Perubahan jadwal shift kerja secara mendadak di perusahaan dapat terjadi kapanpun. Hal ini tentu dapat menyebabkan alur kerja menjadi berantakan bahkan rentan terjadi bentrokan jadwal antar karyawan.
Namun, hal tersebut dapat diatasi dengan satu solusi, yakni menggunakan fitur Schedule Exception pada modul Time Management System LinovHR. Penasaran seperti apa penggunaannya? Simak artikel berikut ini!
Apa Fungsi Fitur Schedule Exception?
Schedule Exception merupakan fitur dalam modul Time & Attendance LinovHR yang memberikan kemudahan bagi HR dalam membuat perubahan jadwal kerja karyawan, baik yang terencana maupun tak terduga.
Misalnya, ada karyawan yang mendadak sakit sehingga tidak dapat bekerja. Atau sebaliknya, ada karyawan yang harus masuk di hari liburnya karena terjadi situasi darurat di kantor. Fitur ini juga bisa mengakomodir kebutuhan pertukaran jadwal shift antar karyawan.
Hebatnya lagi, fitur ini tak hanya dapat mengganti jadwal satu karyawan saja, melainkan dapat mengubah jadwal kerja banyak karyawan sekaligus (bulking). Jadi, admin tak perlu mengubahnya satu per satu secara manual sebab akan memakan waktu lama.
Karena bekerja secara real time, fitur ini memungkinkan pergantian jadwal yang mendadak hanya dalam hitungan menit. Perubahan jadwal juga otomatis tersinkronisasi dengan menu Employee Calendar dan Employee Timesheet, di mana keduanya akan diproses dalam perhitungan gaji.
Dengan fitur Schedule Exception, pengelolaan jadwal kerja di perusahaan akan menjadi lebih fleksibel, dinamis, dan akurat sehingga proses kerja HR berjalan efisien.
Baca Juga: Cara Agar Shift Karyawan Menjadi Efektif
Contoh Penggunaan Schedule Exception dalam Pengelolaan Kehadiran
Ingin mengetahui lebih lanjut mengenai penerapan fitur Schedule Exception? Berikut contoh kasus perubahan jadwal karyawan dengan menggunakan fitur ini.
- Contoh ilustrasi perubahan jadwal kerja pada perusahaan yang belum menggunakan fitur Schedule Exception:
“PT Merah Kuning Hijau Damai merupakan perusahaan yang bergerak dalam pengamanan gedung. Untuk memberikan rasa aman kepada masyarakat, PT Merah Kuning Hijau Damai menyediakan jasa keamanan melalui karyawan satpam.
Demi menjaga gedung atau kantor konsumen terus aman, maka diperlukan pengamanan secara penuh dalam 24 jam. Dalam sehari akan ada tiga orang karyawan yang bekerja secara shift dan bergantian setiap 8 jam.
Namun, pada suatu hari ada seorang karyawan bernama Budi tiba-tiba sakit. Atas hal ini, Budi menyampaikan izin kepada HRD untuk tidak masuk kerja. Padahal, Budi kebagian shift untuk berjaga pada malam hari.
Karena kabar pemberitahuan sakit yang mendadak, HRD pun kebingungan dalam merubah jadwal kerja. Selain itu, pada hal tersebut HRD juga sedang sibuk dalam mengurus administrasi perusahaan.
Dengan begitu, HRD mengubah jadwal secara tergesa-gesa. Lalu, HRD pun lupa untuk mengabarkan perubahan jam kerja pada karyawan lainnya untuk menggantikan shift.
Akibatnya, terjadi jadwal kerja yang kosong. Lalu, dalam shift tersebut jadi tidak ada karyawan satpam yang melakukan pengamanan. Akhirnya konsumen pengguna jasa melayangkan protes pada PT Merah Kuning Hijau Damai.
Semua masalah tersebut terjadi lantaran perusahaan masih menggunakan sistem penjadwalan kerja secara manual.”
Contoh ilustrasi perubahan jadwal kerja pada perusahaan yang sudah menggunakan fitur Schedule Exception:
“Perseroan Terbatas Hijau Asri merupakan usaha yang dalam bidang menjaga lingkungan tetap bersih. Perusahaan tersebut menerapkan sistem kerja secara shifting. Hal ini dilakukan agar lingkungan klien perusahaan dapat selalu bersih selama 24 jam.
Namun, suatu hari salah satu karyawannya tidak bisa masuk pada jadwal shift yang telah ditentukan dikarenakan suatu alasan tertentu. Lantas, Karyawan tersebut melapor pada bagian personalia perusahaan agar dilakukan penjadwalan ulang jam kerja di lain waktu.
Perubahan jadwal shift kerja secara mendadak tersebut tentu menyulitkan HRD jika masih menggunakan cara manual dalam pengelolaan jam kerja. Bahkan, hal itu dapat menyebabkan jam kerja yang bentrok antar satu karyawan dan lainnya.
Beruntung, perusahaan tersebut sudah menggunakan time management system dari LinovHR. HRD perusahaan dapat langsung mengubah jadwal kerja karyawan melalui fitur Schedule Exception.
Sehingga perubahan jadwal karyawan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, jadwal kerja yang diubah oleh HRD akan langsung terupdate di jadwal keseluruhan sehingga manajer, supervisor, atau penanggung jawab lapangan bisa mengetahui perubahan saat itu juga.
Dengan demikian, HRD tidak perlu repot-repot untuk mengumumkan perubahan jadwal kerja pada karyawan lainnya. Jadi, alur pekerjaan pun tidak akan terganggu.”
Cara Mengubah Jadwal dengan Fitur Schedule Exception
Melihat kedua contoh kasus di atas dapat disimpulkan bahwa penjadwalan shift kerja secara manual tidaklah efektif dan dapat menimbulkan berbagai masalah untuk perusahaan.
Namun, hal tersebut dapat diatasi hanya dengan menggunakan fitur Schedule Exception dari Software HRIS LinovHR. Mengganti jadwal dapat dilakukan dengan mudah dan praktis hanya dengan beberapa klik saja.
Lalu, bagaimana cara menggunakan fitur ini? Simak langkah-langkahnya berikut ini!
- Masuk menu “Time & Attendance”, lalu pilih tab “Attendance”
- Selanjutnya, pada kolom “Employee Name”, pilih karyawan yang akan diganti jadwalnya. Atur kapan perubahan jadwal akan diberlakukan pada kolom “Date”
- Pada kolom “Previous Time Frame”, tertulis jadwal kerja karyawan yang seharusnya pada hari itu. Anda dapat mengubahnya pada kolom “Time Frame”, sesuai dengan jadwal kerja yang baru. Apakah karyawan tersebut bekerja dengan jadwal reguler atau shift tertentu.
- Anda juga dapat menambahkan alasan perubahan jadwal kerja pada kolom “Description”. Namun, ini bersifat opsional.
- Di bawahnya, terdapat section “Time Frame”, di mana Anda dapat melihat serta mengedit jam masuk, jam keluar, dan jam istirahat karyawan.
- Jika sudah selesai, klik tombol “Save” untuk menyimpan data dan jadwal kerja karyawan yang bersangkutan pun akan otomatis berubah di sistem.
Kehadiran fitur ini sangat memudahkan pengelolaan jadwal kerja, khususnya bagi karyawan yang diharuskan masuk pada hari libur. Sebab ketika libur, data clock in dan clock out karyawan tak tercatat dalam sistem. Padahal, karyawan masuk dan melakukan absensi seperti biasa.
Tentu hal ini akan merugikan karyawan, karena kehadirannya tidak akan diproses dalam perhitungan gaji. Namun dengan fitur Schedule Exception, karyawan dapat mengajukan pergantian jadwal kerja dengan mudah dan praktis, sehingga rekap kehadirannya menjadi lebih akurat.
Fitur Schedule Exception merupakan solusi atas segala masalah penjadwalan karyawan. Cukup dengan hitungan menit, perubahan jadwal karyawan dapat dilakukan.
Didukung dengan teknologi real time, semua karyawan pun dapat langsung mengetahui adanya jadwal kerja yang berubah.
Tertarik untuk tahu lebih lanjut seputar time management system dan berbagai modul lain di LinovHR? Hubungi LinovHR sekarang juga!
