Administrasi: Pengertian, Fungsi dan Jenis-jenisnya

Dalam dunia kerja siapa yang tidak kenal dengan administrasi?  Ya, kata administrasi tidak lain adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan menyelenggarakan berbagai macam kebijakan, guna mencapai sebuah tujuan tertentu.

Jika diartikan secara sempit, administrasi ini adalah sebuah kegiatan yang berhubungan dengan surat menyurat, catat mencatat, pengetikan, pembukuan ringan, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan teknik tata usaha.  

Pengertian Administrasi

Secara umum, arti administrasi adalah rangkaian kegiatan yang terdiri dari proses perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi tugas-tugas dalam perusahaan.

Dari rangkaian proses tersebut, akan menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuan yang sebelumnya sudah dirumusknan.

Administrasi juga bisa dikaitkan dengan proses pengelolaan yang terdiri dari kegiatan pencatatan, pengelolaan surat, dan sebagainya.

Kegiatan administrasi mempunyai peran yang vital dalam sebuah perusahaan demi berjalannya suatu proses bisnis sehingga tiap perusahaan pasti memiliki sistem administrasinya masing-masing.

Fungsi Administrasi 

Administrasi juga bisa dikatakan sebagai Queen of Piece. Bayangkan saja, bagaimana jadinya, jika sebuah bisnis atau perusahaan sistem administrasinya tidak berjalan lancar. 

Contohnya saja, surat atau bukti pembayaran suatu hal tertentu, disimpan dimana saja, atau tidak rapi, maka ketika dibutuhkan akan sulit mencarinya.

Hal ini yang membuat proses kerja, jadi semakin sulit, dan sistem pendataan, jadi memakan waktu lebih lama. 

Itu sebabnya, dalam berbagai macam bidang, adminstrasi ini memang memegang peranan penting. Berikut fungsinya:

1. Perencanaan (Planning)

Planning sendiri adalah sebuah teknik menyusun rencana, yang diperlukan, dalam sebuah kegiatan pencatatan, misalnya saja, dalam hal mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan tertentu. 

2. Penyusunan (Organizing)

Penyusunan ini adalah sebuah kegiatan susun menyusun dalam bentuk sebuah hubungan kerja, antara 1 dengan yang lainnya, hingga membentuk sebuah kesatuan usaha, dalam mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan bersama. 

3. Pengadaan Tenaga Kerja (staffing)

Staffing sendiri adalah salah satu fungsi lain dari adminstrasi atau manajemen. Terutama manajemen personalia, yang nantinya mengorganisir para calon tenaga kerja, mulai dari proses perekrutan, pengembangan sumber daya yang dimilikinya, usaha untuk memberikan tugas yang tepat sesuai kemampuan masing-masing.

Tentunya hal ini dilakukan, agar masing-masing personal mampu memberikan daya guna lebih pada organisasi atau perusahan itu sendiri. 

4. Pengarahan / bimbingan (Directing)

Pengarahan atau directing ini adalah salah satu fungsi dari sebuah manajemen yang berhubungan dengan memberikan bimbingan.

Perintah, saran, dan tugas lainnya dengan baik. Tentunya hal tersebut benar-benar tertuju pada tujuan yang diberikan di awal (tujuan perusahaan). 

5. Koordinasi (Coordinating)

Koordinasi ini adalah sebagian dari fungsi manajemen, ketika melaksanakan aneka kegiatan, agar berjalan dengan sebagaimana mestinya, guna menghindari berbagai kekacauan, kekosongan kegiatan, keributan, dan hal-hal lainnya.

Hal seperti ini dilakukan untuk menyatukan serta menyelaraskan sebuah pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh para bawahan dalam satu ruang lingkup yang sama, agar lebih terarah, sehingga usaha untuk mencapai maksud dan tujuan sebuah organisasi dapat tercapai dengan baik.   

Baca Juga: Apa Tugas Admin HRD?

6. Penyampaian (Reporting)

Penyampaian informasi atau reporting ini, adalah sebuah sistem manajemen yang diberikan untuk menyampaikan perkembangan, dari hasil sebuah kegiatan atau yang lainnya, dalam bentuk keterangan.

Keterangan inilah yang nantinya akan disusun secara rapi dan rinci, dan diberikan pada pihak pejabat atau atasan yang berwenang, untuk laporan tersebut.

Sehingga pihak tersebut, mengerti dan mengetahui bahwa kegiatan atau rencana yang dilakukan sudah selesai dilakukan dan berjalan dengan baik. 

7. Keuangan (Budgeting)

Berikutnya dan sekaligus yang terakhir adalah tentang budgeting atau keuangan.

Walaupun umumnya hal ini masuk dalam ranah akuntansi, namun secara tidak langsung, pihak administrasi, juga ikut memberikan sumbangsihnya dalam bidang tersebut.

Dalam hal ini adalah membantu mengaitkan dan mengelola beberapa bidang atau perencanaan yang berhubungan dengan administrasi itu sendiri.

Hal ini tentunya meliputi tentang sistem anggaran, dan perencanaan anggaran itu sendiri.  Salah contoh jenis keuangan adalah administrasi gaji dan budgeting kegiatan bisnis perusahaan.

Tujuan Administrasi

Terdapat beberapa tujuan dari sistem administrasi, diantaranya:

• Menyusun program, ini dapat menyediakan data yang dibutuhkan untuk dijadikan dasar proposal program yang akan dilakukan perusahaan.
• Memantau aktifitas perusahaan, pelaksanaan kegiatan ini dalam perusahaan harus dilakukan secara sistematis. Artinya, kegiatan ini harus dilaksanakan secara teratur untuk memastikan kondisi perusahaan. Misalnya dalam memantau kegiatan yang memiliki unsur pertanyaan apa, bagaimana, di mana, kapan, dan mengapa.
• Memastikan keamanan, dari kegiatan memantau aktifitas perusahaan, secara tidak langsung administrasi memiliki tujuan untuk memastikan keamanan dalam perusahaan. Anomali dalam proses bisnis dapat segera dicari solusinya.
• Evaluasi kegiatan, dari kumpulan data yang direkam dalam kegiatan administrasi dapat dilakukan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan.

Ciri-ciri Administrasi

Berikut adalah ciri-ciri kegiatan administrasi:

1. Terdiri atas sekelompok orang
2. Kegiatan yang membutuhkan kerja sama
3. Memiliki tujuan yang sama
4. Adanya kegiatan proses bisnis
5. Kegiatan mentoring dan pengawasan yang terdiri dari pembagian tugas

Unsur-Unsur Administrasi

Unsur-unsur administrasi adalah komponen-komponen yang penting dalam mengelola suatu organisasi atau entitas. Unsur-unsur tersebut mencakup:

1. Perencanaan: Merupakan tahap awal dalam administrasi, di mana tujuan, visi, dan misi organisasi ditetapkan. Perencanaan melibatkan penentuan strategi, kebijakan, dan rencana tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Organisasi: Unsur ini mencakup pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang di dalam organisasi. Struktur organisasi yang efisien adalah kunci untuk mengoptimalkan kinerja dan koordinasi.
3. Pengarahan: Ini melibatkan proses mengarahkan sumber daya manusia dan materi ke arah yang sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini termasuk pengelolaan karyawan, komunikasi, dan pemantauan kinerja.
4. Pengendalian: Unsur ini berfokus pada pemantauan dan evaluasi kinerja organisasi. Pengendalian mencakup pengukuran hasil, identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan.
5. Koordinasi: Koordinasi melibatkan integrasi berbagai elemen organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Ini mencakup koordinasi antara departemen, tim, dan individu di dalam organisasi.
6. Pengambilan Keputusan: Administrasi melibatkan proses pengambilan keputusan yang baik berdasarkan informasi yang tersedia. Keputusan ini dapat berkaitan dengan alokasi sumber daya, strategi, atau taktik operasional.
7. Komunikasi: Komunikasi yang efektif adalah kunci dalam administrasi yang sukses. Hal ini melibatkan pertukaran informasi antara berbagai pihak di dalam dan di luar organisasi.
8. Sumber Daya Manusia: Administrasi juga melibatkan manajemen sumber daya manusia, termasuk perekrutan, pelatihan, pengembangan, dan manajemen kinerja karyawan.
9. Teknologi dan Sistem Informasi: Dalam era digital, teknologi dan sistem informasi memainkan peran penting dalam administrasi. Mereka dapat membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan aksesibilitas informasi.
10. Etika dan Nilai: Unsur ini mencakup kode etik dan nilai-nilai yang mengatur perilaku organisasi. Etika yang kuat adalah dasar bagi tindakan yang benar dan integritas dalam administrasi.

Semua unsur ini saling terkait dan penting dalam menjalankan suatu organisasi atau entitas dengan efektif dan efisien.

Tugas Administrasi 

Mengingat bahwa saat ini administrasi digunakan dalam berbagai macam sektor, maka jenis dan tugas seorang administrator juga berbeda-beda.

Berikut ini adalah beberapa jenis dan juga tugas dari seorang administrator tersebut, antara lain:

1. Administrasi secara Umum

Berikut ini adalah aneka tugas yang dimaksud :

• Seperti namanya umum, maka admin akan bertugas untuk mengelola administrasi yang berhubungan dengan mengumpulkan, menyusun aneka macam dokumen. Baik dokumen umum, perusahaan dokumen pribadi pegawai lainnya, dan hal lainnya. 
• Selain menyusun dokumen, juga mengecek apakah ada typo atau tidak pada aneka tulisan yang ada tersebut. 
• Selain itu, untuk urusan dalam sebuah perusahan, admin juga mempunyai tugas dalam hal berkomunikasi, dengan pihak luar, atau juga client. Kegiatan yang dilakukan tersebut, nantinya akan terus dilanjutkan pada pihak manager atau pegawai lainnya, yang nantinya berhubungan dengan urusan tersebut. 
• Satu lagi tugas yang terbilang simpel, namun cukup penting, yaitu menyedaan ATK (alat tulis kantor), menyiapkan ruangan (ketika akan mengadakan rapat), baik itu kegiatan yang dilakukan di dalam kantor atau di luar kantor.  
• Seorang admin juga bertugas untuk memastikan bahwa semua pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. 

2. Administrasi Toko / Distributor

Seseorang yang bekerja menjadi administrasi toko atau distributor, mempunyai tugas yang berbeda dengan administrator lainnya. Selain itu, jobdesk yang akan dikerjakan juga tidak terlalu berbelit seperti yang ada pada admin perkantoran lainnya.

Tentunya hal ini berkaitan dengan keperluan atau pekerjaan yang ada di toko itu sendiri. Umumnya jobdesk yang diberikan ini ada 2, yaitu admin umum dan admin keuangan. 

Untuk admin umum, pastinya akan mengurus berbagai macam hal, seperti : 

• Melakukan input atau memasukkan sejumlah data penjualan yang dilakukan oleh pihak sales. 
• Menerima dan juga memberi balasan ketika ada panggilan masuk ke toko, baik melalui telepon atau email, atau bahkan saluran lainnya. 
• Membuat laporan rutin, tentang persediaan toko. 
• Membuat laporan penjualan secara berkala, sesuai keinginan pemilik toko. 

Sedangkan untuk admin keuangan, umumnya diberi tugas yang lebih spesifik, seperti :

• Melakukan tagihan dan menerima tagihan pembayaran penjualan yang dilakukan oleh sales. 
• Melakukan pemeriksaan terhadap daftar rutin karyawan serta mengevaluasi mengenai besarnya gaji pada karyawan.
• Merancang dan membuat neraca keuangan toko, dan perpajakan toko. 

3. Administrasi Sosial Media

Seiring dengan perkembangan teknologi seperti sekarang ini, kehidupan masyarakat jadi tidak lepas dari yang namanya sosial media. Ada banyak sekali fungsi yang diberikan oleh sosial media tersebut, seorang admin yang akan mengurus semuanya. 

Seorang admin sosial media, umumnya, mengatur dan mengelola akun sosial media milik perusahaan, agar mampu memperoleh citra merk yang baik, bagi para konsumennya.

Dilihat secara spesifik, seorang administrasi yang mengurusi sosial media antara lain :

• Merancang konten
• Berkomunikasi dengan calon konsumen
• Melakukan evaluasi terhadap kecenderungan follower

Baca Juga: Trend HR: Menerawang Calon Karyawan Melalui Media Sosial

4. Administrasi Produksi

Lain administrasi sosial media, lain pula pada produksi. Seperti dilihat, admin tersebut akan ditempatkan di bagian produksi. Jobdesk-nya, tentunya juga berbeda, antara lain :

• Mengumpulkan data hasil produksi
• Memproses data
• Melakukan kontrol kesesuaian pada proses produksi terhadap data tertulis
• Membuat laporan harian 
• Menyusun shift kerja operator
• Memastikan kesesuaian jam lembut operator produksi

Baca Juga: Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi dan Tujuannya

Rekomendasi Software Administrasi Kepegawaian untuk Efisiensi Kerja HRD Terbaik

Pengelolaan kepegawaian menjadi aspek krusial dalam kesuksesan operasional perusahaan modern. Untuk mendukung efisiensi dan keteraturan dalam administrasi sumber daya manusia, pemilihan perangkat lunak yang tepat menjadi langkah strategis. 

Software HRIS LinovHR adalah rekomendasi perangkat lunak administrasi kepegawaian terbaik yang dapat menjadi pilihan utama perusahaan dalam mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia.

LinovHR merupakan solusi terkemuka dalam bidang administrasi kepegawaian dengan menyediakan modul lengkap dalam satu aplikasi HRIS, salah satunya adalah modul Personnel Management.

Modul ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola informasi karyawan secara terperinci, dari karyawan tersebut onboarding hingga offboarding.

Informasi yang bisa dikelola dalam modul ini mencakup data pribadi, posisi pekerjaan, detail gaji, tunjangan, background pendidikan, aset yang diberikan kepada karyawan, sampai reward dan punishment. 

Personale Management ini juga menyediakan berbagai template surat yang dapat digunakan untuk keperluan administratif kepegawaian, contohnya surat paklaring.

Mudahkan proses administrasi perusahaan dengan Software HRIS LinovHR! Seluruh kegiatan perusahaan dapat terekam secara terintegrasi dan memudahkan evaluasi kegiatan perusahaan.