no meeting day

No Meeting Day: Bagaimana Atur Jadwal Meeting yang Efektif?

Berlakunya WFH dan WFA membuat para pekerja terkurung dalam jadwal meeting yang padat. Sampai muncullah sebuah istilah no meeting day yang dimaksudkan untuk mentiadakan meeting dalam satu hari.

Hal ini pernah dilakukan oleh Google, di mana perusahaan Silicon Valley tersebut mentiadakan jadwal meeting selama satu minggu pada karyawannya di akhir tahun 2020.

Tujuan dari hari tanpa meeting sendiri adalah memberikan waktu istirahat tanpa jadwal meeting kepada karyawannya serta untuk menghindarkan dari rasa lelah yang berlebih karena bekerja kepada para karyawannya.

Selain itu, perusahaan berkesempatan untuk meningkatkan produktivitas karyawan. 

Lalu bagaimana cara perusahaan untuk mengatur jadwal meeting perusahaan secara efektif?

Simak tips dan pembahasannya di bawah!

 

Apa Itu No Meeting Day?

No meeting day adalah satu hari di mana para karyawan tidak memiliki jadwal meeting satupun dalam seminggu. Hari tanpa meeting tersebut bisa disepakati antara para karyawan dengan atasan, baik itu pada hari Senin, Jumat atau hari lainnya.

Jadi, dari hari yang telah disepakati tersebut, tidak ada jadwal meeting sama sekali baik itu rapat tim, rapat divisi, maupun jenis-jenis rapat rutin lainnya yang sudah biasa dilakukan oleh para karyawan. 

Perusahaan yang menerapkan konsep ini tentu akan memberikan beberapa manfaat terhadap karyawan yang dimilikinya, di antaranya adalah sebagai berikut:

  • Dapat meningkatkan produktivitas karyawan
  • Memberi waktu lebih banyak waktu kepada karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang dilakukannya
  • Agenda kerja yang dimiliki oleh karyawan akan terbebas dari rapat yang tidak diperlukan
  • Karyawan dapat menghindari dari kelelahan yang diakibatkan terlalu banyak mengikuti rapat atau agenda lainnya
  • Pertemuan yang akan dihadiri oleh karyawan akan lebih terarah, spesifik, serta efisien

 

Kapan No Meeting Day Diperlukan?

Walaupun no meeting day bisa dilakukan pada kapan saja, bukan berarti para karyawan bisa menerapkannya kapanpun mereka mau. Terdapat beberapa kondisi yang perlu dipertimbangan sebelum menerapkan konsep no meeting day, di antaranya adalah sebagai berikut.

 

  1. Memiliki Jadwal Meeting yang Berlebihan

Konsep no meeting day dapat diterapkan jika karyawan sudah memiliki jadwal meeting yang berlebihan serta merasa bahwa jadwal meeting tersebut membuat karyawan overwhelmed atau kewalahan. 

 

  1. Jadwal Meeting Sudah Membuat Karyawan Kelelahan

Jika karyawan sudah mulai merasa tidak bersemangat ketika menghadiri rapat, mungkin sudah saatnya perusahaan menerapkan konsep hari bebas meeting ini. Jika para karyawan tidak memiliki semangat lagi dalam menghadiri rapat, maka rapat yang akan dilakukan juga akan kurang efektif.

 

  1. Membuat Alur Kerja Karyawan Berantakan

No meeting day juga dapat dilakukan jika karyawan sudah merasa kesulitan dalam membagi waktu antara pekerjaan dengan menghadiri agenda rapat.

Dengan menerapkan hal ini ada satu hari kerja, maka karyawan dapat lebih fokus dalam mengerjakan pekerjaannya tanpa adanya interupsi lain.

 

Baca Juga: Langkah Mengatur Jadwal Meeting yang Efektif

 

Cara Membuat Jadwal Meeting yang Efektif 

Kelelahan akibat jadwal meeting yang padat bisa terjadi karena tidak efektifnya jadwal meeting yang kerap disusun. Untuk menghindari hal ini, berikut ini beberapa cara yang bisa Anda terapkan untuk membuat jadwal rapat menjadi lebih efektif dan menghindari overwhelmed.

 

  1. Memprioritaskan Masalah yang Urgent

Hal pertama yang  harus dilakukan adalah dengan memutuskan apakah meeting yang akan dilakukan adalah hal yang urgent atau tidak. Hal ini sangat berguna untuk menciptakan jadwal meeting perusahaan yang efektif, karena para karyawan tidak akan membuang waktu pada meeting yang tidak begitu mendesak.

 

  1. Menyiapkan Jadwal Meeting Lebih Awal

Dengan menyiapkan jadwal meeting lebih awal, maka para karyawan yang akan mengikuti meeting dapat mengetahui agenda meeting secara jelas.

 

  1. Mengatur Waktu Jadwal Meeting Sebaik Mungkin

Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk setiap topik yang akan dibicarakan. Dengan melakukan hal ini, tentu meeting yang akan dilakukan dapat berjalan secara efektif.

 

  1. Libatkan Karyawan yang Memang Penting

Tidak semua karyawan harus terlibat dan berpartisipasi dalam setiap meeting yang diadakan perusahaan. Undanglah karyawan yang memang berkaitan dan terlibat secara langsung dalam topik meeting.

 

Atur Agenda Perusahaan Lebih Efektif dengan Software Absen LinovHR

Mengatur segala agenda perusahaan termasuk meeting haruslah dilakukan dengan efektif.  Hal ini bertujuan agar segala acara yang diadakan berjalan efektif dan efisien. Sehingga, hasil yang diharapkan pun bisa tercapai dan tidak menyebabkan karyawan kewalahan.

Oleh karena, sangat penting bagi perusahaan untuk dapat menyusun segala agenda dengan baik dan dapat menyebar luaskannya kepada karyawan dengan baik. Namun, terkadang dengan cara-cara manual, penyusunan agenda kantor sering tidak berjalan seperti yang direncanakan.

Untuk menghindari hal ini, sudah saatnya perusahaan menggunakan software yang mendigitalisasi agenda kantor. Salah satunya bisa Anda temukan dalam Software Absen LinovHR yang memiliki fitur Calender.

 

software hris

 

Di dalam fitur ini, HR dan manajemen bisa dengan mudah merencanakan segala kegiatan perusahaan, mulai dari event, meeting, cuti bersama, dan lainnya.

Dengan fitur yang ada di Software Absen LinovHR ini, orang-orang dalam perusahaan tidak perlu takut lagi akan terlewat acara penting atau ada jadwal penting yang bentrok.

Termasuk ketika perusahaan berencana untuk mengadakan hari tanpa meeting atau mengadakan meeting penting. Ini memungkinkan segala perencanaan agenda perusahaan berjalan dengan efektif.

Selain itu, terdapat juga fitur Announcement yang memungkinkan HR untuk menyebarkan informasi mengenai agenda-agenda perusahaan kepada karyawan.

Di sini, HR bisa menyusun pesan, merencakan pengiriman, dan nantinya pesan pengumuman akan langsung terkirim ke aplikasi ESS atau juga dikenal sebagai Aplikasi Absensi karyawan.

Tertarik dengan kemudahan Software Absen LinovHR? Segera gunakan sekarang juga!