quotation

Apa itu Quotation? Pengertian, Manfaat dan Contoh Quotation

Di setiap perusahaan yang menjalankan bisnis pasti memiliki kegiatan pengadaan barang. Dalam kegiatan pengadaan barang, terdapat berbagai proses seperti permintaan, penawaran dan pembelian. Jika anda ingin melakukan kegiatan pengadaan barang, sebaiknya anda menggunakan pengadaan barang dengan quotation atau biasa disebut juga dengan Request For Quotation (RFQ) yang dapat membuat perusahaan memiliki anggaran dalam melakukan pengadaan barang.

 

Pengertian Quotation

Ketika suatu perusahaan atau organisasi melaksanakan kegiatan penjualan barang, akan tercetak dokumen faktur penjualan. Namun hal ini bukan berarti faktur penjualan sama dengan quotation. Lalu apa perbedaan dari dua dokumen ini? Berikut adalah penjelasan nya .

Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan. Fungsinya adalah sebagai penawaran tentang harga atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan, Dokumen ini biasa digunakan untuk transaksi B2B.  

Sementara Faktur penjualan merupakan sebuah dokumen yang ada karena aktivitas penjualan. Dokumen ini berisi mengenai harga barang, jenis barang, ppn, diskon dan sebagainya. Faktur penjualan berfungsi sebagai bentuk pengesahan atau persetujuan atas terjadinya transaksi penjualan di antara kedua belah pihak.

 

Manfaat Quotation

Menggunakan quotation dalam pengadaan barang tentunya dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Berikut ini manfaatnya:

 

1. Efektif dan Efisien

Seluruh harga dan jumlah yang diinginkan perusahaan tertulis jelas di selembar kertas sehingga perusahaan dan vendor dimudahkan ketika membutuhkan suatu barang atau jasa.

 

2. Meminimalisir Risiko yang Tidak Diharapkan

Meminimalisir resiko dari kejadian atau hal-hal yang tidak diinginkan misalnya pembatalan pembelian, perubahan harga, ketersediaan stok dan sebagainya. Hal-hal tersebut jika terjadi maka dapat menghambat proses pengadaan barang. 

 

3. Mempermudah Proses Pengadaan

Tidak perlu khawatir untuk melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar, produk atau jasa yang susah didapat, dan masalah dalam biaya kirim. Penulisan yang jelas mengenai jumlah dan jenis barang membantu anda mencarikan produk atau jasa sesuai dengan keinginan vendor dengan kualitas, spesifikasi, anggaran dan lokasi yang diinginkan.

 

4. Menghemat Waktu

Langkah-langkah pengadaan barang yang biasanya memakan waktu adalah pemilihan produk, perbandingan vendor lokasi dan lain-lain. anda cukup menulis kebutuhan perusahaan yang akan diformulasikan, mencairkan dan memberikan berbagai pilihan vendor terbaik.

 

5. Mengatur Uang Keluar dan Masuk

Perusahaan dapat lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar jika jelas rincian barangnya, baik dari pihak penjual atau pembeli. Hal ini akan membuat kondisi keuangan perusahaan tetap berada di dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya. 

 

Baca Juga : Manfaat Menggunakan HRMS untuk Perusahaan

 

Contoh Quotation

Dalam setiap transaksi, quotation memiliki peran yang berbeda-beda. Ada dua contoh yaitu dari vendor dan Customer.

 

1. Vendor’s Quotation

Vendor quotation merupakan surat penawaran atau dokumen kesepakatan yang dibuat oleh perusahaan manufaktur (perusahaan yang mengolah barang mentah menjadi sebuah produk setengah jadi atau produk jadi yang siap dijual) atau perusahaan jasa. Saat perusahaan manufaktur atau jasa ingin melaksanakan kesepakatan dengan vendor, perusahaan tersebut akan memberikan penawaran kepada vendor. Vendor’s Quotation umumnya lebih sering digunakan oleh perusahaan manufaktur daripada perusahaan jasa.

 

2. Customer’s Quotation

Customer’s Quotation merupakan penawaran atau dokumen kesepakatan yang disusun oleh perusahaan manufaktur maupun jasa untuk pelanggan. Ketika perusahaan ingin melakukan penawaran mengenai penjualan kepada pelanggan, perusahaan akan mengeluarkan customer’s quotation.

Perbedaan antara vendor’s quotation dan customer’s quotation sebenarnya bisa dilihat dari siapa pihak yang diberikan penawaran. Siapapun pihak yang memberikan penawaran sebenarnya bukan masalah karena nanti juga akan kembali ke perusahaan. Misalnya jika ada vendor yang memberikan penawaran kepada perusahaan, bagi perusahaan penawaran tersebut tetap dianggap sebagai vendor’s quotation. Namun bagi vendor, penawaran tersebut merupakan customer’s quotation.

 

Hambatan dalam Quotation

Telah anda ketahui bahwa pengadaan barang menggunakan quotation memiliki banyak manfaat. Meskipun begitu, dalam melaksanakannya terdapat beberapa hambatan yang dapat perusahaan alami. Berikut ini merupakan hambatan-hambatan nya:

 

1. Komitmen perusahaan

Ketika suatu perusahaan sudah memutuskan untuk menggunakan metode tertentu dalam pengadaan barang maka perusahaan tersebut harus berkomitmen untuk menggunakan metode tersebut dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Ada banyak metode pengadaan barang, jangan sampai perusahaan ketika belum lama menerapkan sebuah metode lalu pindah ke metode yang lainnya. Misalnya ketika sebuah perusahaan menerapkan metode quotation tiba-tiba perusahaan ingin mengganti menjadi invoice.

 

2. Melakukan Diskusi

Salah satu isi dari quotation adalah mengenai penawaran produk atau jasa. Harga yang diberikan pada penawaran tersebut bisanya lebih rendah daripada harga di pasaran. Oleh sebab itu sebaiknya sebelum memberikan harga penawaran sebaiknya diskusikan harga penawaran tersebut karena tujuan dari dokumen ini adalah melindungi pelanggan dari kenaikan harga. 

Selain berdiskusi dengan orang-orang internal, anda juga bisa berdiskusi dengan calon customer anda mengenai berapa harga yang akan kalian sepakati.

 

Baca Juga : 4 Hambatan Umum dalam Pengambilan Keputusan

 

3. Data yang Dibutuhkan Banyak

Ada banyak data yang dimuat seperti deskripsi produk atau jasa, jumlah dan harga satuan, kode produk atau jasa, jumlah produk atau jasa, diskon, data perusahaan dan penanggung jawab perusahaan. Oleh sebab itu sebelum membuat quotation harus dipersiapkan kelengkapannya.

 

Itulah penjelasan lengkap mengenai pengertian, manfaat, hambatan dan contoh – contoh quotation, semoga informasi tersebut dapat bermanfaat dan anda dapat membuat quotation dengan baik dan juga sesuai.