Beberapa kasus yang sering terjadi akibat kurangnya digitalisasi rumah sakit adalah penumpukan pasien pemeriksaan rutin saat berdesakan mengambil nomor antrian.
Hal ini membuat sebagian pasien kesulitan dan kelelahan akibat harus mengantri dengan pasien rutin lainnya. Apalagi jika tidak adanya keluarga atau sanak saudara yang dapat membantunya untuk mendapatkan nomor antrian.
Bagi rumah sakit yang masih menggunakan kartu antrian, tentu tidak asing jika menemui adanya kartu antrian yang rusak ataupun hilang. Sehingga menambah beban biaya untuk memperbaiki hal tersebut yang seharusnya bisa maksimal melalui digitalisasi.
Bukan hanya dapat berguna untuk meningkatkan efisiensi administratif, digitalisasi dapat memberikan keuntungan dan peningkatan kualitas pelayanan. Seperti pasien bisa mengakses hasil pemeriksaan secara daring dan tidak perlu melakukan pengambilan dokumen rekaman.
Karena hal tersebut pasti membutuhkan biaya dari sisi RS maupun pasien yang tentunya tidak semua orang berada dalam taraf berkecukupan.
Mari simak artikel LinovHR ini untuk mengupas pemahaman lebih dalam mengenai digitalisasi rumah sakit dan tahapan dalam melakukannya!
Pentingnya Digitalisasi Rumah Sakit dalam Manajemen Pengelolaan
Digitalisasi rumah sakit dapat dilakukan di berbagai aspek, baik dari sisi internal maupun eksternal. Dari sisi eksternal, contohnya adalah melakukan digitalisasi pelayanan kesehatan untuk mengoptimalkan asuhan kesehatan. Ini memungkinkan mengelola data pasien dengan lebih efisien dan terstruktur.
Misalnya, dengan beralih ke sistem rekam medis elektronik, informasi penting seperti riwayat medis, hasil tes laboratorium, dan resep obat dapat disimpan secara elektronik dan diakses dengan mudah oleh tim medis yang berwenang.
Hal ini tidak hanya mengurangi risiko kehilangan atau kesalahan dalam pencatatan data, tetapi juga mempercepat proses diagnosa dan perawatan pasien.
Dari sisi internal, rumah sakit juga dapat melakukan digitalisasi sistem manajemen SDM untuk mengoptimalkan operasional dengan efisiensi yang lebih besar.
Otomatisasi proses pengelolaan SDM, seperti penggajian, manajemen absensi, dan evaluasi kinerja dapat mengurangi beban kerja administratif manajemen SDM sehingga HR dapat fokus pada tugas strategis untuk mengembangkan pelayanan kesehatan.
Selain itu, penggunaan sistem digital membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang ketat dalam sektor kesehatan, seperti aturan kerja dan peraturan perpajakan.
Dengan memiliki data karyawan secara terpusat, rumah sakit dapat melakukan analisis mendalam untuk mengidentifikasi tren, memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, dan membuat keputusan yang lebih tepat.
Peningkatan keselamatan pasien juga menjadi prioritas, karena manajemen SDM yang efisien membantu memastikan ketersediaan tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai.
Melalui digitalisasi pengelolaan SDM, rumah sakit menunjukkan komitmen terhadap inovasi dan peningkatan terus-menerus, yang tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga meningkatkan pengalaman karyawan dan keselamatan pasien secara keseluruhan.
Tahap-tahap Digitalisasi Rumah Sakit
Proses digitalisasi rumah sakit tidaklah instan. Terdapat tahapan-tahapan yang terstruktur dan strategis. Agar digitalisasi berjalan tepat sasaran dan efektif, berikut adalah beberapa tahap yang perlu dilakukan:
1. Evaluasi Kebutuhan dan Sumber Daya
Tahap awal dalam digitalisasi manajemen SDM adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan rumah sakit dan sumber daya yang tersedia.
Ini termasuk menilai infrastruktur teknologi yang ada, keterampilan SDM yang ada, dan kebutuhan spesifik rumah sakit dalam manajemen SDM.
2. Penetapan Tujuan dan Strategi
Setelah melakukan evaluasi, manajemen dapat menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang atas dilakukannya digitalisasi manajemen SDM.
Tujuan ini haruslah spesifik, terukur, tercapai, relevan, dan memiliki batas waktu. Selain itu, perlu juga merancang strategi yang jelas untuk mencapai tujuan tersebut, termasuk alokasi sumber daya yang tepat.
Sebagai contoh, tujuan jangka panjang dari digitalisasi ini dapat berupa efisiensi pengelolaan SDM sehingga manajemen atau HR dapat fokus pada pekerjaan strategis, yang pada akhirnya mendukung optimalisasi pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Baca juga: KPI untuk Institusi Healthcare
3. Pemilihan Sistem Manajemen SDM
Memilih sistem manajemen SDM yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan rumah sakit adalah langkah krusial.
Sistem ini harus mampu mengelola data karyawan, jadwal kerja yang skemanya cukup rumit, evaluasi kinerja, dan sebagainya. Pemilihan sistem yang tepat akan mempermudah proses digitalisasi dan meningkatkan efisiensi.
Untungnya, saat ini telah hadir Software HRIS dari LinovHR yang dapat mengakomodir seluruh proses end to end dalam manajemen SDM rumah sakit, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan jadwal kerja yang panjang, rumit, dan sangat dinamis.
Penggunaan software ini tentu akan meringankan beban manajemen atau HR karena tugas-tugas administratif dan repetitif yang menyita waktu kini dapat diotomatisasi.
Bahkan, Software HRIS LinovHR juga telah dipercaya ratusan klien dari berbagai industri, tak terkecuali sektor kesehatan karena dirancang untuk memenuhi kebutuhan organisasi dengan segala kompleksitasnya.
4. Implementasi Sistem
Setelah sistem dipilih, langkah berikutnya adalah implementasi sistem tersebut. Proses implementasi digitalisasi rumah sakit haruslah terencana dengan baik.
Ini melibatkan pelatihan bagi staf yang akan menggunakan sistem, migrasi data yang aman, dan uji coba sistem secara menyeluruh sebelum penerapan penuh.
Dengan Software LinovHR, proses transisi dan implementasi pun akan berjalan lebih mudah karena didampingi tim yang responsif dan informatif.
Nantinya akan disediakan grup WhatsApp bagi PIC dari klien dan tim dari LinovHR untuk memudahkan koordinasi.
Sebelum proses go live, PIC klien akan diberikan training yang menyeluruh dan juga manual book secara gratis guna meningkatkan pemahaman mengenai sistem HR yang akan diimplementasikan.
5. Penggunaan dan Evaluasi
Setelah go live, sistem dapat digunakan oleh admin yang berkepentingan. Namun, untuk meningkatkan keterlibatan karyawan, sebaiknya pilih penyedia HRIS yang juga menghadirkan aplikasi Employee Self-Service (ESS), seperti LinovHR.
Pasalnya, ESS mempermudah karyawan untuk mengakses data pribadi, melakukan absensi, mengajukan cuti, izin, dan sakit, mengklaim reimburse, hingga mengunduh slip gaji secara mandiri.
Selama penggunaan, perlu dilakukan evaluasi secara berkala terhadap kinerja sistem dan tingkat kepuasan pengguna. Feedback dari pengguna akan membantu untuk melakukan perbaikan dan peningkatan secara terus-menerus.
Dengan Software HR LinovHR, Digitalisasi HRM Rumah Sakit Jadi Lebih Mudah
Di era digitalisasi yang berkembang pesat, penggunaan software HR telah membuka peluang baru untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan SDM di rumah sakit.
Pengelolaan SDM di rumah sakit ini bisa dapat menjadi semakin efisien dan terorganisir dengan menggunakan Software HRIS LinovHR.
Dilengkapi berbagai modul dan fitur yang lengkap dan saling terintegrasi, rumah sakit atau institusi kesehatan secara umum dapat mengelola segala aspek dalam manajemen SDM dengan mudah bersama Software HR LinovHR.
Mulai dari mengelola data karyawan dalam satu platform secara terpusat, mengatur jadwal shift nakes yang bisa berubah sewaktu-waktu, jadwal lembur yang panjang, hingga penggajian yang rumit dan memakan waktu.
Selain pekerjaan yang bersifat administratif, LinovHR juga menghadirkan Talent Management System yang dirancang untuk mengembangkan karyawan sehingga dapat mencapai potensi maksimal mereka.
Ini meliputi rekrutmen talenta terbaik, evaluasi performa kerja karyawan secara berkala agar memenuhi target KPI dan OKR, mengelola kompetensi karyawan sesuai standar yang telah ditetapkan, mengelola perputaran karyawan, hingga memfasilitasi program pelatihan komprehensif.
Dengan demikian, digitalisasi rumah sakit semakin menjadi efektif dengan memanfaatkan fitur-fitur yang ditawarkan oleh Software HRIS LinovHR.
Tunggu apalagi? Segera ajukan demonya sekarang dengan menghubungi kami dan rasakan manfaatnya!
