Pada umumnya, perusahaan membagi karyawannya ke dalam beberapa bagian. Salah satu bagian dari perusahaan adalah back office.
Karyawan yang bekerja pada bagian ini akan melakukan pekerjaan yang membuat mereka tidak berhadapan langsung dengan klien perusahaan.
Lantas, apa saja yang dikerjakan oleh karyawan back office? Bagaimana peran back office dalam memaksimalkan bisnis dari sebuah perusahaan?
Melalui artikel di bawah ini, Anda akan memahami lebih dalam tentang bagian back office dari sebuah perusahaan.
Pengertian Back Office
Back office adalah bagian dari sebuah perusahaan yang tidak berhadapan dengan langsung dengan klien. Umumnya, bagian ini terdiri dari staf administrasi dan posisi lainnya yang membantu pekerjaan dari front office.
Umumnya, posisi yang termasuk back office adalah mereka yang bekerja pada bidang akuntansi, teknologi informasi, dan keuangan. Para staf back office harus mampu bersikap kooperatif terhadap karyawan pada bagian front office.
Untuk menjadi bagian dari back office, biasanya Anda akan dituntut untuk memenuhi persyaratan tertentu. Seperti memiliki latar belakang pendidikan yang relevan dengan posisi back office.
Jika Anda bekerja sebagai akuntan, maka Anda harus memahami laporan keuangan dan aplikasi akuntansi. Sementara itu, jika Anda adalah seorang karyawan IT, Anda harus memahami bahasa pemrograman.
Tugas dan Peran Back Office
Peran dari staff back office adalah memberikan dukungan serta melengkapi kebutuhan operasional dan teknis dari karyawan yang bekerja di bagian front office.
selain itu, peran back office juga memastikan bahwa semua data dan informasi klien tersimpan dengan aman dan akurat.
Lantas, bagaimana tugas dari back office? Berikut adalah beberapa tugas umum dari karyawan yang bekerja di bagian back office pada sebuah perusahaan.
- Back office bertanggung jawab atas hal-hal yang bersifat administratif, seperti perizinan, pencatatan, dan pengarsipan dokumen klien.
- Menindaklanjuti dan menyelesaikan permintaan klien yang dibebankan pada front office.
- Melakukan pelacakan transaksi keuangan perusahaan dan klien.
- Menerapkan kebijakan perusahaan pada setiap aktivitas operasional.
- Melakukan kerja sama dengan karyawan di bagian front office.
- Melakukan riset pasar.
- Mengumpulkan dan mengelola data klien.
- Melakukan tugas administrasi dasar.
- Membantu dan memberikan pelayanan untuk karyawan front office.
- Memproses tanda terima, faktur, dan tagihan perusahaan.
- Membantu dan mendukung manajemen perusahaan.
Macam-Macam Pekerjaan Back Office
Berikut adalah beberapa posisi pada bagian back office pada sebuah perusahaan yang bisa Anda ketahui.
1. Asisten HR
Salah satu posisi untuk staff back office adalah Asisten HR. Posisi ini bertugas untuk menjadwalkan jadwal pertemuan, mengelola catatan penting, serta menyambut karyawan baru yang bergabung dengan perusahaan.
Selain itu, pekerjaan ini juga berperan untuk memberikan bantuan untuk manajer dan tim HRD untuk berbagai tugas administratif.
Baca Juga: HRD Manager: Tugas & Tanggung Jawab, Skill, dan Gajinya
2. Teknisi IT
Sebagai staf back office, pekerjaan ini bertugas untuk pengelolaan perangkat lunak, basis data, dan kondisi jaringan internet yang digunakan oleh karyawan di back office. Selain itu, teknisi IT juga bertanggung jawab terhadap perbaikan setiap ada masalah teknis dengan cara mengembangkan sistem yang lebih efisien.
3. Staf Akuntan
Posisi selanjutnya adalah staf akuntan. Pekerjaan ini bertugas untuk mengelola catatan keuangan dan menyiapkan entri untuk buku besar.
Selain itu, pekerjaan ini juga bertanggung jawab atas laporan anggaran dan berkomunikasi dengan bagian strategist atau eksekutif lain terkait pengeluaran dan pendapatan perusahaan.
4. Asisten Finance
Tugas utama dari seorang asisten finance adalah memberikan bantuan pada departemen keuangan dengan cara memasukan data, membuat neraca, dan memastikan catatan keuangan perusahaan dibuat dengan baik.
5. Data Analyst
Sebagai bagian dari back office, seorang data analyst bertugas untuk membuat perkiraan, melakukan analisis, dan menerapkan sistem pengumpulan data yang sesuai. Pekerjaan ini juga bertugas untuk keamanan database perusahaan.
6. Financial Analyst
Tugas utama dari financial analyst adalah bertanggung jawab untuk menentukan biaya operasional, membandingkan data yang diterima, memelihara database, dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Financial analyst juga bertanggung jawab atas berbagai tugas keuangan yang mengatasnamakan klien eksternal atau internal.
7. Manajer Operasional
Tugas utama dari seorang manajer operasional di bagian adalah mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan prosedur operasional perusahaan. Posisi ini juga membantu tim HRD untuk merekrut dan memastikan bahwa setiap karyawan mampu bekerja sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.
8. Staf Analis Risiko
Tugas dari staf analis risiko pada adalah mengawasi investasi dan menentukan potensi risiko yang ditimbulkan dari portofolio investasi perusahaan. Pekerjaan ini juga bertugas untuk membantu mengurangi risiko yang diterima di masa depan.
Cara Kerja Back Office
Pada dasarnya, cara kerja back office yaitu menyediakan layanan dukungan untuk pekerjaan operasional karyawan bagian front office.
Back office akan memberi bantuan yang berkait dengan fungsi bisnis dari front office. Tugas operasional itulah yang membuat bagian ini sangat penting.
Maka dari itu, meskipun tidak berkaitan langsung dengan klien, back office tetap akan memaksimalkan pelayanan perusahaan terhadap klien dengan cara melakukan banyak bantuan terhadap fungsi bisnis dari front office secara efektif.
Itulah pembahasan tentang back office dalam memaksimalkan bisnis dalam sebuah perusahaan. Pada intinya, bagian ini adalah bagian yang tidak berhadapan dengan klien perusahaan secara langsung.
Dari tulisan di atas, bisa disimpulkan bahwa back office bertanggung jawab dalam memberi bantuan untuk staf di bagian front office dengan cara melengkapi kebutuhan front office dan memaksimalkan prosedur operasional perusahaan.
HR dapat melakukan pengelolaan tugas dan tanggung jawab menggunakan Aplikasi Manajemen Organisasi dari LinovHR. Aplikasi ini memiliki fitur Job Role yang dapat mengatur job description setiap posisi, seperti contohnya back office.
Pengelolaan tersebut juga dapat membantu HR untuk mendapat gambaran kualifikasi saat ingin melakukan rekrutmen pada suatu posisi. Coba aplikasinya sekarang!
