reimbursement

Tata Cara Mengajukan Reimbursement dalam Perusahaan

Reimbursement pastinya sudah cukup familiar bagi karyawan suatu perusahaan. Apalagi karyawan tersebut sering melakukan perjalanan dinas luar kota. Apalagi jika karyawan sering menggunakan dana pribadi untuk sementara demi keperluan perusahaan. Penasaran tentang apa itu reimbursement? Cari tahu lebih mendalam mengenai reimbursement dengan menyimak uraian di bawah ini! 

Pengertian reimbursement

Reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan untuk karyawan ketika karyawan mengeluarkan sejumlah biaya untuk operasional perusahaan sementara waktu. Pelunasan kategori reimbursement masing-masing perusahaan dapat bervariasi tergantung bagaimana regulasi perusahaan yang bersangkutan. 

Pada dasarnya, setiap perusahaan memiliki metode dan Standar Operasional Perusahaan (SOP) yang berbeda pula mengenai reimbursement. Contoh umum reimbursement yang sering dilakukan oleh karyawan adalah biaya transportasi, biaya penginapan, pembelian peralatan perlengkapan perusahaan, dan sebagainya.  

Dokumen Reimbursement 

Ketika hendak mengajukan reimbursement, karyawan wajib menyertakan dokumen berupa bukti transaksi dari transaksi sebelumnya yang mereka talangi sementara waktu. Bukti transaksi tersebut merupakan bukti valid bahwa karyawan benar-benar mengeluarkan biaya untuk keperluan perusahaan. Karyawan harus menyertakan dokumen bukti transaksi asli dalam keadaan baik agar membantu divisi Human Resource segera mencairkan dana reimbursement kepada karyawan. Contoh bukti transaksi yang dimaksud adalah: 

  1. Nota pembayaran
  2. Invoice
  3. Struk
  4. Kuitansi

Tata Cara Melakukan Reimbursement

Agar karyawan dapat memperoleh dana pencairan reimbursement yang merupakan hak mereka dan pihak Human Resource juga mampu memproses reimbursement dengan cepat, karyawan harus memperhatikan beberapa hal sebelum mengajukan reimbursement. Apa saja yang harus diperhatikan sebelum mengajukan reimbursement? Nah, perhatikan tata cara mengajukan reimbursement berikut ini! 

Pahami SOP Perusahaan Tentang Reimbursement 

Semua perusahaan SOP dan peraturan yang berbeda dalam proses reimbursement. Biasanya, semakin besar perusahaan, semakin rumit pula proses reimbursement yang perlu dilakukan. Ada baiknya karyawan memahami dan mentaati aturan dan SOP yang perusahaan tetapkan atas reimbursement demi mencegah kekeliruan pelaksanaan reimbursement. Kesalahan dalam reimbursement pada akhirnya akan merugikan karyawan karena bisa saja dana reimbursement yang diterima terlambat dicairkan oleh perusahaan. 

Siapkan Dokumentasi Bukti Transaksi

Seperti yang disebutkan di atas, sebelum mengajukan reimbursement, karyawan harus menyiapkan dokumen bukti transaksi. Pastikan dokumen bukti transaksi dalam keadaan baik dan nominal yang tertera sesuai dengan nominal yang karyawan keluarkan untuk perusahaan. Selain bukti transaksi asli, karyawan juga dapat memfotocopy bukti transaksi tersebut bila diminta oleh perusahaan.

Segera Ajukan Setelah Transaksi

Proses reimbursement biasanya memakan waktu beberapa hari. Jika sudah begini, pencairan dana reimbursement juga akan terlambat, dong? Nah, untuk mencegah  hal ini, karyawan harus segera mengajukan reimbursement setelah melakukan transaksi untuk perusahaan. Mengajukan reimbursement dengan segera juga akan mencegah bukti transaksi hilang atau rusak. 

Baca Juga: Kenali Assessment Karyawan Agar Mudah Naik Jabatan!

Jangan Berbuat Curang!

Ternyata, masih ada saja oknum karyawan nakal berniat mendapatkan keuntungan pribadi dengan melakukan kecurangan saat melakukan reimbursement. Kecurangan dalam mengajukan reimbursement akan merugikan perusahaan dan berdampak dengan penilaian kinerja karyawan jika karyawan tersebut ketahuan melakukan kecurangan.  Ada ciri-ciri karyawan melakukan kecurangan saat melakukan reimbursement, diantaranya: 

  1. Pengeluaran karyawan cenderung lebih besar dibandingkan dengan karyawan lain dalam posisi yang sama 
  2. Mengajukan reimbursement atas barang dan keperluan tak terkait dengan kebutuhan perusahaan
  3. Menambah nominal terhadap pengeluaran yang nilainya tergolong sedikit
  4. Memakai kartu kredit perusahaan hingga limit maksimal
  5. Mengajukan reimbursement kepada perusahaan sebanyak dua kali atas transaksi yang sama

Cek Jumlah Uang Hasil Reimbursement 

Setelah dana pencairan reimbursement diterima, coba cek kembali apakah dana yang diterima sesuai dengan dana yang karyawan keluarkan untuk perusahaan. Secara tidak langsung karyawan juga ikut membantu perusahaan mencegah kesalahan informasi ketika perusahaan melakukan audit transaksi berkaitan dengan keuangan di masa yang akan datang.

Mengelola Reimbursement dengan Maksimal

Setiap bulannya, ada banyak bukti transaksi diterima oleh divisi Human Resource dari karyawan yang mengajukan reimbursement.  Semua transaksi tersebut akan diproses dalam beberapa hari dengan cara manual. Belum lagi karyawan ingin cepat-cepat mendapatkan pencairan dana reimbursement yang merupakan hak mereka. Jika dibiarkan, lama-lama divisi Human Resource akan kewalahan dengan menumpuknya bukti transaksi reimbursement yang harus diproses dan akan menghambat kinerja dari divisi Human Resource itu sendiri. 

Baca Juga: Tips Memilih Software HR

Karyawan juga akan dirugikan bila pencairan dana terhambat. Untuk mengatasi pencairan dana reimbursement tersendat dan menumpuknya bukti transaksi menumpuk, LinovHR hadir dengan modul reimbursement yang siap membantu divisi Human Resource mengelola bukti transaksi reimbursement agar pencairan dana kepada karyawan tidak tersendat. Perhitungan dan pengolahan reimbursement oleh modul reimbursement dari LinovHR dilakukan dengan akurat dan cepat. Sehingga proses penggantian dana pun berjalan lebih cepat. Tunggu apalagi? Rasakan proses reimbursement lebih cepat hanya dengan reimbursement modul dari LinovHR!