Contoh notulen rapat

Contoh Notulen Rapat yang Baik dan Benar

Dalam sebuah rapat, pasti ada satu atau dua orang yang sibuk menulis selama rapat itu berlangsung. Orang tersebut dinamakan notulensi. Bentuk hasil tulisan tersebut dinamakan notulen. Apa sebenarnya yang dimaksud notulen dan bagaimana contohnya? Kali ini LinovHR akan membahas pengertian serta contoh notulen rapat!

 

Apa Itu Notulen Rapat?

Notulen rapat adalah laporan dari hasil diskusi ataupun hal penting selama berjalannya rapat sebuah organisasi atau perusahaan. Notulen bersifat jelas, singkat, padat, dan sistematis supaya informasi bisa diserap lebih cepat. 

Notulen rapat bukan hanya sekedar menulis coret coretan saja, terdapat format dan hal penting yang wajib ada dalam sebuah notulen rapat seperti, waktu dan tempat pelaksanaan, para hadirin baik narasumber ataupun tamu undangan, tujuan rapat, poin pembahasan rapat, dan hasil rapat.

Nantinya dokumen ini akan digunakan untuk berbagai keperluan atau menindaklanjuti rapat yang dilakukan selanjutnya. 

 

Siapa yang Membuat Notulen Rapat?

Contoh Notulen Rapat
Notulen Rapat

 

Orang yang biasanya membuat notulen rapat adalah sekretaris atau asisten yang membuat notulen dalam sebuah rapat.

Biasanya hal ini memang jadi pekerjaan yang memang harus dikerjakan dan berkaitan dengan laporan dan administrasi.

Namun tidak dapat dipungkiri, bahwa pemimpin rapat juga suka membuat notulen rapat. Biasanya notulen ini bersifat pribadi dan hanya dibaca dalam kalangan tertentu.

 

Baca Juga: Memahami NDA (Non Disclosure Agreement) Lebih Dalam

 

Manfaat adanya Notulen Rapat

 

Contoh Notulen Rapat
Manfaat Membuat Notulen Rapat

 

Dengan adanya notulen rapat, terdapat beberapa manfaat yang dapat dirasakan untuk kedepannya.

 

Menjadi Bukti Kegiatan Rapat

Notulen rapat dapat dijadikan sebagai tanda bukti bahwa rapat atau diskusi ini memang dilakukan di tanggal dan tempat yang tertera. Sehingga dapat membantu pembuat laporan dalam menyusun laporan rapat.

 

Menjadi Sumber Informasi 

Dengan tertulisnya poin pembahasan dan hasil diskusi selama rapat berlangsung, informasi yang tertera memang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan karena ada nama hadirin dalam rapat tersebut.

Sehingga tidak bisa mengelak atau adanya kebohongan bahkan pemutaran fakta karena ada bukti yang tersedia, yaitu notulen rapat itu sendiri.

 

Membantu Mengambil Keputusan

Seseorang mengadakan rapat pastinya karena ada hal yang ingin diskusikan secara serius untuk mendapatkan hasil keputusan yang terbaik.

Dengan adanya notulen rapat, para pemangku keputusan dapat mengkaji lagi bagaimana proses diskusi sehingga membuat keputusan yang tepat sasaran.

 

5 Contoh Notulen Rapat

Terdapat 5 contoh notulen rapat yang dapat Anda terapkan agar menjadi notulensi yang baik.

 

1. Contoh Notulen Rapat Direksi

 

Rapat Board of Director

Topik : Rapat Evaluasi Kuartal III PT. Maju Mundur

Waktu : 08.00 s/d 11.00

Tempat : Ruang Meeting 3

Daftar Peserta : 10 orang

Poin pembahasan :

  1. Proyek yang sedang berlangsung di Payakumbuh, Sumatera Utara
  2. Proyek PLTA Jatiluhur yang sedang terhenti
  3. Cashflow perusahaan hingga kuartal III

Hasil rapat :

  1. Proyek di Payakumbuh tetap berjalan waluapun sedang diterapkan PPKM Level 4. Dilaksanakan dengan protokol kesehatan yang sesuai dengan penerapan K3 dan diawasi oleh aparat setempat
  2. Proyek PLTA Jatiluhur sedang terhenti dikarenakan belum mendapatkan perizinan dari aparat setempat
  3. Cashflow perusahaan berangsur pulih karena terdapat 3 proyek baru yang sudah dilunasi

 

 

2. Contoh Notulen Rapat Departemen

 

Rapat Koordinasi Departemen IT

Topik : Rapat Pengembangan Website LinovHR

Waktu : 15.30 s/d 16.30

Tempat : Zoom

Daftar Peserta : 35 orang

  • Hadir dalam Zoom : 30 orang
  • Tidak hadir : 5 orang

Poin pembahasan : Pengembangan website LinovHR

Hasil rapat : Masih terdapat bug dan crash dari website setelah dites oleh user.

 

Baca Juga: Pengertian, Tujuan, dan Manfaat RUPS dalam Perusahaan

 

3. Contoh Notulen Rapat Organisasi

 

Rapat OSIS

Topik : Rapat Pembentukan Hari Guru

Waktu : Jam istirahat kedua

Tempat : Ruang OSIS

Daftar Peserta : 20 orang

Poin pembahasan : Pembentukan kepanitiaan Hari Guru dan perlombaan yang diadakan.

Hasil rapat :

  1. Perayaan Hari Kartini dilakukan 5 Oktober 2021
  2. Perlombaan ditujukan bagi siswa-siswi, guru, dan karyawan sekolah.
  3. Pembentukan kepanitiaan

4. Contoh Notulen Rapat yang Bersifat Diskusi Santai

 

Diskusi Santai Sore #6

Topik : Diskusi Thrift Shop Online bersama Fani (Pemilik Toko Thrift Shop Online @ngethriftdulu)

Waktu : 18.30 s/d 19.00

Tempat : Starbucks Cafe

Daftar Peserta : 7 orang

Poin pembahasan :

  1. Apakah thrift shop online memberikan dampak baik bagi lingkungan?
  2. Apakah memberikan profit yang menjanjikan?

Hasil rapat : 

  1. Thrift shop memberikan dampak baik bagi lingkungan sebagai sustainability fashion dan tidak menumpuk sampah kain
  2. Thrift shop memberikan profit walaupun tidak sebanyak yang diharapkan 

 

5. Contoh Notulen Rapat Online

 

Rapat Online “Proyek Payakumbuh”

Topik : Rapat Proyek Payakumbuh

Waktu : 10.00 s/d 12.00

Tempat : Virtual via Zoom

Daftar Peserta : 50 orang

  • Hadir dalam Zoom : 30 orang
  • Tidak hadir : 20 orang

Poin pembahasan : Progress proyek payakumbuh

Hasil rapat : Progress yang diberikan cukup signifikan, sudah mulai terlihat bangunannya walaupun masih kerangka.

 

Mencatat sebuah notulen tentu bukan hal yang mudah. Cepatnya seseorang berbicara terkadang membuat seorang notulensi menjadi hilang fokus bahkan tidak menulis untuk hasil diskusi.

Semoga ulasan mengenai pengertian dan contoh notulen dapat membantu kelancaran rapat atau diskusi Anda. Selamat mencoba!