Libur adalah hal yang disukai oleh semua karyawan. Nah, di sinilah peran HR untuk menyebarkan informasi hari libur sangat penting. Contoh pengumuman libur kantor dapat menjadi media penyebar informasi terkait kebijakan cuti serta libur yang diberlakukan perusahaan.
Namun, di dalam pembuatannya, Anda tidak bisa asal sehingga miskomunikasi tidak terjadi.
Untuk membuat pengumuman libur kantor dengan baik, perhatikan tips serta contoh lengkapnya di bawah ini, dari LinovHR!
Tips Menyampaikan Pengumuman Libur Kantor Kepada Karyawan
Mengumumkan libur kantor kepada karyawan dengan cara yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa pesan tersebut diterima dengan baik dan informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan jelas. Berikut adalah beberapa tips menyampaikan pengumuman libur kantor:
-
Buat Pesan Tetap Fokus
Pengumuman libur haruslah dibuat dengan ringkas dan fokus pada satu pesan. Hal ini sangat penting, apalagi saat Anda menyampaikan pengumuman tersebut melalui email. Jika pesan terlalu panjang, mereka mungkin akan menunda untuk membacanya atau hanya membaca sekilas dan melewatkan detail pesan yang penting.
Bila Anda memiliki beberapa topik yang berbeda untuk disampaikan, pertimbangkan untuk memecahnya ke dalam beberapa pesan dengan subjek yang jelas. Misalnya, kirimkan satu email untuk mengumumkan libur kantor dan email lainnya untuk menginformasikan kegiatan akhir tahun.
Manfaat lain dari menyampaikan pengumuman libur yang singkat dan fokus adalah memudahkan karyawan untuk merujuk kembali informasi tersebut dan menemukan informasi yang dibutuhkan.
-
Segmentasikan Penerima
Saat Anda ingin mengumumkan libur kantor, coba pertimbangkan juga siapa yang menjadi target audiens. Tidak semua pesan berlaku untuk semua karyawan, melakukan segmentasi penerima akan terjadinya miskomunikasi serta mencegah Anda membanjiri seluruh staf dengan informasi yang tidak relevan untuk mereka.
Misalnya, pemberlakuan libur hanya untuk karyawan di divisi tertentu, namun karena Anda tidak melakukan segmentasi pengumuman maka pesan tersebut di salah artikan oleh semua karyawan.
-
Kaitkan Pesan dengan Nilai-nilai dan Prioritas Perusahaan
Komunikasi internal merupakan kesempatan yang bagus untuk memperkuat value perusahaan. Misalnya, jika perusahaan memegang teguh nilai work life balance Anda bisa ingatkan karyawan bahwa kesempatan libur ini menjadi waktu yang baik untuk mereka bersantai, mematikan notifikasi pekerjaan, dan menikmati waktu bersama orang-orang terkasih.
Selain itu, Anda juga bisa membuat pesan lebih kuat dan relevan dengan mengaitkannya dengan prioritas dan tujuan bisnis.
Misalnya, jika Anda mengirimkan rekap akhir tahun, cobalah hubungkan dengan tujuan atau prioritas bisnis yang sesuai untuk menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka memberikan dampak berarti bagi perusahaan.
-
Gunakan Desain Visual
Jika mungkin, gunakan elemen desain visual seperti gambar atau ikon yang relevan untuk menggambarkan tema libur. Ini dapat menambah daya tarik pesan dan membantu karyawan mengingat informasi dengan lebih baik.
-
Sampaikan dari Jauh-jauh Hari
Di dalam menyebarkan pengumuman libur perusahaan, pastikan Anda juga memerhatikan waktu. Hindari untuk menyebarkan pengumuman libur yang mepet, hal ini agar karyawan punya waktu untuk menyelesaikan pekerjaannya sebelum libur. Dengan begini, tidak ada pekerjaan yang tertunda atau tidak selesai sebelum libur.
Mengumumkan libur kantor dengan cara yang efektif akan membantu menciptakan pengalaman positif bagi karyawan dan memastikan bahwa mereka dapat merencanakan liburan mereka dengan baik.
Oleh karena itu, pastikan Anda menyampaikan surat pemberitahuan libur perusahaan dengan baik.
Baca Juga: Perhitungan Lembur pada Hari Libur, Seperti Apa?
Contoh Pengumuman Libur Kantor
Berikut adalah empat contoh pengumuman libur perusahaan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
-
Pengumuman Libur Cuti Bersama Lebaran
-
Pengumuman Libur Kantor Memperingati Hari Besar Nasional
-
Pengumuman Libur Perusahaan Perihal Akhir Tahun
Subjek: Pengumuman Libur Kantor – Selamat Liburan Akhir Tahun!
Halo Tim,
Kami ingin memberitahu Anda bahwa kantor akan libur untuk merayakan liburan akhir tahun. Libur akan dimulai pada tanggal [Tanggal Awal Libur] dan berlangsung hingga [Tanggal Akhir Libur].
Ini adalah waktu yang sempurna untuk bersantai, merenungkan pencapaian sepanjang tahun, dan menghabiskan waktu berkualitas bersama keluarga dan teman-teman. Kami berterima kasih atas kerja keras Anda sepanjang tahun ini.
Selamat liburan akhir tahun! Semoga Anda memiliki waktu yang menyenangkan dan relaksasi yang pantas.
Salam hangat,
[Tim Manajemen]
-
Surat Pemberitahuan Libur Perusahaan Natal dan Tahun Baru
-
Pengumuman Libur Kantor untuk Karyawan Terbaik
Subjek: Pengumuman Libur Kantor – Selamat! Libur Khusus untuk Karyawan Terbaik!
Halo [Nama Karyawan Terbaik],
Terima kasih Anda telah menunjukkan dedikasi dan kinerja yang luar biasa selama kuartal ini. Sebagai bentuk apresiasi dari perusahaan, manajemen ingin memberikan Anda penghargaan istimewa. Oleh karena itu, kami memberikan Anda libur ekstra yang dimulai pada tanggal [Tanggal Awal Libur] dan berlangsung hingga [Tanggal Akhir Libur].
Kami berharap libur ini memberi Anda waktu untuk bersantai, merayakan pencapaian Anda, dan menghabiskan waktu berkualitas dengan orang-orang yang Anda cintai.
Selamat atas pencapaian Anda yang luar biasa, dan nikmati liburan Anda!
Salam hangat,
[Tim Manajemen]
Baca Juga: 8 Aplikasi Absensi Karyawan di Android dan IOS Terbaik
Sampaikan Pengumuman Kantor Lebih Mudah dengan Software Absen LinovHR
Contoh pengumuman libur kantor menjadi cara terbaik perusahaan untuk menginformasikan kebijakan perusahaan terkait dengan libur. Selain itu, contoh surat pengumuman libur perusahaan juga menjadi media komunikasi internal dengan karyawan.
Namun, sering kali penggunaan surat tidak efektif untuk menginformasikan pengumuman penting ini. Maka itu, perusahaan perlu menyesuaikan pemberitahuan informasi kepada karyawan dengan cara yang paling efektif.
Software Absensi LinovHR adalah salah satu cara yang bisa Anda adopsi untuk memberikan pengumuman libur.
Tidak hanya berfungsi sebagai pengelola kehadiran karyawan, Software Absensi LinovHR dilengkapi dengan fitur yang mendukung perusahaan memberikan pengumuman kepada karyawan.
Hal ini mungkin dilakukan dengan fitur Announcement, di mana HR atau admin bisa mengatur dan menyusun pengumuman yang akan disebarkan kepada para karyawan secara langsung ke aplikasi ESS mereka.
Dengan begitu, karyawan pun tidak akan ketinggalan setiap pengumuman terkait libur atau hal lainnya yang disampaikan oleh manajemen perusahaan.
Lalu, ada juga fitur Kalender, di mana perusahaan bisa mengatur dan mengelola kapan saja libur kantor akan terjadi. Ini akan membantu perusahaan dalam menyusun pekerjaan, agenda perusahaan, rapat, cuti bersama, dan berbagai kegiatan lainnya.
Dengan kemudahan yang ditawarkan oleh Software Absen LinovHR, perusahaan dapat mengatur agenda perusahaan dengan efektif dan menghindari ketidaksesuaian jadwal.
Jika Anda tertarik dengan kemudahan yang ditawarkan, segera gunakan Software Absen LinovHR, ajukan demo gratis sekarang juga!
