Audit adalah salah satu kegiatan perusahaan yang dilakukan untuk meninjau dan memeriksa kegiatan perusahaan.
Contoh audit yang biasa dilakukan perusahaan adalah audit payroll.
Pada audit payroll, auditor akan mengecek apakah karyawan sudah menerima pembayaran yang akurat. Caranya adalah dengan melihat kembali jam kerja dan lokasi kerja karyawan, apa sudah sesuai dengan perhitungan gaji yang seharusnya diterima karyawan atau tidak.
Lokasi kerja karyawan juga harus dicek karena tempat kerja berkaitan erat dengan tunjangan makan dan transportasi yang diberikan jika karyawan masuk ke kantor.
Dengan mengetahui apakah karyawan benar-benar masuk ke kantor atau tidak, auditor bisa mengetahui perhitungan payroll yang tepat untuk setiap karyawan. Karena itulah, geolocation yang merupakan penanda lokasi menjadi sangat penting.
Apa itu geolocation dan manfaatnya saat audit, Anda bisa mengetahuinya dengan membaca artikel LinovHR di bawah ini!
Mengenal Geolocation
Hal pertama yang perlu Anda ketahui tentang geolocation adalah pengertiannya.
Geolocation adalah fitur yang mampu melacak lokasi suatu perangkat seluler berdasarkan GPS, IP address, RFID, data seluler, atau koneksi WiFi. Selain memilih salah satu cara tersebut, geolocation juga bisa mengombinasikan cara-cara di atas, misalnya antara GPS dan koneksi WiFi.
Geolocation dapat diakses melalui perangkat seluler. Perangkat seluler yang dimaksud bisa berupa smartphone, tablet, laptop, atau PC.
Geolocation dimanfaatkan dalam aplikasi absensi berbasis android maupun IOS untuk mengetahui titik spesifik seorang karyawan, bahkan hingga mengetahui koordinat lintang dan bujur. Dengan demikian, perusahaan bisa tahu lokasi karyawan dengan detail.
Baca Juga: Kegunaan GPS Tracking dalam Aplikasi Absen Online
Manfaat Menggunakan Geolocation
Sebelumnya, sudah disinggung bahwa geolocation digunakan dalam aplikasi absensi karyawan. Fungsinya adalah untuk mendeteksi lokasi spesifik karyawan.
Namun, geolocation ternyata juga dimanfaatkan dalam bidang lainnya. Contohnya yaitu bidang finansial, jasa pengiriman, dan auditor. Bagaimana manfaat menggunakan geolocation pada bidang-bidang tersebut? Pahami ulasannya di bawah ini:
1. Geolocation untuk Absensi Karyawan
Manfaat geolocation yang pertama yaitu digunakan dalam aplikasi atau software absensi karyawan. Tujuan utamanya adalah untuk mendeteksi dan memantau lokasi kerja karyawan.
Hal ini penting sekali, terutama pada perusahaan yang menerapkan jatah tunjangan makan dan transportasi hanya untuk karyawan yang ke kantor.
Selain itu, pemanfaatan geolocation pada aplikasi absensi karyawan juga bermanfaat untuk perusahaan yang menerapkan cara kerja hybrid. Artinya, ada karyawan yang work from office (WFO), ada pula yang work from home (WFH).
Lewat geolocation, perusahaan bisa memantau karyawan mana saja yang WFO dan WFH.
Aplikasi Absensi Online LinovHR adalah cara tepat untuk memantau kehadiran karyawan secara lebih mudah, cepat dan tepat.
2. Geolocation pada Jasa Keuangan
Geolocation juga digunakan dalam jasa keuangan, terutama pada aktivitas yang berkaitan dengan pembayaran. Biasanya, jasa keuangan yang memiliki aplikasi akan menggunakan geolocation untuk memantau lokasi nasabah.
Untuk apa lokasi nasabah tersebut? Lokasi nasabah di telepon seluler akan dicocokkan dengan lokasi pembayaran kartu kredit. Jika kedua lokasi terlalu berbeda, ada kemungkinan pembayaran tersebut merupakan bentuk pencurian.
3. Geolocation pada Jasa Pengiriman
Jika Anda pernah melakukan belanja online dan mengecek sudah sampai di mana barang Anda, itu tandanya Anda telah menggunakan geolocation.
Geolocation memang digunakan oleh jasa pengiriman untuk memantau koordinat kurir yang membawa barang pelanggan.
4. Geolocation untuk Auditor
Selanjutnya, geolocation dimanfaatkan dalam proses audit. Proses audit yang menggunakan aplikasi biasanya memuat fitur geolocation untuk mengetahui lokasi auditor. Hal ini dilakukan untuk menghindari auditor mengaudit tempat yang salah.
Alasan Fitur Geolocation Wajib Diterapkan Saat Audit dalam Perusahaan
Fitur geolocation harus diterapkan ketika audit karena alasan-alasan berikut ini:
1. Mengetahui Perhitungan Payroll
Ketika melakukan audit payroll, auditor akan mencocokkan penghasilan yang diterima karyawan dengan jam kerja dan lokasi kerjanya. Hal ini sangat penting terutama jika jam dan lokasi kerja menjadi salah satu komponen penentu gaji karyawan.
Misalnya, karyawan yang masuk ke kantor akan menerima tunjangan makan dan transportasi. Jika lokasi kerja karyawan diketahui dengan geolocation, auditor bisa mengetahui apakah setiap karyawan yang masuk ke kantor sudah menerima tunjangan atau belum.
2. Memantau Kedisiplinan Karyawan
Selain audit payroll, ada pula audit HR. Audit HR dilakukan dengan meninjau seluruh kegiatan HR dalam perusahaan, termasuk juga pemantauan HR terhadap kedisiplinan karyawan.
Kedisiplinan karyawan ditandai dengan kehadiran karyawan ke kantor sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Misalnya karyawan yang telah ditetapkan untuk bekerja di kantor harus datang ke kantor, bukan bekerja dari rumah.
Jika ternyata ada karyawan yang bekerja selain di kantor padahal harus work from office, auditor bisa mengetahuinya berkat teknologi geolocation.
Secara keseluruhan, teknologi geolocation akan memudahkan pelaksanaan audit. Informasi lokasi karyawan yang dihasilkan geolocation akan membantu auditor dalam melakukan audit payroll dan HR.
Dengan geolocation, auditor bisa mengetahui dengan pasti posisi karyawan saat masuk kantor atau saat melakukan pekerjaan di lapangan. Sehingga proses audit bisa dilakukan dengan cepat dan lebih efektif.
Saat ini, geolocation juga sudah bisa ditemukan dalam aplikasi absen karyawan. Sehingga semakin memudahkan perusahaan dan karyawan saat ada keperluan audit.
Salah satu yang bisa diandalkan adalah Aplikasi Absen online LinovHR. Dengan aplikasi absen online semua data lokasi karyawan bisa tercatat dan tersimpan dengan aman.
Hal ini karena aplikasi ini menggunakan ESS (Employee Self-Service) yang memungkinkan karyawan untuk memasukkan informasi secara mandiri. Informasi yang dimaksud yakni jam kerja, jam pulang, serta lokasi kerja.
Aplikasi Absensi juga bisa mendeteksi lokasi karyawan secara akurat melalui penerapan teknologi geolocation. Teknologi ini bisa diakses di fitur Maps Location.
Selain itu, informasi yang dihasilkan karyawan melalui ESS bisa dipantau oleh manajemen dengan mudah. Auditor pun bisa menggunakan informasi ini dalam proses auditnya.
