Trello vs Jira: Mana yang Terbaik untuk HR?

Tim HR dalam sebuah perusahaan tak hanya mengurus keperluan administrasi saja. Mereka juga memiliki banyak tugas lainnya, seperti proses rekrutmen, program onboarding karyawan baru, hingga peluncuran inisiatif learning & development.

Mengelola semua tugas tersebut dengan email dan spreadsheet merupakan hal yang kurang bijak dan efektif. Perlu sebuah project management software untuk mengurusi semua pekerjaan tersebut.

Trello dan Jira merupakan dua nama besar dalam dunia project management software yang sering digunakan perusahaan. Meski sangat populer, keduanya dirancang untuk kebutuhan yang sangat berbeda. 

Lalu, apa perbedaan dari kedua software tersebut? Mana yang lebih cocok untuk kebutuhan tim HR?

Artikel ini akan membandingkan Trello vs Jira dari perspektif HR untuk membantu Anda memilih alat yang paling tepat.

Simak artikelnya berikut ini!

Sekilas Tentang Trello dan Jira

Sebelum mengetahui perbedaan Trello vs Jira, alangkah baiknya untuk memahami sekilas tentang kedua aplikasi tersebut. Berikut ini ulasannya.

Trello

Trello adalah sebuah aplikasi atau software manajemen proyek visual yang membantu individu atau tim untuk mengatur, memantau, melacak tugas, dan memfasilitasi kolaborasi tim secara visual dan terstruktur.

Trello mirip dengan papan tulis digital yang dipenuhi dengan catatan tempel atau sticky notes yang memungkinkan penggunanya untuk memvisualisasikan proyek, menentukan tugas, melacak progres, dan berkolaborasi dengan anggota tim.

Baca juga: Apa Itu Trello? Ini Fitur, Manfaat dan Cara Menggunakannya

Keunggulan

Keunggulan terbesar Trello ada pada kesederhanaannya. Tampilannya sangat visual, intuitif, dan mudah dipelajari. Bagi tim HR, ini menjadi nilai tambah karena Trello sangat cepat diadopsi bahkan oleh anggota tim yang tidak memiliki latar belakang teknis. Proses drag–and–drop yang visual membuat setiap orang merasa nyaman dalam menggunakannya sejak hari pertama.

Jira

Jira adalah software manajemen proyek yang dirancang untuk membantu penggunanya untuk merencanakan, melacak, dan mengelola proyek, serta mengotomatiskan alur kerja. Awalnya, Jira digunakan secara luas oleh tim pengembangan software untuk mengelola siklus pengembangan, mulai dari perencanaan hingga perilisan.

Namun, Jira kini juga banyak digunakan oleh tim non-teknis, termasuk HR, yang butuh pelacakan kerja yang lebih rapi dan mendalam.

Keunggulan

Keunggulan utama Jira adalah mampu menangani proyek yang kompleks dan penuh detail. Jira juga bisa mengatur alur kerja (workflow) yang lebih rumit dan otomatis. 

Selain menyediakan fitur pelaporan dan analitik yang sangat lengkap, Jira juga mendukung kustomisasi tingkat lanjut, sesuai dengan kebutuhan tiap tim atau proyek.

Perbedaan Fitur Trello vs Jira

Meski terlihat sama, Trello dan Jira memiliki beberapa perbedaan di berbagai aspek. Berikut ini perbedaannya:

Kemudahan Penggunaan

• Trello: Sangat unggul dari Jira. Mudah digunakan oleh siapa saja di departemen HR tanpa perlu pelatihan khusus.
• Jira: Kurva belajar lebih curam. Mungkin terasa terlalu rumit dan menggunakan terminologi yang asing.

Visualisasi Alur Kerja

• Trello: Unggul dalam kesederhanaan visualisasi papan Kanban. Mudah untuk melihat gambaran besar proyek secara sekilas.
• Jira: Menawarkan lebih banyak jenis visualisasi (Kanban, Scrum, Roadmaps), namun pengaturannya bisa jadi lebih kompleks.

Kustomisasi & Skalabilitas

• Trello: Kustomisasi dasar cukup terbatas, tetapi bisa sangat diperluas dengan fitur tambahan bernama Power-Ups. Cukup untuk proyek HR skala kecil hingga menengah.
• Jira: Hampir semua bisa dikustomisasi (alur kerja, jenis tiket, field data, laporan). Jauh lebih terukur (scalable) untuk proyek dan organisasi yang sangat besar.

Pelaporan & Analitik

• Trello: Fitur pelaporan sangat dasar. Cukup untuk melihat tugas apa yang sudah selesai.
• Jira: Sangat unggul dibandingkan Trello. Menyediakan dasbor analitik yang canggih untuk melacak produktivitas, waktu penyelesaian, dan bottlenecks dalam proyek.

Harga

• Trello: Cenderung lebih terjangkau. Versi gratisnya sudah sangat fungsional untuk tim kecil.
• Jira: Cenderung lebih mahal untuk paket berbayarnya, sepadan dengan fitur yang ditawarkan.

Baca juga: 5 Rekomendasi HR Analytics Software dan Tips Memilihnya

Contoh Penggunaan Trello dan Jira untuk HR

Secara garis besar, penggunaan Trello dan Jira untuk keperluan tim HR tak jauh berbeda. Berikut ini beberapa contoh penggunaannya:

Contoh Penggunaan Trello untuk HR

Trello cocok digunakan untuk memvisualisasikan alur kerja HR yang sederhana dan linear, seperti berikut ini:

• Manajemen Proses Rekrutmen: HR dapat membuat papan khusus yang berisi daftar calon karyawan, tahap wawancara, dan status seleksi. Setiap kandidat diwakili oleh kartu yang bisa dipindahkan sesuai progres, misalnya dari tahap screening, wawancara, hingga keputusan akhir.

• Onboarding karyawan baru: Trello digunakan untuk membuat daftar tugas onboarding seperti pengisian dokumen, pengenalan budaya perusahaan, pelatihan awal, dan pengaturan akses sistem. Dengan checklist di dalam kartu, HR dan karyawan baru dapat memantau progres onboarding secara transparan.

• Pelatihan dan pengembangan karyawan: Membuat papan khusus untuk program pelatihan dengan daftar seperti pelatihan online, workshop, mentoring, dan proyek pengembangan pribadi. Karyawan bisa melacak kemajuan pelatihan dan berdiskusi dengan mentor atau atasan melalui komentar di kartu.

• Pengelolaan tugas HR sehari-hari: HR dapat mengorganisir tugas rutin seperti pengajuan cuti, evaluasi kinerja, dan administrasi dengan membuat daftar tugas yang jelas dan menugaskan kartu ke anggota tim terkait.

• Kolaborasi tim HR: Dengan fitur komentar, pemberitahuan, dan penandaan anggota, Trello memudahkan komunikasi dan koordinasi antar anggota tim HR dalam menyelesaikan berbagai tugas dan proyek.

Contoh Penggunaan Jira untuk HR

Jira bisa digunakan HR untuk mengerjakan beberapa tugas. Berikut ini contoh penggunaannya:

• Otomatisasi Proses Onboarding Karyawan Baru

Saat ada karyawan baru bergabung dan datanya dimasukkan ke sistem HRIS, Jira bisa secara otomatis membuat tiket onboarding. Di dalam tiket tersebut, HR dapat menambahkan checklist seperti penyiapan akun email, pengajuan akses sistem, hingga penjadwalan sesi orientasi. Proses onboarding pun jadi lebih efisien dan tidak ada tugas yang terlewat.

• Mengelola Permintaan Karyawan secara Terstruktur

Jira bisa difungsikan sebagai sistem layanan internal bagi tim HR. Misalnya, untuk mengatur pengajuan cuti, klaim, atau permintaan dokumen. Setiap permintaan akan tercatat sebagai tiket yang statusnya bisa dipantau, dari diterima hingga diselesaikan. Hal ini membantu tim HR memberikan respons yang cepat dan terukur.

• Pengingat Otomatis untuk Pengisian Timesheet dan Laporan Kinerja

Dengan bantuan fitur otomatisasi di Jira, HR bisa mengatur notifikasi berkala kepada karyawan agar mereka mengisi timesheet atau laporan tugas mingguan. Ini sangat membantu dalam pelacakan beban kerja dan mempermudah proses evaluasi kinerja.

• Pusat Layanan HR yang Kolaboratif

Jira juga bisa dimanfaatkan sebagai pusat koordinasi lintas tim. Misalnya, saat HR bekerja sama dengan divisi IT, Finance, atau Legal untuk menangani satu kasus atau kebijakan tertentu, semua komunikasi dan dokumentasi bisa dilakukan dalam satu platform yang terorganisir. Proses kerja jadi lebih transparan, terdokumentasi, dan mudah dilacak kapan pun dibutuhkan.

Kelola Tugas HR Lebih Terintegrasi dengan Software HRIS LinovHR

Trello dan Jira memang alat manajemen proyek yang hebat. Namun, bagi tim HR, keduanya sering bekerja secara terpisah dari sistem inti HR alias berdiri sendiri.

Data kandidat tersimpan di satu tempat, jadwal pelatihan ada di platform lain, dan penilaian kinerja berada di sistem yang berbeda lagi. Hal ini berpotensi menambah pekerjaan administratif, data jadi tidak sinkron, dan proses kerja semakin rumit.

Di sinilah Software HRIS LinovHR hadir sebagai solusi yang lebih terintegrasi dan efisien. Anda bisa mengelola berbagai proyek HR langsung dari satu sistem, tanpa perlu bolak-balik buka banyak platform.

Alih-alih menggunakan alat umum, Software HRIS LinovHR menyediakan modul khusus untuk berbagai kebutuhan proyek HR. Berikut contohnya:

• Untuk Proyek Rekrutmen

Daripada sekadar memindahkan kartu kandidat di Trello, Anda bisa mengelola seluruh proses rekrutmen lewat Modul Recruitment LinovHR. Mulai dari menyimpan database kandidat, menjadwalkan wawancara otomatis, mengirim email pemberitahuan, sampai menyaring kandidat—semua tersambung langsung dengan data pelamar dan riwayatnya.

• Untuk Proyek Pelatihan & Pengembangan

Kalau biasanya pelatihan dikelola lewat papan tugas di Jira, kini Anda bisa menyusunnya lebih rapi lewat Modul Learning Management System (LMS) LinovHR. Rancang kurikulum, distribusikan materi e-learning, pantau keikutsertaan, dan lacak progres penyelesaian pelatihan secara real time.

• Untuk Proyek Penilaian Kinerja

Evaluasi kinerja tak perlu lagi dilakukan manual. Dengan Modul Performance Management, Anda bisa menetapkan KPI/OKR, mengatur feedback 360 derajat, dan menyusun proses penilaian yang terstruktur, semuanya terdokumentasi langsung di sistem.

• Saling Terhubung, Lebih Efisien

Keunggulan utama dari LinovHR adalah integrasi data antar modul. Misalnya, jika seorang karyawan menyelesaikan pelatihan di LMS, informasi tersebut otomatis memperbarui profil kompetensinya di sistem. Tak perlu input ulang atau pengecekan manual.

Dengan begini, semua proses HR Anda berjalan dalam satu ekosistem yang terhubung, efisien, dan berbasis data.

Jadi, daripada mengelola proyek HR di berbagai platform yang berdiri sendiri, lebih baik satukan semuanya dalam satu sistem yang andal dan mudah digunakan. Ajukan demo gratis Software HRIS LinovHR sekarang juga!