Notulen rapat menjadi hal yang penting bagi suatu kelompok, organisasi, atau perusahaan saat melangsungkan sebuah rapat. Catatan ini berisikan poin-poin penting hasil dari rapat yang telah diberlangsungkan.
Notulen rapat menjadi acuan bagi para pihak yang menghadiri rapat, maupun pihak-pihak yang berkepentingan. Maka dari itu, sudah sepantasnya jika notulen rapat dibuat sebaik dan sejelas mungkin.
Dalam artikel ini, LinovHR akan menjelaskan mengenai pengertian, manfaat, format dan juga contoh dari notulen rapat. Isi dari contoh notulen rapat tersebut dapat Anda jadikan acuan saat menjadi notulen sebuah rapat.
Simak selengkapnya!
- Pengertian Notulen Rapat
- Siapa yang Membuat Notulen Rapat?
- Manfaat Notulen Rapat
- Format Notulen Rapat
- 7 Contoh Notulen Rapat
Apa Itu Notulen Rapat?
Notulen rapat adalah laporan dari hasil diskusi ataupun hal penting selama berjalannya rapat sebuah organisasi atau perusahaan. Notulen bersifat jelas, singkat, padat, dan sistematis supaya informasi bisa diserap lebih cepat.
Notulen rapat bukan hanya sekedar menulis coret coretan saja, terdapat format dan hal penting yang wajib ada dalam sebuah notulen rapat.
Seperti, waktu dan tempat pelaksanaan, para hadirin baik narasumber ataupun tamu undangan, tujuan rapat, poin pembahasan rapat, dan hasil rapat.
Nantinya dokumen ini akan digunakan untuk berbagai keperluan atau menindaklanjuti rapat yang dilakukan selanjutnya.
Siapa yang Membuat Notulen Rapat?
Sebutan untuk orang yang menulis notulensi rapat adalah notulis. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan biasanya notulis rapat adalah sekretaris atau asisten.
Biasanya hal ini memang jadi pekerjaan yang memang harus dikerjakan dan berkaitan dengan laporan dan administrasi.
Namun tidak dapat dipungkiri, bahwa pemimpin rapat juga suka membuat notulen rapat. Biasanya notulen ini bersifat pribadi dan hanya dibaca dalam kalangan tertentu.
Baca Juga: Memahami NDA (Non Disclosure Agreement) Lebih Dalam
Manfaat Notulen Rapat
Dengan adanya notulen rapat, terdapat beberapa manfaat yang dapat dirasakan untuk kedepannya.
1. Menjadi Bukti Kegiatan Rapat
Notulen rapat dapat dijadikan sebagai tanda bukti bahwa rapat atau diskusi ini memang dilakukan di tanggal dan tempat yang tertera. Sehingga dapat membantu pembuat laporan dalam menyusun laporan rapat.
2. Menjadi Sumber Informasi
Dengan tertulisnya poin pembahasan dan hasil diskusi selama rapat berlangsung, informasi yang tertera memang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan karena ada nama hadirin dalam rapat tersebut.
Sehingga tidak bisa mengelak atau adanya kebohongan bahkan pemutaran fakta karena ada bukti yang tersedia, yaitu notulen rapat itu sendiri.
3. Membantu Mengambil Keputusan
Seseorang mengadakan rapat pastinya karena ada hal yang ingin diskusikan secara serius untuk mendapatkan hasil keputusan yang terbaik.
Dengan adanya notulen rapat, para pemangku keputusan dapat mengkaji lagi bagaimana proses diskusi sehingga membuat keputusan yang tepat sasaran.
Baca: 5 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya
Format Notulen Rapat
Setiap organisasi atau perusahaan memiliki format notulen rapatnya sendiri. Namun biasanya, formatnya tidak akan jauh dari poin-poin di bawah ini.
1. Judul Kegiatan Rapat
Poin ini menggambarkan rapat apa yang sedang dijalani. Misalkan, judul notulen adalah “Rapat Tahunan Para Manager Lintas Divisi”.
2. Informasi Waktu, Tempat dan Lokasi Pelaksanaan Rapat
Informasi mengenai waktu, tempat dan lokasi juga tak luput dari pencatatan. Informasi ini berguna untuk menambah konteks dari terjadinya suatu rapat. Misalkan, apakah rapat tersebut diadakan pada saat terjadi penurunan penjualan, dsb.
3. Daftar Anggota yang Menghadiri Rapat
Daftar hadir yang diinformasikan di dalam notulen dapat digunakan sebagai validasi hasil kesepakatan rapat. Misalkan ada hasil pembahasan rapat yang dirasa kurang sesuai, pihak yang menanyakan bisa melakukan konfirmasi langsung ke salah satu anggota rapat.
4. Pembahasan dan Hasil Keputusan
Pembahasan dan hasil keputusan rapat merupakan poin terpenting dalam notulen rapat. Para anggota yang hadir ataupun yang berkepentingan bisa menjadikan poin ini sebagai acuan atas hal apa yang perlu mereka lakukan.
Baca Juga: Pengertian, Tujuan, dan Manfaat RUPS dalam Perusahaan
7 Contoh Notulen Rapat
Terdapat 7 contoh notulen rapat yang dapat Anda terapkan agar menjadi notulensi yang baik.
1. Notulen Rapat Direksi
Rapat Board of Director
Topik : Rapat Evaluasi Kuartal III PT. Maju Mundur
Waktu : 08.00 s/d 11.00
Tempat : Ruang Meeting 3
Daftar Peserta : 10 orang
Poin pembahasan :
- Proyek yang sedang berlangsung di Payakumbuh, Sumatera Utara
- Proyek PLTA Jatiluhur yang sedang terhenti
- Cashflow perusahaan hingga kuartal III
Hasil rapat :
- Proyek di Payakumbuh tetap berjalan waluapun sedang diterapkan PPKM Level 4. Dilaksanakan dengan protokol kesehatan yang sesuai dengan penerapan K3 dan diawasi oleh aparat setempat
- Proyek PLTA Jatiluhur sedang terhenti dikarenakan belum mendapatkan perizinan dari aparat setempat
- Cashflow perusahaan berangsur pulih karena terdapat 3 proyek baru yang sudah dilunasi
2. Notulen Rapat Sekolah
Rapat Koordinasi Orang Tua/ Wali Murid
Topik : Rapat Panduan Pembibingan Belajar Daring
Waktu : 08.30 s/d 10.30
Tempat : Aula Sekolah
Daftar Peserta : 55 orang
- Hadir : 50 orang
- Tidak hadir : 5 orang
Poin pembahasan : Menjawab Tantangan Orang Tua dalam Membimbing Belajar Daring Anak
Hasil rapat :
- Melakukan kolaborasi dengan anak, agar tercipta suasana kondusif dan menyenangkan saat di rumah.
- Melakukan penyesuaian jam, jika terdapat jam sibuk bagi orang tua.
3. Notulen Rapat Departemen
Rapat Koordinasi Departemen IT
Topik : Rapat Pengembangan Website LinovHR
Waktu : 15.30 s/d 16.30
Tempat : Zoom
Daftar Peserta : 35 orang
- Hadir dalam Zoom : 30 orang
- Tidak hadir : 5 orang
Poin pembahasan : Pengembangan website LinovHR
Hasil rapat : Masih terdapat bug dan crash dari website setelah dites oleh user.
4. Notulen Rapat Organisasi
Rapat OSIS
Topik : Rapat Pembentukan Hari Guru
Waktu : Jam istirahat kedua
Tempat : Ruang OSIS
Daftar Peserta : 20 orang
Poin pembahasan : Pembentukan kepanitiaan Hari Guru dan perlombaan yang diadakan.
Hasil rapat :
- Perayaan Hari Kartini dilakukan 5 Oktober 2021
- Perlombaan ditujukan bagi siswa-siswi, guru, dan karyawan sekolah.
- Pembentukan kepanitiaan
5. Notulen Rapat yang Bersifat Diskusi Santai
Diskusi Santai Sore #6
Topik : Diskusi Thrift Shop Online bersama Fani (Pemilik Toko Thrift Shop Online @ngethriftdulu)
Waktu : 18.30 s/d 19.00
Tempat : Starbucks Cafe
Daftar Peserta : 7 orang
Poin pembahasan :
- Apakah thrift shop online memberikan dampak baik bagi lingkungan?
- Apakah memberikan profit yang menjanjikan?
Hasil rapat :
- Thrift shop memberikan dampak baik bagi lingkungan sebagai sustainability fashion dan tidak menumpuk sampah kain
- Thrift shop memberikan profit walaupun tidak sebanyak yang diharapkan
6. Notulen Rapat Online
Rapat Online “Proyek Payakumbuh”
Topik : Rapat Proyek Payakumbuh
Waktu : 10.00 s/d 12.00
Tempat : Virtual via Zoom
Daftar Peserta : 50 orang
- Hadir dalam Zoom : 30 orang
- Tidak hadir : 20 orang
Poin pembahasan : Progress proyek payakumbuh
Hasil rapat : Progress yang diberikan cukup signifikan, sudah mulai terlihat bangunannya walaupun masih kerangka.
7. Notulen Rapat Desa
Rapat Rutin Desa Sukamaju
Topik : Rapat Peningkatan Kesadaran Keamanan Desa
Waktu : 19.00 s/d 21.00
Tempat : Balai Desa Sukamaju
Daftar Peserta : 50 orang
- Hadir: 50 orang
Poin pembahasan : Keamanan Desa Sukamaju
Hasil rapat : Meningkatkan upaya-upaya keamanan dalam lingkungan desa
Mencatat sebuah notulen tentu bukan hal yang mudah. Cepatnya seseorang berbicara terkadang membuat seorang notulensi menjadi hilang fokus bahkan tidak menulis untuk hasil diskusi.
Semoga ulasan mengenai pengertian dan contoh notulen dapat membantu kelancaran rapat atau diskusi Anda. Selamat mencoba!
