Hati-Hati! Ini Jenis-Jenis Fraud yang Dilakukan Karyawan dan Cara HR Mencegahnya

Fraud yang dilakukan karyawan adalah salah satu risiko tersembunyi yang dapat menyebabkan kerugian finansial dan reputasi yang sangat besar bagi perusahaan.

Kejahatan ini sering kali luput dari perhatian sehingga perusahaan harus menerima dampak buruknya berupa kerugian yang cukup besar.

HR memiliki peran strategis untuk mencegah terjadinya fraud di perusahaan. Mereka bisa menjadi garda terdepan untuk menjaga integritas perusahaan.

Lalu, apa saja jenis-jenis fraud yang dilakukan karyawan?

Simak artikel berikut ini untuk mengetahui jenisnya dan cara mencegahnya!

Apa itu Fraud Karyawan?

Fraud karyawan adalah tindakan penyalahgunaan sumber daya perusahaan yang dilakukan secara sengaja oleh karyawan untuk keuntungan pribadi.

Bentuk kecurangan ini bisa bermacam-macam, mulai dari mencuri barang hingga menyalahgunakan dana perusahaan.

Kejahatan ini memberikan dampak buruk yang sangat serius bagi perusahaan, mulai dari kerugian finansial besar hingga merusak reputasi.

Mengapa Karyawan Melakukan Fraud?

Untuk mengatasi terjadinya fraud, alangkah baiknya memahami dulu apa alasan karyawan melakukan fraud.

Teori “Fraud Triangle” yang dikemukakan oleh Donald R. Cressey bisa digunakan untuk menjelaskan tiga faktor utama seseorang melakukan kecurangan seperti fraud.

Ketiga faktor tersebut yaitu:

1. Tekanan (Pressure): Tekanan atau dorongan yang kuat bisa menjadi alasan karyawan melakukan fraud. Hal ini bisa berupa masalah keuangan pribadi seperti utang, gaya hidup yang di luar kemampuan, atau tekanan untuk memenuhi target kinerja yang tidak realistis.

2. Peluang (Opportunity): Bagi karyawan, sistem atau keamanan yang kurang baik bisa menjadi peluang bagi mereka untuk melakukan fraud. Hal ini disebabkan oleh lemahnya kontrol internal, kurangnya pengawasan dari atasan, atau penyalahgunaan wewenang pada posisi tertentu.

3. Rasionalisasi (Rationalization): Karyawan bisa melakukan fraud karena mencari alasan pembenaran atas tindakannya tersebut. Contohnya, mereka berpikir, “Nanti juga saya ganti,” atau “Perusahaan untung besar, saya cuma ambil sedikit,” bahkan “Yang lain juga ngelakuin hal yang sama.”

Ketiga faktor tersebut menjadi alasan kuat bagi karyawan untuk melakukan fraud.

Tugas HR dan manajemen tak hanya memperkuat sistem pengawasan, tapi juga membangun budaya kerja yang sehat, transparan, dan suportif agar karyawan tidak melakukan fraud.

Baca juga: Mengenal Fraud Triangle untuk Mendeteksi Kecurangan

Jenis-Jenis Fraud Karyawan yang Paling Umum di Perusahaan

Terdapat beberapa jenis fraud yang sering dilakukan karyawan. Berikut ini jenis-jenisnya:

Penyalahgunaan Aset

Ini adalah jenis fraud yang paling sering umum terjadi dan paling mudah dilakukan. Bentuk kejahatannya adalah mencuri atau menggunakan aset perusahaan secara ilegal untuk kepentingan pribadi.

Contohnya:

• Mengajukan klaim reimbursement fiktif (nota makan kosong, biaya perjalanan palsu)
• Menggunakan mobil atau fasilitas dinas untuk kepentingan pribadi
• Mencuri inventaris atau stok barang dari gudang
• Skimming, yaitu mengambil uang tunai dari penjualan sebelum dicatat dalam pembukuan.
• Membuat karyawan fiktif dalam daftar penggajian (ghost employee).

Korupsi

Korupsi di lingkungan kerja juga kerap dilakukan karyawan. Mereka menyalahgunakan wewenang atau pengaruh untuk mendapatkan keuntungan pribadi.

Contohnya:

• Suap: Menerima uang atau hadiah dari vendor agar vendor tersebut menang tender atau proyek.
• Konflik Kepentingan: Seorang manajer menyetujui proyek yang dikerjakan oleh perusahaan milik saudaranya tanpa melalui prosedur yang semestinya. Biasanya dilakukan oleh manajer.
• Pemerasan: Mengancam akan merugikan pihak lain jika tidak diberikan sesuatu yang bernilai.

Pemalsuan Laporan

Jenis fraud ini biasanya dilakukan oleh level manajemen atau eksekutif untuk membuat kondisi perusahaan terlihat lebih baik dari sebenarnya.

Contohnya:

• Memalsukan laporan keuangan dengan mencatat pendapatan fiktif atau menyembunyikan utang.
• Memalsukan laporan penjualan untuk mengejar target dan mendapatkan bonus yang lebih besar.
• Memanipulasi data kinerja untuk menutupi performa yang buruk.

Pencurian Data

Jenis fraud ini semakin marak terjadi di era digital. Data yang menjadi aset berharga bagi perusahaan rawan dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Contohnya:

• Mencuri daftar klien atau data pelanggan untuk dijual kepada kompetitor.
• Membocorkan rahasia dagang, formula produk, atau strategi bisnis perusahaan.
• Menyalahgunakan akses ke data pribadi karyawan lain.

Baca juga: Waspadai, Ini Indikator Kecurangan Reimburse Kantor!

Peran HR dalam Mencegah dan Mendeteksi Fraud

Melakukan pencegahan fraud lebih baik daripada menindaknya. HR memiliki peran penting dalam membangun sistem yang bisa melindungi perusahaan dari tindakan curang.

Berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan HR:

• Rekrutmen yang Teliti: Saat merekrut, pastikan melakukan pemeriksaan latar belakang secara menyeluruh, apalagi untuk posisi yang rawan seperti bagian keuangan, gudang, atau pengadaan. Periksa riwayat kerja dan benar-benar menghubungi referensi yang diberikan.
  
• Bangun Budaya Jujur dan Etis: Pastikan semua karyawan paham aturan anti-fraud dan kode etik perusahaan. Pemimpin perusahaan juga harus memberi contoh nyata bahwa kecurangan, sekecil apa pun, tidak akan ditoleransi.
  
• Terapkan Sistem Pengawasan yang Baik:
  HR perlu bekerja sama dengan divisi lain untuk memastikan ada pemisahan tugas yang jelas. Misalnya, orang yang menyetujui pembayaran berbeda dengan yang melakukan transfer. Lakukan audit secara rutin dan rotasi posisi untuk menghindari potensi penyalahgunaan wewenang.
  
• Sediakan Jalur Pelaporan yang Aman:
  Buat sistem pelaporan yang aman, mudah digunakan, dan menjaga kerahasiaan pelapor. Pastikan pelapor tidak akan mendapat tekanan atau balasan negatif.
  
• Adakan Edukasi Anti-Fraud:
  Edukasi karyawan dan atasan tentang apa itu fraud, bagaimana bentuknya, tanda-tanda yang harus diwaspadai, dan bagaimana cara melaporkannya dengan benar.

Apa yang Harus Dilakukan Saat Kecurigaan Fraud Muncul?

Terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan HR jika kecurigaan fraud mulai muncul. Berikut ini diantaranya:

• Tetap Tenang dan Jangan Gegabah: Jangan langsung menuduh siapa pun. Sebaiknya, kumpulkan bukti awal secara diam-diam dan catat semuanya dengan rapi.
  
• Bentuk Tim Kecil untuk Menyelidiki: Libatkan orang-orang yang perlu, seperti atasan langsung, HR, bagian hukum, atau audit internal, tergantung seberapa serius kasusnya. Pastikan semuanya dijaga rahasia.
  
• Ikuti Proses Investigasi Sesuai Aturan: Gunakan prosedur resmi yang sudah ditetapkan perusahaan. Lakukan wawancara, kumpulkan dokumen pendukung, dan pastikan semuanya berjalan adil, tidak berat sebelah.
  
• Berikan Sanksi Jika Terbukti Bersalah: Jika memang terbukti ada fraud, berikan sanksi sesuai aturan yang berlaku. Bisa berupa surat peringatan, skorsing, bahkan pemecatan (PHK). Jika kasusnya serius, pertimbangkan untuk melaporkannya ke pihak berwajib.

Cegah Fraud dengan Software HRIS LinovHR

Perusahaan perlu membangun budaya integritas agar tidak terjadi fraud.

Namun, cara yang paling efektif mencegah fraud adalah dengan menutup peluang kecurangan, terutama pada proses manual yang tidak transparan dan kurang pengawasan.

Software HRIS LinovHR bisa menjadi solusi untuk mencegah terjadinya fraud. Sistem ini menciptakan alur kerja yang otomatis, transparan, dan mudah dilacak, sehingga memperkecil ruang untuk melakukan manipulasi.

Berikut ini beberapa cara modul-modul LinovHR membantu mencegah berbagai jenis kecurangan:

• Modul Payroll: Semua proses penggajian dihitung otomatis, dari gaji pokok, tunjangan, hingga pajak dan BPJS. Ini mencegah kecurangan seperti manipulasi lembur, karyawan fiktif (ghost employee), atau pembayaran yang tidak sesuai.
  
• Modul Time & Attendance: Absensi online berbasis GPS dan pencatatan jam kerja real-time membantu mencegah kecurangan jam kerja seperti absensi titipan atau klaim lembur palsu.
  
• Modul Reimbursement: Pengajuan dan persetujuan klaim dilakukan secara digital dan terdokumentasi, lengkap dengan bukti. Alur persetujuan yang berlapis mengurangi potensi penggelembungan atau klaim fiktif.
  
• Manajemen Akses Berdasarkan Peran: Setiap karyawan hanya bisa mengakses data atau fitur yang relevan dengan tugasnya. Ini memastikan tidak ada satu orang yang bisa mengatur keseluruhan proses, sehingga penerapan pemisahan tugas berjalan otomatis.
  

Selain itu, semua aktivitas tercatat dalam sistem (audit trail) sehingga jika terdapat dugaan kecurangan, proses investigasinya jadi jauh lebih mudah dan cepat.

Jangan biarkan celah dalam proses manual merugikan perusahaan Anda.Amankan aset dan integritas bisnis Anda dengan sistem yang transparan dan andal dari LinovHR. Ajukan demo gratis sekarang!