7 Contoh Notulen Rapat yang Benar Beserta Formatnya

Notulen rapat menjadi hal yang penting bagi suatu kelompok, organisasi, atau perusahaan saat melangsungkan sebuah rapat. Catatan ini berisikan poin-poin penting hasil dari rapat yang telah diberlangsungkan.

Notulen rapat menjadi acuan bagi para pihak yang menghadiri rapat, maupun pihak-pihak yang berkepentingan. Maka dari itu, sudah sepantasnya jika notulen rapat dibuat sebaik dan sejelas mungkin.

Dalam artikel ini, LinovHR akan menjelaskan mengenai pengertian, manfaat, format dan juga contoh dari notulen rapat. Isi dari contoh notulen rapat tersebut dapat Anda jadikan acuan saat menjadi notulen sebuah rapat.

Simak selengkapnya!

Pengertian Notulen Rapat
Siapa yang Membuat Notulen Rapat?
Manfaat Notulen Rapat
Format Notulen Rapat
7 Contoh Notulen Rapat

Apa Itu Notulen Rapat?

Notulen rapat adalah laporan dari hasil diskusi ataupun hal penting selama berjalannya rapat sebuah organisasi atau perusahaan. Notulen bersifat jelas, singkat, padat, dan sistematis supaya informasi bisa diserap lebih cepat.

Notulen rapat bukan hanya sekedar menulis coret coretan saja, terdapat format dan hal penting yang wajib ada dalam sebuah notulen rapat.

Seperti, waktu dan tempat pelaksanaan, para hadirin baik narasumber ataupun tamu undangan, tujuan rapat, poin pembahasan rapat, dan hasil rapat.

Nantinya dokumen ini akan digunakan untuk berbagai keperluan atau menindaklanjuti rapat yang dilakukan selanjutnya.

Siapa yang Membuat Notulen Rapat?

Sebutan untuk orang yang menulis notulensi rapat adalah notulis. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan biasanya notulis rapat adalah sekretaris atau asisten.

Biasanya hal ini memang jadi pekerjaan yang memang harus dikerjakan dan berkaitan dengan laporan dan administrasi.

Namun tidak dapat dipungkiri, bahwa pemimpin rapat juga suka membuat notulen rapat. Biasanya notulen ini bersifat pribadi dan hanya dibaca dalam kalangan tertentu.

Manfaat Notulen Rapat

Dengan adanya notulen rapat, terdapat beberapa manfaat yang dapat dirasakan untuk kedepannya.

1. Menjadi Bukti Kegiatan Rapat

Notulen rapat dapat dijadikan sebagai tanda bukti bahwa rapat atau diskusi ini memang dilakukan di tanggal dan tempat yang tertera. Sehingga dapat membantu pembuat laporan dalam menyusun laporan rapat.

2. Menjadi Sumber Informasi

Dengan tertulisnya poin pembahasan dan hasil diskusi selama rapat berlangsung, informasi yang tertera memang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan karena ada nama hadirin dalam rapat tersebut.

Sehingga tidak bisa mengelak atau adanya kebohongan bahkan pemutaran fakta karena ada bukti yang tersedia, yaitu notulen rapat itu sendiri.

3. Membantu Mengambil Keputusan

Seseorang mengadakan rapat pastinya karena ada hal yang ingin diskusikan secara serius untuk mendapatkan hasil keputusan yang terbaik.

Dengan adanya notulen rapat, para pemangku keputusan dapat mengkaji lagi bagaimana proses diskusi sehingga membuat keputusan yang tepat sasaran.

Baca: 5 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya

Format Notulen Rapat

Setiap organisasi atau perusahaan memiliki format notulen rapatnya sendiri. Namun biasanya, formatnya tidak akan jauh dari poin-poin di bawah ini.

1. Judul Kegiatan Rapat

Poin ini menggambarkan rapat apa yang sedang dijalani. Misalkan, judul notulen adalah “Rapat Tahunan Para Manager Lintas Divisi”.

2. Informasi Waktu, Tempat dan Lokasi Pelaksanaan Rapat

Informasi mengenai waktu, tempat dan lokasi juga tak luput dari pencatatan. Informasi ini berguna untuk menambah konteks dari terjadinya suatu rapat. Misalkan, apakah rapat tersebut diadakan pada saat terjadi penurunan penjualan, dsb.

3. Daftar Anggota yang Menghadiri Rapat

Daftar hadir yang diinformasikan di dalam notulen dapat digunakan sebagai validasi hasil kesepakatan rapat. Misalkan ada hasil pembahasan rapat yang dirasa kurang sesuai, pihak yang menanyakan bisa melakukan konfirmasi langsung ke salah satu anggota rapat.

4. Pembahasan dan Hasil Keputusan

Pembahasan dan hasil keputusan rapat merupakan poin terpenting dalam notulen rapat. Para anggota yang hadir ataupun yang berkepentingan bisa menjadikan poin ini sebagai acuan atas hal apa yang perlu mereka lakukan.