syarat reimbursement karyawan

Tidak Boleh Asal, Ketahui Syarat Reimbursement Karyawan Sebelum Mengajukan

Bagi para pegawai kantor pastinya sudah tidak asing dengan istilah reimbursement. Istilah ini bisa dibilang seperti ‘utang’ kantor pada karyawannya yang berhak untuk ditagih atau diklaim di tempat karyawan tersebut bekerja.

Kesannya memang terlihat semudah itu. Akan tetapi Anda sebagai karyawan tidak boleh asal dalam mengajukan reimburse ke perusahaan tempat Anda bekerja. Ada syarat reimbursement yang harus Anda ketahui terlebih dahulu dan kendala apa saja yang biasanya jadi penghalang.

Untuk lebih jelasnya, LinovHR akan membahas secara lengkap berikut ini.

 

Syarat Reimbursement Karyawan

Secara umum, pengertian reimburse yaitu sebuah sistem ketika seseorang menggunakan uang pribadinya untuk keperluan membayar suatu kepentingan yang berkaitan dengan perusahaan. Kemudian, pihak yang ditagih dalam hal ini adalah perusahaan akan mengembalikan uang tersebut sebagai kompensasi.

Namun, sebelum Anda meminta pengembalian biaya yang Anda keluarkan dari uang pribadi ke perusahaan, ada baiknya Anda mempelajari terlebih dahulu syarat reimbursement berikut ini.

 

  1. Perhatikan Aturan dan Kebijakan Perusahaan

Syarat pertama yang harus Anda perhatikan tentunya adalah peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan. Ini penting karena dapat jadi landasan kuat untuk Anda mengetahui bahwa perusahaan tempat Anda bekerja menerapkan kebijakan reimburse.

Jangan sampai Anda sudah keluar uang dan ternyata perusahaan mengatakan bahwa itu bukan kewajiban untuk menggantinya. Anda pun jadi rugi kan!

 

  1. Simpan Tanda Bukti Bayar

Tanda bukti pembayaran harus Anda simpan dengan rapi meskipun tidak semuanya dapat diklaim, setidaknya tidak ada biaya yang terlewat untuk digantikan.

Ingat, perusahaan tidak akan mengganti uang Anda jika tidak ada bukti. Untuk tanda buktinya sendiri dapat berupa tanda terima, invoice, atau dokumen pendukung lainnya.

Selain itu, pastinya juga untuk mengecek kelengkapan data pembayarannya, seperti total biaya, waktu transaksi, tempat membeli atau membayar, deskripsi produk atau layanan yang digunakan, dan lain-lain.

 

  1. Segera Ajukan Proses Klaim Reimburse

Jangan menunda-nunda untuk mengajukan klaim reimburse, karena biasanya perusahaan menerapkan maksimal waktu pengajuan reimbursement. Perusahaan butuh waktu untuk memproses pengajuan tersebut.

Selain itu, jika Anda segera melakukan proses klaim dapat mencegah risiko hilangnya tanda bukti bayar. Lagipula untuk apa bukti pembayaran disimpan lama-lama.

 

  1. Hindari Lakukan Kecurangan

Dalam mengeluarkan kebijakan reimbursement, perusahaan punya aturan ketat sehingga Anda perlu berhati-hati jangan sampai melakukan kecurangan. Selain termasuk contoh yang buruk, Anda pun berisiko untuk dipecat.

Aturan dalam perusahaan untuk proses reimburse contohnya seperti mensyaratkan harus menyertakan bukti asli untuk seluruh pembelian, pengecekan detail dan ganda, hingga audit secara berkala.

Biasanya, kecurangan yang terjadi saat proses pengajuan reimburse yaitu:

  • Beberapa bukti pembayaran di luar keperluan bisnis masuk dalam pengajuan klaim reimburse.
  • Melakukan mark-up besaran dana dari nilai yang sebenarnya untuk minta penggantian.
  • Menyerahkan bukti pengeluaran keperluan pribadi untuk diganti sebagai biaya bisnis.

 

Baca Juga: Cara Klaim Reimbursement Kesehatan Karyawan

 

Kendala Sistem Reimbursement Karyawan

Sistem reimbursement secara sekilas terlihat mudah untuk dilakukan. Namun, praktik di lapangannya tidak semudah yang dibayangkan.

Setiap perusahaan pasti menemukan kendala pada sistem reimbursement. Bahkan kendala tersebut bisa datang dari karyawan itu sendiri. Alasannya adalah karena:

 

  • Prosesnya membutuhkan waktu

Proses pengajuan klaim reimburse akan memakan waktu karena faktor birokrasinya yang melibatkan beberapa divisi di perusahaan. Proses pencairannya bisa sampai berminggu-minggu dan bisa jadi lama karena tertahan oleh atasan yang belum memberi tanda tangan.

 

  • Peluang risiko kehilangan

Proses bisnis yang terjadi setiap hari menyebabkan banyak proses transaksi. Hal ini tentu membuat risiko kehilangan bukti bayar yang sudah diserahkan jadi tercecer atau terselip. Jika sudah demikian, pastinya karyawan yang dirugikan karena tidak dapat uang penggantian.

 

  • Prosesnya terlalu ketat dan ribet

Dalam proses reimbursement memang harus dilakukan secara ketat agar menghindari terjadinya kebocoran dana dan kecurangan. Akan tetapi karena butuh waktu yang tidak sebentar, tak jarang karyawan merasa jadi tidak nyaman.

 

Permudah Karyawan Ajukan Reimbursement dengan Aplikasi Absensi Online

Mendapatkan dana reimbusment adalah hak karyawan. Namun, jangan sampai sistem pengelolaan kurang tertata dengan efektif. Contohnya adalah proses reimbusement yang maih menggunakan sistem manual yang seringkali merugikan kedua belah pihak, baik karyawan dan perusahaan.

Percaya atau tidak, segala kerumitan proses pengajuan klaim reimbursement kini dapat dipersingkat berkat kehadiran aplikasi absensi online. Ya, aplikasi ini tidak hanya untuk kebutuhan absensi tetapi fungsinya dapat membantu perusahaan mengelola sumber daya manusia yang dimiliki termasuk masalah reimbursement.

 

mobile ess

 

Seperti halnya aplikasi absensi online dari LinovHR yang dapat mempermudah proses reimbursement karyawan. Karena karyawan dapat mengajukannya secara mandiri lewat aplikasi dan sistem akan secara otomatis memprosesnya.

Dengan begitu, segala bukti pembayaran sebagai syarat reimbursement akan tercatat dan tersimpan rapi dalam sistem sehingga tidak akan hilang atau tercecer dan proses pun dapat dipersingkat. Namun, proses reimburse ini tetap menunggu persetujuan dari atasan.