Dinamika keluar masuk karyawan di dalam perusahaan merupakan hal yang wajar. Jika ada yang dinamakan onboarding, maka ada istilah offboarding. Walau keduanya terdengar hampir mirip, tetapi istilah tersebut sangat berbeda.
Untuk lebih jelasnya, mari kita simak bersama-sama!
Apa Itu offboarding?
Offboarding adalah proses yang mengarah pada pemisahan formal antara karyawan dan perusahaan melalui pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, atau pensiun mencakup semua keputusan dan proses yang terjadi ketika seorang karyawan pergi.
Pada dasarnya, offboarding memastikan tidak ada hal yang masih berkaitan dengan pekerjaan ataupun perusahaan ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan. Proses ini juga berguna untuk mempelajari apa yang mungkin dapat perusahaan tingkatkan untuk pengelolaan karyawan di masa depan.
Mengapa Perusahaan Perlu Mengadakan Offboarding untuk Karyawan yang Hendak Resign?
Adanya program off boarding ini akan membantu pihak karyawan resign dan perusahaan sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan ketika karyawan sudah resmi keluar dari perusahaan.
1. Mengurangi Kesalahpahaman
Tak jarang dijumpai berbagai konflik dan kekeliruan dalam komunikasi ketika karyawan masih bekerja di perusahaan.
Karena itulah, proses offboarding yang terdokumentasi dengan baik akan membantu untuk mengurangi kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan serta di antara sesama karyawan.
2. Memberikan Waktu Lebih untuk Transfer Beban Kerja dan Komunikasi
Program sebelum karyawan resign akan memberi waktu lebih untuk mengkomunikasikan perubahan yang akan datang.
Seluruh pihak akan mendapatkan gambaran tentang bagaimana perubahan personil mempengaruhi alur kerja serta apa yang diharapkan dari setiap karyawan walau sesama rekannya sudah tidak ada dalam tim.
Baca Juga: 2 Hak Karyawan Resign Sesuai UU Ketenagakerjaan
Manfaat Program Offboarding yang Tepat
Selain beberapa alasan di atas, ada manfaat dari program offboarding karyawan yang tepat sasaran. Apa saja manfaat tersebut?
1. Mendukung Branding Perusahaan
Pengalaman bekerja seorang karyawan kadang kala akan muncul di situs portal online dan dibagikan di media sosial. Jika pengalaman bekerja di perusahaan cukup baik, maka mantan karyawan ini dapat mendukung branding perusahaan secara tidak langsung.
Ulasan positif dari seseorang mantan karyawan dapat menjadi alat yang ampuh untuk menarik orang baru untuk bergabung.
2. Mampu Mengubah Mantan Karyawan Sebagai Pelanggan
Jika produk atau layanan yang ditawarkan perusahaan sangat berkualitas, mantan karyawan bisa berubah menjadi pelanggan loyal dan terus merekomendasikan kepada pelanggan potensial lainnya.
Secara tak langsung bisnis perusahaan juga akan diuntungkan.
3. Memperkuat Jaringan Bisnis
Secara tak langsung, karyawan adalah bagian dari komunitas luas dari yang memiliki koneksi ke bisnis.
Mantan karyawan dapat digunakan sebagai potensi jaringan bisnis yang kuat selama perusahaan telah memberikan hak kepada mantan karyawan dan mantan karyawan tersebut pun juga sudah melaksanakan kewajiban kepada perusahaan.
Bagaimana Cara Mengadakan Program Offboarding Karyawan?
Lantas, bagaimana cara mengadakan program yang satu ini? Inilah urutan hal apa saja yang harus dilakukan!
1. Membuat Daftar Checklist
Kepergian karyawan dapat memunculkan berbagai perubahan yang tidak terduga.
Membuat daftar checklist proses keluar karyawan dapat memastikan bahwa karyawan yang akan resign menerima seluruh informasi yang sesuai, mendapatkan haknya, serta mengembalikan aset perusahaan.
2. Berkomunikasi dengan Tim Terkait
Informasi yang salah atau tidak ada informasi sama sekali dapat menimbulkan miskomunikasi. Maka, berikan pesan ke semua karyawan bahwa ada karyawan lain yang akan resign.
Sertakan rincian seperti hari terakhir bekerja dan siapa penggantinya sehingga anggota tim atau divisi bisa melanjutkan pekerjaan tanpa khawatir projek akan terbengkalai.
3. Susun Acara Perpisahan
Walau terlihat sepele, acara perpisahan ini cukup membantu karyawan resign merasa dihargai dan dianggap keberadaannya ketika bekerja. Kumpulkan staff dan rekan kerja yang lain untuk terlibat dalam acara perpisahan.
Selain itu, HRD juga harus memproses apa saja yang menjadi hak karyawan seperti pengalihan program BPJS Kesehatan dan mengeluarkan surat paklaring agar tidak ada kesalahpahaman di kemudian hari.
4. Pastikan Karyawan Mengembalikan Aset Perusahaan
Karyawan biasanya diberikan berbagai peralatan dan perlengkapan untuk bekerja seperti laptop, ponsel, dan kartu akses untuk memperlancar kinerja di perusahaan.
Segala barang dan informasi yang dipinjamkan pada karyawan harus dikembalikan kepada perusahaan sesegera mungkin agar bisa dialihkan kepada karyawan yang menjadi pengganti nantinya.
5. Menjelaskan Job Description Kepada Pengganti
Dan yang terakhir, HRD dan karyawan resign harus menjelaskan berbagai job description termasuk projek yang berlangsung.
Dengan cara ini, diharapkan pengganti dapat beradaptasi lebih cepat dan projek yang ada pun bisa selesai tepat waktu.
Masuk baik-baik, keluar juga harus baik-baik. Pihak HRD harus menyadari bahwa keputusan karyawan untuk resign adalah hak karyawan selama hal tersebut tidak menyalahi kontrak kerja yang berlaku.
Maka, HRD perlu mencatat informasi dan data karyawan yang keluar masuk dengan rinci dan detail. Tentu saja mengelola semua informasi ini membutuhkan waktu lama dan rumit, padahal tugas HRD cukup banyak dan tidak hanya mengurus administrasi saja.
Modul Personnel Administration dari Software HRD LinovHR dapat membantu masalah ini. Didukung berbagai fitur yang ada, HRD dapat lebih mudah untuk mencatat serta menghapus informasi karyawan dalam waktu yang singkat secara sistematis dalam satu pusat penyimpanan. Sehingga, proses offboarding pun juga terlaksana lebih mudah.
Itulah pembahasan singkat mengenai offboarding. Ingin informasi lebih banyak mengenai modul Personnel Administration dari LinovHR? Segera hubungi tim layanan LinovHR dengan ketuk tautan berikut ini!
