Negosiasi Kontrak
Setelah kontrak dibuat, semua pihak yang terlibat perlu melakukan negosiasi hingga mencapai kesepakatan. Proses ini umumnya yang paling memakan waktu.
Sebab, semua klausul dalam kontrak harus diperhatikan secara seksama dan kembali didiskusikan jika ada yang belum sesuai dengan yang telah disepakati sebelumnya.
3. Persetujuan dan Pelaksanaan Kontrak
Ketika berhasil mencapai kesepakatan, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penandatanganan kontrak antara para pihak yang terlibat.
Setelah itu, kontrak dijadikan sebagai acuan untuk para pihak yang terlibat dalam melaksanakan tanggung jawab masing-masing.
4. Audit dan Pelaporan
Manajemen kontrak tidak hanya berkaitan dengan pembuatan kontrak.
Dalam hal ini, audit kontrak juga penting untuk mengevaluasi tingkat kepatuhan para pihak terhadap perjanjian dan untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul.
5. Pembaruan
Jika terdapat kepentingan untuk perpanjangan atau revisi klausul yang terdapat di dalam kontrak, maka dapat dilakukan pula pembaruan kontrak yang tentunya harus disepakati dan juga disetujui oleh setiap pihak yang terlibat di dalamnya.
Baca Juga: 4 Jenis Kontrak Kerja Karyawan yang Sah Menurut Undang-undang
Manfaat Contract Management
Manajemen kontrak membawa sejumlah manfaat yang secara umum dapat meningkatkan efisiensi sumber daya di organisasi, seperti waktu dan biaya dalam proses operasional bisnis. Simak rangkumannya berikut ini.
1. Mengurangi Risiko Konflik di Masa Depan
Manajemen kontrak dapat mengurangi risiko konflik dalam bisnis dengan menguraikan semua hak dan kewajiban semua pihak yang terlibat secara hukum.
Dengan begitu, perusahaan dapat mencegah sengketa hukum yang mungkin menyita banyak sumber daya di kemudian hari.
2. Mendorong Kepatuhan di Antara Para Pihak yang Terlibat
Karena hak dan kewajiban digambarkan dengan jelas dalam kontrak, maka semua pihak yang terlibat harus mematuhinya dengan baik.
Selain dijadikan sebagai acuan, manajemen kontrak memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi masalah atau ketidaksesuaian yang mungkin terjadi selama masa kontrak.
3. Memungkinkan Transparansi dalam Proses Bisnis
Manajemen kontrak juga memungkinkan adanya transparansi dalam hubungan bisnis dengan pihak-pihak eksternal, yang dapat mengurangi potensi sengketa di masa mendatang.
4. Hubungan yang Lebih Baik dengan Pihak Eksternal
Melalui manajemen kontrak yang baik, perusahaan dapat menjaga hubungan yang baik dengan mitra bisnis, yang dapat membawa manfaat jangka panjang dalam bentuk kemitraan yang berkelanjutan.
Tujuan Contract Management
Manajemen kontrak dilakukan bukan tanpa alasan. Berikut ini sederet tujuan contract management yang perlu Anda pahami.
Memastikan Pekerjaan Selesai dengan Efisien
Salah satu tujuan utama manajemen kontrak adalah memastikan bahwa semua pekerjaan yang diatur dalam kontrak diselesaikan dengan efisien.
Ini melibatkan pemantauan progres, jadwal, dan kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh semua pihak yang terlibat dalam kontrak.
Mendorong Pemahaman Terkait Isi Perjanjian
Manajemen kontrak berusaha untuk menciptakan pemahaman yang konsisten dan jelas di antara semua pihak yang terlibat dalam kontrak.
Ini termasuk definisi yang jelas tentang tugas, tanggung jawab, jadwal, dan ekspektasi yang harus dipenuhi oleh semua pihak.
Memastikan Ketaatan Semua Pihak terhadap Perjanjian yang Telah Dibuat
Tujuan lainnya adalah untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam kontrak mematuhi persyaratan yang telah disetujui.
Ini termasuk memastikan bahwa semua pembayaran dilakukan tepat waktu, pekerjaan diselesaikan sesuai dengan standar yang ditetapkan, dan semua komitmen lainnya dipenuhi.
Mencegah Konflik atau Perselisihan yang Mungkin Muncul
Adanya manajemen kontrak juga bertujuan untuk mencegah atau mengatasi konflik dan perselisihan yang mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak.
Ini melibatkan komunikasi antara para pihak yang terlibat dan penyelesaian masalah dengan cara yang kooperatif.
Meningkatkan Kinerja agar Lebih Adil dan Transparan
Tujuan penting lainnya adalah meningkatkan kinerja semua pihak yang terlibat dalam kontrak.
Dengan memastikan bahwa kinerja dinilai secara adil dan transparan, kontrak dapat menjadi alat yang efektif untuk mendorong peningkatan kualitas dan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.
Manajemen Kontrak Lebih Teratur dengan HRIS Software LinovHR
Di suatu perusahaan, salah satu penerapan manajemen kontrak adalah perpanjangan kontrak kerja karyawan, misalnya pada Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang bersifat mengikat dalam periode waktu tertentu.
Karena sifatnya yang perlu diperbaharui dan diperpanjang sebelum periode kontrak habis. Di sini HR perlu secara cermat melakukan monitoring dan manajemen data kontrak karyawan.
Mengurusnya secara manual adalah pekerjaan yang sangat melelahkan. Agar prosesnya lebih maksimal dan efisien, HR bisa memanfaatkan HRIS Software yang terintegrasi dalam hal ini.
Software HRIS LinovHR dilengkapi berbagai fitur canggih, seperti fitur Report Contract Expired yang ada pada Modul Personnel Management, ini memungkinkan HR melihat sisa waktu kontrak karyawan sebelum berakhir.
Selain itu, untuk mendukung perusahaan sebelum memperpanjang kontrak. Perusahaan juga bisa melihat seperti apa performa karyawan dan apakah ia telah bekerja sesuai dengan ekspektasi. Ini bisa dilakukan dengan menggunakan Modul Performance Management.
Modul Performance Management LinovHR memang dibuat khusus untuk memantau kinerja dan penilaian karyawan yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan saat menentukan apakah perpanjangan kontrak akan dilakukan.
Dari sisi karyawan mereka dapat melihat masa kontrak yang berlaku melalui Aplikasi Employee Self Service (ESS) yang dapat di-install di smartphone mereka.
Dengan LinovHR, Anda akan memiliki alat yang efisien untuk memantau dan mengelola semua aspek manajemen kontrak dengan lebih efektif.
Tunggu apalagi, segera dapatkan demo gratis dan dapatkan penawaran menariknya sekarang juga!
Kesimpulan
Contract management adalah bagian penting dari operasi bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
Dengan mengelola kontrak dengan baik, perusahaan dapat mengurangi risiko dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap hak dan kewajiban kontrak dipatuhi, meningkatkan kinerja, atau mencegah konflik di masa mendatang.
Manajemen kontrak adalah alat yang kuat dalam manajemen bisnis yang sukses dan berkelanjutan.
Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini pengelolaan kontrak kerja pun bisa dilakukan lebih mudah dengan memanfaatkan Software HRIS LinovHR. Dengan software ini, manajemen kontrak kerja karyawan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.
