Arti HRIS: Jenis, Fungsi, dan Contoh Penerapannya

.

Newslater

Newsletter

Isi Artikel

Bagikan Artikel Ini :

Sistem HRIS adalah
Isi Artikel

HRIS atau Human Resource Information System menjadi sistem yang membantu HR dalam segala pengelolaan karyawan di perusahaan.

Perkembangan teknologi yang kian pesat membuat pengelolaan karyawan dapat menggunakan sistem tersebut. Sistem ini akan membantu pengelolaan karyawan jauh lebih efektif dan efisien. 

Namun, ada beberapa pihak yang mengira bahwa implementasi dari HRIS akan menggantikan peranan HRD dalam perusahaan. Benarkah demikian? Mari ikuti ulasan di bawah ini! 

Apa Itu HRIS? 

HRIS (Human Resource Information System) adalah platform untuk mengelola seluruh data terkait sumber daya manusia (SDM) di perusahaan. Data yang dikelola dalam sistem HRIS mencakup penggajian karyawan, pembayaran pajak, absensi, cuti karyawan, dan informasi lainnya.

HRIS memberikan data terkini dan akurat yang mendukung pengambilan keputusan. Selain itu, HRIS juga dapat digunakan untuk sistem penilaian kinerja karyawan, memungkinkan HRD untuk membuat lembar evaluasi khusus bagi setiap karyawan.

Sebagian besar HRIS kini menggunakan penyimpanan berbasis cloud, yang meningkatkan keamanan data penting karyawan dan perusahaan.

Jenis-Jenis Software HRIS Perusahaan

jenis-jenis hris
Jenis HRIS

Di bawah ini adalah beberapa jenis HRIS yang patut Anda pahami. 

1. Berdasarkan Fungsi

Karena dinamika dan pola kerja yang dimiliki tiap perusahaan berbeda-beda, HRIS memiliki 3 jenis software yang paling umum atau sering digunakan berdasarkan fungsinya. 

Human Resource Information System (HRIS)

Jenis HRIS ini adalah software yang memiliki manfaat untuk mengelola kebijakan dan prosedur untuk dijadikan karyawan sebagai pedoman dalam kelancaran bekerja.

Selain itu, HRIS Software dapat membantu perusahaan dalam membuat dan mengelola informasi karyawan yang dapat dengan mudah diakses.

Dengan memanfaatkan jenis HRIS Software, terdapat beberapa kemudahan yang bisa digunakan perusahaan:

  1. Melakukan rekrutmen dan pelacakan calon karyawan menggunakan sistem ATS
  2. Membuat program pelatihan karyawan
  3. Menyusun alur kerja
  4. Pengelolaan dan manajemen absensi
  5. Self Service untuk kandidat, karyawan, ataupun manajer
  6. Menyusun laporan tahunan

Aplikasi Absensi Online

Salah satu HRIS Software terbaik yang sudah digunakan di beberapa perusahaan besar dengan tingkat keamanan dan keakuratan yang tinggi dimiliki oleh Software HRIS Indonesia LinovHR.

Human Capital Management (HCM)

Jenis kedua adalah HCM atau Human Capital Management adalah sistem yang lebih besar atau lengkap dari pada HRIS Software.

Pada dasarnya HCM juga termasuk ke dalam HRIS dengan menambahkan kemampuan atau kemudahan yang ditawarkan yaitu manajemen bakat. 

Berikut ini terdapat solusi yang ditawarkan dari jenis HCM:

  1. HRIS
  2. Perencanaan suksesi perusahaan
  3. Onboarding
  4. Perencanaan gaji
  5. HR Global
  6. Analitik 

Human Resource Management System (HRMS)

Terakhir adalah solusi dari jenis Human Resource Management System (HRMS). Biasanya, fitur yang terdapat dari solusi HRMS ini berisi dari fitur HIRS yang menyertakan beberapa elemen dari solusi HCM.

Fungsi utama dari solusi HRMS adalah untuk membantu dalam pengelolaan manajemen waktu kerja yang akan diintegrasikan dalam proses pengelolaan gaji karyawan.

Jika dilihat dari manfaat dari HRIS dan HCM di atas, kedua solusi tersebut lebih berorientasi pada pengorganisasian informasi karyawan. Berbeda dengan HRMS yang memungkinkan untuk menawarkan alat atau tools perencanaan dan penilaian.

Umumnya, HRMS memiliki dua karakteristik, yang pertama adalah payroll dan kedua adalah manajemen waktu dan tenaga kerja (Time & Labor Management).

Namun, perlu diperhatikan bahwa tidak semua solusi HRMS menawarkan kemampuan untuk penjadwalan.

2. Berdasarkan Ruang Lingkup 

Selain HRIS berdasarkan dengan fungsi, terdapat tiga tipe software yang cukup populer digunakan di Indonesia berdasarkan ruang lingkup operasionalnya. Berikut adalah tipe-tipenya:

Operational HRIS

Seperti pada penjelasan di atas bahwa HRIS adalah sistem operasional yang menyediakan seluruh data karyawan perusahaan.

Terdapat beberapa jenis yang termasuk ke dalam operational sistem ini, antara lain:

  1. Employee Information System (EIS)
  2. Position Control System (PCS)
  3. Performance Management Information System (PMIS)
  4. Applicant Selection and Placement Information System (ASPIS)
  5. Government Reporting and Compliance Information System

Tactical HRIS

Pada tactical HRIS ini dapat membantu manajemen HR dalam mengambil keputusan rekrutmen karyawan, analisis pekerjaan, learning and development, serta kompensasi karyawan.

Tactical HRIS memiliki beberapa jenis, diantaranya:

  1. Job Analysis and Design Information Systems
  2. Recruiting Information Systems
  3. Compensation and Benefits Information Systems
  4. Employee Training and Development System

Strategic HRIS

Strategic HRIS lebih memfokuskan pada negosiasi, perencanaan dan pengembangan karyawan, serta software yang dipergunakan untuk mendukung dalam beberapa posisi tertentu.

Sistem ini memiliki beberapa turunan jenis, antara lain:

  1. Information System Supporting Workforce Planning
  2. Specialized Human Resource Information System Software
  3. Information Systems Supporting Labor Negotiations

Baca Juga: Solusi Software Absensi dan Penggajian Bersama LinovHR! 

Fungsi Sistem HRIS Bagi Perusahan

Peranan HRIS
Peranan HRIS

Penerapan HRIS dalam perusahaan dapat membantu HRD untuk mengoptimalkan kinerja karyawan.

Sehingga karyawan bisa mengeluarkan potensi terbaiknya dan ikut berkontribusi besar terhadap perkembangan bisnis. Tentu saja hal ini akan menguntungkan pihak perusahaan. 

Adapun peranan penting sistem HRIS dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Payroll

Memberikan payroll atau gaji kepada karyawan setelah bekerja sebulan adalah kewajiban utama perusahaan. Penggunaan aplikasi HRIS dapat memudahkan perusahaan dalam memproses penggajian bulanan.

Sistem mampu menyimpan dan memproses semua informasi karyawan terkait penggajian dengan cepat dan akurat.

Tak hanya itu, sistem juga mampu memproses laporan penggajian dan slip gaji secara otomatis. 

2. Rekrutmen 

Semua perusahaan pasti ingin mendapatkan kandidat dengan kualitas terbaik. Dari banyak kandidat, HRD harus memilih beberapa yang memenuhi kualifikasi dan kebutuhan perusahaan.

Oleh karena itu,  analisis yang mendalam pun dibutuhkan. HRIS akan menghilangkan proses input data kandidat manual dan memudahkan HRD memantau perkembangan kandidat mulai dari melamar kerja, seleksi, hingga onboarding. 

3. Manajemen Performa

Performa karyawan akan berdampak besar terhadap perkembangan operasional. Penting bagi HRD untuk memastikan performa karyawan berada dalam perencanaan agar target perusahaan akan terpenuhi.

Maka dari itu, HRIS adalah aplikasi HRD yang membantu tim HRD untuk mengelola performance karyawan melalui penilaian kinerja, pemberian masukan atau feedback, dan pemantauan kinerja.  

Data dan informasi dari manajemen performa melalui sistem juga akan digunakan sebagai landasan perencanaan strategi preventif untuk kinerja karyawan.

Jika kinerja karyawan sewaktu-waktu menurun, HRD dapat dengan mudah mendeteksi serta meminimalisir agar tidak berpengaruh kepada kinerja yang lain.

4. Manajemen Kompetensi

Kompetensi erat kaitannya dengan performa, bisa dikatakan  bahwa performa dan kompetensi akan berpengaruh satu sama lain.

Jadi, HRD pun tidak boleh mengabaikan pengelolaan kompetensi begitu saja. 

HRIS akan mengukur secara komprehensif apa saja kompetensi apa saja yang harus dimiliki dan dikuasai karyawan berdasarkan jabatan, posisi serta unit kerja.

5. Manajemen Waktu Kerja

Tiap perusahaan memiliki waktu kerja masing-masing yang beragam, umumnya dipengaruhi oleh jenis industri perusahaan.

Untuk itulah HRIS hadir memudahkan pengelolaan jam kerja. HRD dapat menentukan durasi kerja, menyusun jadwal shift, dan menetapkan hari-hari penting dalam kalender khusus internal perusahaan.

Sistem manajemen waktu dalam HRIS pun mampu membantu HRD dalam pengelolaan dan approval pengajuan cuti serta lembur dari karyawan. 

6. Suksesi Jabatan

Jabatan penting dalam perusahaan tidak bisa diisi oleh sembarang orang. HRD perlu mempersiapkan orang yang mampu mengisi jabatan atau posisi penting dengan kualifikasi atau kemampuan tertentu. Kegiatan ini dikenal sebagai suksesi jabatan. 

Sistem HRIS akan memfasilitasi HRD dalam mengadakan suksesi jabatan melalui berbagai fitur.

Salah satunya adalah fitur career path untuk relasi satu job dengan job lain yang lebih tinggi. 

SUCCESSION MANAGEMENT
Succession Management Software LinovHR

LinovHR adalah salah satu aplikasi HR yang mempunyai fitur ini. Melalui Succession Management Software, HRD akan memastikan setiap  posisi  critical atau penting  yang akan kosong hanya diisi oleh karyawan kompeten. Klik tautan untuk info lebih lanjut mengenai Succession Management Software!

7. Pengembangan Sumber Daya Manusia 

Seperti yang telah disebutkan, karyawan adalah komponen penting dalam operasional perusahaan.

HRD wajib mengembangkan segala potensi karyawan yang ada untuk meningkatkan produktivitas melalui berbagai macam kegiatan, contohnya program pelatihan dan pengembangan. 

Dukungan HRIS dalam pengembangan dan pelatihan karyawan adalah melalui sistem canggih untuk pembentukan silabus pembelajaran yang efektif.

Mulai dari perencanaan pelatihan, penentuan siapa pelatih dan karyawan yang wajib mengikuti program, sampai evaluasi pasca kegiatan.  

Baca Juga: Evolusi HRIS dari Tahun ke Tahun

Contoh Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia

Berikut 5 rekomendasi software HRIS terbaik dan populer yang digunakan di Indonesia:

1. LinovHR

LiovHR merupakan salah satu software HRIS terbaik di Indonesia yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar

Software ini membantu bisnis mengelola karyawannya secara akurat, akurat, dan cepat. LinovaHR berpengalaman membantu banyak perusahaan di Indonesia dalam mengelola karyawannya.

LinovaHR memiliki berbagai fitur yang memudahkan proses manajemen karyawan pengembangan sumber daya manusia dengan menggunakan sistem yang canggih.

Selain itu, LinovHR merupakan aplikasi dengan sistem sumber daya manusia online yang menjamin keamanan dan kerahasiaan data pegawai yang digunakan untuk pengelolaan pegawai.

2. Gadjian 

Gadjian adalah aplikasi penggajian Indonesia berbasis cloud dengan serangkaian fitur lengkap yang menyederhanakan tugas departemen sumber daya manusia dalam mengelola informasi pribadi dan administrasi karyawan secara otomatis.

3. MiHCM

Aplikasi HRIS MiHCM menyediakan solusi yang mendukung proses perekrutan, manajemen, dan peningkatan kinerja karyawan.

Aplikasi ini tersedia untuk perusahaan besar dan kecil dengan berbagai fitur.

4. KaryaOne 

KaryaOne adalah solusi cloud HR yang mencakup manajemen karyawan, review kinerja, dan pelaporan.
KaryaOne membantu bisnis mengelola sumber daya manusianya secara lebih efektif dengan alat yang mudah digunakan.

5. ForwardHR

ForwardHR adalah platform HRIS yang menyediakan berbagai fungsi mulai dari manajemen karyawan hingga penggajian.
ForwardHR berfokus pada pengalaman pengguna yang luar biasa dan membantu perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan terorganisir.

6. Kerjoo

Meskipun baru dirilis pada tahun 2021, Aplikasi HRIS dari Kerjoo sudah mulai dikenal di Indonesia dan pengguna telah merasakan manfaat dari berbagai fitur yang ditawarkannya.

Fitur-fitur tersebut mencakup permintaan kehadiran, pelaporan kerja, persetujuan dan pengajuan cuti, serta layanan persetujuan setiap jam. Semuanya disajikan dengan antarmuka yang ramah pengguna, dan tersedia opsi untuk pengguna mendapatkan paket gratis.

Tips Sukses dalam Menerapkan HRIS

Kunci Penting HRIS
Kunci Penting HRIS

Menerapkan Human Resource Information System (HRIS) merupakan sebuah langkah awal yang cukup besar bagi pengelolaan SDM perusahaan.

Tentu saja penerapannya membutuhkan banyak hal yang harus dipahami oleh pemilik perusahaan, manajer HR, dan para staff HRD itu sendiri. 

Berikut adalah hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem ini agar dapat bekerja secara maksimal:

1. Memahami Kebutuhan Perusahaan

Skala dan kebutuhan perusahaan akan beragam. Maka dari itu, perusahaan ada baiknya memahami dulu apa kebutuhan dan kendala yang dialami sebelum menggunakan aplikasi ini.

Kunci ini cukup krusial agar penerapan sistem sesuai dan tepat dengan situasi perusahaan. 

2. Mensosialisasikan Implementasi Kepada Seluruh Jajaran HRD 

Sumber daya manusia dalam hal ini adalah tim HRD tidak akan dipisahkan dari sistem. Adalah sebuah kesia-siaan apabila sistem tidak didukung sumber daya yang mampu menggunakan atau mengoperasikan sistem tersebut.

Perusahaan wajib mengadakan sosialisasi dan pelatihan terkait tata cara penggunaan sistem. Sehingga tim HRD dapat mengoperasikan sistem yang baru dengan baik. 

3. Meningkatkan Keterampilan Pengguna HRIS

Berikan pelatihan terhadap pengguna sistem HRIS untuk membantu mereka mengoptimalkan penggunaan sistem tersebut.

Pelatihan ini harus meliputi cara memasukkan data, cara mengakses fitur penting, dan cara memanfaatkan laporan dan analisis yang dihasilkan oleh sistem ini.

4. Penerapan Sistem yang Andal dan Kompeten

Human Resource Information System membutuhkan teknologi yang andal dan kompeten agar sistem mampu berjalan optimal.

Teknologi ini dapat berupa cloud based server yang dinilai praktis dan efisien. akan tetapi, perusahaan pun dapat mempertimbangkan penggunaan teknologi lain seperti server internal jika memang kebutuhannya demikian. 

5. Pemantauan Berkelanjutan

Bisnis akan selalu berkembang, begitu pula dengan pengelolaan karyawan. Itu artinya, sistem harus mampu beradaptasi dan disesuaikan jika ada perubahan dari sisi sumber daya manusia dalam perusahaan. 

Misalkan jika ada karyawan resign, maka sistem harus memfasilitasi kemampuan untuk menghapus atau memindahkan data karyawan itu ke folder lain.

Sehingga segala perubahan yang ada tidak akan berpengaruh besar kepada pengelolaan karyawan. 

Baca Juga: Manfaat dari Software HRIS dan Payroll Bagi Perusahaan

LinovHR: Solusi Sistem HRIS untuk Memajukan Pengelolaan SDM 

Berdasarkan penjelasan di atas, pada dasarnya penerapan HRIS akan menguntungkan berbagai pihak.

Dari pihak HRD, mereka dapat lebih fokus untuk mengerjakan pekerjaan lain karena tugas administrasi sudah diotomatisasi dengan baik. 

Imbasnya akan berpengaruh kepada kepuasan kerja karyawan dan pada akhirnya karyawan bisa menjadi lebih produktif karena operasional dapat berjalan stabil bahkan meningkat. 

LinovHR

LinovHR menyadari benar seperti apa peranan HRIS dalam membantu pengelolaan SDM yang lebih maju.

Melalui berbagai macam modul yang terdapat pada Human Resource Information System, LinovHR bisa menyelesaikan berbagai kendala pengelolaan karyawan serta mengembangkan kualitasnya secara holistik.

Modul yang terdapat dalam Software HRIS dari LinovHR antara lain: 

  • Payroll
  • Performance Management
  • Competency Management
  • Organizational Management
  • Personnel Administration
  • Reimbursement
  • Loan
  • Learning Management System
  • Time Management
  • Employee Self Service
  • Succession Management

Semua modul di atas saling terintegrasi satu sama lain demi peningkatan kualitas karyawan yang semakin unggul.

Tidak hanya itu, sistem yang dikembangkan oleh LinovHR juga menjamin keamanan dan kerahasiaan informasi dari para klien serta dipergunakan hanya untuk pengelolaan karyawan. 

Ajukan demo sekarang juga untuk mendalami lebih lanjut tentang Software HRIS dari LinovHR! 

Tentang Penulis

Picture of Admin LinovHR
Admin LinovHR

Akun Admin dikelola oleh tim digital sebagai representasi LinovHR dalam menyajikan artikel berkualitas terkait human resource maupun dunia kerja.

Bagikan Artikel Ini :

Related Articles

Newslater

Newsletter

Tentang Penulis

Picture of Admin LinovHR
Admin LinovHR

Akun Admin dikelola oleh tim digital sebagai representasi LinovHR dalam menyajikan artikel berkualitas terkait human resource maupun dunia kerja.

Artikel Terbaru

Telusuri informasi dan solusi HR di sini!

Subscribe newsletter LinovHR sekarang, ikuti perkembangan tren HR dan dunia kerja terkini agar jadi yang terdepan di industri

Newsletter