Setiap ada penerimaan, pasti ada juga penolakan. Istilah ini dirasa tepat untuk proses wawancara kerja, karena ada kandidat yang belum sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan oleh perusahaan. Di balik semua itu, ada cara menolak kandidat dengan memberikan rejection letter oleh tim HRD. Lalu, apa itu rejection letter?
Pengertian Rejection Letter
Rejection letter adalah surat yang berisi penolakan kesempatan kerja terhadap kandidat yang telah melakukan sesi wawancara di sebuah perusahaan. Hal ini dapat berupa surat pada umumnya, atau email resmi yang memberi kandidat informasi yang mereka butuhkan sehingga mereka dapat melanjutkan pencarian pekerjaan mereka di perusahaan lain.
Rejection letter atau surat penolakan ini harus bersifat profesional namun pribadi, untuk setiap kandidat yang tidak dilanjutkan proses perekrutannya. Selain itu, hal ini berfungsi untuk memberi tahu kandidat tentang status perekrutan mereka dan untuk memastikan apakah perusahaan telah memberikan pengalaman pelamar yang baik.
Baca Juga: Apa Perbedaan Kreatif dan Inovatif? Simak Ulasan Berikut!
Manfaat Memberikan Rejection Letter
Rejection atau penolakan dipercaya tidak berarti negatif, dalam hal ini rejection letter, karena ternyata memiliki banyak manfaat, seperti:
Mengurangi Email dari Pelamar Kerja
Tak jarang, ada pelamar yang ingin mengetahui hasil dari lamaran mereka sehingga mengirimkan email atau melakukan panggilan kepada tim HRD. Dengan memberikan rejection letter dengan bahasa yang tepat kepada kandidat atau pelamar, mereka dapat mengetahui status lamarannya, sehingga email dan panggilan akan dapat dikurangi atau dihentikan serta dapat fokus menemukan kandidat lainnya.
Membantu Image atau Employer Branding
Dengan memberikan surat penolakan kepada kandidat yang belum sesuai kualifikasi perusahaan, hal itu akan memberikan kesan yang baik bagi perusahaan. Image perusahaan yang responsif, employer branding yang baik, dan menghargai para kandidat yang telah meluangkan waktunya melamar di perusahaan akan meningkat.
Bahan Evaluasi Kandidat
Rejection letter mempermudah kandidat dalam mengevaluasi diri dari kualifikasi lamaran, sehingga kandidat akan meningkatkan kualitas diri dan memperbaiki kekurangan, serta kandidat siap untuk melamar di posisi atau perusahaan selanjutnya.
Cara Menyusun Rejection Letter Untuk Kandidat
Berikut ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penolakan yang santun kepada untuk kandidat, yaitu:
1. Perhatikan Kop Surat, Alamat, dan Tanggal
Elemen tersebut sangat penting untuk penulisan surat resmi, baik itu surat dalam bentuk kertas, maupun email, agar lebih terlihat resmi dan formal.
2. Isi Dengan Alasan Rejection Letter
Jelaskan isi dengan alasan penolakan yang sesuai, sebenar-benarnya namun tetap dengan kalimat atau bahasa yang baik, sopan dan santun, agar semuanya dapat tersampaikan kepada kandidat dan tidak menimbulkan tanda tanya lain.
Baca Juga: Apakah Uang Transport dan Makan Juga Dikenakan Pajak?
3. Penutup dan Ucapan Terima Kasih
Saat penutupan, jangan lupa ucapan terima kasih dan harapan agar kandidat bisa mendapatkan posisi terbaik di luar sana yang sesuai dengan keinginannya. Tutup dengan salam hormat, nama, dan jabatan di perusahaan.
Contoh Rejection Letter
Berikut ini adalah beberapa contoh surat penolakan lamaran kerja. Jika Anda membutuhkan dokumen dalam bentuk Word-nya, silahkan klik tombol download yang ada di tiap-tiap akhir contoh surat.
Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja di Tahap Awal
PT MAJU TERUS PANTANG MUNDUR
Jl. Kuta Bumi No. 22, Jakarta Selatan
Telp. xxxx xxxxxx Fax. xxxxxx
===============================================
SURAT PENOLAKAN LAMARAN KERJA
Nomor : 06753/HRD-MM/V/2016
Kepada Yth:
Anto Andi, SE.
Jl. Larangan No. 44
Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Dengan ini kami beritahukan bahwa kami sudah menerima dan me-review surat lamaran kerja dari Saudara pada tanggal 8 Juli 2021 yang menyatakan berminat untuk posisi Content Writer di PT Maju Terus Pantang Mundur.
Namun, dengan berat hati kami sampaikan bahwa surat lamaran kerja saudara kami tolak karena ada beberapa hal yang masih berada dibawah standar kualifikasi dibutuhkan.
Demikian surat ini kami sampaikan, mohon agar dapat dimaklumi dan semoga suatu saat nanti Saudara bisa bergabung dengan PT Maju Terus Pantang Mundur.
Jakarta, 21 Juli 2021
Hormat Kami,
(Arie Agus, S.Psi)
Manager Personalia PT Maju Terus Pantang Mundur
Download Contoh Surat Penolakan Kandidat Tahap Awal
Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Calon Karyawan yang Sudah Wawancara
PT MAJU TERUS PANTANG MUNDUR
Jl. Kuta Bumi No. 22, Jakarta Selatan
Telp. xxxx xxxxxx Fax. xxxxxx
===============================================
SURAT PENOLAKAN LAMARAN KERJA
Nomor : 06754/HRD-MM/V/2017
Kepada Yth:
Budianto S.H.
Jl. Larangan No. 44
Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Senang dapat berbicara langsung dengan Anda yang terlihat sangat tertarik dengan posisi Content Writer di PT Maju Terus Pantang Mundur. Kami berterima kasih kepada Bapak Budianto sudah meluangkan waktu untuk berbagi latar belakang dan kualifikasi Anda dengan kami.
Sayangnya, kami tidak dapat melanjutkan aplikasi Anda karena kami sudah menemukan kandidat yang lebih tepat untuk posisi tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan, mohon agar dapat dimaklumi dan semoga suatu saat nanti Bapak Budianto mendapatkan kesuksesan di masa depan.
Jakarta, 21 Juli 2021
Hormat Kami,
(Arie Agus, S.Psi)
Manager Personalia PT Maju Terus Pantang Mundur
Download Surat Penolakan Kandidat Tahap Wawancara
Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Tahap Akhir
PT MAJU TERUS PANTANG MUNDUR
Jl. Kuta Bumi No. 22, Jakarta Selatan
Telp. xxxx xxxxxx Fax. xxxxxx
===============================================
SURAT PENOLAKAN LAMARAN KERJA
Nomor : 06755/HRD-MM/V/2018
Kepada Yth:
Sri Rejeki S.T.
Jl. Larangan No. 44
Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Kami sangat terkesan dengan pemaparan Anda di saat wawancara beberapa waktu yang lalu. Kami sangat menghargai kemampuan dan skill yang Anda miliki untuk mengisi posisi Content Writer di PT Maju Terus Pantang Mundur. Kami juga berterima kasih kepada Ibu Sri Rejeki yang sudah mengikuti proses rekrutmen hingga tahap akhir.
Namun, seperti yang kami sampaikan sebelumnya di saat wawancara, proses seleksi di PT Maju Terus Pantang Mundur sangatlah ketat dan kami hanya mencari satu orang saja untuk mengisi posisi tersebut. Meski sangat sulit, kami harus memilih kandidat lain yang memiliki pengalaman dan skill yang paling tepat untuk mengisi posisi tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan, mohon agar dapat dimaklumi dan semoga suatu saat nanti Ibu Sri Rejeki mendapatkan kesuksesan di masa depan.
Jakarta, 21 Juli 2021
Hormat Kami,
(Arie Agus, S.Psi)
Manager Personalia PT Maju Terus Pantang Mundur
Download Contoh Rejection Letter Tahap Akhir
Kesimpulan
Demikianlah pembahasan penting agar Anda tahu apakah perlu memberikan rejection letter ketika menolak kandidat. Dengan mengirimkan surat penolakan yang layak, perusahaan mencerminkan kesan yang profesional dan perhatian terhadap kandidat. Semoga ulasan ini dapat bermanfaat!
