Sudah menjadi kewajiban bagi Human Resource Departement (HRD) untuk mengelola karyawan dengan baik dan benar agar karyawan mampu mengeluarkan performa terbaiknya di perusahaan.
Pengelolaan karyawan secara manual tidak efektif dan efisien. Jumlah karyawan yang banyak menjadi kendala utama dalam pengelolaan karyawan, mengingat jumlah HRD pun terbatas.
Namun berkat perkembangan teknologi, kini HRD dapat mulai memanfaatkan HR Cloud Software. Apa itu HR Cloud Software? Kita simak pembahasannya di bawah ini.
Apa Itu HR Cloud Software?
HR Cloud Software adalah sistem yang menyatukan data ke platform yang tersentralisasi untuk memudahkan pengelolaan HR.
Software ini membantu menunjang aktivitas HR mulai dari rekrutmen, training, hingga payroll karyawan menjadi lebih efisien. Semua data tersentralisasi ke dalam satu sistem, yang mana membuat pengelolaan menjadi praktis, paperless, dan murah.
Tantangan dalam Pengelolaan Karyawan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, HRD mengalami berbagai tantangan dalam pengelolaan karyawan. Hambatan ini umumnya berasal dari sistem yang rumit dan tidak praktis serta pendokumentasian yang berlangsung lama.
Akibatnya, hal ini akan menghambat kinerja HRD dan berpengaruh terhadap perencanaan atau strategi pengembangan karyawan. Padahal HRD mempunyai peranan besar untuk mempertahankan potensi karyawan yang ada.
Yang dimaksud potensi dalam perusahaan adalah karyawan unggulan yang bekerja dengan baik dalam perusahaan. Tugas HRD tidak hanya merekrut karyawan baru, tetapi juga mempertahankan karyawan yang sudah bekerja di perusahaan.
HRD perlu mengelola karyawan sesuai hak karyawan tanpa mengurangi hak dari perusahaan secara berimbang untuk kedua pihak.
Biasanya karyawan unggul yang kurang puas bekerja di perusahaan akan mengajukan resign kerja dan beralih ke kompetitor.
Strategi pengembangan karyawan sama pentingnya dengan tugas-tugas administratif lain. Pengembangan dan pelatihan karyawan bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dan meningkatkan kepuasan kerja karyawan.
Sebab, melalui pelatihan dan pengembangan karyawan merasa bahwa perusahaan memperhatikan kebutuhan karyawan. HRD harus merumuskan semua materi mengenai pelatihan dan pengembangan dengan matang termasuk punishment jika karyawan tersebut melanggar ketentuan pelatihan.
Tantangan lain adalah penggajian karyawan.
Kenapa?
Keberagaman komponen membuat HRD harus kerja ekstra untuk memproses gaji semua karyawan jika mendekati tanggal gajian.
Perhitungan gaji karyawan melibatkan banyak komponen seperti jabatan, posisi karyawan, status kerja, pajak, iuran, dan sebagainya.
Kadang kala HRD akhirnya kewalahan dan banyak pekerjaan menjadi terbengkalai.
Apa Saja yang Mampu HR Cloud Software Tangani?
Tugas HRD sehari-hari cukup padat dan menyita banyak waktu. Berbagai tugas yang memakan waktu tersebut menyebabkan kinerja HRD secara keseluruhan menjadi kurang maksimal.
Kinerja HRD yang maksimal dibutuhkan untuk pengelolaan karyawan. Penggunaan teknologi seperti HR Cloud Software dapat meminimalisir berbagai macam kendala dalam pengelolaan karyawan. Berbagai hal yang dapat ditangani oleh HR Cloud Software antara lain:
1. Rekrutmen
Mendapatkan bibit unggul yang mampu berkontribusi adalah impian semua perusahaan. Proses mendapatkan bibit unggul biasa disebut dengan rekrutmen.
Namun, bukan hal yang mudah untuk mendapatkan kandidat unggul yang mampu mengikuti pola kerja perusahaan. HRD harus menaruh fokus kepada strategi bagaimana cara menarik hati kandidat agar tidak berpaling ke perusahaan kompetitor.
Rekrutmen yang dibantu oleh software berjalan lebih efektif dan cepat. Seluruh informasi mengenai kandidat dapat dimasukkan kedalam sistem. Kemudian HRD dapat menganalisis informasi kandidat tersebut untuk strategi rekrutmen yang lebih matang.
2. Payroll
Memberikan gaji kepada karyawan adalah kewajiban perusahaan sebagai pemberi kerja.
Dalam perhitungan gaji terdapat berbagai macam komponen yang mengharuskan HRD bekerja lebih ekstra dalam memproses gaji. Berbagai kesalahan perhitungan pun tak dapat terelakkan. Jika sudah begini, maka gaji karyawan bisa terlambat diserahkan.
Untuknya melalui payroll, penggajian yang awalnya rumit dapat menjadi lebih sederhana. Berbagai komponen seperti pajak, tunjangan, jabatan, dan lainnya dapat diproses oleh HR Cloud Software secara bersamaan menjadikan perhitungan gaji bersih yang akurat.
3. Performance Management
Pondasi utama dari keberlangsungan perusahaan adalah performa atau kinerja karyawan.
Performa karyawan bisa naik dan turun dipengaruhi berbagai faktor. HRD wajib memantau bagaimana perkembangan kinerja karyawan untuk memastikan semuanya berlangsung sesuai perencanaan.
Jika pun ditemukan karyawan memiliki performa kurang, HRD akan memberikan feedback dan menyusun strategi terbaik untuk bersama dengan karyawan memperbaiki kinerja tersebut. Dapat dikatakan jika performance management pun turut berperan aktif dalam meningkatkan retensi karyawan.
Baca juga: Sistem Performance Management Terbaik Saat ini
4. Employee Self Service
Keterlibatan karyawan dalam pengelolaan SDM dapat meningkatkan kepuasan kinerja.
Employee Self Service (ESS) adalah salah satu sarana yang dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dalam mengakses dan mengelola informasi mereka sendiri di dalam perusahaan tersebut. Karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti, lembur, reimbursement, dan sebagainya.
Kemudahan untuk mengelola informasi dan mengajukan pengajuan secara mandiri dibantu oleh HR Cloud Software dapat meningkatkan kepuasan kerja.
5. Employee Scheduling
Suatu perusahaan mempunyai jadwal kerjanya masing-masing disesuaikan dengan kebutuhan dan operasional perusahaan.
Contohnya adalah perusahaan manufaktur yang mempunyai jam produksi lebih dari 8 jam untuk mendukung permintaan pasar. Perusahaan-perusahaan seperti ini umumnya menerapkan sistem shifting, di mana setiap karyawan bekerja selama 8 jam di jadwal yang telah ditentukan.
Jadwal tersebut bisa berupa shift malam, pagi, dan siang. Susun jadwal kinerja karyawan lebih mudah melalui employee scheduling. Tidak hanya itu, HRD juga lebih mudah untuk menentukan kuota cuti bagi tiap-tiap karyawan.
Baca juga: Rekomendasi Time Management System Terbaik Saat ini
6. Training and Development
Perkembangan zaman menuntut perusahaan harus menyesuaikan dengan kondisi sekitar.
Itulah sebabnya pelatihan dan pengembangan dilakukan. HRD dapat mengadakan program yang akan diikuti oleh karyawan lalu kemudian karyawan akan mengimplementasikan hasilnya di perusahaan. Pelatihan dan pengebangan juga berguna untuk meningkatkan performa karyawan yang menurun.
Selain itu, training and development bisa diterapkan kepada karyawan baru selama mengikuti sesi onboarding. Penyusunan materi dan sesi pengembangan dan pelatihan dapat direncanakan lebih matang dan detail dalam sistem HR Cloud Software.
7. Organization Management
Sebuah perusahaan kesulitan mengelola perusahaan jika tidak memiliki manajemen yang baik dan terstruktur.
Contohnya adalah struktur organisasi dalam perusahaan yang merupakan landasan operasional yang wajib ada di perusahaan. Struktur organisasi ini berguna mencegah terjadinya tumpang tindih tugas dan tanggung jawab.
Manajemen informasi perusahaan melalui organization management dapat mempermudah pengelolaan dan dokumentasi informasi mengenai perusahaan. Hal ini berguna untuk mengelola keberadaan perusahaan lebih efektif.
8. Personnel Administration
Sebuah perusahaan memiliki banyak karyawan dengan banyak informasi.
Pengelolaan karyawan yang baik berawal dari sentralisasi informasi yang kuat. Dengan informasi yang kuat, pengelolaan karyawan bisa lebih cepat dan optimal.
Informasi yang disimpan melalui Personnel Administration adalah informasi pribadi, jabatan, tugas tanggung jawabnya, gaji dan tunjangan, background pendidikan, serta inventaris perusahaan yang dipegang karyawan.
Karena semua informasi disimpan terpusat dalam HR Cloud Software, HRD tidak perlu menghabiskan banyak waktu saat mencari informasi mengenai karyawan.
Kesimpulan
Penggunaan teknologi tak lagi asing bagi perusahaan. HR Cloud Software dari LinovHR adalah terobosan canggih dalam pengelolaan karyawan dalam satu pusat.
Kesatuan sistem ini didukung dengan keamanan tinggi dan komitmen LinovHR untuk melindungi data perusahaan agar tak digunakan untuk keperluan lain di luar pengelolaan karyawan.
Ketika semua tugas yang biasa memakan waktu lama mampu diselesaikan lebih sederhana dan cepat, maka HRD dapat menyelesaikan tugas lain yang membutuhkan fokus seperti pengambilan keputusan dan perumusan strategi.
Pengelolaan Data Karyawan dapat dikelola melalui fitur Personnel Administration, penilaian performa dengan Performance Management, pengembangan karyawan dengan Learning Management System, hingga payroll yang dapat dimudahkan melalui modul payroll.
Semua modul tersebut terintegrasi menjadi satu dalam cakupan HRIS LinovHR.
Itulah sebabnya mengapa perusahaan membutuhkan HR Cloud Software dari LinovHR. Hubungi LinovHR untuk keterangan lebih lanjut!
