Pada umumnya, setiap karyawan telah diberikan jadwal shift kerja dari perusahaan. Jadwal ini biasanya merupakan ketetapan yang harus ditaati oleh setiap karyawan.
Akan tetapi, ada kalanya karyawan perlu mengganti jadwal shift karena berbagai alasan. Terkait dengan hal ini, karyawan bisa membuat permohonan tukar shift kerja kepada HR atau manajer.
Namun, pengajuan perlu dilakukan dengan surat. Bentuk surat yang dimaksud akan dijelaskan dalam artikel dari LinovHR tentang contoh surat tukar shift kerja berikut ini.
Apa Itu Surat Tukar Shift?
Surat tukar shift adalah surat formal yang berisi permintaan menukar jadwal shift ke jadwal lainnya. Biasanya, dalam surat ini juga disertakan alasan menukar jadwal shift, jadwal lain yang diinginkan, dan hal apa yang akan dilakukan untuk memastikan perubahan jadwal shift dapat berjalan dengan lancar.
Surat ini sebaiknya dibuat dengan singkat agar HR atau manajer dapat langsung mengerti apa maksudnya. Adapun meski surat tukar shift telah dibuat dengan baik, tidak ada jaminan surat tersebut akan disetujui. HR dan manajer berhak menentukan apakah permohonan ganti shift bisa disetujui atau tidak.
Cara Membuat Surat Tukar Shift Kerja
Setelah mengetahui apa itu surat tukar shift kerja, karyawan juga perlu tahu cara membuatnya. Dengan demikian, karyawan tak akan bingung ketika ingin menukar jadwal shift kerja.
1. Memasukkan Informasi Diri
Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam membuat surat ganti shift adalah memasukkan informasi diri. Informasi ini berupa nama, posisi kerja, dan alamat surel.
Selain informasi diri, karyawan juga bisa memasukkan informasi lain yang berkaitan dengan perusahaan. Misalnya nama perusahaan, nama HR atau manajer yang akan memberi persetujuan, dan alamat perusahaan.
Tak hanya itu, karyawan juga bisa memasukkan tanggal penulisan surat.
2. Memasukkan Jadwal Shift Lain yang Diinginkan
Hal penting lainnya yang perlu dilakukan adalah memasukkan jadwal shift lain yang diinginkan. Karyawan juga bisa menyertakan jadwal shift saat ini serta kapan jadwal shift baru yang diinginkan akan mulai diimplementasikan.
3. Menjelaskan Alasan Penukaran Shift
Berikanlah alasan yang kuat tentang mengapa karyawan membutuhkan pergantian shift. Hal ini dilakukan supaya HR atau manajer lebih percaya dan menyetujui penukaran shift yang diajukan. Tulislah alasan secara detail agar tidak terjadi kesalahpahaman.
4. Menawarkan Insentif
Karyawan juga bisa menawarkan insentif atau hal-hal yang akan dilakukan jika permohonan pergantian jadwal shift disetujui. Misalnya karyawan akan lembur selama satu jam di 2 minggu pertama pergantian shift.
Hal ini bukan merupakan kewajiban. Namun, karyawan bisa menggunakannya untuk membujuk HR dan manajer dalam menyetujui pergantian shift.
4. Menulis dengan Ringkas
Surat tukar shift kerja tidak perlu ditulis panjang-panjang. Langkah terbaik adalah menulis surat ini dengan ringkas agar manajer atau HR dapat segera memahami maksudnya.
Baca Juga: Cara Membuat Surat Izin Sakit Kerja
Contoh Surat Tukar Shift Kerja
Supaya karyawan lebih memahami seperti apa surat ganti shift kerja, berikut ini adalah contoh surat tukar shift kerja yang dapat ditiru.
Contoh Surat Tukar Shift Kerja Karena Jadwal Kuliah
Jakarta, 31 Agustus 2022
PT. Mutiara Anugerah
Kepada HR
Jl. Tebet, Jakarta
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Faisal
Posisi : Operasional
Email : faisal@gmail.com
Meminta izin untuk melakukan penukaran jadwal shift kerja. Saat ini, saya bekerja di shift 1 dengan jadwal jam 08.00 – 16.00 WIB. Selama masa kerja saya ke depannya, saya ingin menukar jadwal shift menjadi jadwal 2 dari jam 16.00 – 00.00 WIB. Perubahan shift ini akan dimulai pada tanggal 3 September 2022.
Alasan yang mendasari saya menukar jadwal shift adalah karena saya akan mengikuti kelas kuliah pagi. Jika permintaan pergantian jadwal shift saya diterima, saya akan bekerja 1 jam melebihi waktu kerja selama 2 minggu awal pergantian kerja.
Terima kasih atas perhatian yang telah diberikan.
Hormat Saya,
Faisal
Contoh Surat Tukar Shift Kerja Karena Urusan Keluarga
Tukar Shift Kerja Lebih Mudah dengan Software Absen LinovHR
Surat tukar shift kerja menjadi komponen yang wajib dilampirkan oleh karyawan ketika ingin menukar shift-nya.
Pengajuan surat tersebut juga membantu HR untuk mengelola perubahan jadwal shift. Namun, karena cara ini masih manual terkadang HR sulit untuk mencatatnya dan memprosesnya. Akhirnya hal ini bisa merugikan karyawan dan juga perusahaan.
Tapi, beruntungnya saat ini untuk melakukan pertukaran shift sudah bisa menggunakan software absensi LinovHR. Dengan bantuan software absensi LinovHR, HR dapat dengan mudah mengatur dan mengelola shift. Termasuk ketika karyawan mengajukan pergantian shift.
Tidak hanya mengatur shift, dengan software absensi, HR juga dapat mengelompokkan jadwal kerja, mengelola cuti, sampai dengan mencatat jam kerja.
Begitu mudah, bukan? Oleh karena itu, gunakan Software Absensi Karyawan LinovHR sekarang untuk mengakomodir kemudahan pengajuan tukar shift kerja bagi karyawan.
