HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, sebuah sistem yang dirancang untuk membantu pengelolaan karyawan agar lebih efektif dan efisien.
HRIS merupakan teknologi yang mendukung tim HRD perusahaan dalam mengatur dan mengelola karyawan. Di era modern dan digital saat ini, jika semua pekerjaan HRD dilakukan secara manual, maka akan sangat memakan waktu dan tenaga.
Tanpa pengelolaan sumber daya manusia yang baik, perusahaan kemungkinan besar akan mengalami kesulitan untuk berkembang sesuai dengan visi dan misinya. Oleh karena itu, HRIS menjadi salah satu solusi yang penting.
Simak lebih lanjut mengenai apa itu HRIS, tujuan, dan contoh penggunaannya dalam penjelasan berikut.
Pengertian Sistem HRIS
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. Secara umum, HRIS adalah sistem tersentralisasi yang berperan penting bagi perusahaan dalam mengelola data sumber daya manusia.
HRIS mencakup berbagai fungsi seperti penggajian karyawan, proses rekrutmen, pembayaran pajak, pengelolaan cuti karyawan, absensi, hingga evaluasi kinerja karyawan.
Sistem ini membantu tim HRD menyelesaikan proses pengelolaan karyawan dengan lebih cepat dan terdokumentasi dengan rapi.
Biasanya, HRIS berbentuk platform atau tools yang dapat menyimpan data serta menyediakan fasilitas pelacakan dan analisis data karyawan. Dengan HRIS, tim HRD tidak perlu lagi melakukan input data secara manual.
Selain itu, HRIS yang canggih menggunakan penyimpanan data berbasis cloud, sehingga data yang disimpan aman dan hanya dapat diakses oleh pihak tertentu.
Di bawah ini adalah beberapa jenis sistem HRIS yang patut anda pahami.
1. Berdasarkan Fungsi
Karena dinamika dan pola kerja yang dimiliki tiap perusahaan berbeda-beda, HRIS memiliki 3 jenis software yang paling umum atau sering digunakan berdasarkan fungsinya.
Human Resource Information System (HRIS)
Jenis HRIS Software adalah sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam membuat dan mengelola informasi karyawan yang dapat dengan mudah diakses.
Dengan memanfaatkan jenis HRIS Software, terdapat beberapa kemudahan yang bisa digunakan perusahaan:
Melakukan rekrutmen dan pelacakan calon karyawan menggunakan sistem ATS
Self Service untuk kandidat, karyawan, ataupun manajer
Menyusun laporan tahunan
Salah satu HRIS Software terbaik yang sudah digunakan di beberapa perusahaan besar dengan tingkat keamanan dan keakuratan yang tinggi dimiliki oleh Software HRIS Indonesia LinovHR.
Human Capital Management (HCM)
Jenis kedua adalah HCM atau Human Capital Management adalah sistem yang lebih besar atau lengkap dari pada HRIS Software.
Pada dasarnya HCM juga termasuk ke dalam HRIS dengan menambahkan kemampuan atau kemudahan yang ditawarkan yaitu manajemen bakat.
Berikut ini terdapat solusi yang ditawarkan dari jenis HCM:
HRIS
Perencanaan suksesi perusahaan
Onboarding
Perencanaan gaji
HR Global
Analitik
Human Resource Management System (HRMS)
Terakhir adalah solusi dari jenis Human Resource Management System (HRMS). Biasanya, fitur yang terdapat dari solusi HRMS ini berisi dari fitur HIRS yang menyertakan beberapa elemen dari solusi HCM.
Fungsi utama dari solusi HRMS adalah untuk membantu dalam pengelolaan manajemen waktu kerja yang akan diintegrasikan dalam proses pengelolaan gaji karyawan.
Jika dilihat dari manfaat dari HRIS dan HCM di atas, kedua solusi tersebut lebih berorientasi pada pengorganisasian informasi karyawan. Berbeda dengan HRMS yang memungkinkan untuk menawarkan alat atau tools perencanaan dan penilaian.
Umumnya, HRMS memiliki dua karakteristik, yang pertama adalah payroll dan kedua adalah manajemen waktu dan tenaga kerja (Time & Labor Management).
Namun, perlu diperhatikan bahwa tidak semua solusi HRMS menawarkan kemampuan untuk penjadwalan.
2. Berdasarkan Ruang Lingkup
Selain HRIS berdasarkan dengan fungsi, terdapat tiga tipe software yang cukup populer digunakan di Indonesia berdasarkan ruang lingkup operasionalnya. Berikut adalah tipe-tipenya:
Operational HRIS
Seperti pada penjelasan di atas bahwa HRIS adalah sistem operasional yang menyediakan seluruh data karyawan perusahaan.
Terdapat beberapa jenis yang termasuk ke dalam operational sistem ini, antara lain:
Employee Information System (EIS)
Position Control System (PCS)
Performance Management Information System (PMIS)
Applicant Selection and Placement Information System (ASPIS)
Government Reporting and Compliance Information System
Tactical HRIS
Pada tactical HRIS ini dapat membantu manajemen HR dalam mengambil keputusan rekrutmen karyawan, analisis pekerjaan, learning and development, serta kompensasi karyawan.
Tactical HRIS memiliki beberapa jenis, diantaranya:
Job Analysis and Design Information Systems
Recruiting Information Systems
Compensation and Benefits Information Systems
Employee Training and Development System
Strategic HRIS
Strategic HRIS lebih memfokuskan pada negosiasi, perencanaan dan pengembangan karyawan, serta software yang dipergunakan untuk mendukung dalam beberapa posisi tertentu.
Sistem ini memiliki beberapa turunan jenis, antara lain:
Information System Supporting Workforce Planning
Specialized Human Resource Information System Software
Penerapan HRIS dalam perusahaan dapat membantu HRD untuk mengoptimalkan kinerja karyawan.
Sehingga karyawan bisa mengeluarkan potensi terbaiknya dan ikut berkontribusi besar terhadap perkembangan bisnis. Tentu saja hal ini akan menguntungkan pihak perusahaan.
Adapun peranan penting sistem HRIS dalam perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Payroll
Memberikan payroll atau gaji kepada karyawan setelah bekerja sebulan adalah kewajiban utama perusahaan. Penggunaan aplikasi HRIS dapat memudahkan perusahaan dalam memproses penggajian bulanan.
Sistem mampu menyimpan dan memproses semua informasi karyawan terkait penggajian dengan cepat dan akurat.Tak hanya itu, sistem juga mampu memproses laporan penggajian dan slip gaji secara otomatis.
2. Rekrutmen
Semua perusahaan pasti ingin mendapatkan kandidat dengan kualitas terbaik. Dari banyak kandidat, HRD harus memilih beberapa yang memenuhi kualifikasi dan kebutuhan perusahaan.
Oleh karena itu, analisis yang mendalam pun dibutuhkan. HRIS akan menghilangkan proses input data kandidat manual dan memudahkan HRD memantau perkembangan kandidat mulai dari melamar kerja, seleksi, hingga onboarding.
Performa karyawan akan berdampak besar terhadap perkembangan operasional. Penting bagi HRD untuk memastikan performa karyawan berada dalam perencanaan agar target perusahaan akan terpenuhi.
Maka dari itu, HRIS adalah solusi yang bisa membantu tim HRD untuk mengelola performa karyawan melalui penilaian kinerja, pemberian masukan atau feedback, dan pemantauan kinerja.
Data dan informasi dari manajemen performa melalui sistem juga akan digunakan sebagai landasan perencanaan strategi preventif untuk kinerja karyawan.
Jika kinerja karyawan sewaktu-waktu menurun, HRD dapat dengan mudah mendeteksi serta meminimalisir agar tidak berpengaruh kepada kinerja yang lain.
Kompetensi erat kaitannya dengan performa, bisa dikatakan bahwa performa dan kompetensi akan berpengaruh satu sama lain.
Jadi, HRD pun tidak boleh mengabaikan pengelolaan kompetensi begitu saja.
HRIS akan mengukur secara komprehensif apa saja kompetensi apa saja yang harus dimiliki dan dikuasai karyawan berdasarkan jabatan, posisi serta unit kerja.
5. Manajemen Waktu Kerja
Tiap perusahaan memiliki waktu kerja masing-masing yang beragam, umumnya dipengaruhi oleh jenis industri perusahaan.
Untuk itulah HRIS hadir memudahkan pengelolaan jam kerja. HRD dapat menentukan durasi kerja, menyusun jadwal shift, dan menetapkan hari-hari penting dalam kalender khusus internal perusahaan.
Sistem manajemen waktu dalam HRIS pun mampu membantu HRD dalam pengelolaan dan approval pengajuan cuti serta lembur dari karyawan.
Jabatan penting dalam suatu perusahaan tidak bisa diisi oleh sembarang orang. HRD perlu mempersiapkan orang yang mampu mengisi jabatan tersebut dengan kualifikasi yang sesuai. Kegiatan ini dikenal sebagai suksesi jabatan.
Sistem HRIS bisa memfasilitasi HRD dalam mengadakan suksesi jabatan melalui fiturnya. Salah satunya adalah fitur career path untuk relasi satu job dengan job lain yang lebih tinggi.
Contohnya seperti fitur career path dari LinovHR yang ada di dalam Modul Succession Management.Dengan bantuan modul ini, HRD dapat memastikan setiap posisi penting yang kosong terisi oleh karyawan yang kompeten.
7. Pengembangan Sumber Daya Manusia
Seperti yang telah disebutkan, karyawan adalah komponen penting dalam operasional perusahaan.
HRD wajib mengembangkan segala potensi karyawan yang ada untuk meningkatkan produktivitas melalui berbagai macam kegiatan, contohnya program pelatihan dan pengembangan.
Dukungan HRIS dalam pengembangan dan pelatihan karyawan adalah melalui sistem canggih untuk pembentukan silabus pembelajaran yang efektif.
Mulai dari perencanaan pelatihan, penentuan siapa pelatih dan karyawan yang wajib mengikuti program, sampai evaluasi pasca kegiatan.
Menerapkan Human Resource Information System (HRIS) merupakan sebuah langkah awal yang cukup besar bagi pengelolaan SDM perusahaan.
Tentu saja penerapannya membutuhkan banyak hal yang harus dipahami oleh pemilik perusahaan, manajer HR, dan para staff HRD itu sendiri.
Berikut adalah hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem ini agar dapat bekerja secara maksimal:
1. Memahami Kebutuhan Perusahaan
Skala dan kebutuhan perusahaan akan beragam. Maka dari itu, perusahaan ada baiknya memahami dulu apa kebutuhan dan kendala yang dialami sebelum menggunakan sistem HRIS.
Kunci ini cukup krusial agar penerapan sistem sesuai dan tepat dengan situasi perusahaan.
2. Mensosialisasikan Implementasi Kepada Seluruh Jajaran HRD
Sumber daya manusia dalam hal ini adalah tim HRD tidak dapat dipisahkan dari sistem. Jika sistem tidak didukung sumber daya yang mampu menggunakan atau mengoperasikan sistem tersebut, maka tidak dapat berfungsi dengan baik.
Perusahaan wajib mengadakan sosialisasi dan pelatihan terkait tata cara penggunaan sistem. Sehingga tim HRD dapat mengoperasikan sistem yang baru dengan baik.
3. Meningkatkan Keterampilan Pengguna Sistem HRIS
Berikan pelatihan terhadap pengguna sistem HRIS untuk membantu mereka mengoptimalkan penggunaan sistem tersebut.
Pelatihan ini harus meliputi cara memasukkan data, cara mengakses fitur penting, dan cara memanfaatkan laporan dan analisis yang dihasilkan oleh sistem ini.
4. Penerapan Sistem yang Andal dan Kompeten
Human Resource Information System membutuhkan teknologi yang andal dan kompeten agar sistem mampu berjalan optimal.
Teknologi ini dapat berupa cloud based server yang dinilai praktis dan efisien. Tetapi perusahaan pun dapat mempertimbangkan penggunaan teknologi lain seperti server internal jika memang kebutuhannya demikian.
5. Pemantauan Berkelanjutan
Bisnis akan selalu berkembang, begitu pula dengan pengelolaan karyawan. Itu artinya, sistem harus mampu beradaptasi dan disesuaikan jika ada perubahan dari sisi sumber daya manusia dalam perusahaan.
Misalkan jika ada karyawan resign, maka sistem harus memfasilitasi kemampuan untuk menghapus atau memindahkan data karyawan itu ke folder lain.Sehingga segala perubahan yang ada tidak akan berpengaruh besar kepada pengelolaan karyawan.
LinovHR: Solusi Sistem HRIS untuk Memajukan Pengelolaan SDM
Berdasarkan penjelasan di atas, pada dasarnya penerapan HRIS akan menguntungkan berbagai pihak.Dari pihak HRD, mereka dapat lebih fokus untuk mengerjakan pekerjaan lain karena tugas administrasi sudah diotomatisasi dengan baik.
Imbasnya akan berpengaruh kepada kepuasan kerja karyawan dan pada akhirnya karyawan bisa menjadi lebih produktif karena operasional dapat berjalan stabil bahkan meningkat. LinovHR menyadari benar seperti apa peranan HRIS dalam membantu pengelolaan SDM yang lebih maju.
Melalui berbagai macam modul yang terdapat pada Human Resource Information System, LinovHR bisa menyelesaikan berbagai kendala pengelolaan karyawan serta mengembangkan kualitasnya secara holistik.
Modul yang terdapat dalam Software HRIS dari LinovHR antara lain:
Payroll
Performance Management
Competency Management
Organizational Management
Personnel Administration
Reimbursement
Loan
Learning Management System
Time Management
Employee Self Service
Succession Management
Semua modul di atas saling terintegrasi satu sama lain demi peningkatan kualitas karyawan yang semakin unggul.
Tidak hanya itu, sistem yang dikembangkan oleh LinovHR juga menjamin keamanan dan kerahasiaan informasi dari para klien serta dipergunakan hanya untuk pengelolaan karyawan.
Ajukan demo sekarang juga untuk mendalami lebih lanjut tentang Software HRIS dari LinovHR!
Tentang Penulis
Admin LinovHR
Akun Admin dikelola oleh tim digital sebagai representasi LinovHR dalam menyajikan artikel berkualitas terkait human resource maupun dunia kerja.
