Performance Appraisal: Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Metode

Performance appraisal atau yang lebih populer disebut dengan penilaian kinerja menjadi penting untuk dilakukan perusahaan agar dapat mengetahui sejauh mana perkembangan performa karyawan dari waktu ke waktu.

Penting bagi HR untuk memahami apa itu performance appraisal dan apa saja yang harus dilakukan agar dapat mengontrol, mengawasi hingga menilai kinerja karyawan dengan benar.

Berikut ini pembahasan lengkap tentang performance appraisal dari LinovHR mulai dari pengertian, tujuan, fungsi hingga jenis-jenis metode performance yang sering digunakan.

Apa itu Performance Appraisal?

Performance appraisal adalah metode tinjauan berkala yang dilakukan atas kinerja dan kontribusi yang telah diberikan karyawan kepada perusahaan.

Kegiatan ini biasa disebut juga sebagai performance review, performance evaluation, atau penilaian kinerja karyawan.

Metode ini bisa dilakukan selama periode bulan atau tahun dengan memberikan feedback terhadap performa dan kemampuan karyawan.

Hal ini merupakan salah satu bagian dari proses career path sehingga dapat menentukan adanya kemungkinan naiknya besaran gaji atau justru pemberhentian hak kerja. 

Baca Juga: Self Appraisal adalah: Pengertian, Tujuan, dan Manfaatnya

Tujuan Performance Appraisal

Performance Appraisal memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Untuk membuat catatan yang akan berkaitan dengan gaji pokok, kenaikan gaji, bonus, atau untuk promosi jabatan.
2. Sebagai pendukung manajer dalam membuat keputusan yang tepat.
3. Mengetahui kelebihan serta kekurangan setiap karyawan agar bisa menempatkan mereka pada posisi yang tepat.
4. Untuk menilai dan memelihara potensi yang ada dalam diri karyawan untuk pertumbuhan dan perkembangan di masa yang akan datang.
5. Memberikan umpan balik atau feedback kepada karyawan tentang hasil kinerjanya.
6. Mempengaruhi karyawan untuk meningkatkan kinerja serta produktivitasnya dalam bekerja.
7. Untuk meninjau dan menentukan program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.

Fungsi Performance Appraisal

Performance Appraisal memiliki fungsi yang sangat beragam untuk karyawan maupun perusahaan. Berikut ini adalah fungsi dari performance appraisal.

1. Sebagai Dasar untuk Peninjauan Kinerja Karyawan

Fungsi pertama dari performance appraisal adalah untuk meninjau kinerja dan memberikan feedback kepada seluruh karyawan secara teratur di semua tingkatan yang terdapat dalam organisasi atau perusahaan.

Untuk mengukur kinerja para pegawai dibutuhkannya kompetensi. Kompetensi sendiri digunakan untuk menentukan nilai apa yang akan diukur untuk proses penilaian.

Baca Juga : 5 Tahapan Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan

2. Menyiapkan Tujuan Kerja

Performance appraisal dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk mendiskusikan tanggung jawab pekerjaan, serta untuk menyepakati tujuan perusahaan yang didiskusikan bersama para karyawan pada awal tahun atau setiap memulai periode kerja baru.

Sehingga hal ini dapat menyelaraskan tugas dan tanggung jawab karyawan dengan tujuan perusahan.

3. Membantu dalam Meningkatkan Prestasi Kerja

Dengan dilakukannya sebuah penilaian kinerja pada karyawan, para atasan seperti direktur, general manager, manajer lini, hrd, serta semua pimpinan lainnya termasuk karyawan juga akan mendapatkan feedback atau umpan balik dari hasil kinerja yang sudah dilakukan dalam periode penilaiannya.

Mereka juga bisa melakukan perbaikan, peningkatan kinerja serta berprestasi pada masa yang akan datang.

4. Menyesuaikan Kompensasi

Performance appraisal juga biasanya dijadikan sebagai salah satu acuan agar bisa melakukan penyesuaian kompensasi lewat program lanjutan setelah proses penilaiannya selesai.

Sementara itu, penyesuaian gaji juga biasanya masuk ke dalam program yang ada di dalam benefit dan kompensasi.

Sehingga dalam tahapan ini para pimpinan dalam perusahaan bisa mengambil keputusannya saat akan menentukan sebuah perbaikan untuk memberikan kompensasi dan yang lainnya.

5. Untuk Menentukan Jenis Program Pelatihan Karyawan

Setelah melakukan penilaian kinerja, manajemen memiliki hasil dari setiap karyawan serta unit kerja. Dari hasil tersebut, manajemen atau divisi HRD dapat mengetahui kelebihan serta kekurangan dari skill karyawan.

Jika terdapat kekurangan, HRD dapat menentukan jenis pelatihan apa yang sesuai untuk meningkatkan skill serta kapabilitas karyawan.

6. Mengetahui Hambatan/Masalah Selama Proses Kerja

Selain menentukan jenis pelatihan yang cocok, performance appraisal ini juga dapat untuk mengidentifikasi hambatan apa yang sedang dihadapi karyawan sehingga menurunkan performa kerja.

Karyawan dan juga HRD dapat mendiskusikan hambatan tersebut sehingga memunculkan sebuah solusi terbaik untuk kelancaran proses kerja.

7. Melakukan Penilaian Pada Proses Seleksi

Selain bisa membantu untuk menganalisis kesalahan atau kebenaran dalam suatu indikator job design, penilaian kinerja juga bisa menjadi salah satu indikator apakah proses seleksi karyawan yang sudah dilakukan secara benar atau belum. 

Jika hasil penilaian kinerja karyawan rendah bisa masuk ke dalam kategori buruk dalam perusahaan. Namun hasil tersebut bisa saja bukan sepenuhnya kesalahan dari kinerja karyawan, tapi dari kesalahan pada saat proses seleksi yang dilakukan.

Aspek Yang Dinilai Dalam Performance Appraisal

Aspek yang dinilai oleh manajer ketika proses performance appraisal biasanya meliputi:

• Ketepatan Waktu Pada Kehadiran
• Kemampuan Interpersonal
• Prestasi Karyawan
• Kemampuan Komunikasi
• Kemmampuan Delegasi Wewenang
• Manajemen Waktu
• Produktivitas Kerja
• Kerjasama dan Kolaborasi
• Problem Solving

Baca Juga: Cara Mengukur Produktivitas Kerja Karyawan

Jenis Performance Appraisal

Untuk mengukur serta memberi penilaian terhadap kinerja karyawan, terdapat beberapa metode performance appraisal yang digunakan di perusahaan. Diantaranya adalah:

1. Self-Appraisal

Self appraisal adalah metode penilaian kinerja untuk mendorong setiap karyawan dalam bertanggung jawab terhadap diri sendiri dengan cara menilai pencapaian atau kegagalan dan juga untuk mendorong manajemen diri.

Cara ini digunakan untuk mempersiapkan karyawan saat sedang melakukan diskusi dan membahas evaluasi kerja dengan para atasannya.

Metode ini bisa dikolaborasikan dengan metode lainnya, namun tidak bisa menggantikan penilaian yang dilakukan oleh atasan atau manajemen perusahaan.

2. Employee-Initiated Review

Pada metode ini, karyawan dapat meminta ulasan balik atau feedback terhadap kinerja mereka kepada para atasan atau manajer mereka.

Metode ini digunakan untuk meningkatkan manajemen diri pada karyawan.

3. Penilaian Cara Tradisional

Pada metode penilaian tradisional, karyawan akan bertemu dengan atasannya untuk membahas dan mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan pada periode sebelumnya.

Evaluasi tersebut dilakukan atas dasar pengamatan atasan kepada karyawan tentang kemampuan dan pola kerja karyawan yang telah disesuaikan dengan job description. Hasil penilaian tersebut nantinya akan disesuaikan dengan kenaikan gaji.

4. Umpan Balik 360°

Pada metode umpan balik atau feedback 360 derajat, penilaian kinerja akan diminta ulasannya dari para atasan, rekan kerja, client, hingga karyawan itu sendiri.

Cara ini akan menghasilkan umpan balik dari para karyawan kepada para manajer perusahaan, hal ini juga dikenal dengan istilah upward appraisal.

Metode Pengumpulan Data dalam Performance Appraisal

Terdapat dua metode yang berbeda dalam melakukan pengumpulan data saat performance appraisal, yaitu past-oriented method dan future-oriented method.

Past-Oriented Method (Metode Penilaian Kinerja Historis)

Past-oriented method berfokus pada evaluasi dari hasil kinerja karyawan berdasarkan data dan informasi tentang kinerja yang sudah dilakukan.

Penerapan metode ini mencakup penilaian atas pencapaian tujuan, hasil kerja, dan perilaku karyawan selama periode tersebut.

Penggunaan metode ini dapat memberikan gambaran tentang seberapa baik atau buruk karyawan telah bekerja dalam periode sebelumnya.

Hal ini dapat berguna untuk membuat keputusan terkait promosi, insentif, atau bonus retroaktif.

Berikut adalah contoh past-oriented method:

• Penilaian Grafik: Menggunakan grafik atau skala numerik untuk menilai kinerja karyawan berdasarkan hasil kerja mereka.
• Penilaian Rangking: Membandingkan kinerja karyawan dengan karyawan lain dalam tim atau departemen untuk menentukan peringkat relatif mereka.
• Ulasan Tahunan: Atasan memberikan umpan balik kepada karyawan berdasarkan pencapaian dan perilaku selama tahun tersebut.

Future-Oriented Method (Metode Penilaian Potensial)

Metode ini lebih berfokus pada potensi karyawan untuk masa depan daripada hanya melihat kinerja masa lalu. Ini mencakup penilaian atas kemampuan karyawan untuk berkembang, belajar, dan berkontribusi lebih baik di masa yang akan datang.

Mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi untuk pertumbuhan dan pengembangan yang lebih baik serta untuk memahami bagaimana organisasi dapat mendukung perkembangan mereka.

Berikut adalah contoh future-oriented method:

• Pencapaian Tujuan Masa Depan: Menetapkan tujuan masa depan yang diharapkan karyawan capai dan menilai kemampuan mereka untuk mencapainya.
• Pengembangan Keterampilan: Fokus pada kemampuan karyawan untuk mengembangkan keterampilan dan kompetensi baru yang dibutuhkan di masa depan.
• Potential Assessment: Menggunakan asesmen dan penilaian untuk mengevaluasi potensi kepemimpinan atau kontribusi karyawan di masa depan.

Tahapan Performance Appraisal

1. Menetapkan Standar Kinerja

Penetapan standar dilakukan untuk memastikan kinerja seorang karyawan dapat berkontribusi pada suatu perusahaan. Standar yang ditetapkan ini harus bersifat obyektif, sehingga harus spesifik dapat diukur.

2. Menyampaikan Standard Kinerja

Standar kinerja yang sudah ditentukan tadi juga harus disampaikan oleh karyawan. Hal ini membuat karyawan mengerti apa yang diekspektasikan dari dirinya untuk kepentingan perusahaan.

3. Mengukur Kinerja Aktual

Ini tahapan dimana performa karyawan dinilai berdasarkan standar yang sudah ditetapkan. Sumber penilaian ini bisa dari pengamatan personal maupun laporan tertulis seperti statistik dan laporan harian/mingguan.

4. Bandingkan Kinerja Aktual Dengan Standard Yang Ditetapkan

Pada tahap ini manajer akan membandingkan kinerja karyawan yang sudah dijalankan dengan standar yang sudah ditentukan. Perbandingan ini juga harus menitikberatkan pada aksi dan juga hasil.

5. Diskusikan Hasil Penilaian Dengan Karyawan

Penyampaian hasil dilakukan setelah membandingkan penetapan standar dengan performa aktual. Apapun hasil yang didapatkan dari penilaian harus disampaikan ke karyawan.

Apakah karyawan sudah memenuhi standar kinerjanya, atau masih ada ruang evaluasi untuk meningkatkan kinerja karyawan.

6. Pengambilan Tindakan

Tahapan terakhir dari proses appraisal adalah pengambilan tindakan. Tindakan itu bisa berupa reward, promosi ataupun tindakan koretif.

Jika manajer menemukan gap yang cukup jauh antara performa karyawan dengan standard yang telah ditentukan, tindakan korektif perlu dilakukan.

Tindakan tersebut bisa berupa training atau coaching selama periode tertentu.

Lakukan Performance Appraisal dengan Software Performance Management LinovHR

Penilaian kinerja karyawan yang dilakukan secara efektif dapat menjadi penentu ke dalam proses kerja lainnya. Sehingga, proses penilaian harus dilakukan secara benar dan sesuai dengan hasil kinerja karyawan.

Proses penilaian yang dilakukan secara manual tanpa adanya bantuan sistem memungkinkan hasil penilaian akan lebih bersifat subjektif dan kurang terukur.

Dampaknya, proses penentuan tindakan selanjutnya seperti kenaikan gaji, pemberian bonus, atau promosi jabatan karyawan tidak bisa dilakukan secara efektif.

Dengan perkembangan teknologi yang canggih, proses penilaian dan evaluasi kinerja karyawan bisa dilakukan secara efektif dengan bantuan dari perangkat lunak. Salah satu sistem perangkat lunak penilaian terbaik adalah Software Performance Management dari LinovHR.

Software Performance Management berbasis web dari LinovHR dapat membantu tugas manajemen HRD dalam menganalisis performa karyawan perusahaan secara terukur. Pada sistem ini terdiri dari performance appraisal, goals management, serta feedback.

Dengan memanfaatkan penilaian kinerja karyawan dari LinovHR, seluruh tugas mulai dari menentukan target kerja, penilaian, hingga membuat laporan review karyawan bisa dilakukan secara efektif dan terukur, serta memberikan hasil penilaian yang akurat.

Mari hubungi tim kami untuk jadwalkan demo sekarang juga!