Learning Management System adalah sebuah program perangkat lunak berbasis web yang membantu perusahaan dalam mengelola konten pelatihan dan pembelajaran karyawan.
Untuk melakukan program tersebut, perusahaan bisa memilih vendor LMS yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
Akan tetapi, Anda tidak bisa memilih vendor secara sembarangan. Ini karena vendor yang tidak baik dapat membuat pengelolaan LMS di perusahaan menjadi tidak efektif. Anda pun bisa mengalami kerugian dalam menyelenggarakan pelatihan karyawan.
Untuk menghindari hal tersebut, Anda perlu melakukan evaluasi vendor Learning Management System terlebih dahulu sebelum menggunakan LMS. Berikut adalah penjelasan tentang tips untuk melakukan evaluasi LMS vendor yang bisa Anda ketahui.
Tips Mengevaluasi Vendor LMS
Mengapa mengevaluasi vendor LMS penting? Beberapa studi menunjukkan bahwa vendor yang tidak dapat memberi pelayanan yang baik menjadi salah satu penyebab utama perusahaan mengganti LMS.
Jika hal itu terjadi, maka perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih karena penggantian LMS perlu dilakukan dari awal.
Oleh karena itu, perusahaan perlu mengevaluasi LMS vendor dan memilih yang terbaik. LMS vendor yang baik adalah vendor yang bisa memberikan Anda kepercayaan ketika Anda menghadapi masalah dalam mengelola LMS di perusahaan.
Berikut adalah tips mengevaluasi vendor sebelum Anda memutuskan untuk membeli produk LMS.
1. Uji Pengembangan LMS
Vendor LMS harus mampu mengikuti tren industri dan terus mengevaluasi kembali produk mereka.
Untuk mengetahui langkah pengembangan yang dilakukan oleh LMS vendor, Anda bisa melihat track record vendor dan bagaimana vendor tersebut beradaptasi dengan perkembangan di dunia LMS.
Dengan melakukan hal ini, Anda bisa mendapatkan gambaran menyeluruh tentang manfaat dan peningkatan nilai yang bisa diberikan vendor untuk perusahaan Anda.
2. Tinjau Keterlibatan Pelanggannya
Vendor LMS harus menyediakan LMS yang membantu pengguna mengatasi masalah pelatihan secara online. Artinya, vendor harus menyediakan pembaharuan LMS yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan pengguna.
Dengan begitu, Anda bisa mencari tahu apakah calon vendor meminta umpan balik dari pengguna dan menggunakannya untuk memutuskan pengembangan produk atau tidak.
Baca Juga: On Premise LMS vs Cloud: Apa Perbedaannya dan Mana yang Terbaik?
3. Periksa Latar Belakang Vendor
Beberapa vendor LMS memberikan harga yang terjangkau. Namun, Anda tetap perlu menentukan kelayakan vendor tersebut, apakah harga yang ditawarkan sepadan dengan risikonya atau tidak.
Untuk mengetahuinya, Anda bisa memeriksa track record vendor terlebih dahulu. Vendor yang berpengalaman biasanya lebih siap untuk mengatasi tantangan dan memberikan kepuasan pelanggan yang lebih baik. Hal ini karena mereka memiliki tim yang berpengalaman.
4. Cari Vendor yang Paham tentang LMS
Vendor LMS yang berpengalaman harus menunjukan inovasi dan memahami lebih dalam tentang LMS.
Saat Anda mengevaluasi vendor, Anda bisa memeriksa kualitas konten yang mereka berikan. Anda bisa meninjau blog dan situs web vendor untuk melihat kualitas dari penguasaan vendor terhadap LMS.
5. Cari Tahu Hubungan Pelanggan dengan Vendor
LMS vendor yang baik harus memiliki layanan pelanggan yang manusiawi dengan waktu respons yang sangat baik. Anda bisa melihatnya melalui umpan balik dan ulasan yang diberikan pelanggan melalui website atau aplikasi.
Dari ulasan dan umpan balik online tersebut, perusahaan juga bisa mengetahui skor vendor secara keseluruhan. Skor tinggi menunjukkan bahwa pengguna cenderung merekomendasikan produk, sedangkan skor rendah cenderung mengindikasikan bahwa kualitas platform tersebut kurang baik.
6. Atur Pertemuan dengan Vendor
Untuk lebih meyakinkan Anda, jadwalkan pertemuan dengan vendor LMS dan siapkan daftar pertanyaan Anda.
Langkah ini dapat memberi Anda kesempatan untuk bertanya kepada vendor tentang masalah yang dihadapi dan melihat bagaimana vendor bisa mengatasi masalah tersebut. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui sejauh mana perwakilan vendor tentang produk yang ditawarkan.
Pertanyaan yang Perlu Diajukan pada Vendor LMS
Berdasarkan tips di atas, Anda disarankan untuk membuat pertemuan dengan pihak vendor LMS agar bisa berdiskusi dan bertanya lebih lanjut tentang produk yang ditawarkan.
Agar diskusi lebih efektif, berikut adalah beberapa pertanyaan yang bisa Anda ajukan ketika bertemu dengan pihak vendor.
1. Apakah LMS Anda memiliki fitur yang saya perlukan?
Pertanyaan ini akan memberikan Anda gambaran tentang fitur apa saja yang ditawarkan oleh vendor LMS.
Anda bisa menyesuaikan fitur tersebut dengan alur kerja, lingkungan kerja, dan kebutuhan lainnya yang sesuai dengan tujuan perusahaan Anda.
2. Apa yang akan membuat karyawan saya menyukai LMS Anda?
Setiap vendor LMS harus memiliki keunikan tersendiri yang bisa membuat karyawan menyukainya. Tanyakan pada vendor LMS, bagaimana mereka bisa mengadakan pelatihan online yang menyenangkan bagi karyawan.
3. Seberapa mudah saya dapat membuat dan menyebarkan konten menggunakan LMS Anda?
Dengan pertanyaan ini, Anda bisa mendapat penjelasan tentang fitur pembuatan konten yang digunakan. Anda bisa menanyakan terkait pembuatan konten multimedia seperti video dengan narasi, animasi, game, menambahkan PDF dan e-book, serta kuis.
Cari tahu seberapa cepat Anda dapat memperbarui konten dan menyampaikan materi baru kepada karyawan. Lalu, cari tahu juga kapasitas vendor dalam membuat sertifikasi pelatihan untuk karyawan.
4. Apakah LMS Anda mampu menjaga keamanan konten dan data karyawan saya?
Keamanan data adalah hal yang sangat penting, maka hal ini perlu Anda tanyakan pada vendor LMS.
Anda bisa menanyakan cara vendor mengamankan dan mencadangkan data pelatihan, apakah fasilitas penyimpanan LMS yang dimiliki vendor sesuai dengan standar keamanan industri atau tidak, serta cara vendor dalam memastikan konten dan data karyawan digunakan sebagaimana mestinya.
5. Berapa banyak administrasi pelatihan yang dapat saya otomatisasi?
Administrasi pelatihan akan menyita banyak waktu dan energi HR. Maka, ada baiknya jika vendor LMS bisa mengotomatisasi administrasi pelatihan.
Baik dalam bentuk otomatisasi pendaftaran, otomatisasi pemberitahuan kepada karyawan, dan otomatisasi pembuatan laporan pelatihan.
6. Berapa harga yang Anda tawarkan?
Menanyakan harga ketika berdiskusi dengan LMS vendor bukanlah hal yang aneh. Justru, Anda perlu memastikan jika harga dari vendor akan berubah seiring dengan perkembangan perusahaan.
Dengan pertanyaan ini, Anda bisa menghindari pengeluaran lebih untuk fitur yang tidak akan Anda gunakan atau mempersiapkan dana lebih untuk membayar ekstra untuk hal-hal penting.
7. Jenis laporan apa yang dapat saya buat?
Mengukur kemajuan pembelajaran karyawan adalah hal yang sangat penting. Anda harus mendapatkan informasi hasil belajar tersebut untuk mengetahui pencapaian belajar karyawan dalam pelatihan.
Tanyakan kepada vendor LMS Anda tentang laporan hasil pelatihan yang bisa dibuat dalam LMS. Apakah dari laporan tersebut perusahaan bisa melihat kemajuan dan kinerja belajar karyawan?
8. Bagaimana Anda akan mendukung dan memberi pelayanan untuk kami?
Perusahaan membutuhkan pelayanan dan dukungan yang baik dari LMS vendor baik sebelum, sesaat, dan sesudah pelatihan.
Anda perlu menanyakan pelayanan tersebut untuk memastikan vendor akan mendukung perusahaan selama menggunakan layanan LMS mereka.
9. Apakah LMS Anda akan terintegrasi dengan seluruh ekosistem perusahaan saya?
Jika Anda ingin menggunakan LMS yang terintegrasi dan tersinkronisasi dengan aplikasi HRIS atau administrasi karyawan lainnya, Anda perlu bertanya kepada vendor terkait hal tersebut.
Pertanyaan ini penting karena integrasi LMS dengan aplikasi HRIS akan memudahkan perusahaan dalam memantau dan melaksanakan program pengembangan karyawan.
Baca Juga: Integrated Talent Management: Pengertian, Manfaat, hingga Prosesnya
10. Bagaimana rangkaian fitur LMS Anda akan berkembang untuk mendukung kebutuhan saya di masa mendatang?
Penggunaan LMS adalah sebuah investasi jangka panjang. Maka dari itu, Anda harus mengetahui bagaimana kemampuan vendor dalam beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang.
Vendor LMS yang baik umumnya memiliki caranya tersendiri untuk mengantisipasi perkembangan di masa yang akan datang. Biasanya, vendor akan merilis pembaruan atau menambahkan fitur yang sesuai dengan kebutuhan klien.
LinovHR Vendor LMS Indonesia Fitur Lengkap
Memilih vendor Learning Management System yang tepat bukanlah hal yang mudah. Anda harus melakukan analisis dan survei untuk mendapatkan vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Salah satu vendor LMS Indonesia terbaik dengan fitur yang lengkap adalah LMS LinovHR. LinovHR adalah LMS vendor yang dapat membantu HR dalam merencanakan, mengimplementasi, hingga mengevaluasi proses pembelajaran karyawan.
Software LMS LinovHR dapat membantu HR dalam program pengembangan karyawan dengan fitur yang lengkap serta proses pengerjaan yang cepat dan akurat. Software ini sangat tepat untuk penyelenggaraan program pelatihan yang berdampak pada peningkatan pengetahuan, skill, dan kompetensi karyawan di perusahaan Anda.
Selain itu, modul LMS LinovHR juga memiliki keamanan yang tinggi, sehingga HR tidak perlu ragu lagi dengan keamanan data karyawan. Data pelatihan karyawan akan disimpan dalam cloud yang memiliki keamanan data berlapis. Selain itu, pihak LinovHR juga akan menggunakan data tersebut sesuai dengan kebutuhan.
LinovHR juga telah dipercaya oleh banyak perusahaan sebagai pihak yang dapat mengelola dan membantu setiap kebutuhan pekerjaan HRD. Sehingga, HRD bisa melakukan pekerjaannya dengan anti repot dan anti ribet.
Percayakan program pengembangan karyawan Anda pada Software LMS LinovHR, dan kunjungi website-nya sekarang!
