Absensi Online

Absensi Online vs Finger Print, Mana yang Lebih Efektif?

Setiap perusahaan tentu ingin setiap karyawannya memiliki kedisiplinan dalam bekerja. Salah satu hal yang bisa menjadi indikator kedisiplinan tersebut adalah ketepatan waktu datang ke kantor atau absensi. Hal ini tentu penting bagi perusahaan karena efisiensi waktu memegang peranan penting dalam roda perusahaan. Bayangkan jika karyawan tidak memiliki kedisiplinan dalam absensi, maka tentu akan membuat kegiatan di perusahaan tersebut terganggu.

Seiring perkembangan zaman pula, metode absensi terus mengalami perubahan. Jika beberapa dekade lalu absensi dilakukan secara manual dengan mengisi buku absensi, maka beberapa tahun belakang sudah populer penggunaan finger print atau mesin absensi dengan  berbasis data sidik jari.

Finger print menjadi metode absensi yang dengan mudah diterima banyak instansi dan perusahaan, karena dianggap lebih mudah namun lebih kecil kemungkinan penyalahgunaannya. Tetapi ternyata, sekarang justru sudah ada sistem baru yang diperkenalkan yaitu Absensi Online. Meskipun terbilang baru, sistem ini berhasil menarik perhatian lantaran keunggulannya yang bisa mengatasi kekurangan dari sistem absensi Finger Print.

Absensi berbasis online, dianggap jauh lebih menguntungkan dari banyak sisi. Lebih penting lagi, absensi online dianggap lebih efektif. Benarkah demikian? Berikut perbedaan dari absensi online dan Finger Print.

 

1. Antisipasi Kecurangan

Jika dibandingkan antara absensi online dan Finger Print, manakah yang lebih kecil kemungkinan kecurangan atau manipulasinya? Jika dilihat sepintas, mungkin banyak yang berpikir bahwa Finger Print lebih aman karena harus menggunakan sidik jari oleh karyawan bersangkutan secara langsung setiap harinya. Tetapi ternyata, penggunaan Finger Print masih memiliki celah untuk dimanipulasi datanya. Hal ini lantaran data yang tersimpan tidak menggunakan rekapitulasi real time atau kondisi sebenarnya di saat bersangkutan. Data absen, justru tersimpan dahulu atau mengendap untuk kemudian dipindahkan ke komputer. Hal inilah yang bisa menjadi celah bagi oknum karyawan untuk melakukan manipulasi.

Berbeda dengan absensi online, data yang masuk langsung terintegrasi dan diolah secara real time oleh administrator yang bertugas. Data absen yang masuk, akan langsung dikonfirmasi oleh staf yang berwenang  sebelum akhirnya diarsipkan. Selain itu, satu karyawan hanya bisa masuk ke akun absensinya melalui smartphone-nya sendiri, sehingga tidak ada istilah titip absen.

 

2. Hemat Waktu

Sistem absensi Finger Print memang tampak sudah cukup hemat waktu. Cukup menempelkan jempol atau sidik jari ke mesin absensi, maka secara otomatis data masuk ke mesin. Tapi lagi-lagi, sistem absensi online lebih efektif dalam upaya menghemat waktu. Karyawan tak perlu mengantre untuk mengakses mesin absensi karena mesinnya sudah ada di genggaman masing-masing. Jika dulu ada kejadian karyawan telat absen karena mengantre padahal sebenarnya dia datang tepat waktu, maka hal itu tak perlu lagi terjadi jika menggunakan absen online.

Tak hanya soal hemat waktu, penggunaan absensi online juga lebih tepat waktu lantaran menggunakan waktu global yang sama antara satu perangkat dan perangkat lain. Hal ini penting lantaran sebagaimana menurut American Payroll Association (APA) yang dikutip dari laman brio.co.in menyebutkan bahwa  perusahaan yang tidak memiliki ketepatan waktu, akan memiliki tingkat kesalahan 8% pada daftar gaji mereka. Penelitian lebih lanjut menyebutkan bahwa rata-rata 4 jam 5 menit terbuang per karyawan per periode gaji untuk keterlambatan masuk kerja, istirahat siang terlalu lama, dan pulang lebih cepat.

 

3. Karyawan dengan Mobilitas Tinggi

Tak bisa dipungkiri bahwa tak semua karyawan harus bekerja di kantor. Ada kalanya, karyawan mendapat tugas untuk bekerja di luar kantor seperti mengecek gudang, mengecek proyek, pertemuan dengan perusahaan lain, presentasi dengan klien dan lain sebagainya. Tentu akan repot dan tak efektif jika karyawan bersangkutan harus datang dahulu ke kantor hanya untuk mengabsen di mesin Finger Print.

Oleh karena itu, penggunaan absen sistem online akan mengatasi kendala tersebut. Karyawan yang memang bertugas di luar kantor, bisa menghemat waktu dan tenaganya untuk langsung ke lokasi tugasnya. Produktifitas tentu akan lebih baik dengan sistem seperti ini.

 

4. Penghematan Biaya

Mesin Finger Print membutuhkan membutuhkan perawatan, dan untuk perusahaan besar biasanya memiliki lebih dari satu mesin Finger Print. Ini artinya penggunaan mesin Finger Print akan memakan cukup banyak biaya.

Bandingkan dengan sistem absensi online, perusahaan tak perlu mengeluarkan anggaran lebih besar untuk perawatan mesin. Karena berbentuk aplikasi yang dapat digunakan di perangkat seluler setiap karyawan dan manajamen. Jika terjadi masalah terhadap sistem absensi online anda, anda dapat mengajukan perbaikan kepada tim support aplikasi tersebut untuk perbaikan.

Berdasarkan keempat pertimbangan diatas, dapat disimpulkan bahwa penerapan absensi online adalah pilihan bijak untuk efektifitas fungsi. Penggunaan absensi online juga akan sangat membantu dalam pengelolaan daftar hadir sehingga meringankan beban bagian HRD atau personalia.

 

Baca Juga: Minimalkan Biaya Operasional Perusahaan Anda dengan Payroll Service

 

Aplikasi absensi Online LinovHR merupakan solusi manajemen kehadiran karyawan berbasis android yang memudahkan karyawan dalam melakukan proses absensi dengan lebih mudah, serta mampu memudahkan manajemen dalam mengelola data absensi karyawan.