Surat peringatan adalah dokumen peringatan formal yang dikirim oleh staf HRD, khususnya manajer HRD, kepada karyawan untuk memberi tahu mereka tentang kesalahan dan perincian konsekuensi yang datang jika karyawan gagal memperbaiki diri.
Jika Anda sudah memberi mereka peringatan lisan, surat peringatan bisa menjadi hal yang dapat dilakukan apabila karyawan masih melakukan kesalahan yang sama. Tujuan dari surat peringatan ini adalah untuk memberitahu karyawan mengenai kesalahan mereka yang berdampak negatif pada pekerjaan mereka dan juga perusahaan secara keseluruhan.
Jika seorang karyawan melakukan pelanggaran serius satu kali, disarankan untuk melewatkan peringatan lisan dan langsung ke surat peringatan karena Anda akan memerlukan bukti tertulis yang dapat dimasukkan ke dalam arsip karyawan tersebut.
Kriteria Karyawan yang Dapat Surat Peringatan
Pengeluaran surat peringatan pun tidak dapat dilakukan sembarangan, karena terdapat beberapa indikator mengenai perilaku atau kinerja karyawan yang membuat HRD berhak untuk memberikan peringatan ini.
Berikut ini kriteria karyawan yang mendapatkan surat peringatan:
Perilaku Negatif
Terkadang, sulit bagi karyawan untuk menyembunyikan suasana hati yang buruk setelah mereka mengalami hari yang buruk di tempat kerja dan bahkan tingkat normal stres terkait pekerjaan dapat menimbulkan frustasi dan keputusasaan, hal ini merupakan reaksi yang normal untuk masalah sementara.
Namun, perilaku negatif yang terus menerus dilakukan, seperti kurangnya kemauan untuk bekerja sama dengan tim dan terus menerus memiliki sikap yang tidak menyenangkan di kawasan kantor merupakan sebuah hal yang perlu digaris bawahi oleh HRD karena sikap-sikap ini tentunya dapat berpengaruh kepada kinerja rekan kerja yang lain.
Performa kerja yang buruk
Karyawan yang berkinerja buruk menghasilkan pekerjaan di bawah standar atau bahkan gagal memenuhi harapan, yang berarti orang-orang di sekitar mereka terpaksa mengambil alih.
Hal ini apabila terus menerus didiamkan maka akan mempengaruhi kinerja rekan yang lain dan juga merugikan perusahaan karena ia tetap mendapatkan gaji sedangkan pekerjaannya lebih banyak dikerjakan orang lain.
Sering Bolos Kerja
Perilaku yang satu ini merupakan perilaku yang sangat amat tidak dapat ditolerir lagi, baik oleh rekan kerja maupun HRD yang memiliki wewenang dalam hal pengelolaan karyawan.
Apabila karyawan sangat sering tidak masuk kerja dengan alasan yang tidak jelas maka hal ini akan berpengaruh kepada performa rekan tim yang lain karena harus mengerjakan jatah pekerjaannya di saat ia tidak masuk kerja. Hal ini sangatlah penting bagi HR untuk turun tangan langsung memberikan peringatan mengenai perilaku tersebut.
Melakukan Kekerasan Terhadap Rekan Kerja
Kekerasan yang dimaksud disini dapat berbentuk verbal maupun fisik. Kekerasan secara atau lebih spesifik kekerasan seksual secara verbal ini biasa dialami oleh perempuan.
Apabila seorang karyawan mengeluh karena mendapatkan perilaku tidak menyenangkan ini kepada HR, maka HR sangat amat diharuskan untuk menindaklanjuti hal ini dengan cepat tanggap karena apabila dibiarkan begitu saja, karyawan yang melakukan perilaku tidak baik ini akan menganggap hal tersebut sebagai candaan biasa atau hal yang normal untuk dilakukan.
Begitu pula dengan kekerasan secara fisik yang apabila terjadi didalam lingkungan kantor, maka hal ini sangat penting untuk langsung ditangani dengans erius oleh pihak HRD.
Baca Juga: Fenomena Pelecehan Seksual dalam Dunia Kerja
Jika Sudah Terlanjur, Apa yang Harus Dilakukan?
Jika Anda baru saja menerima teguran atau surat peringatan di tempat kerja, luangkan waktu untuk merenungkan hal tersebut karena terkadang hal ini merupakan upaya untuk membantu Anda meningkatkan kualitas kepribadian dan performa kerja Anda.
Alih-alih langsung bereaksi negatif akan hal ini, luangkanlah waktu untuk merenungkan situasi dan dapatkan lebih banyak informasi mengenai apa yang perlu Anda lakukan setelahnya. Berikut ini adalah hal-hal yang dapat Anda lakukan setelah mendapatkan surat peringatan.
Renungkan
Respon yang Anda bisa berikan pada saat itu mungkin merasa marah atau sedih, namun waktu dapat membantu Anda melewati perasaan tersebut.
Gunakan teguran di tempat kerja sebagai kesempatan untuk mempertimbangkan segala kesalahan yang pernah Anda buat dan usahakanlah untuk memperbaiki dan tidak mengulangi kesalahan yang Anda lakukan sebelumnya sehingga bisa mendapatkan teguran atau surat peringatan.
Bicaralah dengan Bos Anda
Jika Anda berkonflik dengan atasan Anda, teguran itu mungkin merupakan tanda bahwa Anda perlu memperbaiki hubungan Anda. Jadwalkan pertemuan dengan atasan Anda untuk membahas arti surat teguran tersebut.
Lakukan pertemuan dengan tujuan yang tulus untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaiki kesalahan Anda. Pastikan untuk menyampaikan antusiasme Anda terhadap pekerjaan dan kesediaan Anda untuk menjadi anggota tim yang mengabdi.
Baca Juga: Pekerja Sibuk, Jangan Lupakan Quality Time untuk Keseimbangan Hidup!
Bertemu dengan HRD
Saat Anda menerima teguran di tempat kerja, penting untuk mempelajari sebanyak mungkin tentang kesalahan Anda dan cobalah untuk mengajukan pertanyaan tentang arti dari surat teguran serta hal-hal apa saja yang dapat Anda lakukan untuk memperbaiki kesalahan yang telah Anda buat.
Bekerja Lebih Keras dan Tetap Semangat
Jangan pernah meremehkan kekuatan sikap positif karena sikap positif adalah salah satu atribut terpenting dari seorang karyawan. Penting untuk tetap sungguh-sungguh dalam bekerja, baik itu secara individu maupun tim.
Mendapat surat peringatan tentu bukan hal yang menyenangkan bagi karyawan. Namun, hal itu bukanlah akhir dari segalanya.
Alih-alih kalut dan merasa cemas, hadapi dengan tenang apabila Anda mendapatkan surat peringatan dan berusaha untuk memperbaiki diri demi perkembangan karir yang lebih baik. Semoga ulasan di atas dapat membantu!
