Setiap posisi dan jabatan dalam perusahaan mempunyai tugas masing-masing yang akan membantu perusahaan mencapai visi misi. Setiap tugas tersebut dianalisis dengan menyeluruh melalui task analysis. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan task analysis dan apa saja saja manfaat dari melakukan task analysis?
Pengertian Task Analysis
Sederhananya, task analysis adalah sebuah analisis untuk memeriksa apakah suatu pekerjaan sudah mempunyai tugas-tugas yang relevan atau tidak.
Task analysis melihat secara mendalam bagaimana suatu proses atau prosedur tertentu dijalankan, termasuk setiap langkah dan tindakan yang terlibat. Hal ini berkaitan erat dengan frekuensi dan durasi tugas, serta proses tugas dari mulai hingga selesai.
Informasi yang dikumpulkan dari task analysis dapat membantu para profesional Human Resource Department (HRD) dan perusahaan untuk mengidentifikasi tujuan kinerja dan mengembangkan strategi pelatihan yang efektif untuk karyawan.
Baca Juga: Apa Perbedaan Workshop dan Training? HRD Harus Tahu!
Manfaat Task Analysis
HRD berperan sebagai salah satu pihak selain manajer untuk mengelola tugas karyawan. Bantuan HRD sangat penting untuk mengembangkan kinerja karyawan secara berkesinambungan. Di bawah ini adalah beberapa manfaat dari analisis mendalam mengenai tugas karyawan:
1. Meningkatkan pemahaman dengan menyederhanakan tugas-tugas kompleks.
Tugas yang lebih rumit biasanya memerlukan berbagai langkah berbeda. Hal ini dapat mempersulit karyawan untuk mengingat semua langkah yang harus mereka lakukan untuk menyelesaikan suatu proses. Task analysis memecah prosedur yang paling rumit menjadi komponen yang paling dasar.
2. Mengurangi kesalahan di tempat kerja
Task analysis membantu menyederhanakan proses kerja. Proses kerja yang lebih sederhana dan mudah dimengerti dapat membantu mengurangi kesalahan di lingkungan kerja. Dengan begitu proses operasional dapat dimaksimalkan dengan baik.
Baca Juga: Mengatasi Human Error dalam Pengelolaan Karyawan
3. Menemukan keterampilan dan sumber daya yang diperlukan
Identifikasi mendalam dari tugas setiap posisi dapat membantu menemukan keterampilan dan sumber daya seperti apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses. Kemudian HRD bisa menerapkan hasil temuan tersebut ke dalam program pelatihan dan pengembangan karyawan.
4. Perbaiki proses dan prosedur yang ada
Jika HRD menemukan bahwa tugas tertentu sudah usang atau tidak berfungsi untuk membantu perusahaan, maka HRD bisa mengubah dan menambahkan atau mengatur ulang proses/tugas dari pekerjaan tersebut agar lebih sesuai dengan tujuan serta visi misi perusahaan.
5. Membantu mengembangkan tugas yang mungkin lebih produktif
Jika terdapat sebuah tugas yang tidak memenuhi harapan, task analysis dapat membantu HRD mengembangkan proses baru yang dapat meningkatkan produktivitas. Contoh dari metode pengembangan tugas adalah job enrichment dan job enlargement. Pastikan bahwa semua tugas telah mengidentifikasi dengan jelas tujuan serta sumber daya yang harus dimiliki untuk mensukseskan suatu pekerjaan.
Mengelola Seluruh Tugas dan Pekerjaan Karyawan dengan LinovHR
Dalam pengelolaan karyawan, ada banyak aspek yang harus diperhatikan oleh HRD. salah satunya adalah efektifitas dan efisiensi kinerja HRD itu sendiri. Sebab, kinerja HRD akan mempengaruhi kualitas pengelolaan karyawan dalam sebuah perusahaan. Namun, pengelolaan karyawan dengan cara manual tidak menyediakan sistem yang terotomatisasi dan terpusat. Sehingga sering kali HRD menghadapi berbagai masalah seperti sulit untuk mendokumentasikan informasi karyawan, redundansi data, kebocoran informasi dari pihak tak bertanggung jawab, dan lain-lain. Masalah macam ini bisa disiasati dengan menggunakan Software HRD dari LinovHR.
Setelah melakukan task analysis, HRD akan menentukan apakah akan menambahkan tugas atau mengurangi tugas dari sebuah posisi. Fitur job profile dalam Software HRD dari LinovHR dapat membantu HRD untuk mengubah berbagai jenis deskripsi, kualifikasi, dan keterampilan yang harus dikuasai oleh karyawan untuk posisi berdasarkan peranan tertentu.
Sementara untuk melihat kumpulan pekerjaan berdasarkan job title, job family, dan job role, HRD bisa memanfaatkan fitur job setting. Fitur ini akan membantu HRD untuk mengidentifikasi semua pekerjaan sejenis dalam perusahaan. Sehingga memudahkan HRD untuk mencari tahu atau menggali informasi dari suatu tugas dan pekerjaan lebih cepat.
LinovHR berpengalaman dalam membantu banyak perusahaan untuk mengelola dan mengatur tugas yang harus dilakukan karyawan secara rinci. Seluruh informasi dan data disimpan terpusat dalam cloud based server yang aman. Dengan begitu HRD bisa memaksimalkan fokus kepada task analysis agar dapat mengambil keputusan yang tepat. Hubungi LinovHR melalui tautan berikut dan dapatkan demo gratis sekarang juga!
