Pencatatan waktu kehadiran adalah hal yang begitu penting bagi perusahaan. Hal ini penting karena akan berkaitan dengan total gaji yang diterimanya. Sebab itu, penting bagi perusahaan memiliki format absensi karyawan yang jelas.
Tidak sedikit terdapat perusahaan yang menerapkan aturan gaji dengan jumlah kehadiran karyawannya dalam format absensi.
Apabila karyawan tersebut telat hadir, maka akan mendapatkan denda berupa potongan dari total gaji yang akan diterima. Hal inilah yang membuat format absensi begitu penting.
Untuk Anda yang belum tahu tentang seperti apa format absensi, Anda wajib menyimak artikel berikut ini.
Format Kehadiran Karyawan
Format absensi tentunya harus dibuat secara jelas dan tepat agar HRD dapat mendata waktu dan jumlah kehadiran karyawan dengan baik. Setiap perusahaan biasanya memiliki ciri khas dari format absensi yang digunakan.
Namun, semua format yang digunakan harus dapat menampilkan informasi-informasi penting terkait kehadiran karyawan.
Biasanya, format absensi untuk karyawan terdiri dari:
- Nama
- Jam kedatangan
- dan jam pulang merupakan unsur yang wajib ada dalam form absensi karyawan.
Pembuatan format absensi juga berpengaruh terhadap jumlah gaji yang akan diterima oleh seluruh karyawan.
Jika format yang digunakan kurang jelas dan tidak dapat menggambarkan waktu kehadiran dengan tepat, maka hasilnya pun akan jauh dari harapan.
Sehingga,nantinya akan mendapat protes dari karyawan jika pencatatan kehadiran yang dilakukan karyawan secara mandiri dan HRD berbeda. Oleh sebab itu penting bagi Anda untuk memahami format absensi karyawan yang baik dan benar.
Format Kehadiran Karyawan Manual
Sebelum dikenal absensi online atau digital, seluruh perusahaan tentunya menggunakan format absensi manual. Tentunya metode ini menggunakan beberapa alat konvensional seperti kertas dan alat tulis.
Setiap hari semua karyawan akan mengantri untuk melakukan absen di suatu meja tertentu. Mereka akan menuliskan jam kehadiran beserta tanda tangannya sebagai bukti kehadiran.
Begitu pula ketika mereka hendak meninggalkan kantor. Mereka akan kembali mengantri untuk melakukan absen pulang.
Format yang digunakan dalam absensi manual yaitu kertas yang memuat tabel dengan berbagai informasi.
Nama, jabatan, tanggal, jam kedatangan, jam pulang, dan keterangan merupakan informasi yang umum tercantum dalam absensi manual.
Berikut contoh format absensi karyawan manual excel:
Download format absensi karyawan excel di sini
Format Absensi Online
Format absensi karyawan online saat ini merupakan salah satu format yang paling banyak digunakan oleh perusahaan.
Dengan memanfaatkan teknologi, absensi kehadiran karyawan dapat direkam melalui internet dan dapat diakses secara real-time.
Tentunya hal ini sangat mempermudah baik karyawan maupun HRD yang mengelola data kehadiran karyawan yang banyak. Karyawan tidak perlu lagi mengantri untuk melakukan pencatatan kehadiran secara manual yang kurang efisien.
Bagi perusahaan yang menerapkan absensi online, umumnya menggunakan software atau aplikasi absensi yang praktis. Karyawan hanya perlu mengunduh aplikasi pada ponselnya dan dapat melakukan absensi dimanapun dan kapanpun.
Keuntungan dari menggunakan software absensi yaitu jauh lebih fleksibel daripada metode absensi manual. Apalagi, jika perusahaan Anda banyak memiliki karyawan yang perlu bekerja dari luar kantor atau dinas kerja.
Absensi karyawan online umumnya memuat nama karyawan serta jabatannya. Selain itu terdapat tombol “Clock-In” dan “Clock-Out” sebagai tanda waktu kedatangan dan waktu pulang dari karyawan tersebut.
Selanjutnya sistem akan mengolah secara otomatis dan dapat ditampilkan menjadi informasi yang akurat ketika digunakan untuk penggajian karyawan.
Baca Juga: Mana yang Lebih Efektif, Absen Online atau Absen Fingerprint?
Kelola Manajemen Absensi Karyawan Lebih Efisien Bersama LinovHR
Salah satu aplikasi absensi yang dapat Anda andalkan untuk melakukan Absensi adalah dengan Aplikasi Absensi Online LinovHR.
Aplikasi absensi online dengan format absensi yang jauh lebih modern dan praktis untuk digunakan.
Anda dapat dengan mudah memantau kehadiran karyawan melalui aplikasi absensi LinovHR secara real-time. Dilengkapi pula dengan berbagai fitur yang dibuat untuk memudahkan pekerjaan HRD dan karyawan.
Terdapat fitur check-in dan check-out memudahkan karyawan untuk mencatatkan kehadiran dimanapun mereka berada, pencatatan kehadiran dapat melalui wajah, fingerprint atau PIN.
Selain untuk mencatatkan kehadiran terdapat fitur leave yang memudahkan karyawan untuk mengajukan izin maupun cuti kerja.
Selanjutnya ada history untuk memudahkan Anda atau karyawan melihat riwayat absensi yang telah dilakukan, Sehingga hal ini dapat dijadikan bahan penilaian sebagai bahan evaluasi.
Bahkan, jika karyawan Anda ingin mengajukan reimbursement kepada perusahaan dapat dengan mudah dilakukan dengan fitur reimburse LinovHR.
Masih terdapat beragam fitur dan kemudahan lainnya jika Anda menggunakan aplikasi absensi dari Software HRIS LinovHR.
