Perusahaan membutuhkan pengelolaan sumber daya manusia yang optimal dan bekerja dengan maksimal. Persaingan di era digital membuat beberapa perusahaan membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk membangun pengelolaan sumber daya manusia. HRIS dan software outsourcing bisa menjadi solusi bagi perusahaan untuk menciptakan pengelolaan SDM tanpa cara manual.
Namun di antara HRIS dan software outsourcing, manakah software terbaik untuk perusahaan gunakan dalam mengelola SDM dan operasional lainnya? Simak lebih dalam definisi HRIS dan software outsourcing, perbedaan HRIS dan software outsourcing, sampai keunggulan dan kelemahan keduanya agar Anda bisa menentukan solusi terbaik untuk pengembangan perusahaan.
Definisi HRIS dan Software Outsourcing
Human resource information system atau disingkat sebagai HRIS merupakan software yang berfungsi sebagai pengumpulan, penyimpanan, dan pengelolaan data karyawan. Selain itu, HRIS juga berguna untuk mengatur penggajian, tunjangan, absensi, dan informasi karyawan lainnya dalam satu tempat yang sama.
Sementara software outsourcing adalah prosedur pencarian tenaga kerja baik individu maupun tim sebagai vendor melalui perusahaan eksternal di bidang software development untuk melakukan perancangan, pengembangan, sampai pemeliharaan software mereka.
Baca juga : Apa itu Outsourcing? Pengertian, Jenis, Aturan dan Contohnya
Perbedaan HRIS dan Software Outsourcing
Walaupun keduanya memiliki fungsi membantu perusahaan mengelola manajemen sumber daya manusia, namun pengelolaan yang dilakukan menggunakan cara yang berbeda. Berikut ini perbedaan HRIS dan software outsourcing dalam pengelolaan manajemen sumber daya manusia.
1. Pengelolaan
Apabila perusahaan memilih HRIS sebagai perangkat untuk membantu manajemen SDM, maka pengelolaan sepenuhnya berada di tangan tim internal perusahaan. Namun, jika perusahaan memilih untuk menggunakan software outsourcing, maka pengelolaan SDM sepenuhnya dikelola oleh perusahaan eksternal.
2. Kontrol data
Perusahaan yang memilih HRIS sebagai solusinya, akan memiliki seluruh kontrol terhadap data dan proses HR. Sementra perusahaan yang memilih software outsourcing, memiliki kontrol terbatas dikarenakan tim pengelola SDM mereka menggunakan pihak ketiga.
3. Kebutuhan SDM
Jika perusahaan menggunakan HRIS maka perusahaan harus memiliki tim internal HR yang dapat menguasai penggunaan sistem HRIS tersebut secara optimal, sedangkan perusahaan yang menggunakan software outsourcing, tidak membutuhkan tim internal HR untuk mengelola manajemen SDM karena proses pengelolaan sepenuhnya dikerjakan oleh vendor.
4. Biaya
Penggunaan sistem HRIS mengeluarkan biaya operasional yang terjangkau jika digunakan untuk jangka panjang, Sementara biaya software outsourcing dikeluarkan secara berkala sesuai dengan kebutuhan pengelolaan SDM perusahaan, hal ini menguntungkan perusahaan dalam pengeluaran biaya jangka panjang.
5. Fleksibilitas sistem
Umumnya, sistem HRIS bisa dikolaborasikan dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan. Perusahaan yang sudah memiliki sistem lain tidak perlu khawatir jika ingin menggunakan HRIS. Sedangkan penggunaan software outsourcing memiliki layanan yang terbatas sesuai layanan yang bisa diberikan oleh perusahaan vendor.
6. Risiko
Keduanya tentu sama-sama memiliki risiko jika tidak dimanfaatkan dengan tepat. HRIS berisiko apabila tim internal tidak memiliki kemampuan dalam pemeliharaan sistem HRIS. Sementara penggunaan software outsourcing berisiko karena bergantung pada proses tim eksternal dan membutuhkan tingkat komunikasi tinggi untuk mengetahui jalannya proses pengelolaan manajemen SDM.
Keunggulan dan Kelemahan HRIS
Setelah mengetahui perbedaan dari HRIS dan software outsourcing, berikut ini keunggulan dan kelemahan HRIS dalam pengelolaan manajemen SDM perusahaan.
Keunggulan HRIS
1. Mengurangi dokumen fisik
Segala bentuk data karyawan bisa diakses dengan mudah dalam aplikasi pengelolaan manajemen HRIS, sehingga tim internal HR perusahaan tidak membutuhkan dokumen fisik tertulis atau manual.
2. Pengelolaan data yang aman
Sistem HRIS menyediakan otomatisasi proses penggajian, absensi, sampai pengelolaan rekrutmen dengan struktur yang optimal. Tim internal HR di perusahaan dapat dengan mudah mengelola proses tersebut secara cepat dan efisien.
3. Kemudahan akses data
Dikelola langsung oleh tim internal HR perusahaan, membuat sistem HRIS memiliki kemudahan dalam mengakses data. Tim internal HR dapat dengan mudah menggunakan data tersebut untuk menganalisa kinerja karyawan dan menyediakan pelatihan sesuai dengan data yang ada dan bisa diakses kapan saja.
4. Meningkatkan efisiensi tim HR
Perusahaan yang menggunakan cara manual untuk mengelola manajemen SDM membutuhkan tenaga dan waktu lebih, agar proses tersebut dapat berjalan dengan optimal. Namun, sistem HRIS dapat meningkatkan optimasi proses pengelolaan SDM perusahaan hanya dalam satu sistem saja. Pengelolaan data karyawan seperti absensi, penggajian, sampai analisis kinerja karyawan dapat dengan mudah didapatkan dalam hitungan detik.
Kelemahan
1. Biaya awal
Saat perusahaan memutuskan untuk menggunakan HRIS untuk mengelola manajemen SDM, biaya yang dikeluarkan meliputi biaya implementasi sistem, biaya lisensi, biaya pelatihan (jika dibutuhkan), sampai biaya pemeliharaan sistem.
2. Kebutuhan tim yang terlatih
Perusahaan yang memilih untuk menggunakan HRIS tentu membutuhkan tim internal yang sudah terlatih dengan sistem HRIS. Apabila tim internal perusahaan tidak memiliki dasar pelatihan dalam menggunakan HRIS maka implementasi sistem tersebut tidak bisa segera dioperasikan.
3. Pemeliharaan sistem
Perusahaan harus selalu memastikan sistem HRIS selalu terupdate agar terhindar dari kesalahan teknis dan implementasi pengelola manajemen SDM perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Keunggulan dan Kelemahan Software Outsourcing
Berikut ini keunggulan dan kelemahan software outsourcing yang wajib Anda ketahui.
Keunggulan
1. Biaya yang bisa dikendalikan
Perusahaan bisa memprediksikan pengeluaran dalam pengelolaan SDM sesuai dengan kebutuhan dan mencari software outsourcing yang selaras dengan kebutuhan perusahaan.
2. Sistem kerja yang terbukti
Vendor outsourcing umumnya memilih perusahaan penyedia software yang sudah terbukti unggul dalam pengelolaan manajemen sumber daya manusia. Keunggulan ini menguntungkan perusahaan yang menggunakan jasa outsourcing dengan hasil kerja yang jelas dan terpercaya.
3. Kemampuan eksternal yang jelas
Perusahaan yang menggunakan jasa outsourcing tidak perlu khawatir, tenaga kerja yang terpilih mengelola manajemen SDM sudah memiliki pengalaman yang terlatih secara profesional.
4. Skalabilitas
Perusahaan tidak membutuhkan penambahan tenaga kerja internal untuk mengelola manajemen SDM. Software outsourcing akan menjalankan keseluruhan proses pengelolaan SDM tersebut dengan hasil yang optimal.
Kelemahan
1. Kerahasiaan data minim
Karena pengelolaan dilakukan oleh pihak eksternal perusahaan, maka keamanan data dan informasi perusahaan rentan terhadap risiko kebocoran secara sengaja atau tidak sengaja. Pastikan jasa outsourcing yang digunakan bisa menjaga kerahasiaan data dengan profesional.
2. Tidak memiliki kontrol penuh
Sama halnya dengan kerahasiaan data yang minim, jika perusahaan menggunakan jasa outsourcing, maka tim internal akan kesulitan memiliki kontrol untuk mengakses data karyawan untuk pengelolaan manajemen SDM.
3. Permasalahan komunikasi
Untuk mempermudah akses pengelolaan pihak internal perusahaan, komunikasi efektif wajib dijalankan oleh ketiga pihak. Baik perusahaan yang menggunakan jasa, pihak kedua atau penghubung, dan perusahaan penyedia jasa outsourcing.
Jika perusahaan Anda sudah memiliki tim internal HR, sistem HRIS merupakan pilihan yang tepat. Satu sistem untuk memudahkan pengelolaan manajemen SDM perusahaan, mulai dari absensi, penggajian, sampai analisis kinerja karyawan melalui data yang tersimpan.
Namun, jika perusahaan Anda tidak memiliki tim internal HR untuk mengelola manajemen SDM. Software outsourcing adalah jalan keluar untuk Anda, penyediaan tenaga kerja yang sudah professional dan sistem pengerjaan yang terbukti menghasilkan.
Baca juga : Penggunaan HRIS dalam Perusahaan di Industri Outsourcing
Temukan Solusi Terbaik Anda Bersama LinovHR!
Pengelolaan manajemen SDM yang buruk menentukan reputasi perusahaan Anda di masa depan, penggunaan HRIS dan software outsourcing meminimalisir kesalahan dan mengoptimalkan pengelolaan manajemen SDM perusahaan.
Mulai gunakan Software HRIS dari LinovHR untuk membantu perusahaan Anda dalam pengelolaan manajemen SDM secara optimal. Coba LinovHR sekarang dengan demo gratis dan rasakan perbedaannya!
