Reimbursement: Pengertian, Jenis, Form, dan Tips Pengelolaannya

.

Newslater

Newsletter

Isi Artikel

Bagikan Artikel Ini :

reimbursement
Isi Artikel

Dalam memenuhi pekerjaan, karyawan terkadang mengeluarkan sejumlah biaya pribadi. Namun, jika uang tersebut keluar untuk kepentingan perusahaan, maka karyawan dapat melakukan reimburse menggunakan form reimbursement. Apakah Anda sudah tahu apa itu reimbursement? Jika belum, simak penjelasan berikut.

 

 

Pengertian Reimburse

Reimbursement adalah sebuah kompensasi dari perusahaan atas segala biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Sederhananya, reimbursement artinya adalah uang ganti rugi atas pengeluaran pribadi karyawan.

Umumnya, setiap keperluan biaya yang memiliki hubungan dengan perusahaan, pihak karyawan diperbolehkan untuk mengajukan reimburse. Hal ini biasanya dikelola oleh Human Resources Department (HRD) perusahaan.

Namun, ada aturan, ketentuan, dan syarat yang berlaku dalam pengajuan reimburse. Beberapa ketentuan tersebut, di antaranya, karyawan harus mengisi form ganti rugi, menyertakan bukti pembayaran, invoice, dan lain-lain.

Selain itu, kebijakan perusahaan atas ketentuan reimburse pun bermacam-macam. Ada perusahaan yang mampu mengganti biaya ganti rugi secara keseluruhan. Lalu, ada juga yang hanya mengganti biaya dengan persentase tertentu.

Jadi, Anda perlu paham betul akan kebijakan ini. Mengapa? Jika Anda kurang mengetahui ketentuan soal reimbursement, tentu dapat berpotensi merugikan diri sendiri di masa yang akan datang.

 

Baca Juga: Online Reimburse VS Reimburse Manual, Lebih Baik Mana?

 

Jenis-jenis Reimbursement

Dalam implementasinya, umumnya reimburse terbagi dalam tiga jenis. Berikut uraiannya.

 

1. Penggantian Biaya Transportasi

Terkadang, ada beberapa pekerjaan karyawan yang menuntut untuk bepergian ke luar kota. Namun, untuk melakukan perjalanan tersebut, tentu karyawan membutuhkan biaya transportasi. Biaya ini, dapat berupa tiket perjalanan pesawat, sewa hotel, dan akomodasi lainnya.

Segala pengeluaran tersebut dapat digantikan oleh pihak perusahaan dalam bentuk reimbursement. Namun, perlu diketahui, ketentuan atas kebijakan ganti rugi setiap perusahaan berbeda-beda. 

 

2. Biaya Ganti Rugi Kesehatan (Medical)

Umumnya, terdapat perusahaan yang memberikan fasilitas kesehatan pada karyawannya. Hal tersebut dapat berbentuk dalam berbagai jenis, di antaranya, yaitu asuransi kesehatan, BPJS, dan tunjangan kesehatan.

Apabila terdapat seorang karyawan yang mengalami kecelakaan kerja, pun dapat mengajukan reimbursement pada perusahaan. 

 

3. Reimbursement Operasional Bisnis

Dalam melaksanakan pekerjaan, terkadang karyawan harus mengeluarkan dana operasional yang berasal dari pribadi. Namun, Anda dapat mengajukan reimburse untuk mengganti biaya pengeluaran tersebut.

Contoh biaya operasional kerja dapat berupa pulsa untuk menelpon konsumen, akses internet, program kursus pelatihan kemampuan, sewa tempat kerja, dan lain-lain.

Namun, perlu diingat, sebelum mengajukan reimbursement, Anda harus menyertakan dokumen terkait, seperti struk, invoice, waktu pengeluaran biaya, serta keterangan lainnya.

 

Baca juga: Tidak Boleh Asal, Ketahui Syarat Reimbursement Karyawan Sebelum Mengajukan

 

Contoh Form Reimbursement

Adapun contoh form reimburse dari masing-masing jenis di atas.

 

  • Form Ganti Biaya Transportasi

Berikut contoh dari formulir penggantian biaya transportasi perjalanan operasional kerja.

form reimburse transportasi
Contoh Form Reimburse Transport

 

  • Form Penggantian Biaya Kesehatan (Medical)

Berikut contoh formulir penggantian biaya kesehatan atau pengobatan karyawan.

form medical
Contoh Form Reimburse Kesehatan

 

  • Form Ganti Rugi Operasional

Berikut contoh dari formulir penggantian biaya operasional kerja atau bisnis yang dilakukan oleh karyawan.

form bisnis
Contoh Form Reimburse Operasional

 

Tips Pengelolaan Reimburse yang Baik untuk Perusahaan

Untuk mengelola segala pengeluaran perusahaan atas kepentingan reimburse operasional karyawan, perlu dilaksanakan dengan cara yang baik. Hal ini pun untuk menghindari adanya kecurangan karyawan dalam mengajukan biaya ganti rugi.

Berikut tips mengelola reimburse dengan baik.

 

1. Buat Aturan dan Kebijakan Reimbursement yang Jelas

Perusahaan harus membuat kebijakan soal penggantian ganti rugi dengan jelas. Hal ini diperlukan agar aturan tersebut mudah dipahami dan diikuti oleh semua karyawan. Dengan demikian, tidak akan terjadi kesalahpahaman tentang pengajuan reimbursement.

Sampaikanlah secara detail atas segala ketentuan untuk ganti rugi biaya mulai dari syarat, prosedur, jangka waktu, dan keterangan transaksi lainnya. Sediakanlah kontak yang dapat dihubungi untuk bertanya lebih jauh soal aturan reimburse.

 

2. Tentukan Pengeluaran Apa Saja yang Dapat Diganti Rugi oleh Perusahaan

Buatlah daftar apa saja biaya yang boleh diganti rugi pengeluarannya oleh perusahaan. Dengan demikian, karyawan tidak bisa sembarangan melakukan reimbursement atas pengeluaran biaya yang tidak memiliki kepentingan langsung dengan perusahaan.

Umumnya, karyawan dapat mengajukan biaya ganti rugi pada pengeluaran transportasi bisnis, operasional, dan transportasi.

 

3. Tetapkan Kebijakan atas Tanggal Pengajuan Reimbursement

Ada baiknya, perusahaan Anda menetapkan tanggal paling lambat pengajuan biaya ganti rugi. Dengan begitu, perusahaan dapat melakukan peninjauan kembali atas segala bukti dan dokumen yang telah disampaikan karyawan.

Alhasil, perusahaan dapat menentukan, apakah pengeluaran karyawan tersebut dapat dilakukan reimburse atau tidak. 

 

4. Tepat Waktu Dalam Penggantian Biaya Rugi Karyawan

Apabila pengajuan sudah sesuai dengan ketentuan perusahaan. Maka, sebaiknya perusahaan Anda langsung memberikan biaya ganti rugi tersebut. Setidaknya, perusahaan juga memiliki jangka waktu tertentu untuk membayarkan biaya ganti rugi pada karyawan.

Dengan demikian, pihak perusahaan dan karyawan dapat terkelola lebih baik. Selain itu, karyawan pun tidak perlu menunggu lama pembayaran biaya ganti rugi dari perusahaan.

 

Baca Juga: Proses Reimburse Biaya Perjalanan Dengan Mudah Bersama LinovHR

 

Kendala dalam Mengelola Reimburse

kendala reimbursement
Kendala Reimbursement

 

Tidak selalu perusahaan bisa melakukan pengelolaan reimbursement secara lancar. Berikut ini terdapat beberapa kendala yang masih sering terjadi:

 

1. Masih Melakukan Cara Manual

Dalam pengelolaan reimbursement, masih banyak perusahaan yang menggunakan cara manual.

Cara ini tentunya akan sangat memakan waktu lama dan menguras banyak tenaga. Karena seluruh pekerjaan harus dikerjakan secara satu persatu sehingga cara ini terbilang cukup tidak efektif.

 

2. SOP Reimbursement yang Kurang Jelas

Untuk melakukan reimbursement, tentunya perusahaan harus menentukan SOP secara jelas agar karyawan bisa mengetahui biaya apa saja yang bisa dikembalikan dan manajemen bisa mengolahnya dengan baik.

Namun pada praktiknya, pembuatan SOP masih belum jelas sehingga memunculkan kebingungan antara kedua belah pihak. Hal ini menyebabkan karyawan merasa dirugikan karena perusahaan tidak mengganti biaya pengeluarannya.

 

3. Banyaknya Penggunaan Dokumen Kertas untuk Pengelolaan Reimburse

Penggunaan dokumen kertas menjadi salah satu kendala dalam mengelola dana reimburse. Karena, manajemen harus mencari secara manual dari banyak tumpukan dokumen yang tersimpan.

Bayangkan saja jika dalam perusahaan memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak, maka dokumen yang tersedia juga harus banyak pula.

Selain itu, data yang masih disimpan dengan dokumen kertas ini sangat rentan rusak ataupun hilang. Jika hal ini terjadi, akan menimbulkan masalah yang lebih besar lagi.

 

Baca Juga: Manfaat Jurnal Reimbursement

 

Kelola Sistem Reimbursement Karyawan Efisien dengan Software LinovHR

Fitur Reimbursement Balance - LinovHR
Fitur Reimburse Balance – LinovHR

 

Kendala di atas menjadi salah satu contoh penghambat dalam pengelolaan reimbursement karyawan. Agar terhindar dari kendala atau hambatan tersebut, Anda bisa menggunakan Modul Reimbursement dari LinovHR!

Modul Reimbursement LinovHR mampu melakukan berbagai macam reimburse yang ditawarkan karyawan seperti asuransi kesehatan, BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan, dana pensiun, uang ganti lembur, uang dinas perjalanan, dan lainnya.

Agar dapat menggunakan modul ini, terdapat tata cara yang bisa dilakukan:

 

  • Mengelompokkan Jenis Reimburse

Cara pertama adalah mengelompokkan jenis reimburse yang akan diberikan karyawan. Misalnya reimburse untuk kesehatan, perjalanan dinas, alat-alat kantor, pendidikan, dan lain-lainnya. 

Pengelompokkan ini tergantung dengan kebijakan dari masing-masing perusahaan yang menetapkan biaya apa saja yang bisa di reimburse.

Untuk melakukan proses ini, Anda bisa menggunakan fitur “Reimbursement Type”.

 

  • Mengklaim Reimburse

Lalu untuk melakukan klaim reimburse ini, Anda bisa menggunakan fitur “Reimbursement Request”. Fitur ini berfungsi memudahkan Anda untuk mengajukan sistem reimburse yang akan diberikan kepada karyawan.

Fitur ini tentunya sudah terkonfigurasi pada menu sebelumnya, sehingga data bisa terinput secara otomatis dan proses pengajuan bisa dilakukan secara cepat.

 

  • Melihat Sisa Reimburse

Setiap karyawan memiliki jatah reimburse yang bisa mereka gunakan untuk keperluan-keperluan penting. Maka dari itu, Anda juga harus mengetahui sisa jumlah saldo reimburse berdasarkan jenis-jenisnya. Cara ini bisa dilakukan dengan fitur “Reimburse Balance”.

Dengan memanfaatkan Modul Reimbursement LinovHR tentunya akan membuat sistem pengerjaan menjadi lebih mudah dan efektif. Karyawan pun bisa mendapatkan pengembalian dana yang sesuai dengan biaya yang mereka keluarkan. 

Sehingga, hal ini akan berdampak pada peningkatan kinerja manajemen serta karyawan. Sistem reimbursement dengan bantuan teknologi menjadi solusi yang tepat untuk mengatasi masalah dan hambatan manajemen reimburse perusahaan.

 

reimbursement (resolusi low)

 

LinovHR adalah solusi tepat menjadi Sistem HRIS Perusahaan tidak hanya melakukan pengelolaan reimburse, Manajamen rekrutmen, perfomance management, manajemen suksesi, manajemen waktu kerja akan dapat dikelola lebih cepat dan tepat.

Gunakan LinovHR sekarang untuk kelola reimbursement perusahaan lebih efisien!

Tentang Penulis

Picture of Admin LinovHR
Admin LinovHR

Akun Admin dikelola oleh tim digital sebagai representasi LinovHR dalam menyajikan artikel berkualitas terkait human resource maupun dunia kerja.

Bagikan Artikel Ini :

Related Articles

Newslater

Newsletter

Tentang Penulis

Picture of Admin LinovHR
Admin LinovHR

Akun Admin dikelola oleh tim digital sebagai representasi LinovHR dalam menyajikan artikel berkualitas terkait human resource maupun dunia kerja.

Artikel Terbaru

Telusuri informasi dan solusi HR di sini!

Subscribe newsletter LinovHR sekarang, ikuti perkembangan tren HR dan dunia kerja terkini agar jadi yang terdepan di industri

Newsletter