Di setiap perusahaan yang menjalankan bisnis pasti memiliki kegiatan pengadaan barang. Dalam kegiatan pengadaan barang, terdapat berbagai proses seperti permintaan, penawaran dan pembelian.
Jika anda ingin melakukan kegiatan pengadaan barang, sebaiknya anda menggunakan pengadaan barang dengan quotation atau biasa disebut juga dengan Request For Quotation (RFQ) yang dapat membuat perusahaan memiliki anggaran dalam melakukan pengadaan barang.
Pengertian Quotation
Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan.
Fungsinya adalah sebagai penawaran tentang harga atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan, Dokumen ini biasa digunakan untuk transaksi B2B.
Sementara Faktur penjualan merupakan sebuah dokumen yang ada karena aktivitas penjualan. Dokumen ini berisi mengenai harga barang, jenis barang, ppn, diskon dan sebagainya.
Faktur penjualan berfungsi sebagai bentuk pengesahan atau persetujuan atas terjadinya transaksi penjualan di antara kedua belah pihak.
Jenis-jenis Quotation
Di dunia bisnis, terdapat setidaknya tiga jenis quotation yang perlu Anda ketahui. Masing-masing memiliki karakteristik dan kegunaannya tersendiri sehingga Anda dapat sesuaikan dengan kebutuhan. Simak rangkumannya berikut:
1. Estimate Quotation
Ini memuat perkiraan biaya sebagai informasi untuk calon klien, tanpa tambahan atau ketetapan apapun.
Dalam hal ini, penjual dan prospek dapat mengubah isinya sesuai dengan kesepakatan dan proyek yang dijalankan.
2. Fixed Price Breakdown
Sebaliknya, harga yang tercantum dalam dokumen quotation ini bersifat tetap dan tak dapat diubah.
Dengan demikian, klien dapat melakukan pembayaran sesuai dengan harga yang tertera.
Anda dapat menggunakan jenis ini jika sudah memutuskan harganya dengan bulat dan tidak membuka negosiasi dengan calon klien.
3. Request for Quotation
Permintaan penawaran, atau Request for Quotation (RFQ) adalah respons yang dibuat oleh penjual terhadap RFQ yang diajukan oleh calon pembeli.
Dalam hal ini, penjual akan membantu calon pembeli dalam menemukan penyedia yang dapat memberikan penawaran paling sesuai untuk mereka, dengan merujuk pada permintaan yang telah mereka buat pada tahap awal.
Manfaat Quotation
Menggunakan quotation dalam pengadaan barang tentunya dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Berikut ini manfaatnya:
1. Efektif dan Efisien
Seluruh harga dan jumlah yang diinginkan perusahaan tertulis jelas di selembar kertas sehingga perusahaan dan vendor dimudahkan ketika membutuhkan suatu barang atau jasa.
2. Meminimalisir Risiko yang Tidak Diharapkan
Meminimalisir resiko dari kejadian atau hal-hal yang tidak diinginkan misalnya pembatalan pembelian, perubahan harga, ketersediaan stok dan sebagainya. Hal-hal tersebut jika terjadi maka dapat menghambat proses pengadaan barang.
3. Mempermudah Proses Pengadaan
Tidak perlu khawatir untuk melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar, produk atau jasa yang susah didapat, dan masalah dalam biaya kirim.
Penulisan yang jelas mengenai jumlah dan jenis barang membantu anda mencarikan produk atau jasa sesuai dengan keinginan vendor dengan kualitas, spesifikasi, anggaran dan lokasi yang diinginkan.
4. Menghemat Waktu
Langkah-langkah pengadaan barang yang biasanya memakan waktu adalah pemilihan produk, perbandingan vendor lokasi dan lain-lain. anda cukup menulis kebutuhan perusahaan yang akan diformulasikan, mencairkan dan memberikan berbagai pilihan vendor terbaik.
5. Mengatur Uang Keluar dan Masuk
Perusahaan dapat lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar jika jelas rincian barangnya, baik dari pihak penjual atau pembeli.
Hal ini akan membuat kondisi keuangan perusahaan tetap berada di dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya.
Baca Juga : Manfaat Menggunakan HRMS untuk Perusahaan
Cara Membuat Quotation
Sejatinya, membuat quotation sangatlah mudah. Surat penawaran biasanya terbagi menjadi beberapa bagian, yakni pembuka, isi, dan penutup. Untuk membuat quotation, Anda dapat mengikuti cara berikut ini.
1. Pahami Kebutuhan Klien
Dapatkan informasi yang komprehensif mengenai apa yang dibutuhkan oleh klien. Semakin detail akan semakin baik.
Anda dapat berkonsultasi dengan mereka, dan beritahu mereka apa yang dapat dan tidak dapat Anda lakukan.
Kemudian, susunlah solusi yang disesuaikan untuk memastikan semua kebutuhannya terpenuhi.
2. Cantumkan Semua Informasi Penting
Untuk membuat dokumen penawaran harga, Anda harus mencantumkan semua informasi penting, seperti harga, spesifikasi, serta syarat dan ketentuan pembayaran atas barang atau jasa yang dijual.
3. Menggunakan Software CRM
Agar lebih efisien, Anda dapat memanfaatkan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan ketika menghasilkan quotation.
Ini juga membantu meningkatkan kepuasan pelanggan, karena dapat menghasilkan layanan yang lebih responsif dan cepat.
4. Kirimkan Quotation Sesegera Mungkin
Umumnya, pelanggan tidak hanya mengandalkan satu pemasok, tetapi juga menginginkan perbandingan tawaran dari pemasok lain.
Jika terlambat mengirimkan penawaran penjualan, Anda mungkin melewatkan kesempatan untuk menegosiasikan kesepakatan pembelian dengan calon pelanggan.
Contoh Quotation
Dalam setiap transaksi, quotation memiliki peran yang berbeda-beda. Ada dua contoh yaitu dari vendor dan Customer.
1. Vendor’s Quotation
Vendor quotation merupakan surat penawaran atau dokumen kesepakatan yang dibuat oleh perusahaan manufaktur (perusahaan yang mengolah barang mentah menjadi sebuah produk setengah jadi atau produk jadi yang siap dijual) atau perusahaan jasa.
Saat perusahaan manufaktur atau jasa ingin melaksanakan kesepakatan dengan vendor, perusahaan tersebut akan memberikan penawaran kepada vendor.Jenis ini umumnya lebih sering digunakan oleh perusahaan manufaktur daripada perusahaan jasa.
2. Customer’s Quotation
Customer’s Quotation merupakan penawaran atau dokumen kesepakatan yang disusun oleh perusahaan manufaktur maupun jasa untuk pelanggan. Ketika perusahaan ingin melakukan penawaran mengenai penjualan kepada pelanggan, perusahaan akan mengeluarkan customer’s quotation.
Perbedaan antara vendor’s quotation dan customer’s quotation sebenarnya bisa dilihat dari siapa pihak yang diberikan penawaran.
Siapapun pihak yang memberikan penawaran sebenarnya bukan masalah karena nanti juga akan kembali ke perusahaan.
Misalnya jika ada vendor yang memberikan penawaran kepada perusahaan, bagi perusahaan penawaran tersebut tetap dianggap sebagai vendor’s quotation. Namun bagi vendor, penawaran tersebut merupakan customer’s quotation.
Hambatan dalam Quotation
Telah anda ketahui bahwa pengadaan barang menggunakan quotation memiliki banyak manfaat. Meskipun begitu, dalam melaksanakannya terdapat beberapa hambatan yang dapat perusahaan alami.
Berikut ini merupakan hambatan-hambatan nya:
1. Komitmen perusahaan
Ketika suatu perusahaan sudah memutuskan untuk menggunakan metode tertentu dalam pengadaan barang maka perusahaan tersebut harus berkomitmen untuk menggunakan metode tersebut dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
Ada banyak metode pengadaan barang, jangan sampai perusahaan ketika belum lama menerapkan sebuah metode lalu pindah ke metode yang lainnya.
Misalnya ketika sebuah perusahaan menerapkan metode ini tiba-tiba perusahaan ingin mengganti menjadi invoice.
Baca Juga : Pengertian HRIS dan Manfaatnya Untuk Perusahaan
2. Melakukan Diskusi
Salah satu isi dari quotation adalah mengenai penawaran produk atau jasa. Harga yang diberikan pada penawaran tersebut bisanya lebih rendah daripada harga di pasaran.
Oleh sebab itu sebaiknya sebelum memberikan harga penawaran sebaiknya diskusikan harga penawaran tersebut karena tujuan dari dokumen ini adalah melindungi pelanggan dari kenaikan harga.
Selain berdiskusi dengan orang-orang internal, anda juga bisa berdiskusi dengan calon customer anda mengenai berapa harga yang akan kalian sepakati.
Baca Juga : 4 Hambatan Umum dalam Pengambilan Keputusan
3. Data yang Dibutuhkan Banyak
Ada banyak data yang dimuat seperti deskripsi produk atau jasa, jumlah dan harga satuan, kode produk atau jasa, jumlah produk atau jasa, diskon, data perusahaan dan penanggung jawab perusahaan. Oleh sebab itu sebelum membuat quotation harus dipersiapkan kelengkapannya.
Kesimpulan
Quotation atau surat penawaran adalah alat penting dalam menjalankan bisnis yang sukses.
Dengan menggunakan pedoman di atas, Anda dapat membuat dan mengelola penawaran dengan efisien, yang dapat membantu meningkatkan penjualan dan mengembangkan bisnis.
Semoga artikel LinovHR ini bermanfaat dalam memahami pentingnya dan cara membuat quotation yang efektif dalam bisnis Anda.
