Performance management merupakan salah satu aspek kunci dalam upaya perusahaan untuk mencapai keunggulan yang bisa diukur dan berkelanjutan.
Tugas dari Performance management ini ada pada seorang pemimpin, yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan-karyawan di bawahnya dapat tetap berkinerja optimal.
Oleh karena itu, perusahaan harus mengambil langkah-langkah strategis untuk mencapainya, salah satunya dengan menerapkan performance management. Berikut penjelasan lengkapnya dalam artikel ini.
Pengertian Performance Management
Menurut The University of Kansas, Performance Management merupakan proses berkelanjutan yang melibatkan komunikasi dan klarifikasi terkait tanggung jawab pekerjaan, prioritas, ekspektasi kinerja, dan perencanaan pengembangan yang bertujuan mengoptimalkan kinerja individu serta menyelaraskannya dengan tujuan strategis perusahaan.
Performance Management adalah proses terstruktur yang bertujuan meningkatkan performa organisasi dengan mengembangkan kinerja individu dan tim. Proses ini melibatkan komunikasi terus-menerus antara supervisor dan karyawan sepanjang tahun ddengan harapan membantu pencapaian tujuan bisnis perusahaan.
Pendekatan ini berfokus pada pengembangan kinerja individu dan tim melalui proses pengukuran, pemantauan, dan evaluasi yang berkelanjutan.
Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan bahwa kinerja setiap individu selaras dengan tujuan strategis organisasi
Dalam pelaksanaannya, performance management memanfaatkan berbagai alat dan teknik, seperti kuesioner penilaian kinerja, metode penilaian 360 derajat, pendampingan, serta program pengembangan karyawan.
Penerapan manajemen kinerja yang efektif sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan karyawan bekerja secara produktif dan efisien, mencapai target perusahaan, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan.
Selain itu, manajemen kinerja juga dapat meningkatkan perasaan dihargai di kalangan karyawan dan memotivasi mereka untuk terus meningkatkan kinerja.
Baca Juga: Manajemen Kinerja (Performance Management): Sebuah Perspektif Baru
Tujuan Performance Management
Manajemen kinerja secara umum bertujuan untuk memastikan kolaborasi yang efektif di seluruh bagian perusahaan dalam mencapai misi dan visi perusahaan. Sementara itu, inilah beberapa tujuan utama dari performance management:
1. Memperkuat Komunikasi
Performance management dapat membantu memperkuat komunikasi antara manajemen dan karyawan. Dengan memberikan umpan balik secara teratur, manajer dapat memastikan bahwa karyawan memahami ekspektasi mereka di tempat kerja serta memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan masukan.
2. Menetapkan Ekspektasi Kinerja Antara karyawan dan Atasan
Tujuan manajemen performa selanjutnya yaitu menciptakan ekspektasi kinerja.
Ekspektasi yang jelas antara karyawan dan perusahaan sangat diperlukan supaya tidak ada miskomunikasi saat melakukan pekerjaan.
3. Menentukan Standar Kinerja
Setiap pekerjaan mempunyai standar agar perusahaan tetap bisa menjaga keberlangsungan bisnis. Tujuan yang paling penting dari manajemen kinerja yaitu untuk menetapkan standar kinerja.
Menetapkan standar kinerja yang tepat dapat membantu HRD untuk membuat rencana kinerja yang lebih baik serta membuat evaluasi kinerja karyawan menjadi lebih tepat sasaran.
4. Mengembangkan Program Pelatihan SDM
Tujuan penting lainnya dari sistem manajemen performa yaitu untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan tenaga kerjanya.
Hasil dari identifikasi ini akan digunakan untuk mengembangkan program pelatihan SDM. Program pelatihan SDM akan mendorong pertumbuhan pribadi dan kemajuan dalam karir karyawan.
5. Menetapkan Tujuan Kinerja Sesuai dengan Tujuan Perusahaan
Setiap perusahaan mempunyai tujuan atas bisnisnya masing-masing. Tujuan kinerja perlu diselaraskan dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Untuk memastikan dan membentuk hal tersebut, performance management yang akan berperan besar supaya perusahaan tetap bisa meraih tujuan sesuai visi dan misi.
Dengan membentuk tujuan kinerja yang sesuai dengan tujuan perusahaan, tentu akan dapat meningkatkan terjadinya Performance Management Cycle.
6. Meningkatkan Kinerja Organisasi Secara Keseluruhan
Tujuan lainnya dari performance management adalah meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. Dengan meningkatkan kinerja karyawan, memperbaiki komunikasi, dan mengidentifikasi peluang pengembangan karir, manajemen kinerja dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.
Mengapa Performance Management Penting?
Performance Management memiliki peran penting untuk mengukur, menganalisis, dan mengevaluasi kinerja karyawan.
Selain itu, sistem ini juga digunakan untuk merencanakan langkah-langkah perbaikan bagi karyawan yang membutuhkan, serta memberikan penghargaan kepada mereka yang telah menunjukkan kinerja yang luar biasa sebagai bentuk apresiasi dari perusahaan.
Inilah beberapa manfaat performance management dalam perusahaan:
1. Mengidentifikasi Masalah Kinerja
Pengelolaan performa yang baik akan membantu identifikasi masalah dalam kinerja sedini mungkin.
Hasil kinerja terkini akan ditelaah dengan tujuan kinerja yang sudah ditentukan, kemudian dari itu akan terlihat apakah progress seusai rencana atau tidak.
JIka sudah begini, manajer dan HRD biasanya akan turun tangan untuk membantu atau sekadar mencari tahu mengapa masalah bisa terjadi supaya bisa terselesaikan.
2. Membantu HRD dalam Menjalankan Rekrutmen dan Pelatihan
Selain mengidentifikasi masalah kinerja, hal penting lain dari performance management dapat membantu tugas HRD. Manajemen performa karyawan merupakan salah satu tanggung jawab dari HRD.
Akan tetapi, jika tugas yang satu ini berjalan lancar, maka tugas HRD yang lain seperti rekrutmen dan pelatihan juga akan berjalan mulus.
Sebab, perancangan rekrutmen dan pelarihan berdasarkan dari manajemen performa.
3. Membuat Karyawan Merasa Dihargai
Salah satu dari bagian manajemen performa yaitu memberikan feedback kepada karyawan pasca evaluasi kinerja.
Karyawan akan merasa senang dan dihargai jika perusahaan memberikan feedback atau masukan atas perkembangan kinerja.
Dengan begitu, karyawan juga bisa secara mandiri mengembangkan diri untuk mencapai tujuan perusahaan. Karyawan pun juga semakin nyaman untuk menjadi bagian perusahaan.
4. Menggali Karyawan Unggulan
Karyawan unggulan merupakan karyawan yang mempunyai kegigihan dan kualitas pekerjaan yang bagus.
Untuk menggali karyawan mana saja yang mempunyai keunggulan tersebut, perusahaan dapat menggunakan data perkembangan performa karyawan secara keseluruhan.
Tahapan Performance Management
Adapun fase tahapan yang harus dilakukan dalam menyusun manajemen performa. Tahapan tersebut dimulai dengan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi kinerja, dan pemberian penghargaan. Berikut penjelasan lengkapnya:
1. Perencanaan
Di tahap awal ini perusahaan berfokus pada penyusunan rencana kerja yang align dengan visi dan misi yang diharapkan. Standar, target, KPI, dan sasaran strategis perlu dirumuskan dengan jelas dan detail.
Biasanya, konsep yang berorientasi pada spesifikasi yang jelas, dapat diukur, dapat dicapai, realistis, dan berorientasi waktu (SMART) menjadi panduan dalam perencanaan ini.
Tugas penting ini sering kali diemban oleh direktur atau CEO, yang kemudian delegasikan ke para manajer untuk implementasi lebih lanjut.
2. Pelaksanaan
Kemudian pada tahap pelaksanaan, kita mengikuti rencana yang telah disusun sebelumnya.
Untuk memastikan kinerja yang optimal, penting bagi perusahaan untuk melakukan pengawasan dan memberikan umpan balik yang terstruktur kepada setiap karyawan, yang akan meningkatkan motivasi mereka dalam bekerja.
3. Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja dilakukan pada waktu-waktu yang telah ditetapkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan, seperti HR, atasan, dan manajemen pusat. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa setiap karyawan terus bergerak menuju pencapaian tujuan perusahaan.
4. Pemberian Penghargaan
Dalam fase akhir, penerapan sistem manajemen kinerja mencakup pemberian penghargaan kepada karyawan. Penghargaan tersebut bisa berupa kompensasi materi maupun non-materi yang sepadan dengan kontribusi mereka.
Baca Juga: Perbedaan Performance Management dan Performance Development
Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal
Performance Management berbeda dengan Performance Appraisal. Performance Management berjalan secara dinamis dan terus menerus, sedangkan Performance Appraisal hanya dalam periode tertentu saja.
Performance Management yang lebih berperan dalam memegang kunci perusahaan dalam pencapaian keunggulan kompetitif.
Sedangkan Performance Appraisal lebih menitikberatkan pada pemberian feedback kepada karyawan untuk meningkatkan hasil kinerja mereka. Berikut beberapa aspek yang membedakan antara lain:
1. Konsep Management
Performance Appraisal menitik beratkan pada standar dengan cara mengevaluasi kinerja dan memberikan feedback langsung kepada karyawan agar mereka dapat memperbaiki, mempertahankan, dan meningkatkan prestasi kerja mereka.
Sedangkan Performance Management lebih berkonsep pada integrasi untuk memastikan agar kinerja karyawan benar-benar berkontribusi pada sasaran dan tujuan dari organisasi atau perusahaan.
2. Durasi Waktu
Performance Appraisal merupakan review yang dilakukan secara periodik atau berkala, baik itu tiga bulan sekali, empat bulan sekali, enam bulan sekali, ataupun satu tahun sekali tergantung dari kebijakan yang dimiliki oleh perusahaan yang bersangkutan.
Sedangkan Performance Management dilakukan secara dinamis dan terus-menerus oleh seorang atasan perusahaan kepada karyawannya.
3. Tujuan
Tujuan dari Performance Appraisal yaitu untuk mendorong kinerja karyawan, mengembangkan bakat dan kemampuan yang mereka miliki, menumbuhkan dan menguatkan budaya perusahaan yang positif, serta mendorong kesuksesan para karyawannya.
Sedangkan Performance Management bertujuan untuk mengevaluasi kinerja karyawan agar mereka dapat melakukan perbaikan dan peningkatan kinerja di masa mendatang.
4. Metode
Performance appraisal dilakukan dengan menggunakan metode evaluasi yang telah ditetapkan, seperti rating skala numerik atau grafik, sementara performance management melibatkan beragam metode, seperti pemberian umpan balik secara berkelanjutan, pengembangan keterampilan dan pelatihan, serta peningkatan pengalaman kerja.
5. Posisi Keterlibatan Karyawan
Pada Performance Appraisal, proses evaluasi dilakukan oleh atasan atau seorang supervisor sehingga keterlibatan karyawan sangat minim atau tidak ada sama sekali.
Sedangkan pada Performance Management, para karyawan dapat memberikan feedback terkait dengan sasaran dan tujuan perusahaan, mempertahankan, mengawasi, memperbaiki, dan meningkatkan kinerja pribadi, membuat rencana perbaikan dan perkembangan, sampai dengan mendapatkan kesempatan untuk berdiskusi dengan atasan untuk memperoleh bimbingan secara berkala.
Baca Juga: Employee Self Service dan Tentang Keterlibatan Karyawan Dalam Bisnis
Salah satu cara yang cukup mudah untuk melakukan pemantauan atau pengawasan kinerja adalah menggunakan Software Performance Management dari LinovHR.
Data dan informasi perkembangan kinerja karyawan terhadap tujuan perusahaan akan disajikan secara real time dan rinci.
Baca Juga: Macam-Macam Performance Management Tools
Kesimpulan
Performance Management memiliki pandangan, arah, dan tujuan yang jelas sehingga sangat erat kaitannya dengan strategi perusahaan serta peningkatan sikap, perilaku, dan nilai-nilai yang sesuai dengan budaya positif perusahaan.
Saat Anda menjadi bagian dari tim yang melakukan Performance Management, sebaiknya perhatikan para staf Anda, apa saja yang perlu mereka tingkatkan, perlukah mereka mendapatkan bimbingan, perlukah mereka melakukan perbaikan, dan hal lainnya yang berhubungan dengan peningkatan sumber daya manusia.
