nomor induk karyawan

Format Nomor Induk Karyawan (NIK): Mudah dan Umum Dipakai

Adanya peningkatan jumlah karyawan dan perkembangan perusahaan yang terus berlanjut, menjadi suatu keharusan untuk mengelola administrasi dengan cara yang efektif dan efisien.

Di sini biasanya perusahaan akan menyusun Nomor Induk Karyawan atau NIK sebagai cara manajemen karyawan yang efektif.

NIK ini disusun dari kode-kode unik yang membedakan data karyawan satu dengan karyawan lainnya. Dari kode-kode inilah nantinya HR akan mengelola human resource.

Untuk mengetahui lebih jauh mengenai seperti apa fungsi dan format NIK, mari simak artikel LinovHR berikut ini!

 

Pengertian Nomor Induk Karyawan

Nomor Induk Karyawan (NIK) atau nomor karyawan adalah suatu kode atau identifikasi unik yang diberikan kepada setiap karyawan dalam suatu perusahaan.

Nomor karyawan ini berfungsi sebagai sarana identifikasi yang penting dalam dunia bisnis dan manajemen sumber daya manusia.

Pasalnya, nomor induk karyawan digunakan untuk memudahkan pengelolaan administrasi. Misalnya, yaitu dapat mengidentifikasi data pribadi seperti nama, jabatan, tanggal masuk, departemen tempat mereka bekerja, serta informasi administratif lainnya.

Oleh karena itu, adanya NIK membuat perusahaan mengelola data karyawan dengan mudah dan lebih efisien.

Dengan menggunakan nomor karyawan yang unik, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap karyawan tercatat dengan baik dalam semua aspek administratif.

 

Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Kegunaan dari ID Card

 

Fungsi Penomoran Karyawan 

Nomor Induk Karyawan (NIK), memiliki peran yang sangat penting dalam pengelolaan sumber daya manusia. Berikut adalah fungsi-fungsi adanya nomor karyawan:

 

1. Digunakan Sebagai Identitas Karyawan

NIK digunakan sebagai tanda identifikasi karyawan suatu perusahaan. Nomor karyawan memberikan identifikasi yang berbeda untuk setiap karyawan. 

Di dalam NIK sendiri, terdapat informasi spesifik mengenai karyawan yang membedakannya dengan karyawan lain. Tak hanya itu, hal itu juga bertujuan untuk meningkatkan keamanan dan ketertiban di lingkungan kerja.

 

2. Mempermudah Pencarian Data Karyawan

Penggunaan Nomor Induk Karyawan (NIK) secara signifikan mempermudah proses pencarian data karyawan dalam berbagai aspek manajemen perusahaan.

Dengan nomor karyawan, perusahaan dapat dengan cepat dan akurat mengakses informasi terkait setiap karyawan. Misalnya, yaitu seperti riwayat kerja, detail kontak, evaluasi kinerja, dan data administratif lainnya.

Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan manusiawi dalam mengelola informasi karyawan.

 

3. Keperluan Administrasi HR

NIK adalah fondasi dalam pengelolaan administrasi perusahaan. Urutan kode-kode di dalam NIK ini dapat mempermudah HR dalam proses administrasi karyawan.

Dalam proses penggajian, nomor induk karyawan digunakan untuk memastikan keakuratan pembayaran dan pemotongan pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku. 

Selain itu, nomor karyawan juga menjadi dasar untuk mengatur hak dan kewajiban karyawan. Contohnya, seperti pengelolaan jaminan kesehatan, izin cuti, dan kegiatan sumber daya manusia lainnya.

Dengan ini, perusahaan dapat meningkatkan pengawasan terhadap karyawan supaya mereka dapat mematuhi regulasi yang berlaku.

 

Format NIK Karyawan yang Biasa digunakan

Jumlah digit dalam nomor induk karyawan dapat bervariasi, biasanya antara 8 hingga 12 digit. Namun, hal ini bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

Komponen yang biasanya terdapat dalam Nomor Induk Karyawan karyawan meliputi tahun dan bulan bergabung, nomor urut, kode cabang, kode jabatan, serta kode divisi atau departemen.

Berikut adalah contoh Nomor Induk Karyawan:

Seorang karyawan memiliki nomor karyawan 2019030336025.

Penjelasannya:

  • 2019: Menunjukan karyawan tersebut mulai bergabung di perusahaan pada tahun tahun 2019.
  • 03: Bulan Maret, bulan di mana karyawan tersebut mulai bekerja
  • 03: Menunjukkan kode cabang
  • 3625: Adalah kode jabatan karyawan tersebut di mana karyawan tersebut menjadi manajer proyek.

Namun, penting untuk dicatat bahwa format nomor induk karyawan dapat bervariasi. Apabila ada ketidaksesuaian dengan contoh nomor induk karyawan di atas, bukan berarti format nomor karyawan yang digunakan oleh perusahaan Anda salah. 

Setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri yang disesuaikan dengan kebutuhan software payroll mereka. 

 

Atur Karyawan Semakin Praktis dengan Software HRIS LinovHR

LinovHR

Mengatur karyawan adalah salah satu aspek terpenting dalam menjalankan sebuah organisasi atau perusahaan.

Pengelolaan yang efisien terhadap karyawan tidak hanya memastikan produktivitas yang tinggi, tetapi juga berdampak langsung pada pertumbuhan perusahaan. 

Dalam era modern ini, tugas mengatur karyawan semakin praktis berkat kemajuan teknologi, termasuk dengan adanya kehadiran Software HRIS LinovHR.

LinovHR adalah sebuah solusi HRIS yang komprehensif dan lengkap, dirancang untuk memberikan kemudahan kepada perusahaan dalam mengatur karyawan di berbagai aspeknya.

Hal ini karena Software HRIS LinovHR memiliki modul yang lengkap sehingga memudahkan perusahaan dalam mengatur karyawan secara efektif.

Misalnya, Anda dapat mengelola data pribadi atau informasi karyawan secara efisien melalui Modul Personnel Administration. Dengan modul ini, HR dapat mengelola database karyawan dengan mudah, cepat, dan detail.

Kemudian, Anda bisa mengelola jadwal kerja karyawan dengan Modul Time-Management. Dengan ini, Anda dapat mengelola data absensi, izin, cuti, lembur secara akurat.

Tak kalah penting, Modul Payroll di LinovHR mempermudah perusahaan dalam mengelola penggajian karyawan. Anda dapat menghitung upah, tunjangan, potongan, dan manfaat lainnya dengan cepat dan akurat.

Semua modul di dalam Software HRIS LinovHR saling terintegrasi sehingga akan Anda memiliki sentralisasi data karyawan.

Menarik bukan? Segera ajukan demo  gratis melalui laman resmi kami dan dapatkan kesempatan menggunakan Software HRIS LinovHR!