HRIS: Pengertian, Jenis, Manfaat Hingga Contoh Penerapannya

Apa Itu HRIS? 

HRIS (Human Resource Information System) adalah sebuah perpaduan antara sistem teknologi dan pengelolaan sumber daya manusia yang mampu mengotomatisasi, menyimpan, dan memproses pengelolaan informasi karyawan di satu sistem terpusat. 

Implementasi HRIS bertujuan untuk membantu HRD dalam meningkatkan performa para karyawan. HRD tidak perlu berkutat dengan tugas administrasi yang dikenal memakan waktu dan effort yang cukup besar.

Dengan begitu HRD dapat fokus kepada tugas lain yang bersifat analitik dan strategi demi perkembangan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM).

Sementara itu, karyawan sendiri adalah salah satu komponen terpenting dari operasional perusahaan. Kualitas dan kinerja karyawan dipengaruhi dengan bagaimana perusahaan  mengelola karyawan.

Human Resource Department (HRD) adalah divisi dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola dan membantu karyawan dalam memaksimalkan kinerja. 

Peranan Penting HRIS

Penerapan HRIS dalam perusahaan dapat membantu HRD untuk mengoptimalkan kinerja karyawan.

Sehingga karyawan bisa mengeluarkan potensi terbaiknya dan ikut berkontribusi besar terhadap perkembangan bisnis. Tentu saja hal ini akan menguntungkan pihak perusahaan. 

Adapun peranan penting sistem HRIS dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Payroll

Memberikan payroll atau gaji kepada karyawan setelah bekerja sebulan adalah kewajiban utama perusahaan. Penggunaan software HRIS dapat memudahkan perusahaan dalam memproses penggajian bulanan.

Sistem mampu menyimpan dan memproses semua informasi karyawan terkait penggajian dengan cepat dan akurat.

Tak hanya itu, sistem juga mampu memproses laporan penggajian dan slip gaji secara otomatis. 

2. Rekrutmen 

Semua perusahaan pasti ingin mendapatkan kandidat dengan kualitas terbaik. Dari banyak kandidat, HRD harus memilih beberapa yang memenuhi kualifikasi dan kebutuhan perusahaan.

Oleh karena itu,  analisis yang mendalam pun dibutuhkan. HRIS akan menghilangkan proses input data kandidat manual dan memudahkan HRD memantau perkembangan kandidat mulai dari melamar kerja, seleksi, hingga onboarding. 

3. Manajemen Performa

Performa karyawan akan berdampak besar terhadap perkembangan operasional. Penting bagi HRD untuk memastikan performa karyawan berada dalam perencanaan agar target perusahaan akan terpenuhi.

Maka dari itu, HRIS adalah aplikasi HRD yang membantu tim HRD untuk mengelola performance karyawan melalui penilaian kinerja, pemberian masukan atau feedback, dan pemantauan kinerja.  

Data dan informasi dari manajemen performa melalui sistem juga akan digunakan sebagai landasan perencanaan strategi preventif untuk kinerja karyawan.

Jika kinerja karyawan sewaktu-waktu menurun, HRD dapat dengan mudah mendeteksi serta meminimalisir agar tidak berpengaruh kepada kinerja yang lain.

4. Manajemen Kompetensi

Kompetensi erat kaitannya dengan performa, bisa dikatakan  bahwa performa dan kompetensi akan berpengaruh satu sama lain.

Jadi, HRD pun tidak boleh mengabaikan pengelolaan kompetensi begitu saja. 

HRIS akan mengukur secara komprehensif apa saja kompetensi apa saja yang harus dimiliki dan dikuasai karyawan berdasarkan jabatan, posisi serta unit kerja.

5. Manajemen Waktu Kerja

Tiap perusahaan memiliki waktu kerja masing-masing yang beragam, umumnya dipengaruhi oleh jenis industri perusahaan.

Contohnya, perusahaan perbankan yang menerapkan sistem waktu kerja regular, yakni 5 hari dalam seminggu dengan ketentuan 8 jam sehari. 

Sementara itu, perusahaan manufaktur mempunyai waktu kerja yang lebih banyak untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan produk tertentu, sehingga menggunakan sistem shift dalam menentukan waktu kerja. 

Untuk itulah HRIS hadir memudahkan pengelolaan jam kerja. HRD dapat menentukan durasi kerja, menyusun jadwal shift, dan menetapkan hari-hari penting dalam kalender khusus internal perusahaan.

Sistem manajemen waktu dalam HRIS pun mampu membantu HRD dalam pengelolaan dan approval pengajuan cuti serta lembur dari karyawan. 

6. Suksesi Jabatan

Jabatan penting dalam perusahaan tidak bisa diisi oleh sembarang orang. HRD perlu mempersiapkan orang yang mampu mengisi jabatan atau posisi penting dengan kualifikasi atau kemampuan tertentu. Kegiatan ini dikenal sebagai suksesi jabatan. 

Sistem HRIS akan memfasilitasi HRD dalam mengadakan suksesi jabatan melalui berbagai fitur.

Salah satunya adalah fitur career path untuk relasi satu job dengan job lain yang lebih tinggi. 

 

 

LinovHR adalah salah satu aplikasi HR yang mempunyai fitur ini. Melalui Succession Management Software, HRD akan memastikan setiap  posisi  critical atau penting  yang akan kosong hanya diisi oleh karyawan kompeten. Klik tautan untuk info lebih lanjut mengenai Succession Management Software!

7. Pengembangan Sumber Daya Manusia 

Seperti yang telah disebutkan, karyawan adalah komponen penting dalam operasional perusahaan.

HRD wajib mengembangkan segala potensi karyawan yang ada untuk meningkatkan produktivitas melalui berbagai macam kegiatan, contohnya program pelatihan dan pengembangan. 

Dukungan HRIS dalam pengembangan dan pelatihan karyawan adalah melalui sistem canggih untuk pembentukan silabus pembelajaran yang efektif.

Mulai dari perencanaan pelatihan, penentuan siapa pelatih dan karyawan yang wajib mengikuti program, sampai evaluasi pasca kegiatan.  

Baca Juga: Strategi Gamifikasi untuk Pelatihan dan Pengembangan SDM 

Manfaat HRIS Bagi HRD

Sebenarnya, pemanfaatan HRIS bukanlah untuk menggantikan keberadaan HRD. sebab bagaimanapun juga, karyawan adalah manusia yang membutuhkan pendekatan secara manusiawi dari sesama manusia. 

Dapat dikatakan jika implementasi HRIS bisa menjadi pelengkap bagi peranan HRD di perusahaan. Lalu, apa saja manfaat dari penerapan Human Resource Information System? 

1. Otomatisasi Tugas Repetitif 

Tugas dan peranan HRD cukup kompleks, ditambah lagi dengan jumlah karyawan yang banyak akan membuat tugas HRD yang bersifat administratif dan berulang memakan waktu lama.

Untungnya, aplikasi ini dapat mengotomatisasi tugas administrasi seperti penggajian, rekapitulasi absen, pengadaan survei kinerja, dan lain-lain dengan waktu yang singkat.

2. Memudahkan Pemantauan Kinerja Karyawan

Kinerja karyawan tidak selalu mulus dan lancar. Maka dari itu, perusahaan harus memastikan bahwa kinerja karyawan tetap lancar.

Namun demikian, HRD tidak bisa serta merta menghukum atau memberi sanksi kepada karyawan tanpa meninjau penyebab dari penurunan kinerja. 

Dari informasi dan data kinerja yang diolah dalam software HRIS, HRD dapat meninjau perkembangan kinerja karyawan dari tiap jajaran tim serta membandingkan kinerja karyawan terkini dengan periode sebelumnya. 

3. Memaksimalkan Proses Pengelolaan Karyawan

Kualitas kinerja dan kepuasan kerja karyawan akan ditentukan oleh performa HRD dalam mengelola karyawan. Maka dari itu, proses pengelolaan karyawan secara maksimal pun perlu dilakukan.

Aplikasi inilah yang akan meningkatkan proses pengelolaan karyawan melalui berbagai kemampuan utamanya, contohnya dalam hal penggajian, rekrutmen, onboarding, pelatihan, dan lain-lain. 

4. Mengurangi Human Error

Kesalahan dalam pengelolaan karyawan atau human error bukan lagi hal yang asing. Human error biasanya terjadi karena perusahaan masih mengandalkan sistem manual.

Contohnya kekeliruan dalam input data karyawan, salah hitung gaji, survei kepuasan kinerja yang tidak sistematis, dan lain-lain. Akan tetapi, software ini hadir untuk meminimalisir human error berkat adanya otomatisasi sistem. 

5. Membantu Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dalam dunia bisnis terkadang membuat banyak manajer termasuk manajer HR sulit menentukan pilihan mana yang terbaik. Berbagai macam pertimbangan pun harus diperhatikan oleh HRD. 

Dalam hal ini, HRIS membantu HRD melalui data dan informasi yang akurat serta valid dalam sebuah laporan.

Contohnya laporan penggajian, kinerja karyawan, absensi, dan lainnya. Dari situlah HRD bisa mulai merumuskan apa saja yang akan direncanakan. 

6. Mendorong Tingkat Kepuasan Kerja

Berkat kehadiran software ini, HRD mampu bekerja lebih fokus untuk tugas-tugas yang melibatkan analisis dan pengembangan karyawan.

Alhasil, kualitas pengelolaan karyawan pun ikut meningkat dan membuat kepuasan kerja karyawan ikut naik. Karyawan menjadi lebih produktif, akrif, dan loyal dalam perusahaan. 

Baca Juga: Evolusi HRIS dari Tahun ke Tahun

Jenis-Jenis HRIS

Di bawah ini adalah beberapa jenis HRIS yang patut Anda pahami. 

1. Berdasarkan Fungsi

Karena dinamika dan pola kerja yang dimiliki tiap perusahaan berbeda-beda, HRIS memiliki 3 jenis software yang paling umum atau sering digunakan berdasarkan fungsinya. 

• Human Resource Information System (HRIS)

Jenis HRIS ini adalah software yang memiliki manfaat untuk mengelola kebijakan dan prosedur untuk dijadikan karyawan sebagai pedoman dalam kelancaran bekerja.

Selain itu, HRIS Software dapat membantu perusahaan dalam membuat dan mengelola informasi karyawan yang dapat dengan mudah diakses.

Dengan memanfaatkan jenis HRIS Software, terdapat beberapa kemudahan yang bisa digunakan perusahaan:

1. Melakukan rekrutmen dan pelacakan calon karyawan menggunakan sistem ATS
2. Membuat program pelatihan karyawan
3. Menyusun alur kerja
4. Pengelolaan dan manajemen absensi
5. Self Service untuk kandidat, karyawan, ataupun manajer
6. Menyusun laporan tahunan

Salah satu HRIS Software terbaik yang sudah digunakan di beberapa perusahaan besar dengan tingkat keamanan dan keakuratan yang tinggi dimiliki oleh Software HRIS Indonesia LinovHR.

• Human Capital Management (HCM)

Jenis kedua adalah HCM atau Human Capital Management adalah sistem yang lebih besar atau lengkap dari pada HRIS Software.

Pada dasarnya HCM juga termasuk ke dalam HRIS dengan menambahkan kemampuan atau kemudahan yang ditawarkan yaitu manajemen bakat. 

Berikut ini terdapat solusi yang ditawarkan dari jenis HCM:

1. HRIS
2. Perencanaan suksesi perusahaan
3. Onboarding
4. Perencanaan gaji
5. HR Global
6. Analitik 

• Human Resource Management System (HRMS)

Terakhir adalah solusi dari jenis Human Resource Management System (HRMS). Biasanya, fitur yang terdapat dari solusi HRMS ini berisi dari fitur HIRS yang menyertakan beberapa elemen dari solusi HCM.

Fungsi utama dari solusi HRMS adalah untuk membantu dalam pengelolaan manajemen waktu kerja yang akan diintegrasikan dalam proses pengelolaan gaji karyawan.

Jika dilihat dari manfaat dari HRIS dan HCM di atas, kedua solusi tersebut lebih berorientasi pada pengorganisasian informasi karyawan. Berbeda dengan HRMS yang memungkinkan untuk menawarkan alat atau tools perencanaan dan penilaian.

Umumnya, HRMS memiliki dua karakteristik, yang pertama adalah payroll dan kedua adalah manajemen waktu dan tenaga kerja (Time & Labor Management).

Namun, perlu diperhatikan bahwa tidak semua solusi HRMS menawarkan kemampuan untuk penjadwalan.

2. Berdasarkan Ruang Lingkup 

Selain HRIS berdasarkan dengan fungsi, terdapat 4 tipe software yang cukup populer digunakan di Indonesia berdasarkan ruang lingkup operasionalnya. Berikut adalah tipe-tipenya:

• Operational HRIS

Seperti pada penjelasan di atas bahwa HRIS adalah sistem operasional yang menyediakan seluruh data karyawan perusahaan.

Terdapat beberapa jenis yang termasuk ke dalam operational sistem ini, antara lain:

1. Employee Information System (EIS)
2. Position Control System (PCS)
3. Performance Management Information System (PMIS)
4. Applicant Selection and Placement Information System (ASPIS)
5. Government Reporting and Compliance Information System

• Tactical HRIS

Pada tactical HRIS ini dapat membantu manajemen HR dalam mengambil keputusan rekrutmen karyawan, analisis pekerjaan, learning and development, serta kompensasi karyawan.

Tactical HRIS memiliki beberapa jenis, diantaranya:

1. Job Analysis and Design Information Systems
2. Recruiting Information Systems
3. Compensation and Benefits Information Systems
4. Employee Training and Development Systems

• Strategic HRIS

Strategic HRIS lebih memfokuskan pada negosiasi, perencanaan dan pengembangan karyawan, serta software yang dipergunakan untuk mendukung dalam beberapa posisi tertentu.

Sistem ini memiliki beberapa turunan jenis, antara lain:

1. Information System Supporting Workforce Planning
2. Specialized Human Resource Information System Software
3. Information Systems Supporting Labor Negotiations

• Comprehensive HRIS

Comprehensive HRIS adalah sistem pengoperasian yang menggunakan komputer untuk menghasilkan SDM yang terintegrasi dan komprehensif untuk mengoptimalkan data dan posisi karyawan, menganalisis perencanaan kerja, dan deskripsi pekerjaan pada masing-masing posisi.

Data tersebut nantinya akan dikelola untuk menghasilkan data yang komprehensif

Baca Juga: Solusi Software Absensi dan Penggajian Bersama LinovHR! 

Kunci Penting dalam Menerapkan HRIS

Menerapkan Human Resource Information System (HRIS) merupakan sebuah langkah awal yang cukup besar bagi pengelolaan SDM perusahaan.

Tentu saja penerapannya membutuhkan banyak hal yang harus dipahami oleh pemilik perusahaan, manajer HR, dan para staff HRD itu sendiri. 

Berikut adalah hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem ini agar dapat bekerja secara maksimal:

1. Memahami Kebutuhan Perusahaan

Skala dan kebutuhan perusahaan akan beragam. Maka dari itu, perusahaan ada baiknya memahami dulu apa kebutuhan dan kendala yang dialami sebelum menggunakan aplikasi ini.

Kunci ini cukup krusial agar penerapan sistem sesuai dan tepat dengan situasi perusahaan. 

2. Mensosialisasikan Implementasi Kepada Seluruh Jajaran HRD 

Sumber daya manusia dalam hal ini adalah tim HRD tidak akan dipisahkan dari sistem. Adalah sebuah kesia-siaan apabila sistem tidak didukung sumber daya yang mampu menggunakan atau mengoperasikan sistem tersebut.

Perusahaan wajib mengadakan sosialisasi dan pelatihan terkait tata cara penggunaan sistem. Sehingga tim HRD dapat mengoperasikan sistem yang baru dengan baik. 

3. Meningkatkan Keterampilan Pengguna HRIS

Berikan pelatihan terhadap pengguna sistem HRIS untuk membantu mereka mengoptimalkan penggunaan sistem tersebut.

Pelatihan ini harus meliputi cara memasukkan data, cara mengakses fitur penting, dan cara memanfaatkan laporan dan analisis yang dihasilkan oleh sistem ini.

4. Penerapan Sistem yang Andal dan Kompeten

Human Resource Information System membutuhkan teknologi yang andal dan kompeten agar sistem mampu berjalan optimal.

Teknologi ini dapat berupa cloud based server yang dinilai praktis dan efisien. akan tetapi, perusahaan pun dapat mempertimbangkan penggunaan teknologi lain seperti server internal jika memang kebutuhannya demikian. 

5. Pemantauan Berkelanjutan

Bisnis akan selalu berkembang, begitu pula dengan pengelolaan karyawan. Itu artinya, sistem harus mampu beradaptasi dan disesuaikan jika ada perubahan dari sisi sumber daya manusia dalam perusahaan. 

Misalkan jika ada karyawan resign, maka sistem harus memfasilitasi kemampuan untuk menghapus atau memindahkan data karyawan itu ke folder lain.

Sehingga segala perubahan yang ada tidak akan berpengaruh besar kepada pengelolaan karyawan. 

Baca Juga: Manfaat dari Software HRIS dan Payroll Bagi Perusahaan

LinovHR: Solusi Sistem HRIS untuk Memajukan Pengelolaan SDM 

Berdasarkan penjelasan di atas, pada dasarnya penerapan HRIS akan menguntungkan berbagai pihak.

Dari pihak HRD, mereka dapat lebih fokus untuk mengerjakan pekerjaan lain karena tugas administrasi sudah diotomatisasi dengan baik. 

Imbasnya akan berpengaruh kepada kepuasan kerja karyawan dan pada akhirnya karyawan bisa menjadi lebih produktif karena operasional dapat berjalan stabil bahkan meningkat. 

LinovHR menyadari benar seperti apa peranan HRIS dalam membantu pengelolaan SDM yang lebih maju.

Melalui berbagai macam modul yang terdapat pada Human Resource Information System, LinovHR bisa menyelesaikan berbagai kendala pengelolaan karyawan serta mengembangkan kualitasnya secara holistik. 

Modul yang terdapat dalam Software HRIS dari LinovHR antara lain: 

• Payroll
• Performance Management
• Competency Management
• Organizational Management
• Personnel Administration
• Reimbursement
• Loan
• Learning Management System
• Time Management
• Employee Self Service
• Succession Management

Semua modul di atas saling terintegrasi satu sama lain demi peningkatan kualitas karyawan yang semakin unggul.

Tidak hanya itu, sistem yang dikembangkan oleh LinovHR juga menjamin keamanan dan kerahasiaan informasi dari para klien serta dipergunakan hanya untuk pengelolaan karyawan. 

Ajukan demo sekarang juga untuk mendalami lebih lanjut tentang Software HRIS dari LinovHR!