Dalam proses pencarian kandidat, salah satu tahap paling penting adalah background checking. Sebagai HR recruiter, inilah kesempatan bagi Anda untuk lebih mengenal latar belakang kandidat dan memastikan kecocokannya dengan posisi yang tersedia.
Seperti survei yang telah dilakukan careerbuilder.com, bahwa telah ditemukan lebih dari 58% surat lamaran kerja (CV) berisi data yang tidak sesuai (data yang dipalsukan).
Oleh karena itu, melakukan background checking karyawan sangat penting untuk menjaga keamanan perusahaan dan menghindari risiko seperti pencurian aset, korupsi, atau tindakan negatif lainnya yang bisa merusak reputasi perusahaan.
Lantas, bagaimana cara melakukan background checking yang tepat? Mari kita simak penjelasan LinovHR berikut ini!
Apa itu Background Check?
Sederhananya, background check adalah langkah yang dilakukan oleh HR atau staf rekrutmen untuk memverifikasi keakuratan informasi dari calon karyawan di surat lamaran atau CV mereka. Proses ini biasanya memakan waktu 2-4 hari kerja, karena setiap informasi dari kandidat harus diperiksa dan divalidasi dengan teliti.
Umumnya, pemeriksaan background checking ini meliputi latar belakang pendidikan, verifikasi identitas dan alamat, serta catatan kriminal melalui database terkait. Selain itu, beberapa rekruter mungkin juga menghubungi kolega dari perusahaan sebelumnya untuk mendapatkan informasi tambahan.
Background check bertujuan untuk memastikan informasi yang diberikan calon karyawan akurat dan membantu perusahaan membuat keputusan perekrutan yang lebih baik. Dengan proses ini, Anda dapat memastikan kecocokan kandidat dengan perusahaan dan mengurangi risiko turnover karyawan.
Baca Juga : Tips Ampuh Lakukan Screening CV dengan Cepat dan Tepat
Pentingnya Background Check pada Proses Rekrutmen
Ada beberapa alasan pentingnya melakukan background check pada proses rekrutmen, di antaranya:
1. Menyoroti Catatan Kriminal
Salah satu alasan utama melakukan pengecekan latar belakang adalah untuk memeriksa catatan kriminal seseorang. Informasi ini penting untuk membuat keputusan perekrutan yang tepat.
2. Memenuhi Uji Tuntas dan Menghindari Tanggung Jawab
Melakukan background check membantu mencegah tanggung jawab hukum yang mungkin timbul jika seorang karyawan terlibat dalam kejadian yang merugikan perusahaan karena informasi yang tidak diketahui sebelumnya.
3. Memberikan Anda Gambaran Lengkap dari Pelamar
Pengecekan latar belakang membantu memberikan gambaran yang lebih jelas tentang pelamar, termasuk mengungkapkan informasi yang tidak disebutkan dalam wawancara atau resume, sehingga membantu Anda dalam memilih kandidat yang tepat.
Baca Juga : Perbedaan Background Check dengan Reference Check
4. Membuat Karyawan dan Customer Tetap Merasa Aman
Melakukan pengecekan latar belakang membantu menjaga keamanan di tempat kerja dengan mengidentifikasi dan menghindari merekrut orang-orang berisiko yang dapat membahayakan karyawan dan pelanggan.
5. Membantu Anda Menjaga Tempat Kerja Bebas dari Narkoba
Pengecekan latar belakang dapat membantu dalam menemukan pelamar yang terlibat dalam penggunaan narkoba di masa lalu, yang penting dalam menjaga lingkungan kerja bebas dari narkoba.
6. Menyoroti Ketidakjujuran
Pengecekan latar belakang membantu mengungkapkan ketidakjujuran dalam pengisian aplikasi atau resume, seperti pemalsuan pengalaman kerja atau pendidikan.
7. Memverifikasi Pendidikan dan Sertifikasi
Melakukan background check memastikan bahwa pendidikan dan sertifikasi yang dicantumkan oleh pelamar benar adanya, sehingga menghindari penyalahgunaan informasi.
8. Memastikan bahwa Anda telah Memilih Karyawan yang Tepat
Pengecekan latar belakang membantu memastikan bahwa Anda telah merekrut karyawan yang tepat, mengurangi risiko kesalahan perekrutan, dan meningkatkan kesuksesan perusahaan di masa depan.
Sederhananya, tanpa background check, Anda tidak bisa mengetahui sebanyak mungkin tentang pelamar.
Jadi, lakukan background check untuk memastikan Anda membuat keputusan yang tepat. Agar anda tidak menyesal nantinya.
Baca Juga: 5 Langkah Merekrut Karyawan Disabilitas
Cara Melakukan Background Check Karyawan
Cara melakukan background check bervariasi tergantung pada sumber informasi yang ingin Anda periksa.
Berikut adalah beberapa langkah umum yang dapat Anda ikuti untuk melakukan pengecekan latar belakang:
1. Identifikasi informasi yang ingin Anda periksa
Tentukan jenis informasi yang ingin Anda peroleh, seperti riwayat pekerjaan, pendidikan, rekam jejak kriminal, atau catatan keuangan.
2. Pilih Sumber Informasi
Identifikasi sumber-sumber yang dapat memberikan informasi yang Anda butuhkan.
Ini mungkin termasuk lembaga pendidikan, perusahaan sebelumnya, database pemerintah, agensi penyedia layanan background check, atau situs web publik.
3. Peroleh Persetujuan Tertulis
Pastikan untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari individu yang bersangkutan sebelum melakukan background check yang melibatkan informasi pribadi mereka.
Di beberapa yurisdiksi, persetujuan tertulis mungkin menjadi persyaratan hukum.
4. Kumpulkan Informasi Dasar
Mulailah dengan mengumpulkan informasi dasar tentang individu yang bersangkutan, seperti nama lengkap, tanggal lahir, alamat, dan nomor identifikasi (jika diperlukan).
5. Gunakan Sumber yang Tersedia
Gunakan sumber informasi yang telah Anda identifikasi untuk memperoleh data yang relevan.
Misalnya, jika Anda ingin memeriksa riwayat pekerjaan seseorang, hubungi perusahaan-perusahaan sebelumnya untuk memverifikasi posisi dan tanggal pekerjaan.
7. Gunakan Layanan Background Check
Jika Anda membutuhkan informasi yang lebih komprehensif atau sulit diakses, Anda dapat mempertimbangkan menggunakan layanan background check yang disediakan oleh agensi khusus.
Pastikan untuk memilih penyedia yang andal dan mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku.
8. Periksa Catatan Publik
Anda juga dapat mencari catatan publik yang dapat memberikan informasi tambahan.
Misalnya, Anda dapat memeriksa catatan kriminal di pengadilan, catatan properti di kantor pertanahan, atau catatan keuangan di lembaga keuangan.
9. Tetapkan Batasan Hukum
Pastikan untuk memahami dan menghormati batasan hukum dan privasi yang berlaku dalam melakukan background check.
Ada undang-undang dan peraturan tertentu yang mengatur penggunaan dan penyediaan informasi pribadi.
10. Verifikasi dan Cross-check Informasi
Setelah Anda mengumpulkan informasi, penting untuk memverifikasi dan melakukan cross-check terhadap sumber yang berbeda.
Ini membantu memastikan keakuratan dan keabsahan informasi yang Anda peroleh.
11. Tinjau Hasil dan Ambil Keputusan
Tinjau hasil pengecekan latar belakang dengan hati-hati dan gunakan informasi tersebut sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang sesuai.
Penting untuk menjaga kerahasiaan dan menghormati privasi individu yang bersangkutan.
Lakukan Proses Rekrutmen dengan Software LinovHR
Software HRIS LinovHR adalah aplikasi yang dirancang khusus untuk membantu dalam proses rekrutmen dan manajemen sumber daya manusia.
Dengan menggunakan software ini, proses rekrutmen dapat menjadi lebih efisien dan mudah.
Software LinovHR dapat melakukan penyaringan otomatis terhadap lamaran yang masuk berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya.
Hal ini mempercepat proses seleksi dan membantu Anda dalam menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Software Rekrutment LinovHR memungkinkan Anda untuk melacak status pelamar dari awal hingga akhir proses rekrutmen.
Anda dapat dengan mudah melihat tahapan proses yang telah dilalui oleh setiap pelamar dan memonitor kemajuan rekrutmen.
Dengan menggunakan software LinovHR, proses rekrutmen dapat menjadi lebih terorganisir, efisien, dan terkontrol.
Hal ini membantu Anda menghemat waktu dan usaha dalam mencari kandidat yang sesuai serta meningkatkan kesuksesan rekrutmen perusahaan Anda.
Tunggu, apa lagi? Yuk ajukan demo gratisnya!
