Performance appraisal atau yang lebih populer disebut dengan penilaian kinerja menjadi penting untuk dilakukan perusahaan agar dapat mengetahui sejauh mana perkembangan performa karyawan dari waktu ke waktu.
Penting bagi HR untuk memahami apa itu performance appraisal dan apa saja yang harus dilakukan agar dapat mengontrol, mengawasi hingga menilai kinerja karyawan dengan benar.
Berikut ini pembahasan lengkap tentang performance appraisal dari LinovHR mulai dari pengertian, tujuan, fungsi hingga jenis-jenis metode performance yang sering digunakan.
Apa itu Performance Appraisal?
Performance appraisal atau yang sering disebut penilaian kinerja adalah proses yang terstruktur untuk mengevaluasi kinerja karyawan di sebuah perusahaan.
Metode ini merupakan penilaian kinerja karyawan yang biasanya dilakukan secara berkala, misalnya setiap tahun sekali hingga dua kali dalam setahun.
Selain itu, performance appraisal juga berfungsi sebagai sarana untuk memberikan feedback dan membantu karyawan dalam pengembangan kemampuan, keterampilan, dan karir mereka.
Hasil dari performance appraisal dapat menjadi dasar dalam pengambilan keputusan terkait penggajian, promosi, atau bahkan pemutusan hubungan kerja.
Secara keseluruhan, performance appraisal adalah proses penting dalam manajemen sumber daya manusia yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.
Baca Juga: Self Appraisal adalah: Pengertian, Tujuan, dan Manfaatnya
Fungsi Performance Appraisal
Performance Appraisal memiliki fungsi yang sangat beragam seperti untuk mengevaluasi kinerja karyawan, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka, dan mengidentifikasi masalah atau area yang bisa ditingkatkan. Berikut ini adalah fungsi utama dari performance appraisal:
1. Evaluasi Kinerja Karyawan
Hasil dari performance appraisal dapat menjadi dasar untuk menentukan keputusan terkait gaji, promosi, atau bahkan pengakhiran hubungan kerja.
Baca Juga : 5 Tahapan Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan
2. Menyiapkan Tujuan Kerja
Performance appraisal dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk mendiskusikan tanggung jawab pekerjaan, serta untuk menyepakati tujuan perusahaan yang didiskusikan bersama para karyawan pada awal tahun atau setiap memulai periode kerja baru.
Sehingga hal ini dapat menyelaraskan tugas dan tanggung jawab karyawan dengan tujuan perusahan.
3. Membantu dalam Meningkatkan Prestasi Kerja
Dengan dilakukannya sebuah penilaian kinerja pada karyawan, para atasan seperti direktur, general manager, manajer lini, hrd, serta semua pimpinan lainnya termasuk karyawan juga akan mendapatkan feedback atau umpan balik dari hasil kinerja yang sudah dilakukan dalam periode penilaiannya.
Mereka juga bisa melakukan perbaikan, peningkatan kinerja serta berprestasi pada masa yang akan datang.
4. Menyesuaikan Kompensasi
Performance appraisal juga biasanya dijadikan sebagai salah satu acuan agar bisa melakukan penyesuaian kompensasi lewat program lanjutan setelah proses penilaiannya selesai.
Sementara itu, penyesuaian gaji juga biasanya masuk ke dalam program yang ada di dalam benefit dan kompensasi.
Sehingga dalam tahapan ini para pimpinan dalam perusahaan bisa mengambil keputusannya saat akan menentukan sebuah perbaikan untuk memberikan kompensasi dan yang lainnya.
5. Untuk Menentukan Jenis Program Pelatihan Karyawan
Setelah melakukan penilaian kinerja, manajemen memiliki hasil dari setiap karyawan serta unit kerja. Dari hasil tersebut, manajemen atau divisi HRD dapat mengetahui kelebihan serta kekurangan dari skill karyawan.
Jika terdapat kekurangan, HRD dapat menentukan jenis pelatihan apa yang sesuai untuk meningkatkan skill serta kapabilitas karyawan.
6. Mengetahui Hambatan/Masalah Selama Proses Kerja
Selain menentukan jenis pelatihan yang cocok, performance appraisal ini juga dapat untuk mengidentifikasi hambatan apa yang sedang dihadapi karyawan sehingga menurunkan performa kerja.
Karyawan dan juga HRD dapat mendiskusikan hambatan tersebut sehingga memunculkan sebuah solusi terbaik untuk kelancaran proses kerja.
7. Melakukan Penilaian Pada Proses Seleksi
Selain bisa membantu untuk menganalisis kesalahan atau kebenaran dalam suatu indikator job design, penilaian kinerja juga bisa menjadi salah satu indikator apakah proses seleksi karyawan yang sudah dilakukan secara benar atau belum.
Jika hasil penilaian kinerja karyawan rendah bisa masuk ke dalam kategori buruk dalam perusahaan. Namun hasil tersebut bisa saja bukan sepenuhnya kesalahan dari kinerja karyawan, tapi dari kesalahan pada saat proses seleksi yang dilakukan.
Baca Juga: Cara Mengukur Produktivitas Kerja Karyawan
Tujuan Performance Appraisal
Tujuan performance appraisal membantu meningkatkan motivasi karyawan dalam mencapai tujuan organisasi.
Melansir dari Harvard Business Review (HBR) terdapat tiga tujuan utama dari pelaksanaan Performance Appraisal di perusahaan. Berikut tujuan Performance Appraisal:
1. Memberikan umpan balik yang memadai kepada setiap karyawan mengenai kinerjanya secara individu.
2. Menjadi landasan untuk melakukan perubahan perilaku atau modifikasi guna meningkatkan efektivitas kerja.
3. Menyediakan data yang dibutuhkan manajer untuk penugasan dan kebijakan kompensasi di masa depan.
Jenis Performance Appraisal
Ada empat jenis performance appraisal yang dapat dilakukan, seperti self-appraisal, employee-initiated review, penilaian tradisional, dan feedback 360 derajat. Berikut penjelasannya
1. Self-Appraisal
Self appraisal adalah metode penilaian kinerja untuk mendorong setiap karyawan dalam bertanggung jawab terhadap diri sendiri dengan cara menilai pencapaian atau kegagalan dan juga untuk mendorong manajemen diri.
Cara ini digunakan untuk mempersiapkan karyawan saat sedang melakukan diskusi dan membahas evaluasi kerja dengan para atasannya.
Metode ini bisa dikolaborasikan dengan metode lainnya, namun tidak bisa menggantikan penilaian yang dilakukan oleh atasan atau manajemen perusahaan.
2. Employee-Initiated Review
Pada metode ini, karyawan dapat meminta ulasan balik atau feedback terhadap kinerja mereka kepada para atasan atau manajer mereka.
Metode ini digunakan untuk meningkatkan manajemen diri pada karyawan.
3. Penilaian Cara Tradisional
Pada metode penilaian tradisional, karyawan akan bertemu dengan atasannya untuk membahas dan mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan pada periode sebelumnya.
Evaluasi tersebut dilakukan atas dasar pengamatan atasan kepada karyawan tentang kemampuan dan pola kerja karyawan yang telah disesuaikan dengan job description. Hasil penilaian tersebut nantinya akan disesuaikan dengan kenaikan gaji.
4. Umpan Balik 360°
Pada metode umpan balik atau feedback 360 derajat, penilaian kinerja akan diminta ulasannya dari para atasan, rekan kerja, client, hingga karyawan itu sendiri.
Cara ini akan menghasilkan umpan balik dari para karyawan kepada para manajer perusahaan, hal ini juga dikenal dengan istilah upward appraisal.
Cara Membuat Performance Appraisal
berikut adalah cara membuat atau tahapan dalam performance appraisal:
1. Menetapkan Standar Kinerja
Penetapan standar dilakukan untuk memastikan kinerja seorang karyawan dapat berkontribusi pada suatu perusahaan. Standar yang ditetapkan ini harus bersifat obyektif, sehingga harus spesifik dapat diukur.
2. Menyampaikan Standard Kinerja
Standar kinerja yang sudah ditentukan tadi juga harus disampaikan oleh karyawan. Hal ini membuat karyawan mengerti apa yang diekspektasikan dari dirinya untuk kepentingan perusahaan.
3. Mengukur Kinerja Aktual
Ini tahapan dimana performa karyawan dinilai berdasarkan standar yang sudah ditetapkan. Sumber penilaian ini bisa dari pengamatan personal maupun laporan tertulis seperti statistik dan laporan harian/mingguan.
4. Bandingkan Kinerja Aktual Dengan Standard Yang Ditetapkan
Pada tahap ini manajer akan membandingkan kinerja karyawan yang sudah dijalankan dengan standar yang sudah ditentukan. Perbandingan ini juga harus menitikberatkan pada aksi dan juga hasil.
5. Diskusikan Hasil Penilaian Dengan Karyawan
Penyampaian hasil dilakukan setelah membandingkan penetapan standar dengan performa aktual. Apapun hasil yang didapatkan dari penilaian harus disampaikan ke karyawan.
Apakah karyawan sudah memenuhi standar kinerjanya, atau masih ada ruang evaluasi untuk meningkatkan kinerja karyawan.
6. Pengambilan Tindakan
Tahapan terakhir dari proses appraisal adalah pengambilan tindakan. Tindakan itu bisa berupa reward, promosi ataupun tindakan koretif.
Jika manajer menemukan gap yang cukup jauh antara performa karyawan dengan standard yang telah ditentukan, tindakan korektif perlu dilakukan.
Tindakan tersebut bisa berupa training atau coaching selama periode tertentu.
Lakukan Performance Appraisal dengan Software Performance Management LinovHR
Penilaian kinerja karyawan yang dilakukan secara efektif dapat menjadi penentu ke dalam proses kerja lainnya. Sehingga, proses penilaian harus dilakukan secara benar dan sesuai dengan hasil kinerja karyawan.
Proses penilaian yang dilakukan secara manual tanpa adanya bantuan sistem memungkinkan hasil penilaian akan lebih bersifat subjektif dan kurang terukur.
Dampaknya, proses penentuan tindakan selanjutnya seperti kenaikan gaji, pemberian bonus, atau promosi jabatan karyawan tidak bisa dilakukan secara efektif.
Dengan perkembangan teknologi yang canggih, proses penilaian dan evaluasi kinerja karyawan bisa dilakukan secara efektif dengan bantuan dari perangkat lunak. Salah satu sistem perangkat lunak penilaian terbaik adalah Software Performance Management dari LinovHR.
Software Performance Management berbasis web dari LinovHR dapat membantu tugas manajemen HRD dalam menganalisis performa karyawan perusahaan secara terukur. Pada sistem ini terdiri dari performance appraisal, goals management, serta feedback.
Dengan memanfaatkan penilaian kinerja karyawan dari LinovHR, seluruh tugas mulai dari menentukan target kerja, penilaian, hingga membuat laporan review karyawan bisa dilakukan secara efektif dan terukur, serta memberikan hasil penilaian yang akurat.
Mari hubungi tim kami untuk jadwalkan demo sekarang juga!
