perbedaan hrd dan personalia

Mengenal Perbedaan HRD dan Personalia di dalam Perusahaan

Jika anda bekerja di perusahaan, tentu sudah tak asing dengan istilah HRD (Human Resouce Department) dan Personalia. Keduanya menjadi divisi penting di perusahaan karena berkaitan langsung dengan karyawan atau Sumber Daya Manusia (SDM) di perusahaan bersangkutan. Peran keduanya yang saling berkaitan inilah yang menjadikan HRD ataupun Personalia sering dianggap sama saja oleh sebagian orang. Padahal, keduanya memiliki perbedaan yang cukup jelas terutama dalam ruang lingkup pekerjaan serta tugas dan tanggung jawabnya.

Lantas apa perbedaan dari HRD dan Personalia tersebut? Berikut penjelasannya agar tidak lagi terjadi salah kaprah akan keberadaan keduanya di perusahaan.

A.     Human Resource Department (HRD)

Human Resource Departmen (HRD) atau Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan bagian terpenting di dalam perusahaan yang secara langsung yang terlibat dalam suatu proses bisnis mengenai berbagai jenis masalah pada ruang lingkup para karyawan dari level paling rendah hingga posisi manajerial. Hal ini diperlukan untuk menunjang segala kegiatan yang berada dalam suatu organisasi demi tercapainya target atau visi dan misi yang sudah ditentukan oleh perusahaan.

Secara umum, ruang lingkup kerja HRD memiliki cakupan yang lebih luas dibandingkan bagian Personalia. Hal ini lantaran HRD sudah berhubungan dengan karyawan sejak proses rekrutmen hingga urusan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karyawan.

Untuk lebih jelasnya, berikut tugas dan tanggung jawab yang diemban HRD.

  • Bertanggung jawab untuk melakukan persiapan internal dan ekstrenal untuk  proses rekrutmen karyawan.
  • Bertugas dalam proses seleksi/rekrutmen karyawan baru
  • Berperan dalam pengembangan dan evaluasi kinerja karyawan serta memastikan setiap karyawan berkompeten untuk mengerjakan tugasnya masing-masing dalam kontribusinya kepada perusahaan.
  • Bertugas memberikan perlindungan dan kompensasi pada karyawan. Kompensasi maksudnya adalah imbalan atau gaji atas kontribusi kerja karyawan yang diberikan rutin oleh perusahaan. Kesesuaian pemberian kompensasi ini terhadap kondisi pasar tenaga kerja di lingkungan luar menjadi tanggung jawab HRD agar tidak terjadi masalah ketenagakerjaan atau kerugian bagi perusahaan.
  • Bertanggung jawab dalam pengembangan SDM seperti melalui kegiatan Training/pelatihan.
  • Bertugas dalam proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karyawan.
  • HRD juga bertugas melakukan pekerjaan administratif untuk menanggapi masalah yang bersifat reaktif. Dengan kata lain, pekerjaan HRD umumnya dilakukan secara manual dan bersifat rutinitas.

Baca Juga: 7 Program Kerja HRD yang Dapat Turunkan Tingkat Turnover karyawan

B.     Personalia

Berbeda dengan HRD, Personalia adalah kegiatan mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengatur berbagai kegiatan yang berhubungan dengan bidang adminstratif. Dengan kata lain, tugas Personalia lebih kepada hal-hal yang bersifat administratif karyawan seperti mengurusi data, surat, absensi, dan sejenisnya. Namun selain itu, Personalia juga mengatur hubungan industrial antara perusahaan dan karyawan.

Untuk lebih jelasnya, berikut tugas dan tanggung jawab utama bagian Personalia tersebut.

  • Menerima dan mengarsipkan data lamaran karyawan baru
  • Menyusun perjanjian kerja bagi karyawan baru
  • Menyusun dan membuat presensi atau daftar hadir karyawan
  • Membuat database karyawan, payroll, dan pembayaran benefit lain seperti data pinjaman dan cuti.
  • Mengkoordinasikan dan menyosialisasikan arahan dan kebijakan perusahaan kepada semua karyawan
  • Mempersiapkan segala surat yang berkaitan dengan SDM yang ditujukan kepada pihak di dalam maupun di luar perusahaan (internal letter dan outgoing letter)
  • Membuat pembaharuan data (update dan record data)

Berdasarkan penjelasan di atas bisa dilihat bahwa HRD dan Personalia memiliki perbedaan tugas yang sangat mendasar. Tetapi, keduanya tidak bisa saling dipisahkan karena mengurusi atau berada di area kerja yang sama yaitu SDM. Kerja sama antara HRD dan Personalia menjadi sangat penting untuk memberikan fokus kerja keduanya. Pekerjaan HRD yang terbilang cukup luas, bisa menjadi lebih fokus karena tidak direpotkan dengan urusan administratif berkat bantuan Personalia. Tanpa adanya Personalia yang baik pula, maka tugas-tugas HRD akan sulit berjalan mulus karena aspek-aspek admistratif karyawan biasanya saling berkaitan.

Namun tidak bisa dipungkiri pula bahwa beberapa perusahaan terutama perusahaan kecil hingga menengah meniadakan Personalia alias menjadikan HRD juga mengemban tugas administratif. Hal ini tentu akan berdampak pada kurang fokusnya pekerjaan. Digitalisasi dalam divis HR dapat secara efisien diatasi oleh software HR yang secara khusus membantu pekerjaan administratif HRD tersebut.