Setiap hari saat bekerja, karyawan perlu menandai kehadirannya. Hal ini dilakukan dengan mencatat jam masuk dan jam pulang karyawan. Pencatatan absensi bisa dilakukan melalui berbagai sistem, seperti sistem absensi manual hingga lebih modern dengan aplikasi absensi online.
Sayangnya, karyawan sering kali lupa untuk melakukan absensi terutama absen pulang. Meski hal ini wajar terjadi, tapi jika dilakukan terus menerus hal ini bisa menimbulkan masalah bagi perusahaan.
Untuk mengatasi hal ini, beberapa perusahaan bahkan mengeluarkan contoh surat pernyataan lupa absen kerja untuk mengatasi kebiasaan buruk ini.
Lantas apakah konsekuensi tersebut? Mengapa pula karyawan sering lupa melakukan absensi? Tak perlu berlama-lama, simak jawabannya pada artikel LinovHR berikut ini.ย
Mengapa Lupa Absen Merugikan
Lupa absen yang dilakukan karyawan sangat merugikan. Tidak hanya bagi manajemen perusahaan, melainkan juga bagi karyawan itu sendiri.
Berikut ini adalah beberapa konsekuensi yang ditimbulkan jika karyawan lupa melakukan absensi.
1. Karyawan Mengalami Pemotongan Gaji
Konsekuensi pertama adalah adanya pemotongan gaji yang dialami oleh karyawan. Hal ini bisa saja terjadi karena ketika karyawan lupa absen, kehadirannya tidak akan tercatat. Ia akan dianggap alpa.
2. Manajemen Sulit Menganalisis Kehadiran
Konsekuensi yang kedua dialami oleh manajemen perusahaan. Jika ada karyawan lupa absen pulang dan masuk kerja, data kehadiran yang tercatat dalam sistem menjadi tidak lengkap.
Hal ini tentu merugikan manajemen dalam melakukan analisis dan laporan data kehadiran. Pekerjaan jadi terhambat karena ia harus melakukan konfirmasi kepada karyawan yang bersangkutan.
3. Perusahaan Mengalami Kerugian Finansial
Perusahaan juga bisa mengalami kerugian finansial jika karyawan lupa absen. Hal ini dapat terjadi jika perusahaan tidak memiliki sistem dan kebijakan jam kerja yang mengatur tentang lupa absen pada kontrak kerja.
Oleh sebab tidak ada pasal eksplisit yang mengatur tentang perusahaan yang membolehkan untuk memotong gaji karyawan karena absen. Karyawan bisa saja menggunakan hal tersebut untuk tetap mendapat gaji apabila tidak hadir kerja. Karyawan bisa beralasan lupa absen dan tetap memperoleh gajinya karena lupa absen tidak diatur dalam kontrak kerja.
Bolehkah Perusahaan Memotong Gaji Karena Lupa Absen?
Sebelumnya, telah diberi tahu bahwa salah satu konsekuensi lupa absen pulang dan masuk kerja karyawan adalah pemotongan gaji. Namun, apakah hal tersebut dibolehkan?
Sebenarnya, pemotongan upah karena kehadiran karyawan tidak diatur secara eksplisit dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Hal ini justru tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan secara implisit.
Dalam peraturan tersebut, tertulis bahwa tunjangan makan dan transportasi diberikan berdasarkan kehadiran karyawan. Sehingga, bisa dibilang bahwa kehadiran karyawan dilakukan untuk menghitung jumlah tunjangan makan dan transportasi, bukan upah pokok. Kehadiran seharusnya tidak berpengaruh terhadap gaji pokok karyawan.
Namun, peraturan pemerintah yang sama juga mengatur adanya pemotongan upah untuk denda, ganti rugi, dan/atau uang muka upah yang dilakukan sesuai dengan perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.
Dari hal ini, pemotongan upah karena lupa absen bisa dikategorikan sebagai potongan sebagai denda. Akan tetapi, sudah tentu perjanjian kerja atau peraturan perusahaan harus mencantumkan ketentuan pemotongan gaji karena lupa absen terlebih dahulu.
Baca Juga: Cara Perhitungan Pemotongan Gaji Karena Absen
Alasan Lupa Absen Sering Terjadi
Mengapa karyawan sering lupa absen? Inilah alasan lupa absen yang sering terjadi pada karyawan.
1. Perubahan Tempat Kerja
Alasan pertama adalah perubahan tempat kerja. Misalnya karyawan bekerja dari rumah atau ditugaskan di luar kantor.
Perubahan tempat kerja ini sering membuat karyawan lupa untuk melakukan absensi. Pasalnya, karyawan sering lupa melakukan absensi dengan aplikasi. Berbeda dengan absensi di kantor yang menggunakan mesin absensi fisik.
2. Lokasi Mesin Absensi Sulit Dijangkau
Karyawan juga bisa saja sering lupa absen karena lokasi mesin absensi yang sulit dijangkau. Terutama jika mesin absensi ini diletakkan di tempat-tempat yang tidak mudah terlihat atau jauh dari akses meja karyawan.
3. Mesin Absensi Rusak
Mesin absensi yang rusak juga bisa membuat karyawan tidak jadi melakukan absensi. Bisa saja karyawan memutuskan untuk menunggu hingga mesin absensi berfungsi kembali, namun kesibukan lainnya membuat ia pada akhirnya lupa untuk melakukan absensi.
4. Karyawan Terburu-buru
Jika karyawan terburu-buru untuk langsung bekerja atau pulang, lebih mudah baginya untuk lupa melakukan absen. Sebab dalam pikiran karyawan tersebut, ia harus cepat mulai bekerja dan mengikuti rapat dengan klien atau harus cepat sampai di rumah. Absensi sama sekali tidak terpikir dalam benaknya.
5. Tidak Ada Kebijakan Absensi dari Perusahaan
Alasan lupa absen yang terakhir adalah tidak adanya kebijakan absensi dari perusahaan. Ketiadaan kebijakan ini sering kali membuat karyawan tidak sigap dengan absensi karena karyawan merasa perusahaan tidak menganggap kehadiran itu penting. Alhasil, karyawan jadi sering tidak absen dan melupakan hal tersebut.
Contoh Surat Pernyataan Lupa Absen
Jika karyawan lupa absen, manajemen perusahaan bisa menyiapkan surat pernyataan lupa absen untuk diisi karyawan. Surat ini berfungsi sebagai berkas administrasi yang menandakan bahwa karyawan telah melalaikan kewajibannya perihal absensi.
Berikut adalah contoh surat pernyataan lupa absen kerja yang dapat Anda tiru dan modifikasi.
Hadirkan Solusi Lupa Absen dengan Aplikasi Absen Online LinovHR
Pencatatan kehadiran karyawan baik itu absen masuk dan pulang sangat penting. Hal ini karena perusahaan perlu mengetahui apakah karyawan tersebut sudah bekerja sesuai dengan ketentuan jam kerja yang sudah ditetapkan.
Oleh karena itu, sebisa mungkin perusahaan harus meminimalisir karyawan lupa melakukan absen. Apa lagi kejadian lupa absen ini tidak hanya merugikan perusahaan tapi juga karyawan yang bersangkutan.
Mulai saat ini, stop lupa absen pulang dan masuk karyawan dengan Aplikasi Absensi Online LinovHR. Aplikasi absen ini mudah sekali untuk digunakan karyawan. Hal ini karena semua manfaatnya dapat diakses melalui gawai masing-masing, sehingga karyawan tidak akan lupa dalam mencatatkan kehadirannya.
Melalui aplikasi absensi LinovHR, karyawan bisa melakukan clock in untuk mencatat jam masuk dan clock out untuk mencatat jam pulang. Bukan hanya itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan beragam fitur lainnya seperti pengajuan izin, cuti, sakit, dan reimburse oleh karyawan.
Tentunya fitur-fitur tersebut memudahkan karyawan dalam mencatat kehadirannya. Bahkan bukan hanya karyawan, manajemen perusahaan pun akan semakin mudah dalam mengelola kehadiran karyawan.
Yuk, kenali lebih jauh tentang aplikasi ini dengan menjadwalkan demo gratis aplikasi absensi LinovHR. Hubungi kami sekarang!
