Dalam memenuhi pekerjaan, karyawan terkadang mengeluarkan sejumlah biaya pribadi. Namun, jika uang tersebut keluar untuk kepentingan perusahaan, maka karyawan dapat melakukan reimburse menggunakan form reimbursement. Apakah Anda sudah tahu apa itu reimbursement? Jika belum, simak penjelasan berikut.
Pengertian Reimbursement
Reimbursement adalah sebuah kompensasi dari perusahaan atas segala biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Sederhananya, reimbursement artinya adalah uang ganti rugi atas pengeluaran pribadi karyawan.
Umumnya, setiap keperluan biaya yang memiliki hubungan dengan perusahaan, pihak karyawan diperbolehkan untuk mengajukan reimburse. Hal ini biasanya dikelola oleh Human Resources Department (HRD) perusahaan.
Namun, ada aturan, ketentuan, dan syarat yang berlaku dalam pengajuan reimburse. Beberapa ketentuan tersebut, di antaranya, karyawan harus mengisi form ganti rugi, menyertakan bukti pembayaran, invoice, dan lain-lain.
Selain itu, kebijakan perusahaan atas ketentuan reimburse pun bermacam-macam. Ada perusahaan yang mampu mengganti biaya ganti rugi secara keseluruhan. Lalu, ada juga yang hanya mengganti biaya dengan persentase tertentu.
Jadi, Anda perlu paham betul akan kebijakan ini. Mengapa? Jika Anda kurang mengetahui ketentuan soal reimbursement, tentu dapat berpotensi merugikan diri sendiri di masa yang akan datang.
Baca Juga: Online Reimburse VS Reimburse Manual, Lebih Baik Mana?
Macam-Macam Jenis Reimbursement
Dalam implementasinya, umumnya reimburse terbagi dalam tiga jenis. Berikut uraiannya.
1. Penggantian Biaya Transportasi
Terkadang, ada beberapa pekerjaan karyawan yang menuntut untuk bepergian ke luar kota. Namun, untuk melakukan perjalanan tersebut, tentu karyawan membutuhkan biaya transportasi. Biaya ini, dapat berupa tiket perjalanan pesawat, sewa hotel, dan akomodasi lainnya.
Segala pengeluaran tersebut dapat digantikan oleh pihak perusahaan dalam bentuk reimbursement. Namun, perlu diketahui, ketentuan atas kebijakan ganti rugi setiap perusahaan berbeda-beda.
2. Biaya Ganti Rugi Kesehatan (Medical)
Umumnya, terdapat perusahaan yang memberikan fasilitas kesehatan pada karyawannya. Hal tersebut dapat berbentuk dalam berbagai jenis, di antaranya, yaitu asuransi kesehatan, BPJS, dan tunjangan kesehatan.
Apabila terdapat seorang karyawan yang mengalami kecelakaan kerja, pun dapat mengajukan reimbursement pada perusahaan.
Baca juga: https://www.linovhr.com/tarif-bpjs-kesehatan-terbaru/
3. Reimbursement Operasional Bisnis
Dalam melaksanakan pekerjaan, terkadang karyawan harus mengeluarkan dana operasional yang berasal dari pribadi. Namun, Anda dapat mengajukan reimburse untuk mengganti biaya pengeluaran tersebut.
Contoh biaya operasional kerja dapat berupa pulsa untuk menelpon konsumen, akses internet, program kursus pelatihan kemampuan, sewa tempat kerja, dan lain-lain.
Namun, perlu diingat, sebelum mengajukan reimbursement, Anda harus menyertakan dokumen terkait, seperti struk, invoice, waktu pengeluaran biaya, serta keterangan lainnya.
Cara Mengajukan Reimbursement
Siapkan Dokumen Yang Dibutuhkan
Saat hendak mengajukan reimbursement
Contoh Form Reimbursement
Adapun contoh form reimburse dari masing-masing jenis di atas.
1. Form Ganti Biaya Transportasi
Berikut contoh dari formulir penggantian biaya transportasi perjalanan operasional kerja.
Baca Juga: Proses Reimburse Biaya Perjalanan Dengan Mudah Bersama LinovHR
2. Form Penggantian Biaya Kesehatan (Medical)
Berikut contoh formulir penggantian biaya kesehatan atau pengobatan karyawan.
3. Form Ganti Rugi Operasional
Berikut contoh dari formulir penggantian biaya operasional kerja atau bisnis yang dilakukan oleh karyawan.
Tips Pengelolaan Reimbursement yang Baik untuk Perusahaan Anda
Untuk mengelola segala pengeluaran perusahaan atas kepentingan reimburse operasional karyawan, perlu dilaksanakan dengan cara yang baik. Hal ini pun untuk menghindari adanya kecurangan karyawan dalam mengajukan biaya ganti rugi.
Berikut tips mengelola reimburse dengan baik.
Buat Aturan dan Kebijakan Reimbursement yang Jelas
Perusahaan harus membuat kebijakan soal penggantian ganti rugi dengan jelas. Hal ini diperlukan agar aturan tersebut mudah dipahami dan diikuti oleh semua karyawan. Dengan demikian, tidak akan terjadi kesalahpahaman tentang pengajuan reimbursement.
Sampaikanlah secara detail atas segala ketentuan untuk ganti rugi biaya mulai dari syarat, prosedur, jangka waktu, dan keterangan transaksi lainnya. Sediakanlah kontak yang dapat dihubungi untuk bertanya lebih jauh soal aturan reimburse.
Tentukan Pengeluaran Apa Saja yang Dapat Diganti Rugi oleh Perusahaan
Buatlah daftar apa saja biaya yang boleh diganti rugi pengeluarannya oleh perusahaan. Dengan demikian, karyawan tidak bisa sembarangan melakukan reimbursement atas pengeluaran biaya yang tidak memiliki kepentingan langsung dengan perusahaan.
Umumnya, karyawan dapat mengajukan biaya ganti rugi pada pengeluaran transportasi bisnis, operasional, dan transportasi.
Tetapkan Kebijakan atas Tanggal Pengajuan Reimbursement
Ada baiknya, perusahaan Anda menetapkan tanggal paling lambat pengajuan biaya ganti rugi. Dengan begitu, perusahaan dapat melakukan peninjauan kembali atas segala bukti dan dokumen yang telah disampaikan karyawan.
Alhasil, perusahaan dapat menentukan, apakah pengeluaran karyawan tersebut dapat dilakukan reimburse atau tidak.
Tepat Waktu Dalam Penggantian Biaya Rugi Karyawan
Apabila pengajuan sudah sesuai dengan ketentuan perusahaan. Maka, sebaiknya perusahaan Anda langsung memberikan biaya ganti rugi tersebut. Setidaknya, perusahaan juga memiliki jangka waktu tertentu untuk membayarkan biaya ganti rugi pada karyawan.
Dengan demikian, pihak perusahaan dan karyawan dapat terkelola lebih baik. Selain itu, karyawan pun tidak perlu menunggu lama pembayaran biaya ganti rugi dari perusahaan.
Kelola Reimbursement Karyawan dengan Software LinovHR
Jika Anda menginginkan pengelolaan reimburse karyawan dengan lebih baik, segera gunakan software LinovHR. Dengan melalui Modul Reimbursement, segala macam kepentingan pemenuhan biaya ganti rugi operasional pada karyawan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.
Tak hanya itu, Modul Reimbursement karyawan dari LinovHR pun didukung dengan beberapa fitur pembantu. Alhasil, pengelolaan biaya ganti rugi karyawan pun dapat dilakukan dengan lebih optimal dan maksimal.
Selain Reimburse, LinovHR pun memiliki berbagai modul lainnya yang dapat mempermudah pengelolaan karyawan menjadi lebih baik.
Berikut macam-macam modul dari LinovHR:
- Organization Management
- Time Management
- Personal Administration
- Payroll
- Competency Management
- Performance Management
- Succession Management
- Loan
- Employee Self Services
- Learning and Development
LinovHR adalah solusi tepat menjadi Sistem HRIS Perusahaan tidak hanya melakukan pengelolaan reimburse, Manajamen rekrutmen, perfomance management, manajemen suksesi, manajemen waktu kerja akan dapat dikelola lebih cepat dan tepat.
Ingin tahu lebih lanjut keunggulan dari sistem HRIS kami? Silakan hubungi kami melalui tautan berikut ini: LinovHR.com/Contact/
