General Affair (GA) dan Human Resources Development (HRD) umumnya bertanggung jawab atas pengaturan internal perusahaan.
Departemen ini mengurusi semua hal terkait kepegawaian serta berbagai kegiatan umum untuk mendukung operasional perusahaan.
GA sendiri memiliki tugas mengelola berbagai tugas sehari-hari, termasuk pengadaan peralatan kerja, analisis kebutuhan, serta pemeliharaan fasilitas dan sarana kantor agar berjalan dengan efisien dan tepat waktu.
Untuk memahami lebih lanjut mengenai General Affair, termasuk fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya dalam perusahaan, Anda dapat membaca artikel ini.
Apa itu General Affair?
General Affair (GA) adalah departemen yang bertanggung jawab atas kegiatan operasional dan logistik dalam perusahaan.
GA memiliki tnggung jawab menyediakan berbagai kebutuhan kantor, mengelola pengadaan barang dan jasa, serta memastikan fasilitas perusahaan berfungsi dengan baik.
Dengan terpenuhinya kebutuhan karyawan, produktivitas kerja dapat meningkat, yang pada akhirnya akan mengoptimalkan kinerja bisnis perusahaan secara keseluruhan.
Tugas General Affair dalam Sebuah Perusahaan
Berikut adalah tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh tim general affair sebagai berikut:
1. Pengadaan Barang atau Fasilitas Perusahaan
General affair bertanggung jawab atas pengadaan barang, mulai dari tahap pengajuan, pemilihan supplier, hingga pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan.
Selain itu, laporan pengajuan, pengadaan, hingga laporan pertanggungjawaban (LPJ) juga dilakukan oleh bagian ini.
2. Inventaris Fasilitas dan Aset Perusahaan
Semua jenis pendataan inventaris fasilitas maupun aset perusahaan merupakan tugas berikutnya dari general affair. Pendataan ini, seperti menggunakan program inventaris barang, bertujuan untuk mengetahui jumlah, kondisi, dan kelayakan fasilitas atau aset untuk tetap dipertahankan.
3. Perawatan dan Pemeliharaan Fasilitas dan Aset Perusahaan
Tugas lainnya adalah melakukan pemeliharaan dan perawatan barang. General affair akan melakukan inspeksi rutin untuk mengecek kelayakan dan kepatutan setiap divisi dalam menggunakan fasilitas perusahaan.
4. Membuat Laporan Anggaran dan LPJ
General affair juga diwajibkan membuat laporan anggaran berkala terkait seluruh inventaris barang. Selain itu, LPJ untuk setiap pembelian dan pengadaan barang harus dibuat secara terperinci.
5. Mengurus Segala Jenis Perizinan
Staff general affair adalah seseorang yang mengurus segala jenis perizinan yang dibutuhkan perusahaan. Mulai dari legalitas perusahaan, pengadaan proyek, pembangunan, hingga perizinan lain terkait kegiatan perusahaan.
6. Membuat SOP
General affair juga memiliki tugas untuk membuat sistem kerja dalam perawatan, pemeliharaan, serta penggunaan fasilitas kantor. SOP yang dimaksud berkaitan dengan ceklist, jadwal perawatan aset bergerak, dan lain sebagainya.
7. Berkomunikasi dengan Pihak Luar
General affair memiliki tugas untuk menjaga hubungan baik dengan pihak luar. Pihak luar ini termasuk supplier, vendor, pemerintah daerah, organisasi masyarakat (ormas), kepolisian, dan beberapa pihak lain yang bersinggungan dengan perusahaan.
8. Survey Kepuasan dan Kesejahteraan Pegawai
Jabatan ini juga memiliki tugas untuk mengadakan survei terkait tingkat kepuasan dan kesejahteraan pegawai.
Survei mencakup segala jenis fasilitas yang diberikan, kebersihan, ketersediaan kebutuhan kantor, dan lain sebagainya. Selain itu, juga keefektifan beberapa program benefit untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai, seperti adanya fasilitas earned wage access untuk mencairkan gaji lebih awal.
Fungsi General Affair
Untuk pengadaan dan pemeliharaan yang sifatnya lebih menyeluruh, General Affair mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.
Contohnya:
- Apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan?
- Apakah keberadaan kantin diperlukan, dan siapa yang mengelolanya?
- Perawatan gedung kantor (kebersihan, tampilan luar)
- Lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai)
- Kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby, dan semua area perusahaan)
- Perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).
GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada.
Misalnya:
- Membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet.
- Membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya.
- Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.
Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu.
Namun ini tentunya tergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.
Masalah yang Sering Dihadapi General Affair
1. Koordinasi Internal yang Kompleks
General Affairs sering kali menghadapi koordinasi yang rumit dengan berbagai unit dalam perusahaan, seperti keuangan, operasional, dan sumber daya manusia. Koordinasi yang buruk dapat menghambat aliran informasi dan menurunkan kinerja perusahaan.
Membangun komunikasi yang baik dengan unit lain, mengadakan pertemuan rutin, dan menggunakan alat kolaborasi untuk mempermudah pertukaran informasi dan kerja sama.
2. Pengelolaan Fasilitas yang Efisien
Mengelola fasilitas perusahaan secara efisien, termasuk perawatan gedung dan peralatan, sering menjadi tantangan. Efisiensi dalam pengelolaan fasilitas perlu dijaga untuk menghindari gangguan operasional.
Mengimplementasikan sistem manajemen fasilitas terintegrasi, menggunakan teknologi untuk pemeliharaan preventif, dan bekerja sama dengan penyedia jasa perawatan yang terpercaya.
3. Manajemen Pengadaan yang Efektif
Tantangan dalam manajemen pengadaan barang dan jasa, seperti proses pembelian yang lambat, biaya tinggi, dan kurangnya pemantauan terhadap kualitas pemasok.
Menyusun kebijakan dan prosedur pengadaan yang jelas, melakukan evaluasi pemasok secara berkala, serta menggunakan teknologi e-procurement untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi.
4. Keamanan dan Kepatuhan Regulasi
Menjaga keamanan fisik dan data serta memastikan kepatuhan terhadap semua regulasi yang berlaku. Tantangan mencakup risiko kebocoran informasi, keamanan fisik, dan pelanggaran regulasi.
Mengimplementasikan langkah-langkah keamanan seperti pengawasan CCTV dan pengamanan akses, serta menerapkan kebijakan keamanan data yang ketat. Memahami dan mengikuti semua regulasi yang berlaku, melakukan audit internal, dan mengadakan pelatihan yang sesuai.
5. Manajemen Dokumen yang Efisien
Pengelolaan dokumen penting perusahaan yang sering kali kacau, sulit ditemukan, atau berisiko hilang atau rusak. Dengan memperbaiki sistem manajemen dokumen dengan teknologi digitalisasi dan penyimpanan data elektronik, serta membuat prosedur yang jelas dalam penyimpanan, pengarsipan, dan pencarian dokumen.
Dengan mengatasi masalah-masalah ini, General Affairs dapat beroperasi lebih efektif dan efisien, serta berkontribusi pada kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.
Jenjang Karier General Affair
Menempuh karier sebagai General Affair akan memberi Sobat OCBC kesempatan untuk naik jabatan. Berikut jenjang karier untuk jabatan General Affair:
1. Staff General Affair
Pada awal karier, tugas Staff General Affair adalah mendukung berbagai kebutuhan operasional kantor terkait fasilitas, administrasi, dan manajemen aset. Mereka biasanya terlibat dalam pemeliharaan kantor, manajemen inventaris, pengelolaan layanan keamanan, dan administrasi umum.
2. Supervisor General Affair
Pada level supervisor, General Affair memiliki tanggung jawab yang lebih luas dan berperan untuk mengawasi Staff GA. Supervisor GA bertugas mengoordinasikan pekerjaan staf dan menangani perencanaan anggaran untuk kebutuhan GA.
3. Manager General Affair
Seorang Manager General Affair mengelola seluruh bagian GA, mengawasi timnya, serta mengembangkan strategi untuk efisiensi operasional. Mereka terlibat dalam perencanaan bisnis jangka panjang dan pengelolaan anggaran yang lebih besar.
4. Head of General Affair
Posisi Head of General Affair adalah jenjang karier tertinggi yang bertanggung jawab penuh atas seluruh fungsi GA dalam perusahaan, termasuk pengambilan keputusan strategis, kolaborasi dengan pihak manajemen, dan pengawasan operasi secara menyeluruh.
Pada intinya, General Affair merupakan salah satu divisi krusial dalam perusahaan untuk memastikan setiap kebutuhan dan kegiatan operasional bisnis terpenuhi. Hal ini juga mencakup upaya memberikan kesejahteraan kepada karyawan.
Peran General Affair sangat diperlukan agar tidak timbul masalah baik internal dalam divisi maupun antar divisi lainnya dalam perusahaan, sehingga bisnis berjalan lancar dan karyawan bekerja secara optimal.
Berbicara soal efektivitas kegiatan operasional bisnis yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan, penyediaan asuransi kesehatan bagi pekerja juga akan memberikan manfaat lebih.
Baca juga: HR Harus Baca – Solusi Mengelola Data Karyawan dengan Mudah
Monitoring Staff General Affair Praktis dengan Software HRIS LinovHR
Mengelola kinerja dan tugas staff General Affair secara manual bisa menjadi tugas yang melelahkan dan tidak efisien.
Hal ini sering kali menyebabkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan, kurangnya transparansi, dan kesalahan dalam pengelolaan data.
Masalah ini dapat menghambat produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan. Namun, dengan Software HRIS LinovHR, semua kendala tersebut dapat diatasi.
LinovHR menawarkan solusi praktis untuk monitoring staff General Affair dengan fitur-fitur canggih yang memungkinkan pemantauan real-time, pengelolaan data yang akurat, dan komunikasi yang lebih efektif.
Tingkatkan efisiensi operasional dan produktivitas perusahaan Anda dengan menggunakan LinovHR sekarang juga!
