Surat Keterangan Aktif Bekerja adalah salah satu dokumen yang paling sering diminta oleh karyawan.
Biasanya, karyawan meminta surat tersebut untuk berbagai keperluan, seperti pendaftaran beasiswa, pembuatan visa, hingga pengajuan KPR.
Bagi tim HR, menerbitkan Surat Keterangan Aktif Bekerja mungkin merupakan hal yang sudah biasa dilakukan.
Namun, membuat surat tersebut dengan format yang benar adalah hal yang sangat penting.
Lalu, apa sebenarnya Surat Keterangan Aktif Bekerja dan seperti apa contohnya?
Simak selengkapnya di artikel berikut ini!
Apa itu Surat Keterangan Aktif Bekerja?
Surat Keterangan Aktif Bekerja adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang menyatakan bahwa seseorang masih aktif bekerja di tempat tersebut dalam kurun waktu tertentu secara terus menerus.
Surat ini biasanya berisi data seperti nama pekerja, jabatan, unit kerja, masa kerja, dan keterangan yang menjelaskan bahwa yang bersangkutan masih menjalankan tugasnya hingga surat dibuat.
Surat Keterangan Aktif Bekerja biasanya dipakai pekerja atau karyawan untuk keperluan tertentu, seperti pengajuan beasiswa, pinjaman bank, dan keperluan lainnya yang membutuhkan bukti pengalaman kerja yang valid.
Umumnya, surat ini harus ditandatangani oleh pimpinan unit kerja atau pejabat yang berwenang dan dilengkapi dengan kop surat, tanda tangan, serta cap/stempel resmi instansi atau perusahaan.
Surat ini juga menjelaskan masa kerja secara rinci, contohnya minimal dua tahun terakhir secara terus-menerus, tergantung kebutuhan administrasi yang berlaku.
Baca juga: Contoh Surat Keterangan Kerja Karyawan yang Benar
Fungsi Surat Keterangan Aktif Bekerja
Surat Keterangan Aktif Bekerja memiliki banyak fungsi bagi karyawan atau pekerja untuk digunakan berbagai keperluan. Berikut ini beberapa fungsinya:
- Syarat Pengajuan Beasiswa
Bagi pekerja yang ingin mengajukan beasiswa S2 sangat membutuhkan Surat Keterangan Aktif Bekerja. Sebab, beberapa program beasiswa khususnya jenjang S2 mensyaratkan bukti bahwa pendaftar pernah atau sedang bekerja. Surat ini berfungsi untuk memvalidasi pengalaman kerja yang pendaftar cantumkan di formulir pendaftaran.
- Pengajuan Pinjaman Bank dan Administrasi Keuangan
Karyawan atau pekerja yang ingin mengajukan pinjaman bank memerlukan Surat Keterangan Aktif Bekerja. Pihak bank akan meminta surat tersebut sebagai salah satu syarat mendapatkan persetujuan pinjaman. Surat ini menjadi jaminan bagi bank dan sebagai bukti bahwa calon peminjam adalah bagian dari perusahaan tertentu dan mampu untuk membayarnya dengan waktu yang telah ditentukan.
- Pencairan Dana BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
Surat Keterangan Aktif Bekerja juga bisa digunakan untuk mencairkan dana yang karyawan atau pekerja miliki di BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. Dalam hal BPJS Ketenagakerjaan, pekerja bisa mencairkan dana dengan syarat batasnya hanya 10 sampai 30 persen dari total dana yang dimiliki.
- Membuat Surat Referensi Bank
Pekerja yang membutuhkan visa ke luar negeri perlu memiliki surat referensi dari bank. Surat referensi tersebut bisa didapatkan dengan mengajukan Surat Keterangan Aktif Bekerja. Surat referensi bank ini penting untuk menjamin bahwa pekerja mampu membiayai dirinya sendiri selama di luar negeri.
- Mengajukan KPR RumahÂ
Karyawan yang hendak memiliki rumah melalui program KPR perlu membutuhkan Surat Keterangan Aktif Bekerja. Saat ingin mengajukan KPR, pihak bank akan meminta surat tersebut sebagai salah satu syarat pengajuannya. Surat ini sebagai bukti bahwa pekerja merupakan bagian dari perusahaan atau instansi terkait dan secara finansial mampu membayar cicilan KPR setiap bulannya.
Format Surat Keterangan Aktif Bekerja
Dalam membuat Surat Keterangan Aktif Bekerja, HR perlu membuatnya dengan format yang benar. Berikut ini komponen wajib yang harus ada pada surat tersebut:
- Kop Surat Resmi Perusahaan: Mencantumkan nama, logo, alamat, dan kontak perusahaan. Ini menunjukkan keaslian dokumen.
- Judul Surat: Jelas dan langsung ke intinya, misalnya “SURAT KETERANGAN AKTIF BEKERJA”.
- Nomor Surat: Setiap surat resmi harus memiliki nomor unik untuk keperluan administrasi, pengarsipan, dan verifikasi internal.
- Isi Pembuka: Kalimat pembuka yang berisi data pejabat yang menerangkan atau menandatangani surat (Nama, NIK, Jabatan).
- Isi Utama (Data Diri Karyawan): Rincian data lengkap dari karyawan yang diterangkan, meliputi:
- Nama Lengkap
- Nomor Induk Karyawan (NIK) / ID Karyawan
- Jabatan / Posisi
- Departemen
- Kalimat Pernyataan: Sebuah kalimat formal yang secara tegas menyatakan bahwa nama yang tersebut di atas adalah benar merupakan karyawan aktif di perusahaan, seringkali ditambahkan informasi sejak kapan mulai bekerja.
- Tujuan Pembuatan Surat (Opsional tapi Direkomendasikan): Menyebutkan tujuan spesifik surat dibuat (misalnya, “sebagai syarat pengajuan aplikasi Visa Schengen”). Ini bisa melindungi perusahaan dari potensi penyalahgunaan surat untuk keperluan lain.
- Kalimat Penutup: Kalimat penutup formal seperti, “Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.”
- Penutup Surat: Mencantumkan tempat dan tanggal surat dibuat, diikuti dengan tanda tangan, nama jelas pejabat berwenang (biasanya HR Manager atau atasan langsung), dan stempel resmi perusahaan.
Baca juga: 5 Contoh SK Karyawan Tetap yang Perlu Diketahui
Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja
Berikut ini contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Email Perusahaan]
[Kota dan Tanggal Surat Dibuat]
Perihal: Surat Keterangan Kerja
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Pemberi Tanda Tangan]
Jabatan: [Jabatan Pemberi Tanda Tangan]
Perusahaan: [Perusahaan Pemberi Tanda Tangan]
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Karyawan yang Mengajukan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan yang Mengajukan]
Nomor Induk Karyawan: [Nomor Induk Karyawan yang mengajukan]
Saat ini masih aktif bekerja di [Perusahaan tempat karyawan bekerja] sejak [Tanggal karyawan mulai bekerja]. Surat ini dibuat untuk keperluan [Sebutkan Tujuan Pembuatan Surat, misal: pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR)].
Demikian surat ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
PT. [Nama Perusahaan]
(Stempel dan Tanda Tangan)
[Nama Pemberi Tanda Tangan] [Jabatan Pemberi Tanda Tangan]
Permudah Penerbitan Surat Keterangan Kerja dengan Software HRIS LinovHR
Pembuatan Surat Keterangan Aktif Bekerja adalah tugas administratif yang penting namun seringkali berulang.
Proses manual seperti mencari data di file terpisah, mengetik ulang informasi, dan memastikan format yang konsisten, sangat memakan waktu dan rentan terhadap human error, seperti salah ketik nama, NIK, atau tanggal mulai bekerja.
Untuk mengatasi tantangan ini dan meningkatkan efisiensi, perusahaan perlu memanfaatkan teknologi.
Di sinilah Software HRIS dari LinovHR berperan penting. Software ini dapat mengotomatisasi seluruh proses pembuatan surat keterangan kerja, mengubahnya dari tugas yang rumit menjadi pekerjaan yang cepat dan mudah.
Software HRIS LinovHR dapat membuat:
- Database Karyawan Terpusat dan Akurat: Semua data penting karyawan, mulai dari nama lengkap, NIK, jabatan, departemen, hingga tanggal mulai bekerja, tersimpan secara akurat dan terpusat dalam Modul Personal Administration. Ini menghilangkan risiko penggunaan data yang usang atau salah ketik.
- Template Surat Otomatis: Anda dapat membuat template standar untuk Surat Keterangan Aktif Bekerja di dalam sistem. Saat ada permintaan, tim HR hanya perlu memilih nama karyawan, dan sistem akan secara otomatis mengisi semua data yang relevan ke dalam template tersebut.
- Proses Cepat dan Profesional: Dengan data yang terisi otomatis, surat dapat dibuat dan siap dicetak atau dikirim hanya dalam beberapa klik. Lengkap dengan penomoran surat otomatis untuk pengarsipan yang rapi, memastikan setiap dokumen yang keluar terlihat profesional dan konsisten.
Dengan menggunakan Software HRIS LinovHR, tim HR dapat mengurangi beban kerja administratif secara signifikan dan memfokuskan waktu mereka pada tugas-tugas yang lebih strategis. Proses yang dulunya memakan waktu kini bisa diselesaikan dengan cepat, akurat, dan mudah.
Tinggalkan cara manual yang merepotkan. Pastikan setiap surat keterangan kerja akurat dan dibuat dalam sekejap. Ajukan demo gratis Software HRIS LinovHR sekarang!
