Tugas General Affair dan Tanggung Jawabnya

Tugas General Affair dan Tanggung Jawabnya

Dalam dunia korporasi, tugas general affair (GA) atau divisi umum memiliki peranan vital dalam menjaga keberlangsungan kegiatan operasional kantor. General Affair merupakan sebuah posisi yang biasanya berada di bawah pimpinan Divisi Umum atau Kepala Operasional.

Untuk perusahaan dengan struktur organisasi sederhana, general affair (GA) biasanya digabung dengan HRD, bahkan terkadang bagian pembelian atau purchasing.

Di beberapa tempat, general affair memiliki nama lain seperti general office ataupun general service karena ketiganya memiliki cangkupan peranan yang sama. Mari simak bersama dalam artikel berikut.

 

Tugas General Affair

Tugas General Affair
Mengenal Tugas Seorang GA

General Affair mempunyai tugas mendukung kegiatan operasional perusahaan melalui pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan.

Dalam melakukan tugasnya, GA banyak melakukan koordinasi dengan departemen lain untuk mengetahui kebutuhan mereka serta merencanakan anggaran pengadaan barang atau jasa beserta biaya pemeliharaannya.

Berikut ini adalah tugas general affair :

  1. Pengelolaan fasilitas kantor: Seorang general affair memiliki tugas dalam perencanaan dan pengaturan ruang kantor. Selain itu, perawatan gedung, peralatan kantor, hingga kebutuhan kerja di kantor seperti ATK, juga merupakan tugas general affair.
  2. Administrasi umum: Melakukan kegiatan administratif seperti mengelola dokumen milik perusahaan, menyusun laporan, mengatur rapat, dan memberi dukungan administratif untuk divisi lain.
  3. Manajemen inventaris: General affair memiliki tanggung jawab untuk pengadaan, pengelolaan, dan penyimpanan inventaris kantor.
  4. Manajemen keamanan: Menjaga keamanan karyawan dan kantor dengan mengatur sistem keamanan, akses masuk, dan pengawasan lingkungan kantor juga merupakan salah satu tugas dari general affair. Terkadang ada beberapa hal lain seperti membantu pengawasan keselamatan kerja, kesehatan, dan pengelolaan limbah kantor.
  5. Penanganan Aset: Seorang GA perlu memastikan aset perusahaan tercatat dengan baik, termasuk properti dan inventaris barang milik perusahaan berada pada tempatnya atau tidak hilang. Hal ini juga mencakup pemeliharaan dan pembaruan aset yang ada.
  6. Akomodasi kantor: Tugas general affair tidak hanya sampai sana, mengatur berbagai perjalanan kantor, termasuk hotel, tiket, dan transportasi lokal.
  7. Logistik: GA juga memiliki tugas dalam membantu dalam penyediaan kebutuhan logistik perusahaan untuk keperluan seperti acara, meeting, atau kegiatan lainnya.

Beragam tugas tersebut juga mencakup fasilitas dan sumber daya penunjang lain seperti kendaraan operasional, office boy, cleaning service, satpam, operator telpon, dan jasa outsourcing lainnya.

Memperlukan kerja sama yang baik dengan departemen terkait untuk mempercepat proses pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan sehingga mendapatkan produk dengan spesifikasi akurat dan berkualitas dan tidak melebihi batas anggaran.

 

Baca juga: Pahami Apa Saja KPI General Affair dan Cara Mengukurnya

 

Tugas Penting Lain dari General Affair

Tugas Penting Lain dari General Affair
Tugas Penting Lain dari GA

Salah satu tugas general affair lainnya yaitu membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.

Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal ini.

General Affair juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan perusahaan, dan menjalin hubungan dengan pihak eksternal semerti pemerintah daerah, kepolisian, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.

 

Baca juga: HR Harus Baca – Solusi Mengelola Data Karyawan dengan Mudah

 

Fungsi General Affair

Fungsi General Affair
Fungsi General Affair

Untuk pengadaan dan pemeliharaan yang sifatnya lebih menyeluruh, General Affair mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.

Contohnya:

  • Apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan?
  • Apakah keberadaan kantin diperlukan, dan siapa yang mengelolanya?
  • Perawatan gedung kantor (kebersihan, tampilan luar)
  • Lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai)
  • Kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby, dan semua area perusahaan)
  • Perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).

 

GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada.

Misalnya:

  • Membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet.
  • Membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya.
  • Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

 

Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu.

Namun ini tentunya tergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.

 

Memahami Job Description Tiap Divisi

Melihat lingkup dan beban kerja dan tugas General Affair yang cukup luas dan bisa banyak waktu, sebaiknya perusahaan yang berkembang memisahkan tugas dan fungsi GA dan HRD.

Penting bagi karyawan maupun manajemen perusahaan untuk mengetahui tugas atau job description dari masing-masing divisi. Untuk itu, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat memudahkan manajemen dalam tugas dari setiap divisi.

 

mockup dashboard
Aplikasi HRD Berbasis Web LinovHR

Salah satunya adalah dengan menggunakan Aplikasi HR Indonesia dan Payroll. Anda dapat mengidentifikasikan perusahaan beserta perangkat di dalamnya, dapat mengelola data-data SDM dan Payroll karyawan anda, serta berbagai manfaat lainnya.

Coba LinovHR Gratis Di sini