Tugas general affair

General Affair adalah sebuah posisi yang berada dibawah pimpinan Divisi Umum atau Kepala Operasional, biasa disebut GA. Untuk perusahaan dengan struktur organisasi sederhana, GA biasanya digabung dengan HRD, bahkan terkadang bagian pembelian atau purchasing.

General Affair mempunyai tugas mendukung kegiatan operasional perusahaan melalui pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Dalam melakukan tugasnya, GA banyak melakukan koordinasi dengan departemen lain untuk mengetahui kebutuhan mereka serta merencanakan anggaran pengadaan barang atau jasa beserta biaya pemeliharaannya.

Pengadaan seluruh peralatan dan kebutuhan kerja meliputi – namun tidak terbatas pada – alat tulis kantor, meja, kursi, laptop, komputer, AC, aksesoris atau penghias ruangan, dan lain sebagainya. Tugas ini juga mencakup fasilitas dan sumber daya penunjang lain seperti kendaraan operasional, office boy, cleaning service, satpam, operator telpon, dan jasa outsourcing lainnya.

Diperlukan kerja sama yang baik dengan departemen terkait untuk mempercepat proses pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sehingga mendapatkan produk dengan spesifikasi akurat dan berkualitas dan tidak melebihi anggaran yang ditentukan.

Untuk pengadaan dan pemeliharaan yang sifatnya lebih menyeluruh, General Affair mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan? Apakah keberadaan kantin diperlukan, dan siapa yang mengelolanya? Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu, namun ini tentunya tergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.

Perawatan yang menjadi tanggung jawab GA meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan), perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).

Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan. Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.

GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada. Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya. Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal ini.

General Affair juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan perusahaan, dan menjalin hubungan dengan pihak eksternal semerti pemerintah daerah, kepolisian, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.

 

Memahami Job description Tiap Divisi

Melihat lingkup dan beban kerja General Affair yang cukup luas dan bisa banyak waktu, sebaiknya perusahaan yang berkembang memisahkan tugas dan fungsi GA dan HRD.

Penting bagi karyawan maupun manajemen perusahaan untuk mengetahui tugas atau Job Description dari masing-masing divisi. Untuk itu, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat memudahkan manajemen dalam tugas dari masing – masing divisi. Salah satunya adalah dengan menggunakan Aplikasi HR dan Payroll LinovHR Cloud. Anda dapat mengidentifikasikan perusahaan beserta perangkat di dalamnya, dapat mengelola data-data SDM dan Payroll karyawan anda, serta berbagai manfaat lainnya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use theseHTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>