Setiap perusahaan dari berbagai industri mempunyai mempunyai jam operasional yang berbeda. Perusahaan dan HRD pun harus paham benar apa saja yang harus diperhatikan dalam manajemen waktu kerja.
Perusahaan yang memberlakukan jam kerja tanpa manajemen yang jelas akan berhadapan dengan masalah hukum dan konflik dengan karyawan di masa datang.
Tentu tidak ada satupun perusahaan yang menginginkan hal tersebut, bukan?, Nah berikut ini 6 aspek penting untuk dalam melakukan manajemen waktu kerja karyawan.
1. Regulasi Pemerintah Mengenai Jam Kerja
Jika merujuk ke UU Ketenagakerjaan, jam kerja yang berlaku di Indonesia adalah 7 jam sehari untuk perusahaan dengan 6 hari kerja selama seminggu serta 8 jam sehari untuk perusahaan dengan 5 hari kerja selama seminggu. Bila karyawan bekerja di luar jam kerja atau hari kerja, maka pekerjaannya dihitung sebagai lembur.
HRD harus memahami aturan ini dengan seksama untuk memenuhi tanggung jawab dalam mengelola karyawan. Selain regulasi pemerintah, perusahaan pun juga harus mempertimbangkan kebijakan lain yang muncul karena situasi darurat.
Contohnya dalam kasus pandemi COVID-19 yang belum teratasi sepenuhnya di Indonesia. Pemerintah menerbitkan pemberlakukan pembatasan kegiatan masyarakat (PPKM) sebagai cara untuk menekan arus infeksi COVID-19.
Salah satu regulasi PPKM yang berpengaruh terhadap jam kerja di kantor adalah penetapan jumlah karyawan paling tinggi di kantor adalah 25% dan 75% sisanya harus bekerja dari rumah (work from home).
2. Kebutuhan Perusahaan
Perusahaan mempunyai kebutuhan serta kegiatan operasional yang berbeda. Pastinya hal ini juga akan berpengaruh kepada manajemen waktu kerja.
Contohnya, perusahaan perbankan biasanya mempunyai jam kerja selama 8 jam per hari sedangkan perusahaan manufaktur lebih dari 8 jam perhari dikarenakan perusahaan manufaktur harus memenuhi kebutuhan permintaan pasar.
Untuk menyiasatinya, HRD dapat memberlakukan sistem kerja shift bagi perusahaan yang mempunyai jam kerja lebih dari 8 jam sehari.
Baca juga: Kelola Waktu Kerja Karyawan dengan Time and Labor Management
3. Ketersediaan Karyawan
Hal berikutnya yang penting untuk diperhatikan adalah ketersediaan karyawan untuk bekerja di shift atau jam yang akan ditetapkan. Sebab, tidak semua karyawan bisa bekerja di jam-jam tertentu, khususnya bagi perusahaan yang mempunyai banyak shift.
Sebisa mungkin jangan meletakkan karyawan perempuan di shift malam. Karena meletakkan karyawan perempuan di shift malam akan mengancam keselamatan karyawan itu sendiri ketika sedang berangkat ke lokasi kerja.
Jika pun tetap terpaksa mempekerjakan karyawan perempuan di shift malam, pastikan karyawan tersebut tidak hamil dan berikan fasilitas antar jemput karyawan.
4. Hindari Memberlakukan Shift yang Monoton!
Karyawan yang bekerja pada shift malam tidak selalu harus bekerja pada shift yang sama dalam waktu yang lama. Hal ini dapat membahayakan kondisi kesehatan karyawan jika terus-terusan bekerja di malam hari. Perusahaan sebaiknya melakukan rolling waktu kerja.
Jadi, ada kalanya karyawan bekerja di shift malam dan ada kalanya karyawan bekerja di shift pagi. Sehingga pemberlakukan jam kerja tetap adil untuk semua karyawan.
5. Sosialisasi Shift Kerja
Sosialisasi adalah kunci keberhasilan suatu kebijakan. Setiap ada perubahan atau pembaharuan regulasi mengenai jam kerja, segera sosialisasikan kepada semua karyawan. Dengan demikian karyawan dapat segera memahami dan menyesuaikan diri dengan perubahan jam kerja.
Software Absensi dari LinovHR dapat membantu HRD menyusun jam kerja secara real time. Begitu ada perubahan final yang dilakukan HRD, perubahan tersebut akan langsung diterima oleh karyawan. Maka Software Absensi dari LinovHR dapat memudahkan sosialisasi jam kerja ke seluruh karyawan.
6. Tersedianya Sistem yang Memadai
Semakin banyak karyawan, semakin rumit pula manajemen waktu kerja dalam perusahaan. Menggunakan kertas dan tabel jam kerja di papan manual sudah bukan menjadi solusi efektif bagi HRD yang mempunyai banyak tugas.
Perusahaan bisa mempertimbangkan untuk mengimplementasikan sistem yang memadai untuk manajemen waktu kerja yang lebih ideal dalam satu pusat.
Baca Juga: Aplikasi Manajemen Waktu Solusi Kerja Makin Produktif
Software Absensi Kelola Jadwal Kerja Lebih Mudah
Software Absensi dalam LinovHR dapat membantu HRD untuk mengelola jam kerja lebih baik dibandingkan cara manual.
Dengan tampilan dan fitur yang user friendly, Software Absensi dari LinovHR mudah untuk digunakan semua kalangan bahkan dari non IT sekalipun.
Selain software absensi untuk HR, LinovHR juga memiliki aplikasi absensi online untuk karyawan. Dengan aplikasi absensi, karyawan akan lebih mudah dalam mencatatkan kehadiran atau melakukan izin kerja sampai ke izin cuti hanya melalui genggaman smarphone saja.
Bila pengelolaan atau manajemen waktu kerja dalam suatu perusahaan berjalan sangat baik, maka aspek pengelolaan karyawan yang lain seperti penggajian, penilaian kinerja, dan pengelolaan cuti pun akan tersistem dengan baik.
