Panduan Membuat Notulensi Rapat yang Efektif

Bagi sekretaris atau mereka yang biasa mengikuti rapat organisasi atau kantor tentu sudah tak asing dengan notulensi rapat.

Catatan ringkas yang berisi informasi jalannya suatu rapat ini dibuat sebagai bukti terjadinya rapat yang akan dipertanggungjawabkan oleh seluruh peserta rapat.

Notulensi rapat dibuat secara sistematis dan padat oleh seorang notulis sehingga mudah dipahami oleh semua orang yang datang di rapat maupun yang berhalangan hadir.

Secara umum, notulensi berisi 3 bagian utama yaitu:

1. 1. 1. Kepala notulensi yang terdiri dari:
         • Nama dan Tema Rapat yang Dibahas
         • hari dan tanggal, waktu, tempat
         • dan unsur yang terlibat dalam rapat
      2. Isi Notulensi
         • Isi Pembahasan
         • Poin Penting Tanya Jawab
         • Keputusan Rapat
      3. Bagian Akhir Notulensi
         • Pendandatanganan

 

Untuk penandatanganan biasanya dilakukan oleh ketua, notulis, dan/atau beberapa orang anggota yang bertanggung jawab lainnya.

Meskipun memiliki template umum sebagaimana yang dijelaskan diatas, pembuatan notulensi juga bisa menjadi tidak efektif.

Terkadang, notulis justru memasukkan poin-poin yang kurang berfokus pada tujuan rapat itu sendiri sehingga notulensi menjadi tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Oleh karena itu, penting bagi seorang notulis memahami cara pembuatan notulensi yang efektif.

Untuk memahami hal tersebut, berikut panduan membuat notulensi rapat yang efektif.

 

1. Pahami Tujuan dan Topik Sebelum Rapat Dimulai

Hal pertama yang wajib dilakukan agar notulensi yang dibuat efektif adalah memahami tujuan dan topik apa yang akan dibahas sebelum rapat dilaksanakan.

Jika perlu, buatlah dahulu daftar pertanyaan, seperti:

• Apa tujuan rapat ini?
• Mengapa rapat harus dilakukan?
• Apa yang ingin didapat dari rapat?’

 

Selain itu, notulis juga bisa membuat garis besar dari tahapan rapat agar notulensi yang dibuat rapat bisa sinkron dengan jalannya rapat.

 

2. Menyiapkan Poin Pembahasan Rapat

 

Sebelum dimulainya rapat, notulis harus sudah menyiapkan template beserta poin pembahasan. Hal ini bisa dilakukan dengan menanyakan terlebih dahulu pada pimpinan rapat tentang hal apa saja yang menjadi poin pembahasan dan informasi apa yang dibutuhkan.

Melalui poin-poin inilah, notulis bisa dengan efektif menuliskan tindakan apa yang akan diambil dan apa alasan diambilnya tindakan tersebut.

 

Baca Juga :  Rapat yang Wajib Dilakukan Sebelum Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan

 

3. Langsung Menulis Saat Rapat Berjalan

Efektifitas pembuatan notulensi sangat terkait dengan kecakapan notulis mencatat kejadian apa yang berlangsung selama rapat.

Agar tidak lupa dan menghindari kekacauan struktur tulisan, jangan menunda menuliskan hal-hal yang dibahas dalam rapat.

Jangan mencatat kata demi kata dari pembahasan, tetapi cukup poin utama atau esensinya saja. Jika argumen yang disampaikan terlalu panjang, catat poin per poin dan rangkum kembali. Terpenting yang harus diperhatikan adalah jangan menggunakan asumsi pribadi dalam menulis komentar di notulensi.

 

4. Menggunakan Tabel

Bentuk notulensi yang bisa menjadi pilihan untuk memudahkan penulisan dan pemahaman pembaca ialah dengan menggunakan tabel.

Penggunaan tabel sendiri biasanya digunakan untuk merekam tindakan atau pembahasan yang cukup banyak sehingga akan membingungkan jika ditulis secara paragraf.

Format standar tabel yang bisa digunakan ialah terdiri dari tiga kolom yaitu nomor item, ringkasan diskusi, dan penanggung jawab. Melalui tabel, setiap anggota rapat bisa dengan mudah melihat poin apa saja yang harus mereka ambil atau jalankan.

 

5. Gunakan Tools yang Paling Cocok

Ada banyak tools untuk membuat notulensi. Cara paling tradisional ialah dengan menulis tangan. Cara ini tetap bisa digunakan untuk keleluasaan dalam menulis sehingga bisa lebih cepat dan efisien.

Namun begitu, hasil akhir dari notulensi tetap harus dituangkan kembali kedalam lembar digital seperti menggunakan microsoft word atau google docs karena biasanya sudah menjadi format standar untuk organisasi atau kantor.

Selain menulis tangan langsung atau di lembar digital, terdapat juga beberapa aplikasi yang secara khusus membantu proses penulisan notulensi ini yang bisa diinstal di komputer atau laptop.

 

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas lagi tentang cara membuat notulensi rapat, Simak Contoh Notulen Rapat Disini

 

Notulensi harus dipahami bukan sekedar sebuah catatan rapat. Notulensi berperan untuk memastikan setiap anggota rapat memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang harus mereka lakukan berdasarkan hasil keputusan rapat.

Oleh karena itulah, pembuatan notulensi harus efektif agar keberadaanya bisa terfungsikan dengan baik.